人事檔案編碼怎么編

　　隨著人才的合理流動，企業(yè)人單位人員的優(yōu)化組合，需要查檔、提檔、轉檔的人次越來越多，那么，如何對員工人事檔案進行編號比較省事，對于初接觸人事檔案整理工作的人員還不是很了解，以下小編為大家整理了人事檔案編號的相關內容，希望對大家有所幫助！

　　人事檔案編碼怎么編

　　一、干部人事檔案編號方法

　　1、筆形編號法。筆形編號法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類似四角號碼法），這種編號具有簡便、易學、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩(wěn)定等優(yōu)點。檢索方法比較科學、只要掌握了取筆形編號的基本規(guī)則，就能運用自如。

　　2、姓氏筆劃編號法。姓氏筆劃編號法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進行編號的方法。這種方法的優(yōu)點是：簡單、易學，檔案存放位置固定，不易錯號。但是由于姓氏的不均衡，易出現(xiàn)有的號過多，有的號過少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問題。

　　3、漢語拼音字母編號法。漢語拼音字母編號法是根椐漢語“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號和使用都很簡便。缺點是：如拼音不熟練或不準，易出差錯。

　　此外，還有的單位采用“單位編號法”、“職務（職稱）編號法”、按干部調進時間順序“大流水排列編號法”，等等。但這些編號方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費事、效率不高以及需要經常調整檔案柜等弊病。檔案數量多的單位不宜采用這幾種方法編號。

　　二、檔案上架（入柜）排列的方法是否科學，同檔案編號、檢索方法和貯存條件相關。主要的方法有以下幾種：

　　干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節(jié)省存放空間。

　　1、一條龍排列方式。這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。每個架（柜）標出幾號至幾號，每層檔案架或每個檔案柜存檔案不宜過滿，留出適當的空位，以備增加檔案存放。這種方法按檔案號順序上架（入柜），檔案存入位置固定，存取簡便、準確，檢索效率高。凡采用“筆形編號法”、“漢語拼音字母編號法”和“大流水排列編號法”編寫干部人事檔案號和編制檢索工具的部門，都適宜采用這種上架（入柜）排列方式。

　　2、按姓氏分別排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫的檔案號分別上架或入柜。在一個姓氏中，從小號至大號，依次順延排列，以姓氏筆劃編號法編寫檔案號和檢索工具的部門，適宜此種上架（入柜）的排列方式。

　　3、按群體組合排列方式。這種方式是以一個地區(qū)或一個單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。檔案的排列，可以按職務或是按部門，也可按收檔的順序編號排列。這種排列方式，對集中了解一個地區(qū)、一個部門的干部情況較為方便。但是，攤多，保存不統(tǒng)一、不固定，經常需因干部的工作單位變動而調整檔案的存放架（柜）。

　　人事檔案編號要注意的五點

　�、偃�宗號是指區(qū)檔案館給各單位的代號。

　�、谀甓忍柺侵笟w檔文件形成的年度。

　�、垲悇e號用大寫拼音字母和阿拉伯數字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯數字為類別號。

　�、鼙９芷谙薨凑沼谰�、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

　�、菁�號（即文件的排列順序號）規(guī)定為三位數阿拉伯數字標注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內編寫流水號。即同一個保管期限的，件號都是從“1”開始。也就是說，同一年度、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號；同一年度、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個流水號。

　　人事檔案的檔案特征

　　1、全面性

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

　　2、現(xiàn)實性

　　由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現(xiàn)實工作服務是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志。

　　3、真實性

　　這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質服務。

　　4、動態(tài)性

　　人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的"時間差"，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

　　5、流動性

　　人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即"有檔無人"，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持"檔隨人走"，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

　　6、機密性

　　人事檔案的內容涉及個人功過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

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