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財務軟件中自動轉賬功能的應用論文
當代，論文常用來指進行各個學術領域的研究和描述學術研究成果的文章，簡稱之為論文。它既是探討問題進行學術研究的一種手段，又是描述學術研究成果進行學術交流的一種工具。下面是小編整理的財務軟件中自動轉賬功能的應用論文，歡迎大家分享。
摘要：
由于期末業(yè)務具有穩(wěn)定性、性的特點，利用自動轉賬功能能簡化和提高期末業(yè)務處理的進程和效率。文章在闡述自動轉賬功能基本內涵的基礎上，分析了自動轉賬功能處理的會計業(yè)務類型，指出該功能存在的缺陷，提出在應用自動轉賬功能時應注意的問題及完善的措施。
關鍵詞：
財務軟件自動、轉賬功能、期末業(yè)務、自動轉憑證
由于會計期末業(yè)務的處理具有較強的規(guī)律性，當錄入為憑證時，其摘要、借貸方科目、金額來源、方法等變化不大，為提高期來業(yè)務的制單效率，也為了防止財會人員遺漏對期末業(yè)務的及時處理，通用財務軟件都提供有自動轉賬的功能。將期末業(yè)務設置為自動轉賬憑證模板，使其計算方法固化，只要執(zhí)行調用憑證模板的操作，即可生成自動轉賬憑證，這在一定程度上也能規(guī)避如計算方法不準確而導致的會計差錯的產生。財務軟件中的自動轉賬功能具有簡化和加快期末業(yè)務處理速度、提高記賬憑證的正確率、保障會計業(yè)務的完整性等方面的明顯優(yōu)勢。
一、自動轉賬功能概述
(一)概念
自動轉賬是指在財務軟件中，通過對記賬憑證生成要素的設置，由系統(tǒng)自動生成指定業(yè)務的規(guī)范化記賬憑證的一種操作功能，為在適當時刻生成記賬憑證而將某一轉賬業(yè)務所涉及的摘要、借貸方科目、金額計算方法等預先予以設定，即建立一項業(yè)務的轉賬模板的過程，稱為自動轉賬憑證的設置(或稱為定義)。依據(jù)自動轉賬憑證模板來生成特定業(yè)務的記賬憑證的過程稱為自動轉賬，由自動轉賬生成的憑證稱為自動轉賬憑證，屬于機制記賬憑證。
(二)自動轉賬的種類
通用財務軟件提供兩類自動轉賬功能，一類是在賬務處理模塊中，以輔助核算或期末業(yè)務處理的形式提供的轉賬設置與憑證生成功能。由于這種轉賬一般是在賬務系統(tǒng)內進行，也被稱作內部轉賬或內部結轉，如銷售成本結轉、制造費用結轉、匯兌損益結轉、期間損益結轉等。第二類是在薪資、周定資產等專項管理模塊中提供的費用分攤與結轉功能。因為涉及賬務系統(tǒng)外的專項核算系統(tǒng)，亦稱之為外部轉賬或外部結轉，如工資費用分攤結轉、周定資產折舊計提、往來業(yè)務及壞賬準備計提、差異結轉與成本結轉等。
(三)自動轉賬功能的構成
自動轉賬功能包括“轉賬定義”和“轉賬生成”兩個組成部分�！稗D賬定義”就是設計轉賬憑證模板——設置好憑證的摘要、借貸方科目、以及金額的取數(shù)公式，該工作屬于自動轉賬憑證設置的初始化工作。當處理期末業(yè)務，制單人選擇調用設置好的憑證模板，由計算機自動生成所需的記賬憑證，這就是“轉賬生成”。
(四)設置為自動轉賬憑證的業(yè)務應滿足的條件
適合設置為自動轉賬憑證的經(jīng)濟業(yè)務，通常需要滿足以下幾個條件：
1.期末業(yè)務具備穩(wěn)定性和規(guī)律性。如稅金計提、成本結轉、費用的分攤及結轉、期間損益結轉等期末業(yè)務都具有一定的時間性，且有規(guī)律地在不同的會計期間反復發(fā)生，為了簡化錄入憑證過程及加快和提高期末業(yè)務處理的進程和效率，可預先對期末業(yè)務進行自動轉賬憑證模板的設置，待需要時調用憑證模板即可生成所需的自動轉賬憑證。自動轉賬的意義在于多次重復應用，只有對于不同會計期間須重復多次處理的業(yè)務，才能在反復應用中體現(xiàn)出自動轉賬功能的簡便、快捷的優(yōu)勢。
2.會計科目能夠事先確定。定義自動轉賬模板的關鍵點在于將憑證涉及的摘要、借貸方會計科目、金額的來源和計算方法預先設置好存入系統(tǒng)，待需要生成憑證時，只要選擇已定義好的模板，系統(tǒng)自動生成憑證�？梢姡０逡坏┍辉O定，就只能按照事先的定義方式來生成實際業(yè)務的記賬憑證。凡不能確定最終會計科目的業(yè)務，是無法以自動轉賬的方式來處理的。
3.金額可以事先預知或可以被描述。轉賬業(yè)務的發(fā)生金額同樣也具有一定的規(guī)律性，如折舊額可按折舊公式計算，制造費用可按某一確定比例分配，成本可按當前余額結轉。只有確定的金額來源，或者體現(xiàn)著某種規(guī)律性的金額取得渠道，才能夠事先以某種規(guī)范的方式將其描述和表達出來。反之，發(fā)生金額不能被事先預知，或不能被準確描述的經(jīng)濟業(yè)務，都無法交由系統(tǒng)進行自動處理。
二、自動轉賬功能處理的會計業(yè)務類型
(一)銷售成本的結轉
商品的銷售成本是由已銷售商品的數(shù)量乘以銷售商品的成本單價計算得到的。當實現(xiàn)產品銷售收入時，所做的賬務處理：一是收入的確認，二是銷售成本的結轉。在錄入收入確認的憑證時輸入了產品銷售單價和數(shù)量。且事先在填制商品入庫的記賬憑證時，能將入庫商品的數(shù)量和單價及時輸入系統(tǒng)，則庫存商品的平均單價能計算出來。那么，已銷售商品的數(shù)量和成本單價都是已知數(shù)。也就是說，系統(tǒng)記賬后，系統(tǒng)可以從“庫存商品”賬戶中獲取單價，從“主營業(yè)務收入”賬戶中獲取已售產品的數(shù)量，商品的銷售成本是可以由系統(tǒng)自動計算出來的�；谶@個原理，許多財務軟件的賬務系統(tǒng)中，都提供了銷售成本自動結轉的功能。
要想在“轉賬生成”時生成正確的銷售成本結轉憑證，必須事先做好以下幾項操作：首先，該業(yè)務涉及的庫存商品、主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本必須在會計科目屬性中設置為數(shù)量核算，在“轉賬定義”時輸入三個科目對應的科目編碼，并且這三個科目的下級科目結構也必須相同；其次，在錄入收入確認的憑證時要輸入產品銷售單價和數(shù)量；再次，要將收人確認的憑證執(zhí)行記賬操作。這樣，執(zhí)行“轉賬生成”后系統(tǒng)就可以自動給出銷售成本結轉的憑證。
(二)匯兌損益的結轉
匯兌損益結轉設置用于期末自動計算外幣賬戶的匯兌損益，并在轉賬生成中自動生成匯兌損益轉賬憑證。匯兌損益只處理外幣存款戶、外幣現(xiàn)金以及外幣結算的各項債權、債務，不包括所有者權益類賬戶、成本類賬戶和損益類賬戶。
在執(zhí)行匯兌損益結轉之前，先要做好以下幾項操作：在賬務系統(tǒng)的初始化設置中設置好外幣匯率；輸入外幣業(yè)務憑證時輸入外幣發(fā)生額；期束輸入調整匯率，并將涉及外幣科目的會計憑證執(zhí)行記賬操作。進行“轉賬定義”時給出匯兌損益入賬科目。期末執(zhí)行“轉賬生成”后系統(tǒng)就可以自動給出匯兌損益結轉的憑證了。
(三)期間損益的結轉
期間損益結轉設置用于在一個會計期間終了時，將損益類科目的余。額轉到本年利潤科目中。損益類科目結轉主要是對于主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本、主營業(yè)務稅金及附加、其他業(yè)務收入、其他業(yè)務支出、管理費用、營業(yè)費用、財務費用、投資收益、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出和所得稅等科目的結轉。
進行“轉賬定義”時，損益科目結轉表中將列出所有的損益科目。損益科目結轉表的每一行中的損益科目的期末余額將轉到該行的本年利潤科目中去。如果需要某損益科目參與期間損益的結轉，則應在該科目所在行的本年利潤科目欄填寫相應的本年利潤科目。若不填本年利潤科目，則將不結轉此損益科目的余額。執(zhí)行“轉賬生成”前，要將所有涉及損益科目的會計憑證進行記賬。
(四)科目余額的對應結轉
如果要對兩個科目或其下級科目的期末余額進行一一對應的結轉，則可以選擇“對應結轉”功能。如將“制造費用”賬戶的余額轉入“生產成本”賬戶、“本年利潤”賬戶的余額轉入“利潤分配——未分配利潤”賬戶。
對應結轉一般針對資產、成本或費用類科目，且只結轉期末余額。在“轉賬定義”時要指明轉出科目和轉入科目。執(zhí)行“轉賬生成”時轉出科目方向根據(jù)其科目屬性的余額方向確定，即若余額方向為“借”則從貸方轉出，否則從借方轉出，轉入科目方向與轉出科且方向相反。對應結轉不僅可以進行兩個科目一對一結轉，還可以進行科目的一對多結轉。執(zhí)行“轉賬生成”前要把涉及轉出科目的會計憑證進行記賬。
三、自動轉賬功能存在的不足：自動轉賬功能無級別設置及校驗功能
自動轉賬業(yè)務是有先后順序的，因此也就形成了期末轉賬業(yè)務的級別。根據(jù)實際工作中業(yè)務發(fā)生的先后順序，進行會計業(yè)務的轉賬處理，才能形成正確的會計數(shù)據(jù)，這是每個財會人員所共知的。但在財務軟件的自動轉賬模塊中卻沒有設置轉賬業(yè)務的級別，致使會計業(yè)務不熟練的人員操作時出現(xiàn)自動轉賬憑證數(shù)據(jù)錯誤。筆者在財務軟件培訓教學中就曾發(fā)現(xiàn)，一些學員在使用自動轉賬功能處理期末業(yè)務時，未將制造費用結轉至生產成本(屬于低級別的轉賬業(yè)務)，就直接進行期間損益的自動結轉(屬于較高級別的轉賬業(yè)務)，結果生成的利潤額出錯。經(jīng)了解。部分學員是由于操作疏忽而遺漏，另一些則是由于會計知識不扎實所致。如若設置了業(yè)務級別控制，只能生成了低級別的轉賬憑證才允許生成較高一級別的轉賬憑證，這可在一定程度上規(guī)避部分會計差錯的產生。通用財務軟件的自動轉賬業(yè)務模塊應當根據(jù)手工情況下會計轉賬業(yè)務的順序來設計，同時要利用軟件和機的特殊功能，對轉賬業(yè)務級別進行校驗，以免轉賬級別較高的記賬憑證先生成，或低級別的憑證在未記賬的情況下生成高級別的憑證，從而造成財務數(shù)據(jù)的錯誤。在財務軟件的使用過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況：低級別的憑證已經(jīng)生成，但尚未審核記賬，這時生成高一級別的憑證時系統(tǒng)也允許生成，從而導致生成的自動轉賬憑證數(shù)據(jù)錯誤。因此，應在自動轉賬模塊中增加憑證記賬級別校驗功能。
四、自動轉賬功能應用時應注意的問題及完善的措施
(一)應用時應注意的問題
1.自動轉賬憑證需進行與手工錄入憑證相同的后續(xù)處理�！稗D賬生成”后的憑證是未記賬憑證，對它們仍需進行后續(xù)的審核、記賬操作，否則賬務處理系統(tǒng)無法進行正常的記賬結賬。
2.轉賬前須將所涉及的相關業(yè)務登記入賬。轉賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的。因此，為了保證所取數(shù)據(jù)的完整、正確，在調用轉賬憑證模板生成轉賬憑證前必須將本月發(fā)生的相關業(yè)務登記入賬，否則，自動轉賬憑證生成的數(shù)據(jù)將出現(xiàn)差錯。
3.轉賬生成時應遵循一定的處理順序。期末業(yè)務是相互關聯(lián)、互相銜接的，業(yè)務處理有嚴格的順序，必須保證讓系統(tǒng)按順序生成轉賬憑證。有些期末轉賬業(yè)務必須依據(jù)另一期末轉賬業(yè)務產生的數(shù)據(jù)，如匯兌損益結轉產生的財務費用會影響往本年利潤結轉的費用數(shù)額，那么就要先結轉匯兌損益并將該憑證記賬后再結轉本年利潤。因此，期末轉賬需要根據(jù)業(yè)務的特點分批按步驟來進行處理。可以利用軟件提供的“轉賬序號”按業(yè)務正確的結轉順序進行“轉賬定義”。
4.掌握系統(tǒng)的自動明細匹配規(guī)則。如在進行銷售成本結轉時，要求指定庫存商品、主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本這三+--級科目及其下級科目結構必須相同，系統(tǒng)軟件會自動匹配明細科目并按對應關系一一予以結轉，否則系統(tǒng)將無法執(zhí)行自動轉賬功能。
5.控制自動轉賬運行的次數(shù)。自動轉賬憑證中專項設置功能(如匯兌損益結轉)通常能自動控制一個會計期內被調用的次數(shù)。一般不會出現(xiàn)多次重復制證的情況。但大多數(shù)自動轉賬模板是可以在一個會計期間內被重復使用的。用戶必須留意期末結轉業(yè)務處理的次序，防止跳躍進程或重復進程而出現(xiàn)漏記、重記等錯誤。
(二)完善的措施——設置轉賬業(yè)務級別，增加轉賬業(yè)務級別柱驗功能
自動轉賬模塊應增加轉賬業(yè)務級別設置及校驗功能，以劃分轉賬業(yè)務的先后順序及層次。只有這樣，才能避免在低級別的憑證沒有生成時生成高級別的憑證，或在低級別的憑證沒有記賬就生成高級別的憑證，造成自動轉賬模塊生成的記賬憑證數(shù)據(jù)錯誤。
增加轉賬業(yè)務級別校驗功能，由軟件校驗轉賬業(yè)務屬于哪一級別的業(yè)務，并檢測本級轉賬業(yè)務是否全部生成，若有未生成的轉賬憑證，系統(tǒng)應給予報告，提示操作人員是否繼續(xù)生成高一級憑證。
增加憑證記賬校驗功能，并確保自動轉賬層次低的憑證均已記賬。在進行期末轉賬業(yè)務的憑證制作時，若本級憑證尚未全部生成，而要執(zhí)行生成高一級別憑證的操作時，系統(tǒng)應予以提示，并限制其進行下一步的操作。這樣，可規(guī)避財會人員存在遺漏處理的差錯。
參考文獻:
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3.胡霞玲,李繼仁巧用項目輔助核算進行銷售成本的自動結轉[J].中國管理信息化,2010(5)
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