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醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理
摘 要:醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求,也是衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的要求。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化,必須有醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視、各方面的大力支持和配合;必須增強醫(yī)院群體的檔案法制觀念和檔案意識,提高檔案管理人員的自身素質(zhì),嚴(yán)格按照檔案管理工作的有關(guān)條例、辦法和程序管理檔案。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院 檔案管理 規(guī)范化
醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展乃至衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的迫切需要。醫(yī)院檔案作為重要的信息資源,真實、準(zhǔn)確地反映著醫(yī)院的發(fā)展軌跡[1]。醫(yī)院檔案內(nèi)容廣,種類多,集黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、財會、出版、外事、設(shè)備等眾多門類為一體,在醫(yī)院的醫(yī)療保健和醫(yī)學(xué)研究等諸方面發(fā)揮著相當(dāng)重要的作用。因此醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理工作從內(nèi)容上大致包括六個環(huán)節(jié),即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用。這些環(huán)節(jié)的規(guī)范與否,直接影響著檔案質(zhì)量的高低,而做好檔案的規(guī)范收集和規(guī)范整理是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
1.檔案的規(guī)范收集是檔案管理工作賴以存在的基礎(chǔ)
檔案收集是檔案工作的主要手段和起點,收集工作質(zhì)量的高低,即是否完整、齊全、豐富,直接影響其他各項工作的開展,成為衡量檔案館(室)成就的重要標(biāo)尺。因此,要做到檔案管理工作規(guī)范化,必須做好檔案的規(guī)范收集工作。
1.1 明確收集與歸檔的關(guān)系
檔案收集是檔案室按照有關(guān)規(guī)定,通過例行的接收制度和專門的征集辦法,將分散在各機關(guān)、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案,有組織、有計劃地集中保存的工作。歸檔是各單位文書和業(yè)務(wù)部門將工作生產(chǎn)活動中形成并辦理完畢的文件材料,按照有關(guān)規(guī)定收集齊全,整理立卷,向本單位檔案機構(gòu)或者檔案管理人員移交、集中管理的過程。目前,歸檔已成為黨和國家明文規(guī)定的一項制度,在正常情況下,各單位檔案館(室)檔案的主要來源是歸檔文件材料。歸檔與收集是緊密聯(lián)系,同時進行同時完成的,一方面是文書處理部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔,另一方面是檔案機構(gòu)的收集。只有歸檔移交,沒有檔案室的收集,歸檔便無法進行;只有收集移交,沒有歸檔,收集便沒有了對象。歸檔是文書處理部門和業(yè)務(wù)部門人員的工作,收集則是檔案人員的工作,二者缺一不可,只有緊密配合,規(guī)范收集才能順利進行。
1.2 建立檔案監(jiān)督機制,制定嚴(yán)密的管理制度,為文件材料的規(guī)范收集提供保證
長期以來,一些醫(yī)院沒有一套嚴(yán)密的檔案管理制度,或者制度的執(zhí)行力度不夠。部分有保存價值的、應(yīng)該歸檔的文件材料散落在外,得不到及時歸檔或者歸不了檔;由于保管不善而損壞甚至丟失,造成了檔案的不完整、不齊全。這些都大大地制約了醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。為確保檔案的齊全、完整,醫(yī)院必須建立健全檔案管理監(jiān)督機制,對各部門的檔案制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督,并依據(jù)國家的法律和檔案管理的有關(guān)規(guī)定和條例,制定出本院檔案管理的規(guī)章制度,例如《醫(yī)院檔案管理實施辦法》、《文件材料的收集與歸檔辦法》、《檔案保管制度》、《檔案的開發(fā)利用制度》、《檔案管理和監(jiān)督檢查制度》、《違反檔案管理法規(guī)、條例、制度的處罰、處理辦法》等規(guī)定和制度,以便各有關(guān)部門和個人,在收集檔案或處理文件材料時有章可循,有法可依,最大程度地避免或減少文件材料的損壞和丟失,保證檔案的完整、齊全,確保醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。
1.3 大力宣傳檔案常識,積極開展業(yè)務(wù)指導(dǎo),做好檔案收集工作
檔案管理部門要加強宣傳工作,提高人們的檔案歸檔意識。一是要向各部門工作人員大力宣傳《檔案法》,增強他們的檔案法制意識,使人們了解檔案的重要性;二是要積極宣傳檔案的基本知識,使廣大人員了解文件材料的歸檔時間和范圍,懂得如何收集文件材料,如何歸檔;三是要文件材料的形成者或持有者正確處理國家、集體、個人三者的關(guān)系及當(dāng)前利益與長遠(yuǎn)利益的關(guān)系;四是利用各種方法和手段,對兼職檔案員(文件材料管理人員)進行現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo),使他們在掌握檔案理論知識的同時進一步掌握檔案業(yè)務(wù)技能,做到檔案的規(guī)范收集;五是檔案館(室)要搞好檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用,使有關(guān)部門和人員愿意歸檔。
2.檔案整理是檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
檔案整理是將零散的和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編且,形成有序體系的過程,是發(fā)揮檔案作用的前提條件[2]。
在檔案建設(shè)的諸多環(huán)節(jié)中,收集是起點,提供利用是目的,而整理則是承上啟下的重要環(huán)節(jié)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進步和衛(wèi)生事業(yè)的日益發(fā)展,醫(yī)院檔案館(室)收集和保存的檔案數(shù)量不斷增加,檔案的內(nèi)容和成份日益復(fù)雜,檔案的形式和載體更加多種多樣,檔案的利用程度顯著地擴大和深化。醫(yī)院檔案管理人員收集的檔案,如果不能按照一定的聯(lián)系分類組合,進行科學(xué)規(guī)范的整理,檔案就無系統(tǒng)、無條理,查找檔案時就會如同
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