淺論電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中核心部分的業(yè)務(wù)處理方法

論文關(guān)鍵詞：填制憑證；登記帳簿；編制報(bào)表　　論文摘要：“填制憑證”、“登記帳簿”、“編制報(bào)表”仍然是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會(huì)計(jì)仍然是以形成“憑證”、“帳簿”、“報(bào)表”;等會(huì)計(jì)檔案資料為主要任務(wù)形式。
　　
　　
　　 1 電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的“填制憑證”及“登記帳簿”的處理方法
　　
　　在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記帳憑證，對(duì)這兩類憑證的處理方法，在各個(gè)會(huì)計(jì)核算軟件中有所不同。
　　記帳憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證登記的，有的會(huì)計(jì)核算軟件是要求財(cái)會(huì)職員手工填制好記帳憑證，再由操縱職員輸進(jìn)電子計(jì)算機(jī)；有的會(huì)計(jì)核算軟件是要求財(cái)會(huì)職員根據(jù)原始憑證，直接在計(jì)算機(jī)屏幕上填制記帳憑證；有的會(huì)計(jì)軟件是要求財(cái)會(huì)職員直接將原始憑證輸進(jìn)電子計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)根據(jù)輸進(jìn)的原始憑證數(shù)據(jù)自動(dòng)編制記帳憑證。前兩種方法比較接近，區(qū)別只在一個(gè)是輸進(jìn)已經(jīng)手工寫(xiě)好的記帳憑證，一個(gè)是邊輸進(jìn)邊做記帳憑證，但都是把所有的記帳憑證輸進(jìn)電子計(jì)算機(jī)。而最后一種方法與前兩種有很大的差別，是由計(jì)算機(jī)來(lái)做記帳憑證。
　　登記會(huì)算帳簿一般分兩個(gè)步驟進(jìn)行，首先是由計(jì)算機(jī)根據(jù)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)登記機(jī)內(nèi)帳簿，其次是把機(jī)內(nèi)會(huì)算帳簿打印輸出。
　　
　　2 電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的“填制憑證”及“登記帳簿”的特點(diǎn)
　　
　　2．1 憑證中各數(shù)據(jù)項(xiàng)根據(jù)類型、范圍和勾稽關(guān)系進(jìn)行有效控制。如會(huì)計(jì)分錄中的會(huì)計(jì)科目必須在設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表中已經(jīng)存在，并且是最底層的明細(xì)科目；根據(jù)當(dāng)前科目的屬性確定是否具有某些項(xiàng)目，如往來(lái)單位、結(jié)算單據(jù)號(hào)碼等；借貸方金額必須相等才能保存；事先確定的借方或貸方必有或必?zé)o科目、非法對(duì)應(yīng)科目等；編號(hào)可以自動(dòng)連續(xù)；日期可以限制順序等。
　　2．2 鍵盤(pán)操縱較之手工處理的“筆誤”更輕易發(fā)生“誤操縱”，因而“;憑證填制”在操縱功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟，以進(jìn)行正確性控制。
　　2．3 填好的憑證同樣需要“審核”，電算化系統(tǒng)的審核可在程序中再次檢驗(yàn)憑證的正確性。
　　2．4 “登記帳簿”之前可以“匯總”，而不是必須匯總；電算化系統(tǒng)可根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)任意范圍的憑證進(jìn)行匯總，匯總速度較快且正確；計(jì)算機(jī)不會(huì)因疏漏出現(xiàn)總帳與明細(xì)帳登記結(jié)果不一致的情況，當(dāng)然在記帳之前則不必進(jìn)行“試算平衡”。
　　2．5 “登記帳簿”只是憑證數(shù)據(jù)的確認(rèn)過(guò)程，而不是抄寫(xiě)或復(fù)制過(guò)程。這一簡(jiǎn)單的過(guò)程明確了“工作底稿”與正式會(huì)計(jì)檔案之間的界限，具有非常重要的意義。
　　
　　3 電算化會(huì)計(jì) “填制憑證”內(nèi)容的輸進(jìn)方法
　　
　　3．1 業(yè)務(wù)摘要輸進(jìn)
　　憑證輸進(jìn)中有很多常用會(huì)計(jì)詞匯，而不少會(huì)計(jì)軟件提供了用戶級(jí)的詞匯庫(kù)，可將常用詞匯預(yù)先存儲(chǔ)起來(lái)，并配以自定義的代碼，輸進(jìn)憑證時(shí)調(diào)用自定義詞匯，可進(jìn)步輸進(jìn)速度。如金蝶軟件提供兩種快速?gòu)?fù)制摘要的功能，在下一行中按“……”可復(fù)制上一條摘要，按“//”可復(fù)制第一條摘要。同時(shí)，系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了摘要庫(kù)，在錄進(jìn)憑證過(guò)程中，當(dāng)光標(biāo)定位于摘要欄時(shí)，按F7或單擊「獲取」按鈕，即可調(diào)出憑證摘要庫(kù)。選擇所需的摘要即可，在這個(gè)窗口中，您還可以新增、刪除或引進(jìn)摘要。
　　3.2 科目代碼輸進(jìn)
　　很多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會(huì)計(jì)職員記不正確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總賬科目或上級(jí)科目一般較明確，輸進(jìn)此類科目時(shí)，只輸進(jìn)到其上級(jí)科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目，此時(shí)將打開(kāi)科目代碼表，并指向剛輸進(jìn)的上級(jí)科目，所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在四周，省往多余的翻頁(yè)查找操縱。會(huì)計(jì)科目獲取按F7或用鼠標(biāo)單擊窗口中的「獲取」按鈕，可調(diào)出會(huì)計(jì)科目代碼。
　　3.3業(yè)務(wù)金額輸進(jìn)
　　在輸進(jìn)完多貸或多借的分錄后，輸進(jìn)一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸進(jìn)，省往人工計(jì)算合計(jì)的麻煩，像用友(安易)等大多數(shù)商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對(duì)已錄進(jìn)的金額轉(zhuǎn)換方向，按“空格”鍵即可；若要輸進(jìn)負(fù)金額，在錄進(jìn)數(shù)字后再輸進(jìn)“-”號(hào)即可；金額借貸自動(dòng)平衡---“CTR F7”；憑證保存---F8。
　　3.4會(huì)計(jì)分錄編制
　　會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)盡可能地具體，甚至可以每張?jiān)�始憑證編制一條分錄，摘要也應(yīng)具體說(shuō)明。沖減收進(jìn)或用度以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸進(jìn)收進(jìn)和用度類科目的記賬憑證時(shí)，假如發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收進(jìn)或用度，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸進(jìn)到與該類科目的余額相同的方向，收進(jìn)類為貸方，用度類為借方�！　�會(huì)計(jì)分錄是記帳的直接依據(jù)，根據(jù)會(huì)計(jì)分錄登記帳簿時(shí)，會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)要求做到帳證相符。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)方式下某些會(huì)計(jì)分錄是經(jīng)過(guò)人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶相反的方向中往的。會(huì)計(jì)上，期間用度類帳戶一般是借方分析多欄式明細(xì)帳，平時(shí)發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)用度帳戶時(shí)，才從貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額。例如：“壞帳預(yù)備”是按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳預(yù)備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取時(shí)，就要將其差額沖減“治理用度”，傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)分錄如下：
　　借：壞帳預(yù)備×××
　　貸：治理用度×××
　　會(huì)計(jì)職員根據(jù)這個(gè)會(huì)計(jì)分錄登記“治理用度”明細(xì)帳時(shí)，由于“治理用度”是借方分析式多欄帳且平時(shí)不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會(huì)計(jì)職員必須經(jīng)過(guò)大腦分析，用紅字（分錄本身是藍(lán)字）登記到“治理用度”相應(yīng)明細(xì)帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會(huì)計(jì)中，計(jì)算機(jī)記帳不可能象人腦那樣分析，它會(huì)盡不猶豫地登記到“治理用度”相應(yīng)明細(xì)帳戶的貸方，從而造成手工與機(jī)器登記的治理用度借貸方發(fā)生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會(huì)計(jì)報(bào)表編制的正確性（計(jì)算機(jī)自動(dòng)編表一般是用“治理用度”帳戶的借方發(fā)生額編表，而不用借貸方發(fā)生額差額，即凈發(fā)生額編表）。究其原因，是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)不規(guī)范處理所致。會(huì)計(jì)職員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會(huì)計(jì)分錄變換成如下分錄，就不會(huì)出現(xiàn)上述題目。
　　借：治理用度×××（紅字）
　　貸：壞帳預(yù)備×××（紅字）
　　實(shí)務(wù)中，還有一種編制會(huì)計(jì)分錄的做法也需要加以規(guī)范。例如：某采購(gòu)員出差借款4000元，采購(gòu)回來(lái)報(bào)銷，差旅費(fèi)及補(bǔ)助等共支出3200元。假設(shè)借款時(shí)已作其他應(yīng)收款處理，該采購(gòu)員所花的用度記進(jìn)“治理用度”。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)通常編制一張收款憑證作如下會(huì)計(jì)分錄：
　　借：現(xiàn)金800
　　貸：其他應(yīng)收款-××4000
　　這治理用度－3200
　　這樣在計(jì)算機(jī)帳務(wù)系統(tǒng)中，若定義的憑證類型是收、付、轉(zhuǎn)形式，以收款憑證錄進(jìn)該憑證，又會(huì)產(chǎn)生上述同樣的題目，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證（800）和一張轉(zhuǎn)帳憑證（3200），會(huì)計(jì)分錄如下：
　　借：現(xiàn)金800
　　貸：其他應(yīng)收款800
　　借：治理用度3200
　　貸：其他應(yīng)收款3200
　　3.5 改錯(cuò)更正
　　發(fā)生錯(cuò)賬，假如是當(dāng)月的未登記賬憑證，可直接修改，假如是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷錯(cuò)誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會(huì)計(jì)核算軟件還提供反記賬、反結(jié)賬的功能，反結(jié)賬功能可將會(huì)計(jì)期間推前，然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態(tài)，再加以修改。
　　
　　4 編制會(huì)計(jì)報(bào)表
　　
　　編制會(huì)計(jì)報(bào)表工作，在通用會(huì)計(jì)軟件中都是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行的，一般都有一個(gè)可由用戶自定義報(bào)表的報(bào)表天生功能模塊，它可以定義報(bào)表的格式和數(shù)據(jù)來(lái)源等內(nèi)容，這樣無(wú)論報(bào)表如何變化也都可以適應(yīng)。《規(guī)范》規(guī)定：“會(huì)計(jì)報(bào)表之間、會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目之間，凡有對(duì)應(yīng)關(guān)系的數(shù)字，應(yīng)該相互一致。本期會(huì)計(jì)報(bào)表與上期會(huì)計(jì)報(bào)表之間有關(guān)的數(shù)字應(yīng)當(dāng)相互銜接”，多數(shù)會(huì)計(jì)報(bào)表軟件都具備按照這一規(guī)定自動(dòng)進(jìn)行核對(duì)的功能。
　　編制會(huì)計(jì)報(bào)表，是會(huì)計(jì)工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)的標(biāo)識(shí)性工作。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，更給這一傳統(tǒng)工作任務(wù)賦予了新的活力。
　　在會(huì)計(jì)核算軟件中，編制會(huì)計(jì)報(bào)表分為兩個(gè)步驟。第一步是設(shè)計(jì)階段，有兩方面的設(shè)計(jì)任務(wù)，一是“會(huì)計(jì)報(bào)表格式設(shè)計(jì)”;，二是“數(shù)據(jù)來(lái)源定義”；第二步是使用階段，在一定會(huì)計(jì)期間，即可自動(dòng)天生當(dāng)期會(huì)計(jì)報(bào)表的結(jié)果。設(shè)計(jì)完成的會(huì)計(jì)報(bào)表可以長(zhǎng)期使用。天生會(huì)計(jì)報(bào)表的過(guò)程快速正確，可以進(jìn)行正確性檢驗(yàn)和審核。會(huì)計(jì)報(bào)表之間隨時(shí)可以橫向或縱向的匯總或比較分析。
　　由于會(huì)計(jì)報(bào)表軟件帶來(lái)的方便性，較之傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法，可以編制更多、更具體的會(huì)計(jì)報(bào)表，為治理提供更及時(shí)、更有用的會(huì)計(jì)信息。

【淺論電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中核心部分的業(yè)務(wù)處理方法】相關(guān)文章：

淺論混凝土裂縫原因分析與處理08-11

淺論思想考古：學(xué)術(shù)方法的整合與創(chuàng)新05-04

淺論護(hù)理專業(yè)的課堂教學(xué)方法04-19

飯店培育核心競(jìng)爭(zhēng)力的方法06-19

淺論挖掘機(jī)液壓系統(tǒng)故障分析及解決措施08-27

淺論歐05-28

淺析發(fā)電機(jī)內(nèi)冷水系統(tǒng)處理05-25

Openprocess在熱網(wǎng)監(jiān)控系統(tǒng)中的應(yīng)用06-04

淺論境界、意境與意象04-28

淺論廣告創(chuàng)意05-28