辦公室管理模式對醫(yī)院行政管理的應(yīng)用論文
摘要：:探討數(shù)字化辦公管理模式對醫(yī)院行政管理價值。通過溝通聯(lián)絡(luò)功能、業(yè)務(wù)管理功能、個人辦公功能及系統(tǒng)督辦功能實施數(shù)字化辦公管理模式，建立信息交流平臺，實現(xiàn)資源共享。在數(shù)字化辦公管理模式下，可以高效地實現(xiàn)信息的交流和查詢，進而可以縮短不同部門之間空間距離，還可以促進信息的公開度，做到資源共享，最終起到優(yōu)化工作流程、減少辦公室耗材，促進管理能力的提供。在醫(yī)院實施數(shù)字化辦公管理模式可促進醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)扁平化，規(guī)范化行政管理工作，促進行政管理水平及工作效率提高。
關(guān)鍵詞：:數(shù)字化辦公管理模式;腫瘤醫(yī)院;行政管理
引言
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化時代在人類社會的全面應(yīng)用［1］。醫(yī)院管理為了跟上信息化進程，需進行管理、服務(wù)、科研、教學(xué)、醫(yī)療等理念及模式上進行改革，促進管理效能全面提升，進而在教學(xué)管理能力、科研技術(shù)水平、醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量等多方面提高醫(yī)院核心競爭力，其中現(xiàn)代化的辦公模式的構(gòu)建為基礎(chǔ)［2－3］。近些年，醫(yī)院管理方面越來越重視信息化建設(shè)，Internet技術(shù)和計算機等技術(shù)的快速發(fā)展，為醫(yī)院的信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)，可以為醫(yī)院管理部門提供了高效的信息提取、儲存和處理能力等，醫(yī)院信息化建設(shè)水平已成為現(xiàn)代化醫(yī)院的標志［4］。
1應(yīng)用背景
我院是一個專門性的腫瘤醫(yī)院，“專而不全”是其主要特征。根據(jù)腫瘤的部位和治療方法，設(shè)置了不同的科室，針對性的在腫瘤醫(yī)院診療領(lǐng)域進行研究［5］。腫瘤醫(yī)院共有床位1000余張，年出收容量10萬人次，門診量約371萬人次。隨著腫瘤患者年齡化程度的不斷增加，常合并心腦血管、慢性阻塞性肺病、高血脂等老年病，進而導(dǎo)致醫(yī)院常需要進行綜合救治［6］。我院自20世紀90年代起實施數(shù)字化辦公管理模式，已初步實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化共享采集，在全部辦公業(yè)務(wù)均可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實施，進而便于共享信息，促進協(xié)同工作效果提高。
2實施方法
2.1溝通聯(lián)絡(luò)功能
(1)建立信息發(fā)布平臺，促使空間、時間的距離縮短。按照行政管理通知、業(yè)務(wù)考核通知、學(xué)術(shù)講座安排等信息內(nèi)容，或為后勤人員、行政、護理、醫(yī)療等信息受眾安排不同的專欄，滾動顯示不同的信息［7］。起初，按照不同的部門職能特點進行授權(quán)，讓醫(yī)院工作人員可了解自己的權(quán)限，對特定人群及全體人員進行信息告知及發(fā)布;(2)提供預(yù)定平臺、會議室查詢、發(fā)布管理、會議通知等，可以快速通知至參會人員，并可以對會議中的重點話題進行高效的記錄，形成會議記錄，方便日后查詢［8－9］;(3)建立資源共享平臺，促使部門間重復(fù)勞動減少。在系統(tǒng)內(nèi)授權(quán)部分及全部人員下載信息，有助于快速實現(xiàn)資源共享，促進工作效率提高;(4)建立信息化平臺并在醫(yī)院內(nèi)共享，包括即時資訊、院內(nèi)電子郵件系統(tǒng)等，醫(yī)院內(nèi)部人員可以通過郵件和即時平臺等共享信息［10］;(5)對論壇交流平臺進行建立，提供問題討論、思想溝通及信息交流平臺。通過論壇交互性及實時性，以學(xué)術(shù)動態(tài)或熱點新聞為論壇話題，為強化醫(yī)院凝聚力，引導(dǎo)職員進行自由討論。
2.2業(yè)務(wù)管理功能
(1)建立公文管理平臺，自動流轉(zhuǎn)院內(nèi)公文的下發(fā)、傳閱、收文及發(fā)文過程，進行電子文件存檔建立，便于歸檔、查詢及查閱［11］;(2)完善考核、考勤管理平臺，自動關(guān)聯(lián)考勤管理和考核指標，對管理辦公室重要的文件和數(shù)據(jù)，進行電子錄入。使用office等軟件處理數(shù)據(jù)，可以有效防止人為的差錯，通過計算機查詢功能，尋找相關(guān)文件，可以有效縮短工作時間，緩解工作壓力［12］;(3)在信息化平臺上建立薪酬管理制度和平臺，通過office等軟件中的excel表對人員的薪酬等進行考核，可以有效縮短工作時間、減少統(tǒng)計差錯［13］;(4)建立信息化檔案管理平臺、電子檔案和紙質(zhì)資料的轉(zhuǎn)化通道，通過多媒體技術(shù)(錄入、掃描等)對電子數(shù)據(jù)資料進行檔案建立，便于查詢、查閱、保存、歸檔檔案資料，防止因環(huán)境等因素損壞紙質(zhì)文檔，同時對電子信息進行備份，防止電子信息損壞。
2.3個人辦公日
常辦公過程中，提供個人文件夾和筆記本，為辦公管理的數(shù)字化和信息化提供基礎(chǔ)，統(tǒng)籌管理系統(tǒng)用戶的時間，對工作安排進行規(guī)劃，并根據(jù)臨時變動對日程安排進行及時調(diào)整［14］。系統(tǒng)用戶的網(wǎng)上文件夾為個人文件夾，用戶可在文件夾中有序的放置平時積累的文摘、做過的工作、收集的信息等文檔，有助于查閱相關(guān)文件，提高工作效率。
2.4系統(tǒng)督辦
建立信息化的工作流，是系統(tǒng)督辦的基礎(chǔ)，嚴格遵循醫(yī)院的各項規(guī)章制度，固化工作流程，對逐級審批程序進行嚴格執(zhí)行，從根本上解決不按制度和流程辦事的情況，透明化辦事進程，客觀有效的監(jiān)督工作執(zhí)行過程［15］。
3實施結(jié)果
2010年6月在腫瘤醫(yī)院展開數(shù)字化辦公管理模式，掃描、拍照院內(nèi)所有紙質(zhì)文件，而因部分文件因時間較長，增加了拍照及掃描難度;科室內(nèi)102例工作人員中已有45例以上的員工參與掃描及拍照工作［16］。經(jīng)2年后，2012年6月完成腫瘤醫(yī)院內(nèi)文件的拍照及掃描工作，并建立有效的交流平臺及完整的信息查詢方式，有效縮短空間及時間的距離，增強有用信息的公開度，對重要數(shù)據(jù)進行共享，方便工作人員的自我提高，且可以優(yōu)化工作流程、提高辦公效率。
3.1醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)
建立傳統(tǒng)行政管理組織，首先要促進科層制的形態(tài)，減緩行政機構(gòu)的信息傳遞速度。而數(shù)字化辦公模式的基礎(chǔ)為網(wǎng)絡(luò)。傳統(tǒng)的信息處理模式層次分級、單一，通過信息化建設(shè)，促進信息傳遞方式的多層次、全方位和數(shù)字化，表現(xiàn)為金字塔型結(jié)構(gòu)［17］。
3.2規(guī)范化行政管理工作
由人進行操作時傳統(tǒng)管理模式下行政管理工作，具有較大的隨意性，且規(guī)范性較為缺乏。數(shù)字化辦公模式是根據(jù)工作流事先設(shè)定固定的模式進行決策、執(zhí)行、監(jiān)督等活動，在一定程度上限制工作的隨意性，進而科學(xué)化管理決策［18］。
3.3提高行政管理水平及工作效率
可以改善工作人員工作狀態(tài)，減少辦公耗材。數(shù)字化辦公模式小，可通過辦公系統(tǒng)完成行政管理中的工資管理、考勤管理、公文管理，提高工作人員的工作效率，減少工作時間，勞逸結(jié)合，可以促使工作人員在醫(yī)院的規(guī)劃和發(fā)展中投入更多的精力，促進管理水平提高。
4討論
腫瘤�？漆t(yī)院以“專而不全”為特點，以腫瘤診治相關(guān)科室為主，突出專科優(yōu)勢。同時在醫(yī)院績效數(shù)據(jù)方面，具有床位效率低、藥占比高等特點［19］。另外，腫瘤患者家庭醫(yī)療負擔(dān)較重，且治愈率低且預(yù)后較差。在患者病情復(fù)雜的情況下，患者及家屬易產(chǎn)生較大的情緒波動，常需實施必要的鼓勵及人文關(guān)懷。此外，因腫瘤患者年齡的不斷增加，患者常合并糖尿病、高血壓等基礎(chǔ)疾病，增加疾病治療困難程度，但因腫瘤�？漆t(yī)院的特殊性，常需要進行綜合醫(yī)院的支持治療。但因病例資料的有限性，常無法及時獲取有效的信息，影響救治時間。數(shù)字化辦公管理模式醫(yī)院信息化建設(shè)的目標，計算機和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展是其建設(shè)的基礎(chǔ)，主要目的.是建設(shè)合適的工作流，縮短工作時間、提高工作效率。數(shù)字化辦公管理其中心內(nèi)容為計算機，經(jīng)一系列先進的通信技術(shù)及現(xiàn)代化辦公設(shè)備，對信息進行廣泛、全面、迅速的收集、加工、整理、存儲和使用，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行全部辦公業(yè)務(wù)，進而縮短信息共享時間，提高協(xié)同工作的效率;數(shù)字化辦公管理模式將傳統(tǒng)手工辦公復(fù)雜、低效模式改為決策服務(wù)及科學(xué)管理。另外，數(shù)字化辦公管理可提供及時溝通和資源共享的交互環(huán)境，及時發(fā)布緊急信息，還可與相關(guān)專業(yè)人員商討遇到的問題，通過網(wǎng)絡(luò)的電子協(xié)作，與各部門實施協(xié)作，促進工作效率提高［20］。傳統(tǒng)醫(yī)院辦公中，因醫(yī)務(wù)人員輪休和管理部分公休制度存在一定的不協(xié)調(diào)性，導(dǎo)致臨床科室和行政管理部門合作效率低，常常難以統(tǒng)一時間。目前計算機在醫(yī)院的行政管理部門日常工作已得到應(yīng)用，但既往往往只用于文字的處理等簡單的日常工作，不能有效借助網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息化建設(shè)，做到資源共享、即時溝通等，大大增加了工作人員的重復(fù)勞動。以信息化為基礎(chǔ)的數(shù)字化辦公管理可以通過溝通聯(lián)絡(luò)、個人辦公、業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)督辦這四個部分進行管理，可有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公管理模式，進而促進工作效率、減少辦公耗材、縮短工作時間。另外，數(shù)字化辦公管理模式可廣泛管理和集成信息，工作人員可以根據(jù)自己需要的資源進行檢索，進而解決相關(guān)問題;同時，數(shù)字化辦公管理模式可有效構(gòu)建知識門戶，另外，通過網(wǎng)絡(luò)媒介，還可以為工作人員提供外來資源，比如中國知網(wǎng)可以為臨床醫(yī)生提供大量的學(xué)術(shù)動態(tài)，有利于醫(yī)生掌握最新的臨床知識。管理人員也可以通過外來媒介與其他醫(yī)院管理者進行交流，不斷改善管理中存在的問題。但數(shù)字化辦公管理模式仍存在一些應(yīng)用和管理上的難點和弱點，故在建立數(shù)字化辦公系統(tǒng)前應(yīng)充分考慮存在的問題，事先做好對應(yīng)的措施及解決方案，確保工作順利進行。綜上所述，數(shù)字化辦公模式有利于腫瘤醫(yī)院資源共享，促進醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)扁平化，規(guī)范化行政管理工作，促進行政管理水平及工作效率提高。
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