辦公自動(dòng)化論文
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辦公自動(dòng)化論文篇【一】
1系統(tǒng)需求與功能設(shè)計(jì)分析
高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是利用網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的微網(wǎng)辦公系統(tǒng)，它涉及了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理和網(wǎng)絡(luò)的組建等很多知識(shí)。一個(gè)網(wǎng)站的建設(shè)，首先應(yīng)該從功能出發(fā)，功能是網(wǎng)站的目的所在。通常功能上的需求有：（1）能夠明確的表達(dá)一個(gè)網(wǎng)站的主題及這個(gè)網(wǎng)站主要是做什么用的，本課題設(shè)計(jì)的網(wǎng)絡(luò)主要用做辦公（2）能夠?qū)崿F(xiàn)多種形式的功能（3）能夠有一個(gè)清晰的網(wǎng)站結(jié)構(gòu)。本系統(tǒng)嚴(yán)格按照以下流程進(jìn)行，力求開發(fā)一個(gè)實(shí)用的辦公系統(tǒng)。首先定義設(shè)計(jì)辦公系統(tǒng)的目的是設(shè)計(jì)一個(gè)能滿足一個(gè)學(xué)校隨時(shí)隨地進(jìn)行辦公的常用辦公系統(tǒng)；構(gòu)思系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)的功能有行政管理、公共信息、個(gè)人郵箱、個(gè)人助理、系統(tǒng)管理、交流中心、超級(jí)管理；按各功能模塊的功能編寫代碼；接下來進(jìn)行后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)；進(jìn)而對(duì)網(wǎng)站的外觀進(jìn)行設(shè)計(jì)；其次進(jìn)行實(shí)際頁面的制作；然后對(duì)所制作的網(wǎng)站進(jìn)行測(cè)試，以確保它符合最初設(shè)定的目標(biāo)；最后將系統(tǒng)網(wǎng)站進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布后還需要進(jìn)行維護(hù)工作，內(nèi)容更新。另外，還要確定系統(tǒng)的用戶層次，本系統(tǒng)可以支持三種用戶：一是系統(tǒng)管理員；二是普通會(huì)員；三是超級(jí)會(huì)員（領(lǐng)導(dǎo)）。并設(shè)計(jì)各類用戶的管理界面和使用權(quán)限。
2數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)采用的是Access數(shù)據(jù)庫(kù)，來實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)和查詢以及調(diào)用等功能。Access是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，被集成在Office中，它比其他數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)更加簡(jiǎn)單易學(xué)，而且它的`功能足夠強(qiáng)大完全可以滿足一般的數(shù)據(jù)管理及處理需要。在分析和設(shè)計(jì)階段需要進(jìn)一步的細(xì)化，將用例模型細(xì)化為更詳細(xì)的用例圖，以便得到更具體的目標(biāo)。根據(jù)上一節(jié)需求分析得到的頂層用例模型，許多用例都可以細(xì)化為若干個(gè)小的更詳細(xì)的用例。下面只給出其中幾個(gè)用例的子用例圖，其它的用例圖不再列舉。在面向?qū)ο蠼＜夹g(shù)中，我們將客觀世界的實(shí)體映射為對(duì)象，并歸結(jié)成一個(gè)個(gè)的類。類、對(duì)象和它們之問的關(guān)聯(lián)是面向?qū)ο蠹夹g(shù)中最基本的元素。類和對(duì)象模型分別用類圖和對(duì)象圖表示，類圖顯示了系統(tǒng)從邏輯上看存在的類及它們之間的關(guān)系，揭示系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。類圖是定義其它圖的基礎(chǔ)。對(duì)象是客觀世界的實(shí)體，而類是對(duì)一類具有相同特征的對(duì)象的描述。通過分析問題域和用例圖，我們抽象出領(lǐng)域中的概念，定義其含義及相互關(guān)系，從而分析出系統(tǒng)類，并盡量以應(yīng)用領(lǐng)域的術(shù)語來命名類，使模型更符合客觀事實(shí)，方便理解和交流，也便于修改。類一般為名詞。類圖中允許出現(xiàn)的模型元素只有類和它們之間的關(guān)系。類與類的關(guān)系可以用某種表示關(guān)系的連線，把它們連接起來。類與類之間的關(guān)系通常有關(guān)聯(lián)、通用化(繼承)、依賴和精化等四種關(guān)系。
3系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
本界面需要設(shè)計(jì)四個(gè)控件：用戶賬號(hào)、用戶密碼、登錄、申請(qǐng)帳號(hào)。在客戶端，用戶輸入其賬號(hào)和密碼，然后建立與服務(wù)器的連接，告訴服務(wù)器我要登錄，服務(wù)器收到后開始讀取數(shù)據(jù)庫(kù)，然后與用戶輸入的信息比較，如果客戶收到成功信息就打開主窗口，否則提示出錯(cuò)。修改資料，在該菜單中，用戶可以對(duì)自己以前的注冊(cè)登錄資料進(jìn)行修改。進(jìn)入主頁點(diǎn)擊“個(gè)人助理”中的“修改資料”。個(gè)人通訊錄，主要是為了便于學(xué)校中的每一名領(lǐng)導(dǎo)或者老師同學(xué)都可以快速準(zhǔn)確的查找到自己想聯(lián)系的人的詳細(xì)信息。日程安排，主要是用來安排提醒今天以后任何一個(gè)時(shí)間段將要完成的工作任務(wù)，以便可以及時(shí)提醒使用者計(jì)劃安排的內(nèi)容，從而可以按時(shí)完成。其次，可以讓工作人員每天記錄下今后的工作情況且寫好明日的工作計(jì)劃，明日計(jì)劃是要求工作人員做好明天的工作計(jì)劃，培養(yǎng)他們按計(jì)劃行事的良好習(xí)慣，考慮到出差等因素，對(duì)于當(dāng)天沒有能及時(shí)記日記的工作人員，可在補(bǔ)記中記錄，但補(bǔ)記只能補(bǔ)二天的記錄，以保證日程就是日記的特點(diǎn)，對(duì)于日程中有錯(cuò)誤等情況，可以在修改中及時(shí)修改自己的日程安排。
4結(jié)論
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用是提高高校行政管理工作的效率和質(zhì)量的重要舉措，對(duì)學(xué)校發(fā)展有著非常重大的意義。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，應(yīng)該在充分調(diào)研、縝密分析，結(jié)合自身實(shí)際，建設(shè)符合自身實(shí)際的系統(tǒng)，并在不斷發(fā)展中逐漸完善系統(tǒng)功能，以保證系統(tǒng)的最大效率的應(yīng)用及其應(yīng)有的作用。另外，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)還要實(shí)事求是，充分開發(fā)利用現(xiàn)有資源，根據(jù)實(shí)際情況循序漸進(jìn)。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大提高高校辦公效率，也是適應(yīng)未來辦公發(fā)展的必然趨勢(shì)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到普及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要性和必要性，盡早推廣實(shí)施，使高校行政管理邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階。
辦公自動(dòng)化論文篇【二】
在數(shù)字商業(yè)時(shí)代的今天，管理意識(shí)和管理環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。過去金字塔式的管理結(jié)構(gòu)現(xiàn)已被打破，逐漸由多層次的管理時(shí)期進(jìn)入扁平化管理時(shí)期。管理、監(jiān)督的精度要求不斷提高，用知識(shí)創(chuàng)造的工作越來越多。對(duì)信息量的要求也隨之增加，溝通數(shù)量和質(zhì)量要求都在提升。如果把管理工作比作一部車，那么管理工具應(yīng)該就是車輪子，是它使得管理工作轉(zhuǎn)動(dòng)起來，而OA軟件(辦公自動(dòng)化軟件)就是使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，幫助管理者在競(jìng)爭(zhēng)中領(lǐng)先一步。OA軟件是結(jié)合先進(jìn)的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術(shù)開發(fā)的軟件產(chǎn)品。其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個(gè)人實(shí)現(xiàn)輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實(shí)踐對(duì)群體管理的工具，是組織網(wǎng)絡(luò)辦公、協(xié)同辦公的軟件。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化軟件管理
一、辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用價(jià)值
�。ㄒ唬┻B接。通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級(jí)組織與個(gè)人連接起來，形成一個(gè)依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場(chǎng)所。
�。ǘ贤ā＜皶r(shí)進(jìn)行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識(shí)共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。
�。ㄈ﹨f(xié)同。以工作流管理為線索，將人員、信息等各項(xiàng)資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時(shí)，建立起各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。
�。ㄋ模┍O(jiān)控。工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時(shí)限等都是監(jiān)控的'內(nèi)容之一。
二、辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值
增強(qiáng)管理執(zhí)行力是辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動(dòng)化軟件的價(jià)值主要是規(guī)范流程、加強(qiáng)溝通以增強(qiáng)管理執(zhí)行力。在實(shí)際應(yīng)用過程中，辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。
�。ㄒ唬┙�(nèi)部通訊平臺(tái)。平臺(tái)上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時(shí)的傳遞，保障工作的順利進(jìn)行。
�。ǘ┙⑿畔l(fā)布平臺(tái)。公告、調(diào)查、討論的發(fā)布讓信息準(zhǔn)確無誤地傳遞到各個(gè)用戶。
�。ㄈ⿲�(shí)現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化。協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對(duì)象靈活使用。
�。ㄋ模⿲�(shí)現(xiàn)文件管理的自動(dòng)化。通過OA辦公平臺(tái)進(jìn)行電子公文的發(fā)布，在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管理中建立相應(yīng)的文件夾進(jìn)行存檔、歸檔操作。電子公文的實(shí)施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識(shí)的改變；除此之外，文檔管理還可以進(jìn)行文檔的共享和借閱，方便地實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的共享。
三、辦公自動(dòng)化軟件在公司的應(yīng)用
�。ㄒ唬┻B接。就廠區(qū)而言，公司下屬?gòu)S、機(jī)關(guān)處室地理位置較分散，不方便報(bào)告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動(dòng)化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個(gè)分廠和機(jī)關(guān)處室的電腦連接起來，在廠區(qū)形成了一個(gè)依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場(chǎng)所。
�。ǘ贤�。通過辦公自動(dòng)化軟件辦公平臺(tái)的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告發(fā)布均會(huì)有一個(gè)紅色的信息提示彈出)功能可以及時(shí)地將最新的信息告知該平臺(tái)的每位用戶。及時(shí)的信急溝通為辦公的順暢打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（三）協(xié)同。協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時(shí)，使用者進(jìn)行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動(dòng)化軟件辦公系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時(shí)間、修改者的姓名)。
�。ㄋ模┍O(jiān)控。監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動(dòng)化軟件辦公是通過定義工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時(shí)可以進(jìn)行事項(xiàng)跟蹤的設(shè)置。
四、辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用體會(huì)
首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個(gè)報(bào)告，在平臺(tái)上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動(dòng)、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個(gè)虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息發(fā)布平臺(tái)使無效會(huì)議減少。
其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀(jì)福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個(gè)偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力新的驅(qū)動(dòng)因素。辦公自動(dòng)化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通潤(rùn)滑劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動(dòng)化軟件平臺(tái)上，可以了解每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個(gè)職員的進(jìn)度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個(gè)環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。:
第四，規(guī)范性增強(qiáng)。在辦公自動(dòng)化平臺(tái)上，人的意志無法改變程序運(yùn)行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進(jìn)行。同時(shí)，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，增加了監(jiān)督性。最重要的一點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理。文檔管理自動(dòng)化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時(shí)管理、更新每個(gè)部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時(shí)所帶來的人事成本。
五、結(jié)束語
第二次浪潮的到來使得對(duì)效率的追求正在演變成整體競(jìng)爭(zhēng)能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)�？萍嫉倪M(jìn)步使得企業(yè)可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)提升效益。ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源效率，則務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資金效率，辦公自動(dòng)化軟件則提升企業(yè)的信急效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力的必需品。
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