高校輔導員管理學生檔案之我見
學生檔案管理工作非一朝一夕之事，它是一個連續(xù)不斷的過程。那么，高校輔導員如何管理學生檔案呢?
摘要：高校學生檔案是記錄學生成長過程的重要信息，體現(xiàn)了學生每個階段的能力和不同的素質。高校的不斷擴招帶來學生人數的增加和學生檔案工作的繁重，這使得高校中一部分輔導員就充當了兼職檔案員。因此，正確分析輔導員管理學生檔案的利弊所在，對于改進高校學生檔案管理工作有著重要的意義。
論文關鍵詞：高校輔導員,兼職檔案員,學生檔案管理
高校學生檔案是學生走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，高校學生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證，有著難以替代的作用。近年來，由于高校的不斷擴招，使得學生人數急劇增加，隨著而來的學生檔案工作日益繁重，這使得高校中一部分輔導員就充當了學校兼職檔案員。作為輔導員來從事學生檔案管理工作，可謂利弊參半。
一、輔導員管理學生檔案的有利之處
1.緩解專職檔案員的工作壓力。當前高校檔案信息量劇增，僅依靠有限編制的專職檔案員已是力不從心。專職檔案人員需要集中更多精力在貫徹執(zhí)行檔案政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作、利用檔案促進高校部門工作，大力收集和開發(fā)檔案信息資源。檔案材料的收集、整理、入館之前鑒定就要更多依靠兼職檔案員的力量來完成。建立由輔導員任職的兼職檔案員隊伍，可以最大限度地緩解專職檔案員的工作壓力，促進學生檔案管理工作的完善。
2.提升學生檔案的質量。大學四年里，與學生接觸最多的是輔導員，了解學生最多的是輔導員，與家長接觸最多的是輔導員，輔導員對學生的各項資料文件的來源去處掌握的較清楚。他們最先接觸第一手資料，能夠保證文件材料的齊全、完整、分類科學合理，能更準確判斷文件材料的保存價值。因此，由輔導員來進行學生檔案管理，可以迅速快捷的收集各類材料，補充完善學生的各類檔案資料，從而提升學生檔案的質量。
3.有效促進學生管理工作。學生檔案記錄了學生在校期間的學習、生活、各種社會實踐、家庭社會關系和經濟狀況。輔導員可以充分借用這些信息來進行學生管理工作。例如每學年結束，輔導員可以利用學籍表上的相關信息對學生進行分析比較，表揚先進鼓勵落后，以促進良好班風學風的建設。
二、輔導員管理學生檔案的不足所在
1.學生檔案管理意識不強。樹立和強化檔案意識是做好檔案工作的前提和基礎。但是由于輔導員平時承擔著大學生思想政治教育、心理輔導、學生生活指導、就業(yè)指導等工作，平時幾乎沒時間進行學生檔案管理。再加上輔導員的檔案管理工作只是作為兼職工作來進行，在提升職務和職稱方面相對滯后于專業(yè)人士，使得作為兼職檔案員的輔導員工作積極性不高，不重視該項工作，一般從新生入校到畢業(yè)，只有在畢業(yè)生離校時才集中整理一次[1]。學生檔案長期無人查閱，很多應該及時歸檔的材料都沒有被裝入，學生檔案里只是收集了一些最基本的資料，很多能反映學生個性與特長的材料都未被歸檔，從而使得學生檔案“千篇一律”，不能全面反映出學生的狀態(tài)和全貌。
2.規(guī)章制度不健全導致責任不清。受傳統(tǒng)“重教學、輕管理”的教學理念的影響，部分高校忽視管理隊伍的建設，尤其是作為兼職檔案員的這些輔導員的管理。高校輔導員的本職工作是進行大學生思想政治教育，在監(jiān)督考評上也主要是以輔導員的考核標準進行考核，與檔案管理牽涉不大，這就使得許多作為兼職檔案員的輔導員游離于檔案管理行列之外，究其原因，是沒有制定明確的規(guī)章制度，沒有給這些兼職檔案員一個明確的責任與分工，說明哪些事該干，哪些事不該干[2]。
3.輔導員檔案管理業(yè)務技能不過硬。作為一名合格的檔案管理者，需要具備相關的政治素質、業(yè)務素質及與時俱進的創(chuàng)新素質。但是由于輔導員最初不是作為檔案員進行培訓與管理的，使得他們檔案管理素質在不同程上存在欠缺。再加上學校在監(jiān)督與培訓這些兼職檔案員時力度不夠，一些輔導員沒接受過專業(yè)的檔案管理方面的教育，連基本的檔案知識都不具備就“上崗”，管理理念陳舊落后，管理方法比較傳統(tǒng)，一切按經驗辦事，缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望。
上述原因直接造成了學生檔案質量的下降，也間接造了成學生尤其是畢業(yè)生對自己的人事檔案不重視。學生檔案管理中存在的問題直接帶來了畢業(yè)生檔案的不齊全，不規(guī)范，等到用人單位審查時發(fā)現(xiàn)問題多多，從而耽誤畢業(yè)生的一系列事情，影響畢業(yè)生就業(yè)。
三、輔導員做好學生檔案管理工作對策研究
通過上述分析，我們應看到，高校輔導員作為兼職檔案員進行學生檔案管理可謂是各有利弊。但是，現(xiàn)如今學生數量的不斷增加和學生檔案的日益重要又讓我們不得不利用輔導員這一群體來進行學生檔案管理。因此，如何充分有效地利用輔導員進行學生檔案管理應是每一所高校都應考慮的現(xiàn)實問題。
1.制定詳細規(guī)章制度明確責任分工
學生檔案管理存在的問題之一就是責任不清，而責任不清的一個重要原因就是缺少明確的規(guī)章制度來給兼職檔案員一個明確的責任分工。輔導員作為兼職檔案員往往太忙，時間不夠用，為了完成相應任務，找一些人幫忙，敷衍了事，造成了學生檔案收集、整理的不全面、不規(guī)范。因此，制定詳細的規(guī)章制度來明確輔導員作為兼職檔案員的責任分工，那樣輔導員就不是“身兼數職”，在規(guī)定時間完成規(guī)定的任務，從而使得歸檔更加快捷與通暢，也減輕了輔導員的負擔。
2.增大學生檔案管理監(jiān)督和培訓力度
學校相關部門監(jiān)督和培訓不到位也是導致輔導員忽視學生檔案管理的一個方面。定期開展檔案講座，宣傳檔案的重要性，這有利于提高輔導員對檔案的認識。定期對學生檔案進行檢查，有利于督促輔導員及時進行歸檔，查漏補缺，提高學生檔案的利用率，把“死”的檔案變“活”[3]，從而更好地為廣大師生服務。定期進行業(yè)務培訓，組織檔案員尤其是兼職檔案員進行學習交流，相互取長補短，增強檔案員尤其是作為兼職檔案員的輔導員的業(yè)務素質。
3.輔導員不斷提升自身業(yè)務素質
從輔導員自身角度來說，除了通過參加學校的各類培訓學習來提升自身素質外，也需要自己主動學習和改進管理方法。“工欲善其事，必先利其器”[4]，輔導員應主動加強自身學習，具備基本的職業(yè)道德和檔案管理知識。同時，輔導員也應不斷增強創(chuàng)新意識，更新傳統(tǒng)的檔案管理方式，結合本校實際注意收集那些能體現(xiàn)學生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，增加學生心理、信用、個性、和特長等檔案資料，使學生檔案準確、客觀地反映學生的綜合素質與現(xiàn)實表現(xiàn)，真正反映出大學四年學生的成長過程。
4.加強學生對自身檔案的認識與重視
學生檔案管理存在的一些問題中，也有一些是因為畢業(yè)生自身對檔案的重視程度不夠引起的。因此，加強對學生的檔案教育非常有必要。在新生入學之初，輔導員可以利用新生建檔的時機向學生宣傳相關的檔案知識，讓學生在一進入大學就意識到檔案的重要性。通過相關教育讓學生在思想上、行動上對檔案重視起來，并協(xié)助輔導員班主任進行檔案材料的收集與整理，等到畢業(yè)時輔導員整理起來就能得心應手。學生參與相關檔案的收集與整理，一方面有利于減輕相關工作人員的負擔，另一方面也能讓學生意識到檔案的重要性，不斷完善自身檔案材料，在畢業(yè)時得到一個真實、全面、個性的自我。
學生檔案管理工作非一朝一夕之事，它是一個連續(xù)不斷的過程。作為兼職檔案員的輔導員，如何充分合理地利用時間與資源進行學生檔案管理，并依托學生檔案管理來促進學生管理工作，也是體現(xiàn)自身工作能力與素養(yǎng)的一個重要憑借與依托。因此，輔導員需要不斷提升自身素質，在圓滿完成專職工作的同時，做好兼職檔案員這一時代賦予我們的任務。
參考文獻：
[1]江歆楠.學生檔案管理的問題和對策[J].中國科技博覽，2010，(17)：251.
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[4]官莉萍.對輔導員做好高校兼職檔案員的若干思考[J].安徽文學(評論研究)，2008，(5)：270.
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