會計信息化下事業(yè)單位網上報銷的問題及對策論文

　　摘要：隨著互聯(lián)網+及人工智能的迅速普及，事業(yè)單位財務報銷模式由傳統(tǒng)的手工模式向網上報銷模式轉變。本文以某事業(yè)單位網上報銷中存在的問題進行探討，針對該事業(yè)單位經濟業(yè)務日益繁多、各項經費逐漸增加、報銷業(yè)務量與日俱增，對該事業(yè)單位傳統(tǒng)報銷存在的不足進行分析，對該事業(yè)單位實施網上報銷的可行性進行研究，為推動該事業(yè)單位財務管理現(xiàn)代化，提升財務管理水平奠定基礎。

　　關鍵詞：會計信息化 事業(yè)單位 網上報銷 問題對策

　　近年來隨著我國事業(yè)單位規(guī)模的擴大，經費來源呈現(xiàn)出多元化趨勢。事業(yè)單位傳統(tǒng)的財務報銷模式中的報銷手續(xù)復雜、報賬時間的分布缺乏均衡性、廣大工作人員等候時間較長、業(yè)務審批效率低下，從而造成了巨大的財務審核壓力，并且預算審批效果較差，這些問題的存在已經無法適應現(xiàn)代財務管理提出的新要求。S事業(yè)單位財務工作量大、報賬經費項目繁多，已經基本實現(xiàn)了財務傳統(tǒng)報銷模式的轉化，雖然已經擺脫了手工記賬中存在的各種弊端，但是隨著該事業(yè)單位報銷業(yè)務量的不斷激增，再加之報賬時間較為集中、財務審核壓力巨大、信息化程度低等問題逐漸凸顯出來。針對這些問題，需要在該事業(yè)單位中構建以電子化、信息化為基本手段，實現(xiàn)業(yè)務辦理程序的簡單化，并進一步規(guī)范單據的填報、財務制單的自動化、付款方式電子化為主要目標的新型財務報銷管理系統(tǒng)。

　　1 我國會計信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程與趨勢

　　1.1我國會計信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程

　　我國在財務管理中使用計算機開始于20世紀70年代末，主要是由長春第一汽車制造廠首先利用計算機輔助進行會計核算。在大數據時代，面對日益激烈的市場競爭環(huán)境，現(xiàn)代企業(yè)要想在市場競爭中獲得一席之地，就必須對各種財務信息進行有效整合、對財務數據進行準確分析，便以此為契機來應對變化莫測的市場競爭，從而幫助企業(yè)做出正確的戰(zhàn)略決策。這一目標的實現(xiàn)需要企業(yè)結合自身實際業(yè)務，構建一套以計算機網絡環(huán)境為基礎，集合了計劃管理、人事管理、財務管理等于一體的集成性、綜合性系統(tǒng)，從而為企業(yè)的正確決策提供科學的數據依據。面對這一大環(huán)境，企業(yè)計算機會計信息系統(tǒng)的建設應向著綜合管理模式的方向發(fā)展。

　　1.2會計信息系統(tǒng)發(fā)展的趨勢

　　在如今這個經濟全球化發(fā)展、信息化與網絡化不斷更新的年代，信息技術與網絡技術在企業(yè)管理中的應用越來越廣泛，由于傳統(tǒng)的財務管理模式存在較大的局限性，已經無法滿足當前社會發(fā)展的要求，財務管理的信息化發(fā)展趨勢更加明朗。會計信息系統(tǒng)的發(fā)展將會呈現(xiàn)出如下幾種趨勢：實現(xiàn)會計信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關聯(lián)性，實現(xiàn)財務管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的一體化和協(xié)同性，會計信息系統(tǒng)功能模塊逐漸增加并趨于完善。

　　2 計算機網絡技術——會計信息系統(tǒng)的技術支撐

　　2.1計算機網絡技術的基本內涵

　　所謂計算機網絡技術主要是指將分布于不同地理位置的計算機，充分利用各種通信設備進行連接，互聯(lián)成一個具有強大功能的計算機系統(tǒng)，不同的計算機之間彼此遵循相應的協(xié)議，從而實現(xiàn)了信息的有效傳遞，硬件、軟件、數據信息等相關資源的共享和整合利用。

　　2.2計算機網絡技術的主要功能

　　計算機網絡技術具有強大的功能，主要表現(xiàn)在：實現(xiàn)了數據間的相互通信功能，實現(xiàn)了資源共享功能，實現(xiàn)了用戶間的信息交換功能。

　　2.3計算機網絡技術在財務管理中的應用

　　在信息化不斷發(fā)展的時代，網絡技術和信息技術在各行各業(yè)中的應用為各行各業(yè)的發(fā)展提供了便利。構建符合事業(yè)單位發(fā)展的財務報銷網絡管理系統(tǒng)，能夠有效解決在傳統(tǒng)財務報銷模式中存在的問題，并且能夠進一步優(yōu)化報賬流程，使財務信息網絡保持通暢，實現(xiàn)財務數據的集中化、標準化、流程化處理。從而為財務管理與決策提供巨大的支撐。

　　3 事業(yè)單位報銷管理系統(tǒng)中存在的問題分析——以S事業(yè)單位為例

　　3.1 S事業(yè)單位基本情況介紹

　　S事業(yè)單位屬于社會科學研究單位，創(chuàng)建于1958年，是新中國最早建立的社會科學院，上海唯一的綜合性人文和社會科學研究機構，是全國最大的地方社會科學院之一。在職工作人員約760人，其中50%以上擁有博士學位，正高133人，副高194人。S社會科學院是首批國務院學位委員會批準的學位授予單位。目前擁有8個博士學位授權點、62個碩士學位授權點、2個博士后科研流動站，面向全球招收國外留學生。在讀研究生650余人。

　　3.2 S事業(yè)單位報銷管理信息系統(tǒng)中存在的問題

　　3.2.1信息化程度較低

　　S單位非常重視信息化建設與發(fā)展的步伐，但是各部門彼此之間信息系統(tǒng)構建缺乏兼容性，從而在單位內部形成一座座信息孤島，特別是財務預算系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)之間缺乏無縫鏈接，缺乏有效的對接端口，各個部門管理未能在同一系統(tǒng)中有效銜接，經費管理條塊分割，渠道不暢，從而對報銷效率的提升產生了制約作用，監(jiān)督也無法落實。無法做到財務信息的快速查詢、有效共享、財務人員大量的工作時間花在數據整理輸入當中，會計信息的質量和數據的準確率堪憂。

　　3.2.2對預算控制的效果較差

　　S單位采取的預防管理是由各部門手工進行預算編制、然后再由財務部門進行審批、計算機控制等相融合的管理模式，其中耗時最大的是手工編制環(huán)節(jié)和人工審批環(huán)節(jié)。在該單位預算報送期間，很多部門為了能夠及時報送預算數據出現(xiàn)了預算編制隨意、預算定額缺乏合理性與科學性、預算編制不合理不科學的問題。在實行網上報銷系統(tǒng)后，各職能部門的負責人、各項經費的管理者與決策者能夠實現(xiàn)對項目經費使用情況的實時、動態(tài)掌控，通過集團財務系統(tǒng)了解相關信息，并對信息進行統(tǒng)計分類。從表面上看，S單位已經實現(xiàn)了動態(tài)預算控制，但是在實際中的應用并不盡如人意。如，預算執(zhí)行效果差，項目的管理者只能通過項目經費本動態(tài)預算控制參與預算的執(zhí)行，但是并未真正參與到預算的編制過程中，預算編制仍使用的是傳統(tǒng)的手工方式，當出現(xiàn)預算不合理需要進行調整時，作為項目的管理者需要往返于科研部門、財務部門進行申請；S單位有大量的專項經費、科研經費，要想真正實現(xiàn)預算的全面控制，工作量巨大。

　　3.2.3業(yè)務簽批的效率較低

　　通過調查發(fā)現(xiàn)，S單位中的廣大職工對報銷業(yè)務的審批流程并不滿意，如審批所占用的時間較長、各級領導簽字繁多，這已經成為影響報銷的主要問題。在傳統(tǒng)的報銷模式中，職工必須手持報銷單據到本部門負責人處簽字審批，然后再根據報銷經費的用途到各責任處室負責人處進行審批簽字。但是簽字的過程并非一帆風順，需要報銷人員靠運氣，而遇到負責領導外出或開會時與之相關的報銷業(yè)務只能向后拖延，有時甚至會出現(xiàn)嚴重超出報銷時限的問題，還可能出現(xiàn)報銷單據丟失的問題。

　　3.2.4財務審核的壓力較大效率低下

　　作為S單位的財務人員應該對報銷的各項憑證單據逐一進行審核，主要審核事項和科研項目是否存在一定的關聯(lián)性、合理性，是否符合預算，審核發(fā)票、合同及相關材料是一致性是否缺少單據、漏查。審核是否超過標準，比如出國經費是否符合《因公臨時出國經費管理辦法》經費標準。由于科研經費發(fā)票量過大，項目過多，而有些報銷人員影響著會計審核人員的職場前途，若是經常拒絕，人際關系會難處，造成財務人員審核走過場情況時常出現(xiàn)。

　　3.2.5支付方式存在問題

　　對于S單位報銷資金支付環(huán)節(jié)，出于對單位財務的安全和操作復雜程度考慮及上海財政要求，先是通過上海市市級財政專項資金統(tǒng)一管理平臺審批然后再通過銀行的對公窗口進行批量辦理。該單位的會計工作人員只負責統(tǒng)計數據金額，而資金流轉工作由該單位的出納人員完成，每月定期將匯總的報銷款項及金額通過銀行打入到該單位員工的工資卡和公務卡中。由于卡號眾多，卡號的準確性難保證，無法支付，退票現(xiàn)象頻出。隨著網絡資金支付技術的逐漸成熟，微信支付、支付寶等較為便捷的小額現(xiàn)金流轉支付方式，大大減輕了財務人員工作量，而網上銀行的實施則節(jié)約了在銀行排隊及路途中花費的時間耗費。

　　3.2.6查詢系統(tǒng)缺乏時效性、功能性

　　S單位現(xiàn)在使用集團財務軟件系統(tǒng)，只有財務人員完成當月憑證的記賬之后才能查詢項目經費進度，而項目負責人希望實時的了解項目經費到賬、使用和結余情況，信息嚴重滯后。實行網上報銷系統(tǒng)的主要目的是要突破時間和空間的限制，盡量避免線下操作，但是在實際應用過程中，該單位網上查詢系統(tǒng)卻缺乏功能性和時效性。無法實現(xiàn)經費使用全過程監(jiān)督，無預算和超預算現(xiàn)象頻出。

　　4 會計信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位網上報銷的策略

　　4.1實現(xiàn)報銷流程的再造

　　針對該事業(yè)單位報銷流程繁瑣低效的問題，實現(xiàn)報銷流程的再造勢在必行。所謂流程再造，主要是指將現(xiàn)有流程中存在的缺陷徹底消除，盡量減少非增值過程、對繁瑣過程進行分化、對關鍵流程進行改善，并在現(xiàn)代信息技術和網絡技術的支撐下實現(xiàn)對報銷流程的重組優(yōu)化設計，并以此為基礎開發(fā)網上報銷系統(tǒng)。讓那些消耗時間的業(yè)務流程在財務系統(tǒng)以外的場所完成并行，從而突破時間與空間的界限，減少報銷業(yè)務在財務部門的時間消耗，在該單位財務人員編制不增加的情況下解決報銷難題。

　　4.2實現(xiàn)審批流程的數字化

　　S單位報銷人員在進行報銷時，應先在網上報銷系統(tǒng)中提交表單，然后進入報銷流程，直到收到報銷款項期間不做任何操作，而只是在空閑時將報銷的相關單據送到財務部門即可。把現(xiàn)代信息技術手段的支撐下財務部門核對工作工作量大大減輕，徹底解放了財務人員勞動力。各種合法的報銷單據通過網上報銷系統(tǒng)，依次流轉給不同的領導進行簽字審批，領導使用的安全簽名技術避免了被模仿的隱患，從而保證了簽批的唯一性和安全性。

　　4.3實現(xiàn)與預算管理系統(tǒng)的集成

　　當報銷人員提交報銷單據時，系統(tǒng)會對其報銷經費預算的合法性進行檢查，對于超出預算的報銷單據不能進行提交，這就要求報銷人員不得不重新審視預算的控制問題。系統(tǒng)與預算管理系統(tǒng)的集成，許多報銷人員不需要登錄單位的預算系統(tǒng)就能在腦海中形成預算的概念，從而實現(xiàn)了對預算的事前控制。全程規(guī)范預算的可執(zhí)行性、嚴肅性、合理性。對于需要調整或不合理的預算可以通過審批程序進行調整。可見，網上報銷系統(tǒng)的實施實現(xiàn)了對經費預算的全過程、實時、動態(tài)化監(jiān)管，對各項預算進度進行了合理而科學的控制，為該單位實行全面預算管理的精細化奠定了基礎。

　　4.4簡化審批手續(xù)

　　為了有效避免一項報銷業(yè)務涉及多件審批材料的問題，網上報銷系統(tǒng)必須盡可能將各類審批報表進行細化、整合與完善，并將其并入到系統(tǒng)中。如，差旅費的報銷業(yè)務中可以將國內公務出差審批單整合到網上報銷系統(tǒng)中，出差人在出差前進行網上填寫，經審批合格后系統(tǒng)可以選擇調用該出差審批單，并作為報銷的附件進行打印。

　　4.5預先設定相應的標準與公式

　　上海市財政局頒布過差旅費、會議費、培訓費、出國經費等費用的支出標準，這就要求S事業(yè)單位必須事先在網上報銷系統(tǒng)中設定統(tǒng)一的歸口和標準，設定統(tǒng)一的計算公式，盡量避免出現(xiàn)返工的現(xiàn)象。如，在會議費用報銷的預算部分中，可以設定各級會議的各項費用標準，當職工發(fā)起會議費用報銷申請時，只需填寫參加會議人數、會議的級別、開會的天數，就可以由計算機自動計算出相關的餐飲費、會議室租用費、會議住宿費等費用上限，超出上限就無法提交報銷單據。

　　4.6實現(xiàn)無現(xiàn)金支付系統(tǒng)的完善

　　S事業(yè)單位在實施網上報銷系統(tǒng)時必須依托上海市市級財政專項資金統(tǒng)一管理平臺，通過系統(tǒng)的無縫對接，徹底打通財政平臺、銀行與單位的支付通道，通過國庫直接支付和公務卡等新型結算系統(tǒng)的使用徹底改造傳統(tǒng)的、低效的資金支付流程和手續(xù)，在保證資金安全的同時最大限度地提升資金使用效率。財務人員無需每日盤點現(xiàn)金庫存，大額現(xiàn)金報銷也無需預約，實現(xiàn)少見人，不見錢的財務環(huán)境。減少了報銷人攜帶和管理現(xiàn)金的風險。

　　4.7實現(xiàn)憑證自動生成記賬功能

　　由于網上填報報銷單據的時候，已經將事由、科目、項目等憑證要素填報完畢，故只要復核沒問題，一旦報銷程序完畢，報銷數據就可直接通過互聯(lián)網為平臺和記賬財務軟件對接，按照事先設置好的軟件程序，直接生成記賬憑證，做到了不同軟件間的數據傳輸、避免了手工錄入記賬的人為失誤，防止錯制、重制和漏制憑證，大大提高了財務工作的效率。

　　4.8加強對財務報賬相關知識的宣傳及培訓

　　新系統(tǒng)新技術的使用對事業(yè)單位職工計算機應用能力提出了更高的要求，由于在我國大部分事業(yè)單位中員工年齡結構層次不同，對計算機的熟練操作掌握不同，對新系統(tǒng)的適應能力也存在欠缺，因此，為了確保網上報銷系統(tǒng)的應用，必須在事業(yè)單位中加大宣傳力度，對員工進行培訓，使員工能夠盡快掌握網上報銷系統(tǒng)的常用功能，盡量避免錯誤操作的發(fā)生，有效降低由于不正確使用系統(tǒng)而導致的差異。

　　4.9實現(xiàn)對預約報銷的優(yōu)先處理

　　經費經辦人員原本需在財務部門排隊進行經費處理過程，如遇問題，還得往返數次，耗費人力、物力并導致報銷周期較長。實施網上報銷系統(tǒng)后，事業(yè)單位的報銷人員應該在報銷時先進行網上預約，單位的財務人員可以通過系統(tǒng)查詢獲得某一時間段報銷的預約量，如果報銷比較繁忙可以增加工作人員，而當報銷預約數超過系統(tǒng)規(guī)定的上限時系統(tǒng)會對報銷人員做出報銷預約時間推遲的提示。預約報銷的優(yōu)先處理實現(xiàn)了辦公資源的有效整合，合理分配了業(yè)務工作量，最大限度的提高了辦公效率。

　　綜上所述，現(xiàn)代信息技術和網絡技術的廣泛應用使得傳統(tǒng)業(yè)務系統(tǒng)面臨新的環(huán)境，這就要求我們必須使用全新的思路和技術手段，不斷進行創(chuàng)新與改變。事業(yè)單位網上報銷系統(tǒng)的實施大幅提升了事業(yè)單位財務管理大幅提升了事業(yè)單位財務管理，財務部門主要精力轉向更有價值、與業(yè)務緊密結合的財務管理。

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