醫(yī)院電子檔案的分類、整理與保護(hù)
【摘要】隨著醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件已成為醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，如何有效地對(duì)醫(yī)院電子檔案進(jìn)行管理是檔案管理人員面臨的新課題，通過(guò)對(duì)醫(yī)院電子檔案的分類、整理和保護(hù)進(jìn)行探討，推進(jìn)醫(yī)院電子檔案的管理工作。【關(guān)鍵詞】 電子檔案 分類 整理 保護(hù)
隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。
1 電子文件及電子檔案的定義
電子文件指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。
電子檔案指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明［1］。
2 醫(yī)院電子檔案的分類
根據(jù)醫(yī)院的工作特點(diǎn)，醫(yī)院電子檔案主要?jiǎng)澐钟幸韵聨最悾?
2.1電子文書(shū) 主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來(lái)電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書(shū)材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
2.2電子影像/圖像
指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件。主要包括檢驗(yàn)檢查科室在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。
2.3電子圖紙
指由計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工和維修方案等。
2.4配套紙質(zhì)文件
包括上述所有電子檔案形成過(guò)程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開(kāi)發(fā)任務(wù)書(shū)、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書(shū)或驗(yàn)收說(shuō)明、軟件測(cè)試報(bào)告、修改記錄、說(shuō)明等。
3 醫(yī)院電子檔案的整理
3.1電子文件的整理
3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進(jìn)行組盤(pán)，由檔案部門(mén)在接收文件時(shí)按照不同年度、來(lái)文形式、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。把同一部門(mén)的文件集中在組盤(pán)可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對(duì)簡(jiǎn)單，只需要按照年度、部門(mén)及保管期限進(jìn)行歸檔即可。
3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購(gòu)置等分類整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。
3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過(guò)程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按類別進(jìn)行歸檔。
3.1.5會(huì)計(jì)電子文件整理時(shí)應(yīng)附有會(huì)計(jì)交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項(xiàng)目，如帳薄名稱、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。
3.2電子影像/圖像文件的整理
由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對(duì)與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。
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由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺(tái)上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進(jìn)行管理，但應(yīng)每年對(duì)產(chǎn)生的上述電子文件資料進(jìn)行存盤(pán)保管，在歸檔時(shí)應(yīng)按不同年度（時(shí)間）、產(chǎn)生部門(mén)、保管期限等進(jìn)行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)等內(nèi)容。
3.3電子圖紙屬于建設(shè)項(xiàng)目的按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序進(jìn)行排列，在整理時(shí)應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。
3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。鑒于磁盤(pán)及移動(dòng)硬盤(pán)的保存時(shí)限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤(pán)，應(yīng)盡量避免使用磁盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)存檔。在歸檔時(shí)應(yīng)附有標(biāo)簽、注明編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟硬件條件等。 3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對(duì)重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進(jìn)行異地保存。
4 電子檔案的保護(hù)
電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門(mén)應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識(shí)，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度。
4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門(mén)應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對(duì)應(yīng)和查找。
4.2光盤(pán)的保護(hù)
光盤(pán)在歸檔時(shí)應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過(guò)程中注意對(duì)光盤(pán)不得擦洗、劃刻、觸摸光盤(pán)裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤(pán)，以免造成損壞。高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。光盤(pán)應(yīng)避免接觸外來(lái)磁場(chǎng)，外來(lái)磁場(chǎng)可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃,相對(duì)溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃,相對(duì)溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤(pán)材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤(pán)過(guò)早老化。防止光盤(pán)沾染灰塵和污垢，灰塵對(duì)電子檔案也會(huì)造成危害，有可能會(huì)污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實(shí)嚴(yán)格防塵措施。
4.3電子檔案使用條件的保護(hù)
由于電子文件是通過(guò)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的工作軟件或平臺(tái)才能識(shí)讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過(guò)時(shí)或電子文件運(yùn)行的條件和平臺(tái)出現(xiàn)了變化，都會(huì)影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護(hù)電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：
4.3.1電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進(jìn)行及時(shí)升級(jí)，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運(yùn)行的需求。
4.3.2對(duì)電子檔案在使用及利用過(guò)程中的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分配與確認(rèn)。不斷更新安全防護(hù)軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
4.3.3鑒于電子載體壽命相對(duì)較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，磁盤(pán)每2年，光盤(pán)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存［3］。
4.3.4對(duì)于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時(shí)采取有效的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。
隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識(shí)及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動(dòng)的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識(shí)，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的新型檔案管理人員隊(duì)伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),GB/T17678.1-1999.
[2]張國(guó)強(qiáng).淺談電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].檔案天地,2010(10):49-50.
[3]劉清枝,嚴(yán)宏蓮,馬嵐.等.檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的創(chuàng)新服務(wù)[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2009.6(2):67.
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