高職院校教務檔案信息化管理探索
教務信息檔案是學校教育教學中一種特殊的工作資源。它不單提供數(shù)據(jù)資料的查證，還可以為學校在管理決策上提供重要的數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)支撐。因此它是學校發(fā)展的一項重要的數(shù)據(jù)資源。以下是小編為大家推薦的相關論文范文，希望能幫到大家，更多精彩內(nèi)容可瀏覽(www.oh100.com/bylw)。
摘要：高職院校教務檔案管理工作是學校教學管理工作的基礎，也是評價一所學校教學管理水平的重要標準。在科學信息化的今天，傳統(tǒng)的手工檔案已逐漸被高效的信息化檔案所取代。文章結合高職院校教務檔案管理工作實際，對高職院校在教務信息檔案上面的一些相關問題進行了分析與研究，并提出了相關改進措施。
關鍵詞：教務管理;信息化檔案;規(guī)范化
隨著科學技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案已逐漸被信息化檔案所替代，其管理的方式方法也同樣出現(xiàn)了信息化趨勢，在檔案的收集與整理，包括使用方面都越來越表現(xiàn)出自動化、網(wǎng)絡化與實時性等特征。這不僅減輕了相關管理人員日常的工作負擔，同時使得檔案在查詢與共享發(fā)布上也變得十分簡單與便捷。教務管理工作是保證學校教育教學機制正常合理運行的樞紐，教務檔案則為學校的教育教學在資料查證參考、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析及管理控制決策方面提供了重要且真實的數(shù)據(jù)資料，同時也為教學評估分析提供真實的數(shù)據(jù)支撐與評價依據(jù)。隨著近年來高職教育的不斷開展，其辦學規(guī)模不斷擴大，教學模式也得以不斷豐富與更新，其教務信息檔案也變得越來越重要。它從客觀層面上反映了一個學校的整體教學管理水平，規(guī)范化的教務信息檔案管理將為學校更好地開展教學提供基本保障。
一、教務檔案管理工作中存在的問題
教務信息檔案是學校教育教學中一種特殊的工作資源。它不單提供數(shù)據(jù)資料的查證，還可以為學校在管理決策上提供重要的數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)支撐。因此它是學校發(fā)展的一項重要的數(shù)據(jù)資源。但目前在教務信息檔案管理工作中仍然存在一些檔案管理的共性問題以及信息化管理所帶來的特殊問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
(一)部分教務管理人員檔案管理意識不強
目前，部分學校的教務管理部門，尤其是學校內(nèi)部的各個教學部門在教務管理工作中并沒有安排或設立專門的教務檔案管理人員。一般由教務管理人員來對相應的教學教務檔案進行管理，而這些管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理相關知識培訓，或因教務教學管理工作所累，檔案管理意識不強，沒有更多的精力去面對繁雜的檔案管理工作，從而造成了檔案歸檔不及時、檔案管理不規(guī)范、檔案遺失等問題。
(二)檔案管理規(guī)范及分類標準不統(tǒng)一
教務檔案應根據(jù)學校在教育教學內(nèi)容和形式對其所產(chǎn)生的歸檔件進行相應的分類，并對歸檔的形式進行統(tǒng)一。但目前仍然存在檔案整理沒有統(tǒng)一的分類標準和存檔形式，大多是按照各個教務管理人員平時的工作習慣對檔案進行存檔歸類，從而造成了在檔案收集和數(shù)據(jù)調(diào)用的時候出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)查詢困難或有重復數(shù)據(jù)產(chǎn)生，使得檔案的整體利用價值下降，同時降低了工作效率。
(三)信息化檔案管理人員專業(yè)能力不高
隨著時代的不斷發(fā)展，檔案信息化被越來越多地運用到教務檔案管理工作中。但在教務檔案信息化管理方面，由于大部分教務教學部門很難找到信息化管理能力和教務管理能力同時都能夠達到要求的工作人員，而又沒有足夠的人手和精力去對工作進行分解，從而在信息化檔案管理操作能力、信息化系統(tǒng)使用及維護能力、信息化檔案安全保障等方面產(chǎn)生諸多問題。
(四)檔案信息化管理工作還需進一步規(guī)范
檔案管理工作在部分學校已經(jīng)有一套基本的管理規(guī)范，但隨著信息化檔案運用越來越普及，對其信息化的管理從工作流程到具體工作內(nèi)容仍然需要進一步完善，如信息化檔案的存檔與提交，通過什么載體對信息化檔案進行共享與發(fā)布，信息化檔案如何與紙質(zhì)檔案進行相對統(tǒng)一管理等方面都需要設立相應的管理流程及規(guī)范。
二、規(guī)范教務信息化檔案的構成與分類
高職教務管理信息化檔案是學校在各級教學及管理實踐活動中所形成并具有一定價值的文字、表格、圖表、圖像、影音視頻等相關電子檔案;隨著電子信息化的飛速發(fā)展，其文件類型也在逐漸增多，但無論其如何增加，教務信息檔案仍然應該按照教務檔案管理的規(guī)范進行相應的分類，以方便將來對這些檔案進行查找與分析。
(一)教務檔案的分類
關于教務檔案如何分類，不同的院�？赡軙鶕�(jù)不同院校的教學特點以及教務管理人員平時的工作習慣進行不同的劃分。筆者認為，從教務教學管理的日常工作內(nèi)容和工作性質(zhì)上來看，教務管理檔案主要分成教務行政職能管理檔案、教學管理檔案及學生學籍檔案三大部分，確定這三大類檔案后再根據(jù)各院校不同特點進行相對細化。
1.教務行政職能管理檔案
此類檔案主要應包含國家相關的法律法規(guī)、管理條例、政策及實施細則等相關規(guī)定，學校及各院系有關教務教學管理的各項規(guī)章制度及實施細則，學校及各院系教務及教學管理相關工作人員的相關檔案等。
2.教學管理相關檔案
此類檔案主要應包含各專業(yè)的專業(yè)建設、課程建設相關文件資料，各類課程開課及課程安排相關信息，教學實施與教學過程控制相關內(nèi)容與信息，教學研討、專業(yè)人才培養(yǎng)方案制定規(guī)劃相關記錄，各類考試安排與考務管理相關表格文檔，各類學生競賽文件、照片、視頻等相關資料，教學質(zhì)量情況調(diào)查統(tǒng)計及教學設施設備的采購與管理等相關材料檔案。專業(yè)建設方面，相關檔案資料可細分為重點專業(yè)建設與普通專業(yè)建設相關材料、專業(yè)建設調(diào)查報告與專業(yè)建設相關規(guī)劃以及各專業(yè)的人才培養(yǎng)模式及計劃進程等�？荚嚬芾矸矫�，相關檔案資料可細分為各類課程考試安排及考務管理相關表格、考試試卷及各類考核成績檔案，學生參與各類職業(yè)資格證書考試、英語、計算機等國家級考試相關信息表格等相關檔案。課程建設方面，相關檔案資料則可細分為精品課程、公共課程、專業(yè)課程建設相關文檔表格資料等。課程建設方面檔案包含的種類較多，其存檔形式應以課程為單位分別包含了課程教材建設材料，課程師資(包含教師的個人相關資料)及教學團隊相關材料，課程相關教學文件、課程標準、授課計劃、教案、課程演示文稿總結等相關材料，學生的實習實訓作業(yè)及相關照片、視頻，同時還應包含實踐課程等相關信息資料檔案。
3.學生學籍信息檔案
此類檔案主要應包含學校及各專業(yè)每學年的新生錄取情況報表，學生相關電子照片、身份證復印件或掃描件，各專業(yè)班級情況表，每學期學生注冊登記及學籍異動情況表，每學年畢業(yè)生情況信息表等相關信息檔案。
(二)高職院校教務檔案分類
隨著高職院校的不斷發(fā)展，在原有的理論教學基礎上，高職教育越來越注重學生的動手操作能力與實驗實訓及創(chuàng)新能力，實踐教學、頂崗實習越來越多地融入到高職教學范疇中來。教務檔案管理本身就涉及學校在教育教學中的方方面面，是一個復雜的管理過程。若在原有的教務檔案管理分類的基礎上對這類檔案進行規(guī)整的話，不但增加了檔案規(guī)整的復雜性，容易產(chǎn)生錯誤，同時在檔案整理與查詢方面也增加了不小的難度。筆者認為，在高職教務檔案管理分類上，應在原有的教務檔案分類基礎上再增加一項“校企合作與實踐實習”信息檔案類別，從而能夠更好的對高職教育在校企合作及實踐實習方面的教學檔案進行整體的分類管理。這其中可包含校企合作相關規(guī)章及協(xié)議、校企合作“訂單班”人才培養(yǎng)方案模式與計劃、企業(yè)專家講座教學、企業(yè)實踐教學、學生頂崗實踐實習及企業(yè)專家信息資料等相關信息檔案。
三、教務信息化檔案管理的規(guī)范性
高職教務信息檔案不但涉及到學校日常教學中方方面面的信息，同時在校企合作、學生實習實踐等方面也會產(chǎn)生大量的信息檔案，因此在管理方面一定要采取必要的規(guī)范化措施以保障檔案管理工作能夠有條不紊的進行。
(一)規(guī)范信息化檔案的類型
教務檔案管理是一項嚴肅的工作，必須保證真實性，然而隨著信息化水平不斷提升，其文件載體與文件類型也多種多樣，這在一定程度上影響了教務信息檔案的統(tǒng)一性，對檔案的收集與整理也造成了很大的困擾，同時也增加了檔案的數(shù)據(jù)分析難度。因此，在教務信息檔案管理過程中，必須要嚴格規(guī)范其文件存儲類型和操作載體，以保證信息檔案文件的統(tǒng)一性。
(二)規(guī)范信息化檔案的文件命名格式
規(guī)范信息檔案的文件命名格式，主要是為了方便檔案有效的歸類與查找，同時可以有效地避免檔案的重復存儲造成的數(shù)據(jù)冗余。
(三)規(guī)范信息化檔案管理的操作流程
任何的管理模式都必須要有一套規(guī)范性的操作流程，在當前信息化的條件下，檔案的收集整理與檢索統(tǒng)計等工作，都可以利用自動化的信息技術來高效完成。這大大提高了檔案管理人員的工作效率，從而能夠最大限度地發(fā)揮信息技術的效能。
四、教務信息化檔案管理的安全策略
當前，是信息爆炸的年代，信息載體隨處可見，這也給教務檔案管理工作帶來了變革，使得其信息的查詢與共享沒有了時間與空間的概念。由于當前網(wǎng)絡環(huán)境復雜，部分教務檔案管理人員的安全意識不足，且教務檔案有其一定的隱私性，因此，加強教務信息檔案管理的安全意識變得尤為重要。
(一)加強教務檔案管理人員的安全意識培訓
通過多種渠道和方法對檔案管理人員進行專業(yè)及能力培訓，提高其計算機應用及軟件操作能力，同時也要增強其安全防范意識。如不要將各種管理檔案存放在公共的網(wǎng)絡平臺上，每一臺服務器、計算機要確定其安全保障范圍，服務器和計算機要有專人進行管理并設置相應的安全口令。
(二)從技術上完善安全防范措施
在教務信息檔案系統(tǒng)中，設定專屬的用戶賬戶、權限及口令，規(guī)定和限制訪問用戶的合法性及操作權限。由專人通過定時備份和及時備份等相關手段，保存好教務信息檔案相關數(shù)據(jù)，確保檔案信息在遺失或系統(tǒng)癱瘓后能夠以最快的速度恢復。教務檔案管理的最終目的是更好地為學校的教育教學提供服務。在完善教務信息化檔案管理工作的同時，我們還應該強化教務檔案管理人員的管理意識，加強其檔案管理的業(yè)務能力，強化管理流程和管理規(guī)范，從而使得教務檔案管理工作能夠更加規(guī)范、有效且順利地開展�？傊�，教務檔案管理工作是學校教學管理工作的基礎，而教務信息化檔案只是教務檔案中的一部分。檔案的信息化管理只是為檔案管理工作所提供的一種工具，并不是檔案管理的全部，因為紙質(zhì)檔案具有明顯的原始性、真實性和權威性，這是信息化檔案所無法替代的，如“學生相關信息”、“校企合作協(xié)議”和“相關的審批材料”等。因此，我們在對教務信息化檔案進行規(guī)范管理的同時，一定要堅持重視紙質(zhì)材料檔案的存檔與管理，并要做好兩者之間的相對統(tǒng)一，以免在檔案查找、利用、檢查與評估的過程中出現(xiàn)材料缺失等相關問題。高職院校的不斷發(fā)展和科學技術水平的不斷提高必然會對高職院校的教務檔案管理工作提出更高的要求。我們一定要充分利用現(xiàn)代化的資源和方法，科學有效地管理好教務檔案，使其能夠在學校今后的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
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