高校圖書館期刊閱覽室管理方式的調(diào)查研究
論文關(guān)鍵詞:期刊閱覽室;管理方式;問(wèn)題及對(duì)策;自動(dòng)化
論文摘要:通過(guò)采訪調(diào)查天津各高校圖書館期刊闊覽室的管理現(xiàn)狀，分析了期刊閱覽室服務(wù)工作中普遙存在的問(wèn)題及對(duì)策，針對(duì)期刊閱覽室管理方式落后及書刊結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題，提出了研究和實(shí)現(xiàn)一套期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)的必要性，為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)做了需求分析。
期刊是刊載科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)和反映科技情報(bào)的主要工具，它及時(shí)報(bào)導(dǎo)和反映國(guó)內(nèi)外科學(xué)技術(shù)的研究成果與發(fā)展趨勢(shì)，由于期刊一般只供閱覽而不外借，各高校圖書館的期刊閱覽室成為科研活動(dòng)集中，活躍和重要的場(chǎng)所，因此需要充分發(fā)揮高校圖書館期刊閱覽室的作用，提高期刊閱覽室的管理水平，最大限度地滿足讀者對(duì)文獻(xiàn)資源的需求。
1、天津各高校圖書館期刊閱覽室的管理方式調(diào)查
高校圖書館期刊管理一般包括兩個(gè)部分:期刊業(yè)務(wù)工作管理和期刊閱覽室管理。天津高校圖書館由于統(tǒng)一使用美國(guó)Sirsi公司的Unicorn Consortia自動(dòng)化聯(lián)合系統(tǒng)，因此天津高校圖書館期刊業(yè)務(wù)工作管理都在該系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)期刊的采購(gòu)、登記(驗(yàn)收)、過(guò)刊裝訂典藏及OPAC公共目錄統(tǒng)一檢索。
天津高校圖書館期刊閱覽室管理大部分采用手工方式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，其管理方式可分為以下幾個(gè)方面:
1.1閱覽用戶管理
閱覽用戶管理采用手工登記方式，當(dāng)讀者進(jìn)人期刊閱覽室時(shí)，向管理人員出示圖書借閱證，由讀者或者管理人員登記讀者姓名、院系等信息。天津各高校圖書館期刊閱覽室的管理大多采用這種方式，例如師范大學(xué)館、工業(yè)大學(xué)館、職業(yè)大學(xué)館、城建學(xué)院館、醫(yī)科大學(xué)館、中醫(yī)藥大學(xué)館等。
手工登記方式需要專門的管理人員進(jìn)行監(jiān)督。這種方式在實(shí)際應(yīng)用中，管理人員一般不會(huì)或者無(wú)法做到認(rèn)真查看讀者圖書借閱證上的信息，確認(rèn)與其本人登記信息一致。在沒(méi)有工作人員值守時(shí)，讀者一般不會(huì)認(rèn)真登記，字跡潦草不易辨認(rèn)，而且紙質(zhì)的登記表，不方便對(duì)閱覽的讀者及其信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
1.2期刊防盜管理
期刊防盜管理使用圖書檢測(cè)儀，期刊中裝有磁條，期刊閱覽室門口安裝有圖書檢測(cè)儀(防盜用的磁條檢測(cè)儀)，防止讀者將書刊帶出閱覽室，有的圖書檢測(cè)儀有簡(jiǎn)單的人次統(tǒng)計(jì)功能。大多數(shù)圖書館內(nèi)部書庫(kù)門口都安裝有若干這樣的防盜用磁條檢測(cè)儀，包括圖書借閱處、現(xiàn)刊閱覽室、過(guò)刊閱覽室，古籍閱覽室等，在讀者試圖將期刊帶出閱覽室時(shí)，圖書檢測(cè)儀會(huì)發(fā)出燈光顯示和音響報(bào)警，提醒期刊閱覽室管理人員發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。
1.3期刊架位管理
一些高校圖書館使用代書板防止亂架，如天津職業(yè)大學(xué)圖書館，即在讀者進(jìn)人期刊閱覽室時(shí)，手工登記姓名、院系等信息后，使用圖書借閱證換取代書板。
2、期刊閱覽室服務(wù)工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策
2.1管理中存在的一些傳統(tǒng)問(wèn)題
(1)亂架。
期刊是按照一定的順序擺放，位置都是固定的，由于期刊閱覽室面積很大，并且實(shí)行開(kāi)架管理，有些讀者在閱覽完期刊后，并沒(méi)有把期刊放回原來(lái)的位置，期刊擺放混亂，影響其他讀者的查找。針對(duì)這一現(xiàn)象，可以采取以下措施來(lái)有效地改善:在期刊擺放位置上明確標(biāo)明該位置期刊的名稱，這樣可以方便讀者在閱覽完期刊后，根據(jù)期刊上的標(biāo)題找到期刊所在位置;有的圖書館期刊閱覽室采用代書板減少亂架。
代書板是傳統(tǒng)圖書館在實(shí)行開(kāi)架借閱后，為減少書刊錯(cuò)架亂架現(xiàn)象所采取的一種有效措施，然而，隨著圖書館逐漸走向自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字化，代書板的使用呈現(xiàn)出諸多弊端，例如限制了人庫(kù)讀者人數(shù)；讀者忘記代書板上的號(hào)碼，使得讀者要在整個(gè)書庫(kù)中尋找自己的代書板，甚至誤取了另外讀者的代書板而造成圖書亂架，這種方式還容易導(dǎo)致圖書借閱證錯(cuò)拿或遺失，給讀者帶來(lái)不必要的損失，本著方便讀者，一切從讀者出發(fā)，以人為本的理念，很多圖書館采取取消代書板，加強(qiáng)讀者教育的方式，熟悉館藏分布及排架方法的讀者可以在瀏覽圖書后將其自行歸位，而另外一些讀者可以將瀏覽不準(zhǔn)備借閱的圖書放在書車中，由工作人員來(lái)歸架。但是對(duì)于期刊閱覽室，使用代書板卻是切實(shí)可行的，因?yàn)槠诳営[室的座位有限，我們可以準(zhǔn)備同樣數(shù)量的代書板，讀者在取閱期刊后使用代書板放在期刊所在位置，這樣可以有效防止亂架，也可以限制讀者一次只能取閱一本期刊，因?yàn)槠诳�、代書板、讀者是一一對(duì)應(yīng)的，能有效降低期刊丟失率，方便管理人員巡庫(kù)時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。
天津師范大學(xué)圖書館期刊閱覽室采用第一種方法，在期刊擺放的位置下方標(biāo)明期刊的名稱，而且將期刊閱覽室中書刊的排架方式說(shuō)明張貼在期刊閱覽室內(nèi)，這種方式可以和代書板結(jié)合使用來(lái)達(dá)到更好的效果。
(2)期刊損壞，丟失。
有些期刊遭到損壞，原因一般是讀者對(duì)期刊的部分內(nèi)容感興趣，但是復(fù)印不方便，才直接撕下帶走，針對(duì)這一問(wèn)題，可以在期刊閱覽室內(nèi)設(shè)置復(fù)印機(jī)，方便讀者復(fù)印;有些圖書館在閱覽室內(nèi)安裝攝像頭，閱覽室管理人員在計(jì)算機(jī)終端上直觀地進(jìn)行監(jiān)督;在閱覽室門口安裝圖書檢測(cè)儀，也可以防止書刊被帶出閱覽室。其次，期刊閱覽室采用開(kāi)放式的閱覽風(fēng)便于管理人員巡庫(kù)和公眾監(jiān)督，也可以降低期刊的損壞率和丟失率。
另外還有讀者同時(shí)拿多本期刊的問(wèn)題，對(duì)于這種浪費(fèi)資源的情況，管理人員可以時(shí)常巡庫(kù)，對(duì)違反規(guī)定的讀者，耐心解釋，勸說(shuō)其遵守期刊閱覽室一次只能取閱一本的規(guī)定，相信只要我們不斷健全管理制度和加強(qiáng)宣傳教育，并隨著讀者素質(zhì)越來(lái)越高，很多問(wèn)題是可以避免發(fā)生的，期刊閱覽室不和諧的現(xiàn)象也會(huì)越來(lái)越少。
2.2期刊結(jié)構(gòu)不合理
館藏書刊資源的種類和質(zhì)量是期刊部門能否有效服務(wù)于教學(xué)、科研的關(guān)鍵所在，長(zhǎng)期以來(lái)，期刊閱覽室沒(méi)有提供一個(gè)暢通有效的渠道接受讀者的反饋，工作人員并不知道讀者對(duì)期刊使用的滿意程度。很多圖書館在采購(gòu)期刊時(shí)，兼顧了期刊連續(xù)性、系統(tǒng)性的基礎(chǔ)上，沒(méi)有了解重點(diǎn)刊物內(nèi)容和注意掌握讀者的閱讀傾向，沒(méi)有根據(jù)時(shí)代的變化和學(xué)校專業(yè)設(shè)置的變化進(jìn)行及時(shí)地調(diào)整，從而導(dǎo)致期刊結(jié)構(gòu)不合理，利用率不高。針對(duì)這一問(wèn)題，應(yīng)該采取先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)讀者信息調(diào)查及反饋工作力度，深人研究讀者需求層次，閱讀類型和心理效應(yīng)等。
3、期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)的需求分析
期刊閱覽室管理中出現(xiàn)的傳統(tǒng)問(wèn)題都可以通過(guò)對(duì)讀者的宣傳教育以及管理人員耐心細(xì)致的服務(wù)來(lái)得到很好的解決，然而，天津大多數(shù)高校圖書館期刊閱覽室的管理還采取手工登記方式，對(duì)于讀者的統(tǒng)計(jì)是基于文本、表格等紙介質(zhì)的，不便于對(duì)讀者數(shù)量，分類及期刊利用率等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，而且數(shù)據(jù)處理手工操作，工作量大，出錯(cuò)率高。為此，需要利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)開(kāi)發(fā)圖書館期刊閱覽室管理系統(tǒng)，在期刊閱覽室的管理中實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、自動(dòng)化，減少工作量，提高效率及可靠性。
通過(guò)對(duì)期刊閱覽室管理工作的內(nèi)容進(jìn)行分析，期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下功能:
(1)讀者管理。
讀者只需掃描圖書借閱證的條碼就可以完成讀者身份驗(yàn)證，讀者詳細(xì)信息的記錄，使期刊閱覽室的管理告別手工登記方式。
(2)期刊閱覽統(tǒng)計(jì)。
能夠?qū)ψx者及其取閱期刊進(jìn)行記錄，了解不同讀者群的閱讀興趣，不同種類期刊的利用率，以指導(dǎo)期刊的訂閱和采購(gòu)，優(yōu)化資源配置，更好地根據(jù)讀者的期望提供各類資料。
(3)期刊復(fù)印管理。
期刊閱覽室一般會(huì)為讀者提供復(fù)印服務(wù)，此功能幫助工作人員管理和記錄讀者復(fù)印期刊的情況。
(4)統(tǒng)計(jì)分析。
此功能模塊可以對(duì)各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，有針對(duì)性地對(duì)讀者開(kāi)展宣傳、輔助和引導(dǎo)工作，把期刊中特定領(lǐng)域有參考價(jià)值的文獻(xiàn)主動(dòng)介紹給相關(guān)的讀者，進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平。
期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)可以集存儲(chǔ)、分析、統(tǒng)計(jì)、打印于一身，節(jié)省人力物力而且調(diào)用方便，統(tǒng)計(jì)快捷，準(zhǔn)確性高。
4、總結(jié)
本文通過(guò)采訪調(diào)查天津各高校期刊閱覽室的管理方式，分析了期刊閱覽室的管理現(xiàn)狀，探討了完善期刊閱覽室管理的方法，為構(gòu)建期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)做好了需求分析。
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