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  • 檔案數(shù)字化實(shí)施方法

    時(shí)間:2022-07-24 07:32:46 檔案 我要投稿
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    檔案數(shù)字化實(shí)施方法

      檔案數(shù)字化不單是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案,還需要制定相關(guān)的管理規(guī)范,以及制作流程來進(jìn)行實(shí)施與管理。下面yjbys小編跟大家分享一下檔案數(shù)字化的實(shí)施方法!

      1、數(shù)字化實(shí)施過程的管理工作

      由辦公室集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理并實(shí)施。

      統(tǒng)一管理可以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),保證質(zhì)量,協(xié)調(diào)進(jìn)度,并可提高效率,降低成本。

      2、盡量收集電子文檔

      目前,文檔信息的處理大都已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化,所以,及時(shí)和盡可能全面的收集電子文檔,不但可降低檔案資料數(shù)字化的成本,提高檔案資料數(shù)字化的效率,也可改善檔案資料利用效果。

      3、數(shù)字化過程的流程管理

      隨著數(shù)字化技術(shù)的改善,以及數(shù)字化實(shí)施管理經(jīng)驗(yàn)的積累,紹林科技已將數(shù)字化處理過程開發(fā)成規(guī)范化的數(shù)字化流程管理計(jì)算機(jī)程序,使實(shí)體檔案資料的數(shù)字化工作依程序規(guī)范、有序的進(jìn)行,并且,能像飛機(jī)上的黑匣子一樣詳細(xì)、具體且無聲無息的記錄整個(gè)數(shù)字化處理過程,以方便管理、統(tǒng)計(jì)與責(zé)任劃分。

      4、掃描文件通過OCR識(shí)別,以方便利用和搜索

      3Hmis內(nèi)嵌有文件掃描模塊,亦容許采用第三方掃描軟件,容許采用任何第三方OCR軟件。

      如果OCR結(jié)果僅用于全文搜索,一般可不必校對(duì),但要作為正式文檔管理,則需經(jīng)過校對(duì)程序。

      5、已有實(shí)體檔案的數(shù)字化處理流程

      實(shí)體檔案資料的數(shù)字化工作流程,一般包含以下內(nèi)容:

      1)確定檔案資料分類管理架構(gòu)并依管理職責(zé)授權(quán)

      2)取卷

      3)檔案資料定義(檔案資料著錄)

      4)拆卷

      5)錄入卷內(nèi)文件信息

      6)掃描、OCR與上傳

      7)校對(duì)

      8)封面、目錄打印,案卷重新裝訂并放回檔案資料柜

      9)審核確認(rèn)

      等。

      6、待歸檔文件的收集與數(shù)字化處理流程

      對(duì)于已處理完畢,但還未歸檔的檔案資料材料,其處理流程如下:

      1)歸檔材料收集,如有可能,盡量收集到電子文檔

      2)分類

      3)檔案定義(檔案著錄)

      4)錄入卷內(nèi)文件信息

      5)掃描、OCR與上傳,如有電子文檔,則不一定要掃描紙質(zhì)原文件

      6)校對(duì)

      7)封面、目錄打印,案卷裝訂并放入檔案資料柜

      8)審核確認(rèn)

      等。

      7

      7、檔案數(shù)字化處理的發(fā)展建議

      3Hmis已具備全面、完整且非常專業(yè)的檔案資料管理功能,未來的數(shù)字化重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)字化歸檔材料的收集上,比如說,從OA系統(tǒng)或其它專業(yè)系統(tǒng)收集數(shù)字化歸檔材料等,3Hmis提供了二次開發(fā)接口,通過二次開發(fā),可按需要,實(shí)時(shí)、自動(dòng)的將其他系統(tǒng)中的待歸檔材料轉(zhuǎn)入檔案資料數(shù)據(jù)庫中,以方便歸檔、管理與利用。

      檔案資料數(shù)字化后,對(duì)于數(shù)字化文件進(jìn)行校正并加蓋歸檔專用的電子印章,固化數(shù)字化文件,應(yīng)該是一種非常好的檔案資料數(shù)字化安全管理措施,建議條件成熟時(shí)采用。

      另外,條形碼與電子標(biāo)簽的應(yīng)用,將有效提高檔案資料管理的科技含量、管理水平與管理效率,建議適時(shí)采用。

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