商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作技巧
是在商務(wù)交往中，規(guī)范的商務(wù)用語(yǔ)往往能給他們留下嚴(yán)謹(jǐn)、成熟的印象，為其成功打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。談到規(guī)范，就要從最基礎(chǔ)的商務(wù)信件說(shuō)起，這是從事國(guó)際貿(mào)易人士經(jīng)常要處理的。下面簡(jiǎn)單闡述了商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作及其翻譯技巧。
1 外貿(mào)工作中商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作技巧
商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對(duì)公司的評(píng)估，給客戶的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著公司的形象，顯示公司的水平和實(shí)力。同時(shí)，也可以用這種方式來(lái)評(píng)估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通，在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此，商務(wù)信函的寫作技巧是國(guó)際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。
一封商務(wù)信函通常由信頭(Letterhead)、信函編號(hào)(Reference Number)、日期(Date)、信內(nèi)地址(Inside Address)、請(qǐng)某人注意行(Attention)、稱呼(Salutation )、主題(Subject)、正文(Body of theletter)、結(jié)尾敬辭(Complimentary Close)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)組成。其中信頭、日期、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬辭和簽名是不可缺少的組成部分，其他部分可根據(jù)公司習(xí)慣和信函具體內(nèi)容有所增減。因此要符合上述交流的要求，并且樹(shù)立起專業(yè)，以顧客為本和思維清晰的形象，要注意如下一些問(wèn)題。
1.1 讀者
了解讀者是成功的關(guān)鍵。無(wú)論任何交流(無(wú)論是文書的還是口頭的交流)的首要原則便是了解聽(tīng)眾，一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。
1.2 遣詞
簡(jiǎn)單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示，如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平，那他們理解起來(lái)就會(huì)更快。在生意場(chǎng)上的人，無(wú)論是老板還是打工族都沒(méi)有時(shí)間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思，盡量挑選短小精悍的簡(jiǎn)單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語(yǔ)言。如果給這樣的團(tuán)體寫信，行話就能比平常的語(yǔ)言更清晰更準(zhǔn)確地解釋某些概念，也有助于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。
1.3 造句
句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們?cè)诳措娨暻榫跋矂r(shí)也是這樣一個(gè)情形，他們一打開(kāi)電視，因?yàn)槭煜∏榈陌l(fā)展看到中間就會(huì)開(kāi)溜去看其他頻道，然后再回來(lái)看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒(méi)在長(zhǎng)句的中間位置，這樣可能會(huì)被人忽略漏看。
商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長(zhǎng)度為15～18個(gè)單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長(zhǎng)度。如果超過(guò)18個(gè)單詞，讀者看到這種句子要么會(huì)跳過(guò)中間的細(xì)節(jié)，要么就會(huì)錯(cuò)誤地理解句意，因此長(zhǎng)句應(yīng)切成兩到三個(gè)短句為宜。
最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長(zhǎng)短不同的句子組成。太多長(zhǎng)句會(huì)使人不知所措，太多短句則讀起來(lái)像是小兒絮語(yǔ)，長(zhǎng)短句交錯(cuò)的文章對(duì)讀者最具吸引力。
標(biāo)點(diǎn)超過(guò)四處的句子令人難以卒讀。句子因?yàn)樘珡?fù)雜而需要那么多的標(biāo)點(diǎn)的話，讀者是很難讀懂的。把這樣的長(zhǎng)句斷成兩句或更多的短句，這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點(diǎn)。表達(dá)三個(gè)乃至更多觀點(diǎn)時(shí)使用列表是最好的辦法，標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn)，而且也留有空白的間隔。
1.4 分段
信函、備忘錄和報(bào)告的起始段落與結(jié)尾段落的長(zhǎng)度不應(yīng)超過(guò)三到四行。從心理學(xué)的角度上看，如果段落過(guò)長(zhǎng)，就可能使讀者不愿意花時(shí)間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡(jiǎn)短扼要，明白說(shuō)明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動(dòng)。意思表達(dá)得越清楚越準(zhǔn)確，越有可能得到想要的效果，位于信函、備忘錄或報(bào)告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過(guò)8行長(zhǎng)。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長(zhǎng)篇大論，他們會(huì)撇開(kāi)中間的段落只看第一和最后一句。因此，為了保證讀者不漏掉重要的信息，將段落長(zhǎng)
度控制在8行以內(nèi)是最好的。
電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3行長(zhǎng)，主題部分段落長(zhǎng)度不應(yīng)該超過(guò)5行。凡事為讀者著想起見(jiàn)，盡可能縮短段落。
1.5 外觀
外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函，電子郵件或報(bào)告的外觀如何，在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開(kāi)閱讀。如果其書寫潦草難懂，那對(duì)方可能就會(huì)忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。
選擇合適的字體和字號(hào)。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)�，F(xiàn)在有了word軟件，人們有機(jī)會(huì)使用多種大量不同的字體，但是如果同時(shí)使用多種字體，寫出的東西就會(huì)獲得“勒索信”一樣的效果。字號(hào)要慎重的選擇，太小太大都不利于讀者的閱讀。
絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來(lái)寫。有些人以為這樣可以突出個(gè)人的風(fēng)格或趣味，于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來(lái)寫。但是這些字體很難閱讀，如果不加節(jié)制的濫用，反倒使它們喪失了正常的功用——對(duì)某些單詞或習(xí)語(yǔ)起到強(qiáng)調(diào)作用。只在其強(qiáng)調(diào)作用時(shí)用大寫字母、粗體字或斜體字。
2 外貿(mào)工作中商務(wù)英語(yǔ)信函的翻譯技巧
本文以一個(gè)簡(jiǎn)單的商業(yè)回復(fù)信函為例來(lái)介紹一些商務(wù)英語(yǔ)信函的翻譯技巧�；睾瘍�(nèi)容：一是我方獲悉貴公司的名稱和地址。二是愿與貴公司建立商業(yè)合作關(guān)系。三是本公司經(jīng)營(yíng)五金產(chǎn)品多年，聲名卓越，擁有可靠的銷售渠道 。四是為使貴公司對(duì)我公司有更好了解，先寄去我公司宣傳冊(cè)一本 。五是盼早日回復(fù)。
商務(wù)英語(yǔ)信函格式，跟普通英語(yǔ)不同，以啟始用語(yǔ)為例。
2.1 建立貿(mào)易關(guān)系
(1)我們?cè)概c貴公司建立商務(wù)關(guān)系。
(2)我們希望與您建立業(yè)務(wù)往來(lái)。
(3)我公司經(jīng)營(yíng)電子產(chǎn)品的進(jìn)出口業(yè)務(wù)，希望與貴方建立商務(wù)關(guān)系。
例句：
(1)We are willing to eatablish trade relations with your company.
(2) We hope to establish business relations with you.
(3) Our company handles electronic product import and export business form， hoping to entering into business relations with you.
2.2 自我推薦
本公司經(jīng)營(yíng)這項(xiàng)業(yè)務(wù)已多年，并享有很高的國(guó)際信譽(yù)。
例句：
Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.
2.3 推銷產(chǎn)品
(1)我們新研制的……已推出上市，特此奉告。
(2)我們盼望能成為貴公司的……供應(yīng)商。
(3)我們的新產(chǎn)品剛剛推出上市，相信您樂(lè)于知道。
(4)相信您對(duì)本公司新出品的……會(huì)感興趣。
例句：
(1)We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed….
(2)We are pleased to get in touch with you for the supply of….
(3)You will be interested to hear that we have just marketed our new product.
(4)You will be interested in our new product…….
2.4 索取資料
(1)我們對(duì)貴方的新產(chǎn)品……甚感興趣，希望能寄來(lái)貴公司的產(chǎn)品目錄及價(jià)目表。
(2)我們從紐約時(shí)報(bào)上看到貴公司的廣告，但愿能收到產(chǎn)品的價(jià)目表及詳細(xì)資料。
(3)獲知貴公司有……已上市，希望能賜寄完整的詳細(xì)資料。
(4)如蒙賜寄貴公司新產(chǎn)品的詳細(xì)資料，我們將深表感激。
(5)如蒙賜寄有關(guān)……的樣品和價(jià)目表，我們將甚為感激。
例句：
(1)We are interested in your newproduct…and shall be pleased to have a catalog and price list.
(2)We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details of your terms.
(3) Hear that you have listed……，hoping to receive the full details.
(4) we will be grateful if you send your new product details.
(5)We should be obliged if you would send us patterns (or samples)and price lists of your….
2.5 寄發(fā)資料
(1)欣寄我方目錄，提供我方各類產(chǎn)品的詳細(xì)情況。
(2)欣然奉上我方產(chǎn)品樣品，在貴方展廳展出。
例句：
(1)We have pleasures in sending you our catalogue， which gives full information about our various products.
(2)We should be pleased to offer the samples to give a demonstration at your premise.
2.6 附寄資料
(1)隨函附上本公司新出品的……樣品，請(qǐng)查收。
(2)隨函附上購(gòu)貨合同第××號(hào)兩份，希查收，諒無(wú)誤。請(qǐng)會(huì)簽并
退我方一份備案。
(3)我們很高興地附上詢價(jià)單第××號(hào)，請(qǐng)貴方報(bào)離岸價(jià)格。
(4)我們確認(rèn)向貴方購(gòu)買……隨函附上訂單確認(rèn)書供參照。
例句：
(1)You will find enclosed with this letter a sample of new….
(2)Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…，which we trust will be found in order.Kindly sign and returnone copy for our file.
(3)We are very pleased to attach the Inquiry No.，please offerFOB prices.
(4)We confirm having purchased... ... from you ， enclosing the confirmation order for your reference.
3 結(jié)語(yǔ)
商務(wù)英語(yǔ)的翻譯不同于一般的文學(xué)翻譯。對(duì)這類特殊用途的英語(yǔ)的翻譯通常采用以讀者為中心的歸化策略，對(duì)原文的形式、內(nèi)容、語(yǔ)言等方面進(jìn)行過(guò)濾。了解了這些特點(diǎn)，將有助于商務(wù)英語(yǔ)的翻譯。
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