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Office2010的自動保存和恢復(fù)功能詳述
當(dāng)你在埋頭辛苦編輯Excel、Word或PPT文檔的時(shí)候，如果突然發(fā)生斷電、系統(tǒng)崩潰、意外誤操作，這時(shí)候你一定很崩潰。下面小編將以Excel2010為例詳細(xì)闡述其中自動保存功能的工作機(jī)理和恢復(fù)文件的訪問方法，Word和PPT的功能與此類似，可以相形參照。
【設(shè)置方法】
首先，要讓Excel能夠自動進(jìn)行后臺的定時(shí)保存，需要在Excel選項(xiàng)中開啟這一功能，如下圖所示：
如上圖所示，勾選“保存自動恢復(fù)信息時(shí)間間隔”的復(fù)選框可以開啟“自動定時(shí)保存”的功能，右側(cè)數(shù)值調(diào)節(jié)框中可以設(shè)置自動保存的時(shí)間間隔，最短為1分鐘，最長為120分鐘。
下側(cè)“自動恢復(fù)文件位置”則是自動保存的臨時(shí)文件存放路徑，
在Win7系統(tǒng)下默認(rèn)為：C:\Users\<用戶名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel，
WinXP系統(tǒng)下則默認(rèn)為：C:\Documents and Settings\<用戶名>\Application Data\Microsoft\Excel。
還有一個(gè)選項(xiàng)，名字很長“如果我沒保存就關(guān)閉，請保留上次自動保留的版本”，這個(gè)選項(xiàng)關(guān)系到您的工作在意外關(guān)閉時(shí)是否仍可以找到自動保存的備份文檔，是充分享受這個(gè)自動保存功能所帶來的好處的關(guān)鍵所在，務(wù)必勾選!
【運(yùn)作機(jī)理】
自動保存的運(yùn)作機(jī)理如下：
1，要讓自動保存起作用的文檔必須是至少保存過一次的文檔(也就是硬盤中存在的文檔)，如果是在程序中直接新建的空白文檔，需要先保存為硬盤中的某個(gè)文檔以后才可以啟用此功能。
2，在前一次保存(包括手動保存或自動保存)后，在文檔發(fā)生新的修改后，系統(tǒng)內(nèi)部的計(jì)時(shí)器開始啟動，到達(dá)指定的時(shí)間間隔后發(fā)生一次自動保存動作。相反，如果在前一次保存后，文檔中并沒有發(fā)生過新的修改變化，則不會激活計(jì)時(shí)器，也不會激發(fā)定時(shí)保存的動作。
3，只有在Excel程序窗口被激活的狀態(tài)下，計(jì)時(shí)器才會工作。假設(shè)我打開了Excel，并進(jìn)行了修改，但我又切換到IE里面去瀏覽網(wǎng)頁了，此時(shí)計(jì)時(shí)器將停止工作，即使過上一個(gè)小時(shí)，也不會發(fā)生自動保存的動作。
4，在計(jì)時(shí)器工作過程之中，如果提前發(fā)生了手動存檔事件，計(jì)時(shí)器將清零停止工作。這一點(diǎn)很好理解，因?yàn)楦鶕?jù)第一點(diǎn)，只有在前一次保存后發(fā)生新的修改時(shí)才會開始計(jì)時(shí)器的工作，因此當(dāng)進(jìn)行手動保存時(shí)，就相當(dāng)于一次歸零操作，所有修改被即時(shí)保存，沒有產(chǎn)生新的未保存的修改項(xiàng)目。
5，在一次自動保存事件發(fā)生過后，如果文檔沒有新的編輯動作產(chǎn)生，計(jì)時(shí)器也不會開始工作。其原因與上面第3點(diǎn)相同。
【功能作用效果】
如何體現(xiàn)自動保存功能正在發(fā)生作用?
在滿足前述條件，發(fā)生自動保存的事件后，可以在Excel功能區(qū)上依次單擊“文件”→“信息”，打開當(dāng)前文檔的信息面板，可以在“管理版本”的區(qū)域中看到當(dāng)前文檔自動保存所生成的歷史版本，例如下圖中顯示了這個(gè)文檔在16:35、16:41和16:44分別發(fā)生過三次自動保存事件，生成了三個(gè)歷史文檔。這里的三個(gè)文檔的時(shí)間間隔與您所設(shè)置的自動保存間隔并不一致，根據(jù)前面所述的運(yùn)作機(jī)理可以知道，這個(gè)時(shí)間所反映的只是您的編輯動作所發(fā)生的時(shí)間與設(shè)定的保存間隔綜合作用的結(jié)果。
同樣在這個(gè)界面中，您可以選擇打開和恢復(fù)某個(gè)歷史版本，也可以選擇刪除這些歷史版本。當(dāng)你沒辦法使用Ctrl+Z來撤銷返回到十幾分鐘前的某個(gè)文檔狀態(tài)時(shí)，可以使用這個(gè)功能恢復(fù)到某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的歷史版本，對許多人來說這是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。
【臨時(shí)文件】
自動保存功能會產(chǎn)生臨時(shí)文件，在哪里可以找到這些臨時(shí)文件對于發(fā)生意外以后的恢復(fù)至關(guān)重要。
那么上圖中所謂的歷史版本文件到底在哪里呢?在第一張附圖中，顯示了選項(xiàng)設(shè)置時(shí)的文件存放路徑，在Win7系統(tǒng)下默認(rèn)為：C:\Users\<用戶名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel，WinXP系統(tǒng)下則默認(rèn)為：C:\Documents and Settings\<用戶名>\Application Data\Microsoft\Excel。
在這個(gè)路徑下會有一個(gè)<文檔文件名>+隨機(jī)數(shù)字組成的文件夾，如下圖所示。在這個(gè)文件夾里面，每發(fā)生一次自動保存事件，都會生成一個(gè)名為“<文檔文件名>((Autosaved-隨機(jī)數(shù)字)).xlsb”的文件，有過幾次自動保存，就會生成幾個(gè)文件�？梢钥吹轿募男薷臅r(shí)間與之前在“版本信息”中所看到相一致。
這個(gè)文件夾中的臨時(shí)文件可以直接用Excel打開，打開時(shí)會在信息欄(編輯欄上方)顯示此文檔是“自動保存的版本”，而且是只讀方式，在“信息”面板中也會顯示相同信息，如下圖所示。點(diǎn)擊“還原”按鈕就可以把臨時(shí)文件的內(nèi)容和狀態(tài)覆蓋為此文檔的最新狀態(tài)。
【意外恢復(fù)】
如果文檔沒有保存就關(guān)閉，究竟會發(fā)生些什么?
如果在關(guān)閉Excel之前，對當(dāng)前編輯的Excel文檔進(jìn)行了手動保存，那么之前所提到的臨時(shí)文件夾就會自動消失。如果在關(guān)閉的之前沒有進(jìn)行手動保存，分兩種情況進(jìn)行討論：
1，關(guān)閉文檔時(shí)系統(tǒng)詢問是否保存時(shí)點(diǎn)了“否”。這個(gè)要命的“否”啊也許就會讓你一個(gè)晚上的工作白費(fèi)，但是在Excel2010里面還是有救!之前所提到那個(gè)自動保存路徑下面以這個(gè)文檔命名的文件夾還是會存在，并在其中保留著所有歷史版本。最近的一個(gè)自動保存版本會以“<文檔文件名>((Unsaved-隨機(jī)數(shù)字)).xlsb”來命名。
這個(gè)時(shí)候，如果您直接打開之前未保存的文檔，看到的就是一晚工作白干的慘狀。不要急，依次單擊【文件】——【信息】，在信息面板里面可以看到所有歷史版本，還有最近一次的版本的補(bǔ)充信息為”當(dāng)我沒保存就關(guān)閉時(shí)“，如下圖所示。點(diǎn)擊這個(gè)版本就能讓你有地獄到天堂的感覺。
除了上面的辦法，也可以直接到前面所說的臨時(shí)文件夾里打開Unsaved文件，里面的狀態(tài)就是最近一次自動保存時(shí)的狀態(tài)。這個(gè)文件打開時(shí)會在信息欄(編輯欄上方)顯示此文檔是“已恢復(fù)未保存的文件”，而且是只讀方式，在“信息”面板中也會顯示相同信息，如下圖所示。點(diǎn)擊“還原”按鈕就可以把臨時(shí)文件的內(nèi)容和狀態(tài)覆蓋為此文檔的最新狀態(tài)。
當(dāng)然，保留這些臨時(shí)文件的前提條件是，在第一張圖的Excel選項(xiàng)中勾選了“如果我沒保存就關(guān)閉，請保留上次自動保留的文件”復(fù)選框，這個(gè)選項(xiàng)是默認(rèn)勾選的。
2，Excel進(jìn)程意外退出。這也是很常見的崩潰情況，這種情況下臨時(shí)文件也都還是老樣子存在，并且在您直接打開原先未保存的文檔時(shí)，會在窗口中自動出現(xiàn)“文檔恢復(fù)”面板，在其中顯示歷史版本，您可以選擇任意一個(gè)版本進(jìn)行恢復(fù)。
【其他補(bǔ)充】
這個(gè)版本的自動保存功能能夠避免很多意外情況下的文檔未保存所造成的后果了，但您還是需要注意一條，千萬不要在發(fā)生錯(cuò)誤以后還再點(diǎn)擊“保存”按鈕，一旦您按了保存并關(guān)了文檔，一切臨時(shí)文件就全都成浮云了。
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