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Word邀請(qǐng)函怎么制作
邀請(qǐng)函通常分為固定不變的主要內(nèi)容和變化的主要內(nèi)容。比如該邀請(qǐng)函,除邀請(qǐng)人的姓名和稱謂是變化的主要內(nèi)容外,其他主要內(nèi)容都是固定的主要內(nèi)容。要完成本案例需要三步。
第一步:創(chuàng)建主文檔(主文檔用是邀請(qǐng)函中固定不變的主要內(nèi)容,用word制作)
第二步:創(chuàng)建數(shù)據(jù)源(數(shù)據(jù)源中包含邀請(qǐng)函中變化的主要內(nèi)容。比如姓名、性別等。郵件合并功能支持很多種數(shù)據(jù)源,最常用的是excel工作表。
數(shù)據(jù)源中合作伙伴的姓名、性別是我們邀請(qǐng)函中要用到的數(shù)據(jù)。
第三步:進(jìn)行郵件合并
(1)開(kāi)始郵件合并。
打開(kāi)已經(jīng)創(chuàng)建好的主文檔,選擇郵件選項(xiàng)卡,單擊“開(kāi)始郵件合并”,選擇”信函”
(2)選擇“收件人”。
此處的收件人就是excel數(shù)據(jù)源中合作伙伴的姓名。在下拉列表中選擇“使用已有列表”,單擊瀏覽,選擇已經(jīng)創(chuàng)建好數(shù)據(jù)源文件,選擇保存聯(lián)系人信息的工作表名稱。單擊確定按鈕。
(3)插入合并域
合并域就是邀請(qǐng)函中動(dòng)態(tài)變化的主要內(nèi)容。本案例中的合并域是姓名和性別。
將光標(biāo)定位在要插入的位置,在“插入合并域”下拉列表中選擇姓名,
在姓名后面,應(yīng)該要插入性別。但是,在excel工作表中,性別欄為“男”“女”,如果直接以這樣的文字某男或某女的名字顯示在邀請(qǐng)函中顯然是不合適的。
這種情況下,我們希望顯示性別的時(shí)候做一下判斷,如果性別中是“男”,則顯示先生,如果性別中是“女”,則顯示女士。這時(shí),我們需要用到規(guī)則。
單擊“規(guī)則”,在下拉列表中選擇“如果……那么……否則”命令,判斷的域名為“性別”,比較條件是等于,比較對(duì)象是“男”,則插入此文字中輸入“先生”;否則插入文字中輸入“女士”,單擊確定。這樣,如果數(shù)據(jù)源中的性別為難,此處顯示先生,否則顯示女士。
(4)預(yù)覽。
單擊“預(yù)覽結(jié)果”,可以逐條查看設(shè)計(jì)好的邀請(qǐng)函。單擊箭左右頭可以預(yù)覽上一條記錄和下一條記錄。
(5)將生成的文檔合并到新文檔中。
單擊“完成并合并”,選擇“編輯單個(gè)文檔”,可以把生成的所有邀請(qǐng)函合并成一個(gè)新的文檔。
這樣,利用郵件合并制作邀請(qǐng)函就完成了。
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