office辦公應(yīng)用軟件技巧分享2017

　　平時(shí)在用到辦公應(yīng)用軟件的時(shí)候肯定遇到過一些小麻煩，小編為大家介紹一下平時(shí)不會(huì)注意用到的小竅門，會(huì)有意想不到的神奇效果喲~

　　word文檔篇

　　大家平時(shí)肯定經(jīng)常用到word軟件來敲打報(bào)表，日常會(huì)議等一些相關(guān)記錄，小編在這里給大家推薦一下不錯(cuò)又方便的小技巧哦。

　　1：同時(shí)保存所有打開的Word文檔

　　有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí)，每個(gè)文件要逐一保存，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，有沒有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí)，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令，這可就方便多了。

　　2： 巧妙設(shè)置文檔保護(hù)

　　在用Word 2000/XP打印一份文件時(shí)，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時(shí)離開一下，關(guān)閉文件吧，既費(fèi)事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護(hù)窗體”，然后設(shè)上密碼。怎么樣，光標(biāo)跑到了文件頭，任你怎么移動(dòng)鼠標(biāo)、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯(cuò)吧。等回來時(shí)，執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護(hù)”命令，一切又正常了。

　　3： 編輯長(zhǎng)文件更輕松

　　相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長(zhǎng)文檔時(shí)，有時(shí)需要將文章開始的多處內(nèi)容復(fù)制到文章末尾。但通過拖動(dòng)滾動(dòng)條來回移動(dòng)非常麻煩，還會(huì)出錯(cuò)。其實(shí)只要將鼠標(biāo)移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當(dāng)位置，發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭，此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，文檔編輯區(qū)會(huì)被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開頭的內(nèi)容，在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復(fù)制內(nèi)容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復(fù)制相距很遠(yuǎn)且處數(shù)較多的內(nèi)容。

　　4： 取消“自作聰明”的超級(jí)鏈接

　　當(dāng)我們?cè)赪ord文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會(huì)自動(dòng)為我們轉(zhuǎn)換為超級(jí)鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會(huì)啟動(dòng)IE進(jìn)入超級(jí)鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會(huì)覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)槌��?jí)鏈接了。

　　5： 將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格

　　先打開帶表格的Word文件，接著選中整個(gè)表格，先將光標(biāo)放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶框的十字模樣的標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì)變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“復(fù)制”;然后打開Excel，再單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中有6項(xiàng)菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。

　　6：在Word文檔中插入MP3文件

　　在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項(xiàng)中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標(biāo)移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對(duì)象”選項(xiàng)，在打開的“對(duì)象”對(duì)話框中，選擇“由文件創(chuàng)建”活頁卡片，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對(duì)話框中找到準(zhǔn)備插入的MP3文件，并確定。當(dāng)“瀏覽”對(duì)話框自動(dòng)關(guān)閉后，點(diǎn)擊“由文件創(chuàng)建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會(huì)兒，插入點(diǎn)就會(huì)出現(xiàn)MP3文件的圖標(biāo)，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。

　　Excel篇

　　電子表格是做會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)方面工作小伙伴經(jīng)常用到的軟件啦，小編這里有很多不錯(cuò)的小技巧告訴大家哦~

　　1：在Excel中快速輸入特殊符號(hào)報(bào)表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實(shí)這都是不正確的，“00”是數(shù)字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數(shù)字的大寫，而“二”是中文數(shù)字的小寫，它們之間都不匹配。經(jīng)過仔細(xì)摸索，筆者發(fā)現(xiàn)被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕松地輸入常用符號(hào)。打開中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態(tài)下，用鼠標(biāo)右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標(biāo)志，這里選“單位符號(hào)”，這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數(shù)字上，按鍵盤上的Q鍵或用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進(jìn)來。2：在Excel中快速輸入大寫數(shù)字在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號(hào))，松開Shift鍵，然后輸入任一數(shù)字鍵，就得到相對(duì)應(yīng)的大寫數(shù)字了。另外，財(cái)會(huì)人員常用的單位詞，如“個(gè)、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對(duì)應(yīng)的漢語拼音第一個(gè)字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。3：彩色Excel表格顯示打印兩不誤

　　如果將Excel工作表中的數(shù)據(jù)設(shè)置為彩色格式，而打印機(jī)為黑白打印機(jī)，那么工作表中的彩色區(qū)域打印出來的效果可能會(huì)不理想。在不更改工作表顏色設(shè)置的情況下，可以進(jìn)行如下設(shè)置：

　　1.在“文件”菜單中，單擊“頁面設(shè)置”命令。

　　2.單擊“工作表”選項(xiàng)，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項(xiàng)。如果使用的是彩色打印機(jī)，選擇該選項(xiàng)可減少打印所需時(shí)間。

　　3.單擊“確定”按鈕。

　　現(xiàn)在，你的Excel工作表在屏幕上看起來仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯(cuò)吧!

　　4： 在Excel中快速輸入小數(shù)

　　利用Excel處理數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)要輸入一些小數(shù)，有時(shí)一整列都是小數(shù)，這樣對(duì)輸入速度有很大影響，大家不妨來試試這個(gè)辦法：點(diǎn)擊“工具/選項(xiàng)”，在彈出的的“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“編輯”選項(xiàng)，然后選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”的復(fù)選框，并在“位數(shù)”框內(nèi)設(shè)定小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)。這樣當(dāng)你輸入小數(shù)時(shí)就不用再輸入小數(shù)點(diǎn)了，它會(huì)將你輸入的數(shù)字根據(jù)設(shè)置的小數(shù)點(diǎn)位數(shù)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為小數(shù)!如設(shè)置位數(shù)是1位，輸入123就自動(dòng)變?yōu)?2.3了。

　　5：在Excel中少用鼠標(biāo)的方法

　　在Excel中快速編輯數(shù)據(jù)時(shí)，當(dāng)想對(duì)單元格做改動(dòng)時(shí)，因?yàn)榻?jīng)常需要用到鼠標(biāo)，從而使編輯速度大大減慢。其實(shí)你可以使用一個(gè)快捷鍵──F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。方法如下：利用方向鍵選擇要編輯的單元格，按下F2鍵，編輯單元格內(nèi)容。編輯完成后，按Enter鍵確認(rèn)所做改動(dòng)，或者按Esc鍵取消改動(dòng)。

　　PPT篇

　　幻燈片是大家在辦公會(huì)議上經(jīng)常用到的軟件啦，在會(huì)議中向老板，公司老總做報(bào)告的時(shí)候，清晰清楚的PPT，總能贏得老板的好感的~

　　1： PowerPoint的特殊播放模式

　　在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過程中，往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí)，一般會(huì)處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。

　　2：幻燈片播放速度隨意設(shè)

　　用PowerPoint2002制作幻燈片時(shí)，“自定義動(dòng)畫”的“速度”只有5個(gè)選項(xiàng)，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時(shí)播放動(dòng)畫需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時(shí)可以先在“自定義”動(dòng)畫的任務(wù)窗口中選中所定義的動(dòng)畫，點(diǎn)擊右側(cè)的小三角，選中“計(jì)時(shí)”項(xiàng)，然后在彈出的對(duì)話框中找到“速度”項(xiàng)，將它修改為合適的速度即可(最長(zhǎng)不能超過60小時(shí))。

　　3：在窗口中播放PPT幻燈片

　　通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻燈片，如果你想在播放幻燈片的過程中與其他窗口進(jìn)行配合，以增強(qiáng)演示效果，那么你可以使用PPT的窗口播放模式。啟動(dòng)該模式的方法是：打開PPT文件，按住Alt鍵，然后依次按下D鍵和V鍵。此時(shí)，幻燈片將在PPT窗口進(jìn)行播放，這樣你就可以拖動(dòng)、最小化和改變這個(gè)窗口的大小了。

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