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關(guān)于網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的需求和設(shè)計
辦公自動化（簡稱OA），是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的需求和設(shè)計，供大家參考閱讀，希望對你有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
一、辦公自動化
隨著科技、經(jīng)濟及社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，管理和辦公活動的重要性日漸突出，引起了各級領(lǐng)導(dǎo)者，管理學(xué)者以及技術(shù)人員的普遍重視。以信息化來管理，目前已經(jīng)是大勢所趨。辦公室也開始了以自動化為重要內(nèi)容的“辦公室革命”，也稱為“管理革命”，其目標(biāo)是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù)和計算機、手機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高辦公效率和質(zhì)量，將管理與辦公活動納入到自動化/現(xiàn)代化的軌道中。
二、傳統(tǒng)辦公模式面臨的問題
1.上級單位來文，辦公室簽收后，在單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)緩慢，效率低下;
2.內(nèi)部發(fā)文審批仍然采用手工方式，審批效率低。特別是領(lǐng)導(dǎo)出差，就要等到他回來后簽批，浪費太多時間在等待簽字上;
3.領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件，事后查閱困難;
4.組織機構(gòu)層級復(fù)雜，人員溝通不暢;
5.管理者不知道每天下屬都在做什么，完成了哪些工作，業(yè)績考核無依據(jù);
6.人力資源的浪費，對公司的職員沒有詳盡的發(fā)展和培訓(xùn)記錄導(dǎo)致人才的難以發(fā)現(xiàn)和外流，以及對客戶的跟蹤訪問的措施欠缺形成客戶群的流失;
7.物質(zhì)資源的浪費，通訊費用大，溝通不良，辦公開支大，管理費用高�，F(xiàn)在公司的辦公基本處于有紙辦公狀態(tài)，紙張消耗大，如各種打印，傳真紙的大量消耗;
8.知識資源的浪費，如對以前的知識的管理的不完善和備份的不齊全致使以前的知識教訓(xùn)白白浪費掉，豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗無法共同分享交流，新員工上手速度慢;
9.工作資料、做好的文檔存儲凌亂、查找困難、泄密問題多;
10.具有強大的計算機、手機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就是不能有效地提高工作效率;
所有這些問題，制約著公司的進(jìn)一步發(fā)展，我們必須花大力氣去解決這些問題。
三、網(wǎng)絡(luò)辦公能夠解決的問題
1、提高工作效率�？焖贉�(zhǔn)確查詢文件資料 實行電子文檔管理，方便快速查找閱讀相關(guān)文件。而不用為找一份文件花上很長時間，可隨時隨地調(diào)閱并打印出來，及時為您的決策提供參考。
方便領(lǐng)導(dǎo)同各級員工的交流與溝通 多種途徑、多種方式，使企業(yè)的管理者同企業(yè)員工保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。
2、規(guī)范業(yè)務(wù)管理。監(jiān)控工作進(jìn)度，掌握工作狀態(tài) 及時有效監(jiān)控各部門工作進(jìn)度情況;實時全面掌控各部門的工作辦理效率狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯。系統(tǒng)將記錄每個工作完成流轉(zhuǎn)監(jiān)控狀態(tài)。
3、減少辦公開支，降低管理成本。節(jié)約紙張，節(jié)省時間，減少差錯 相關(guān)資料的發(fā)送，任意指定收信人，直接傳送給所需人，而無需任何中間環(huán)節(jié)，無需打印出發(fā)給相關(guān)人員，縮短辦理時間，節(jié)省辦公開支，減少差錯率，提高整體工作效率。
四、功能模塊設(shè)置
(一)通訊系統(tǒng)
1、郵件系統(tǒng)。首先我們需要一個郵件系統(tǒng)，目前個單位用到的Email比較多了，那么需要創(chuàng)建辦公系統(tǒng)主要中基于內(nèi)部交流的內(nèi)部郵件系統(tǒng)。類似于internet郵件的應(yīng)用，我們可以通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)可以和組織機構(gòu)內(nèi)部成員來進(jìn)行通訊。郵件的創(chuàng)建、接收、發(fā)送、閱讀、回復(fù)等等。
2、內(nèi)部短信。內(nèi)部短信比較類似我們用的即時通訊工具，比如QQ、msn，內(nèi)部短信系統(tǒng)比較適合內(nèi)部成員發(fā)一些比較短的話語，通過內(nèi)部短信進(jìn)行比較短的交流和留言。不管員工是否在線都可以發(fā)送短信。在線短信主要適用于發(fā)送即時短消息。同時避免其他通訊軟件廣告和游戲誘惑。
可以現(xiàn)在舉個例子，比如現(xiàn)在我們通達(dá)公司總部在北京，我們現(xiàn)場服務(wù)在連云港，我們之間的信息交流許多都是通過內(nèi)部短信實現(xiàn)的，我們就不必要打長途電話。
內(nèi)部短信能夠自動彈出窗口，即時顯示出辦公系統(tǒng)的工作流、內(nèi)部郵件、公告通知、新聞等更新時都有內(nèi)部短信自動提醒。
3、手機短信。手機短信模塊，我們辦公系統(tǒng)和手機有一個很好的互聯(lián)，可以通過辦公系統(tǒng)向組織機構(gòu)內(nèi)部成員發(fā)送手機短信，同時手機短信和辦公系統(tǒng)很好的結(jié)合，如果你有些重要的工作和會議安排的話，可以通過手機短信發(fā)送，比如這個用戶出差了，有一個工作需要他來辦理，可以通過手機短信發(fā)送一條重要的通知，發(fā)送到他的手機上面，當(dāng)他看到這個手機短信，他就可以通過網(wǎng)吧或賓館的寬帶接口登錄到辦公系統(tǒng)來辦理這個工作。那么手機短信的方式可以保證重要的時間能夠及時地通知客戶，應(yīng)該說我們所有重要事情都可以和手機短信有一個很好的連接。
(二)信息共享平臺
1、公告通知。公告通知，以前我們的公告通知時寫在黑板上，或者由某一個人用電話一個一個告知，那么有了公告通知以后，你完全可以通過公告通知發(fā)布就可以了，就不需要那么麻煩了。
公告通知的發(fā)布人由系統(tǒng)管理員設(shè)定，被指定人員才有權(quán)限發(fā)布公告通知�？梢栽O(shè)定發(fā)布范圍，可以發(fā)布給所有人員，也可以發(fā)布給指定人員，還可以看設(shè)置有效時間，可以添加附件，查詢哪些人員看過了該公告通知，哪些人員沒有看到。
2、新聞�？赡軉挝焕锩嬗性S多新聞性的事件，可以通過OA上的新聞可以及時向單位員工進(jìn)行發(fā)布，作為新聞的話，向大家全部公開。員工登錄OA后，新聞就可以在桌面上顯示，組織成員看過新聞，還可以添加評論。
3、信息交流平臺。公告通知、新聞適合發(fā)布比較正式的信息，那么我們還需要內(nèi)部討論區(qū)、超級論壇給大家提供一個互相交流，自由發(fā)言的一個空間，比如說在這里可以設(shè)置各種各樣的板塊，如談天說地、輕松一刻、技術(shù)論壇、合理化建議、企業(yè)文化等等，可以指定參加人員，參加者就可以在這里自由地發(fā)表意見，還可以設(shè)定是否允許匿名發(fā)表。
還有網(wǎng)絡(luò)會議、聊天室也作為信息交流平臺的組成模塊
(三)公文收發(fā)
公文收發(fā)系統(tǒng)用于各個單位之間發(fā)送、接收函件、文件等，為各級管理部門提供了一套電子通訊的整體解決方案，為公文傳遞提供了一個快捷可靠的渠道，保證公文快速、準(zhǔn)確傳達(dá)，提高工作效率，節(jié)省人力物力。可以自行設(shè)置和管理群組，并加入短信提醒功能。發(fā)送公文時用戶可以決定是否需要短信提醒，可以看到公文被接收、閱讀、回復(fù)的進(jìn)展情況，對未接收、未回復(fù)單位系統(tǒng)直接給出提示，發(fā)送的公文需實時到達(dá)接收單位。
五、現(xiàn)代辦公的意義
現(xiàn)代化的辦公環(huán)境促進(jìn)了傳統(tǒng)的企業(yè)現(xiàn)代化的步伐，傳統(tǒng)的被稱為部門化的單位也都開始了現(xiàn)代化辦公的進(jìn)程。企業(yè)要督促員工認(rèn)識現(xiàn)代化辦公，因為在整體辦公流程中更多地把握方向和大局，細(xì)節(jié)需要依靠員工來執(zhí)行。所以現(xiàn)代化辦公條件實際上很大程度上是在幫助企業(yè)，那么企業(yè)就有義務(wù)和責(zé)任讓自己的員工也接受現(xiàn)代化辦公的理念，并一齊推動現(xiàn)化辦公的實施。
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