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OA自動化辦公系統(tǒng)的應用與發(fā)展
隨著互連網絡的不斷發(fā)展，信息技術的不斷進步，辦公自動化系統(tǒng)在企事業(yè)單位的管理、經營活動中發(fā)揮著越來越重要的作用。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關于OA自動化辦公系統(tǒng)的應用與發(fā)展，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續(xù)關注我們應屆畢業(yè)生培訓網!
OA是英文Office Automation的簡寫，簡單的說就是辦公自動化。OA辦公系統(tǒng)可以讓公司的工作完全像流水線一樣，以最短的時間，最高的效率，最低的成本完成公司工作，同時也可以規(guī)范公司的管理。
我們把OA辦公系統(tǒng)確切的描述為用網絡和OA軟件構建的一個單位內部的辦公通信平臺，用于輔助辦公。它可以輔助完成單位內部的電子郵件、管理文檔、發(fā)布信息、工作流程自動化等工作。為了使企業(yè)內部信息方便企業(yè)員工快捷地共享，以最高效率相互協(xié)同完成工作，OA辦公系統(tǒng)基于工作流的概念，采用Internet/Intranet技術，以現在快速、全方位的信息采集、信息處理來替代過去復雜、低效的手工辦公方式，快速為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據。
一、OA自動化辦公系統(tǒng)的應用
隨著公司的業(yè)務不斷的發(fā)展壯大，企業(yè)也在信息化的高速公路上前進，企業(yè)管理層辦公中的許多問題逐漸凸現出來：企業(yè)由于員工缺乏知識與經驗的積累，以及已有知識經驗的共享而不能迅速提升;沒有暢通的溝通渠道，降低了溝通速度與效率;不明確的任務分配，致使員工之間缺少協(xié)作，員工與領導之間缺少反饋。
為加強員工之間的相互溝通;企業(yè)內部的各種資源共享;使工作流程的審批簡化，企業(yè)通過利用電子郵件，手機短信，在線聯(lián)系的手段在內部建立一個知識共享與辦公協(xié)作平臺，這就是OA系統(tǒng)的原型。OA軟件的應用規(guī)范化了企業(yè)的日常管理、提高了企業(yè)運轉的效率、增加了企業(yè)的可控性，OA軟件跨越了生產、銷售、管理等具體的業(yè)務范疇。
1)OA辦公系統(tǒng)在生產與銷售之間的應用。銷售部門與生產部門之間的傳統(tǒng)溝通方式是通過人為溝通，并沒有一種統(tǒng)一的形式來規(guī)范這種溝通，由于這種溝通受到個人主觀意識的影響會出現理解的不一致，從而導致理解上的偏差。市場的需求是銷售人員對產品理解的主要來源，而產品的性能是生產人員對產品的理解主要來源，由于考慮問題的角度不同，很可能導致生產出來的產品和銷售部門理想中的產品存在很大的差異。特別是當企業(yè)訂單比較多的時候，他們之間的溝通就顯得非常重要了。OA辦公系統(tǒng)用發(fā)送電子郵件，網絡上發(fā)布信息等不同方式可以很好的解決上述溝通問題。OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)生產與銷售之間的應用如圖1所示。
2)OA辦公系統(tǒng)在員工管理中的應用。我們了解一個企業(yè)的經營模式是各個領導層管理，作為高層領導，不可能熟知每個員工的個人工作能力等個人情況，通過會議的方式可以從某些方面了解員工的小部分情況，但這與實際情況還是有很大的出入。我們要變被動為主動，加強對各個員工的管理與了解。因為企業(yè)的部分命運是掌握在員工手中的，例如一個銷售人員可能要掌握企業(yè)中很多客戶的詳細資料，失去員工就相當于失去了一大部分的客戶資源。另外，對于一些生產制造型企業(yè)來講，企業(yè)的生產技術人員和產品設計人員的管理也非常重要。因此，領導要合理利用OA辦公系統(tǒng)做好員工管理工作，例如通過公司網絡發(fā)布個人工作業(yè)績，使領導對員工能力有更好的了解，創(chuàng)建一個員工與領導溝通與交流的網絡平臺等等。
二、OA辦公自動化的發(fā)展
Windows的流行超乎了人們的想象，一時間如雨后春筍出現在世界各個角落。隨著企業(yè)信息化的潮流，OA也如藍天白云出現在各個政府機關以及各色各樣的企業(yè)里。但是真正用好的卻為數不多，造成的這種現狀的原因是多方面的，主要是由于對OA的認識淺顯;與實際工作結合不夠緊密;沒有持續(xù)發(fā)展建設的思想。
那么我們應該怎樣合理利用OA辦公自動化系統(tǒng)呢?最重要一點是要與實際管理相結合，建立實用OA，做好個人工作管理;實現組織工作管理;完成項目工作管理。
總而言之，隨著社會的進步，企業(yè)朝向信息化高速發(fā)展的過程中，將OA辦公自動化變成了目前企業(yè)管理的發(fā)展趨勢，它將融入企業(yè)管理的一部分，為企業(yè)管理帶來方便，帶來意想不到的收益。只要我們深刻認識并理解OA系統(tǒng)，合理利用OA系統(tǒng)資源，充分挖掘其潛力，相信在今后的幾年中，它的應用將會遍地開花
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