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  • 3W式結(jié)構(gòu)的英文簡(jiǎn)歷

    時(shí)間:2024-10-09 14:22:20 英文簡(jiǎn)歷寫作 我要投稿
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    3W式結(jié)構(gòu)的英文簡(jiǎn)歷

    3W式結(jié)構(gòu)
      一封商務(wù)信函的全文結(jié)構(gòu)可以用3W 來(lái)表示,即:Why do you write the letter? (第一部分) ;What’s the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我們?cè)谏衔闹幸呀?jīng)提到過(guò),商務(wù)信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函,一封冗長(zhǎng)、拖沓、空洞、開頭就不得要領(lǐng)的信函第一眼看到會(huì)讓人感到厭煩,從而對(duì)寫信人的印象大打折扣。
      1、第一部分(Why do you write the letter?):在信函的一開頭就要目的明確、簡(jiǎn)明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信,如:
      例(1):I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
      這樣的開頭直接告訴對(duì)方寫信是為了回復(fù)對(duì)方4月15日讓己方對(duì)三月份的訂貨付款的來(lái)信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時(shí)候可以有充分的心理準(zhǔn)備,或者把注意力集中在問(wèn)題的重點(diǎn)上。不會(huì)因?yàn)橐恍o(wú)關(guān)緊要的寒暄而分散注意力。
      在這方面,我們最應(yīng)該注意的就是避免中國(guó)式的寒暄和問(wèn)候,不要為了追求客氣而落入俗套。
      例(2):It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
      這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長(zhǎng),而且會(huì)給收信人一種錯(cuò)覺:這是一封朋友之間相互問(wèn)候的私人信件。因而將它擱置一邊,待自己較為空閑時(shí)再看,很可能會(huì)因?yàn)檠舆t閱讀而給雙方帶來(lái)無(wú)可彌補(bǔ)的損失。
      2、第二部分(What’s the detailed reason?):即商務(wù)信函的征文,敘述事實(shí)或者理由來(lái)支持信里的第一句。會(huì)顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實(shí)或者理由合并成最重要的一點(diǎn)或者兩點(diǎn),在不影響清楚準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上越簡(jiǎn)潔越好。如:
      例(3):I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
      簡(jiǎn)明地告訴對(duì)方未按時(shí)付款的原因是因?yàn)闀?huì)計(jì)生病了,沒有一句多余的話,既解釋了未按時(shí)付款的原因,又道了歉。沒有讓人感覺既討厭又煩人的羅嗦。要記住:你不是想給收信人添麻煩,而是想讓他同意你的意見,接受你的要求。所以,寫商務(wù)英文信函的一個(gè)主要原則和技巧就是要寫的簡(jiǎn)潔明白。
      3、第三部分(What do you expect your reader to do?) :結(jié)尾是提出要求或者提請(qǐng)注意。不要有任何多余的話,因?yàn)槟菢涌赡軙?huì)使寫信人的要求不夠明確突出,簡(jiǎn)潔的表達(dá)更能突出重點(diǎn),以便對(duì)方對(duì)你的來(lái)信及信中提到的內(nèi)容做出及時(shí)迅速的處理。如:
      例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
      短短的一句話就告訴了對(duì)方兩層意思:①隨信附上了100萬(wàn)美元的支票;②受到支票后請(qǐng)通知寫信人。
      以上例(1)、(3)、(4)構(gòu)成了一封重點(diǎn)突出、清楚明白的商務(wù)回復(fù)信。簡(jiǎn)明扼要,沒有一句冗言、廢話,也沒有一句虛禮客套。套用一句稱贊美女的話說(shuō)就是“增之一分嫌多,減之一分嫌少。”,可謂商務(wù)英文信函中的上佳之作。
      當(dāng)然,我們還需要注意要求簡(jiǎn)潔并不是要使商務(wù)信函像電報(bào)一樣,沒有一個(gè)多余的詞。有時(shí)為了給書信增添幾分人情味,加上一些詞語(yǔ)和句子也屬于商務(wù)書信寫作的一種策略和技巧。問(wèn)題是寫作者如何把握好“簡(jiǎn)”和“繁”之間的這個(gè)“度”。刪繁就簡(jiǎn)是必須的,但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無(wú)實(shí)際意義的、重復(fù)和累贅的字、詞、短語(yǔ)和句子。
     

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