溝通的形式與藝術(shù)
溝通的形式包括： 1、文字形式 當(dāng)組織或管理者的信息必須廣泛向他人傳播或信息必須保留時，以報(bào)告、備忘錄、信函等文字形式就是口語形式所無法替代的了，采用文字進(jìn)行溝通的原則有以下幾個方面： 1）文字要簡潔，盡可能采用簡單的用語，刪除不必要的用語和想法�！ �2）如果文件較長，應(yīng)在文件之前加目錄或摘要�！ �3）合理組織內(nèi)容，一般最重要的信息要放在最前面。 4）要有一個清楚明確的標(biāo)題。 2、口語形式 利用口語面對面的進(jìn)行溝通是管理著最常用的形式，有效的口語溝通對信息的輸出者而言，需要具備正確的變碼，以有組織的有系統(tǒng)的方式傳遞信息。至于輸出這個人具備什么樣的條件能夠有效的增進(jìn)溝通的效果？有關(guān)研究表明，知識豐富、自信、發(fā)音清晰、語調(diào)和善、誠意、邏輯性強(qiáng)、有同情心、心態(tài)開放、誠實(shí)、儀表好、幽默、機(jī)智、友善等是有效溝通的特質(zhì)�！ �3、非口語形式 非口語溝通可以強(qiáng)化口語所傳遞的信息，也可以混淆歪曲口語所傳達(dá)的信息，因此了解非口語的溝通十分重要，非口語的信息可以用多種方式表達(dá)。 利用空間溝通 人與人之間的距離遠(yuǎn)近，是站著還是坐著，以及辦公室的設(shè)備和擺設(shè)等等，均會影響到溝通。在各種組織中，不同的地位和權(quán)力通常由空間的安排顯示出來，高層管理者一般擁有寬敞、視野良好以及高品位擺設(shè)的辦公室，不同檔次的`賓館及餐飲業(yè)也可以通過空間的信息表達(dá)出來�！ ±靡轮鴾贤ā ∪藗円轮牟煌山o對方傳達(dá)一定的信息。因?yàn)橐轮擅黠@影響人們對不同的地位、不同的身份、不同的群體的認(rèn)知。 利用舉止進(jìn)行溝通 人體及其各種舉止可以傳達(dá)許多信息，尤其是面部表情最具有代表性，所以了解人體語言所代表的意義是有效溝通的一個重要組成部分。 在明確溝通方法的同時也要注意溝通的藝術(shù)。 據(jù)一項(xiàng)調(diào)查表明，在企業(yè)中，生產(chǎn)工人每小時進(jìn)行16-46分鐘的溝通信息活動；對于基層管理人員來說，他們工作時間的20-50%用于同各種人進(jìn)行語言溝通，如果加上各種方式的文字性溝通，諸如寫報(bào)告，最高可達(dá)64%；而經(jīng)理人員在工作時間內(nèi)則有66-89%的時間用于語言溝通，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)常開會，找人談話，下基層，其中很大一部分屬于溝通信息的內(nèi)容。企業(yè)中的每個人都有大量的時間用于溝通，而溝通要講究藝術(shù)才能更有成效，這點(diǎn)對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者更為重要�！ 贤ū仨毮康拿鞔_、思路清晰、注意表達(dá)方式。在信息交流之前，發(fā)訊者應(yīng)考慮好自己將要表達(dá)的意圖，抓住中心思想。在溝通過程中要使用雙方都理解的用語和示意動作，并恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用語氣和表達(dá)方式，措詞不僅要清晰、明確，還要注意情感上的細(xì)微差別，力求準(zhǔn)確，使對方能有效接收所傳遞的信息。發(fā)訊者有必要對所傳遞信息的背景、依據(jù)、理由等作出適當(dāng)?shù)慕忉�，使對方對信息有明確、全面的了解：假如你要分配一項(xiàng)任務(wù)，那么要對任務(wù)進(jìn)行全面分析，這樣你才能正確地對任務(wù)進(jìn)行說明；假如你面臨的是紀(jì)律問題，那么在批評和處罰之前，應(yīng)對情況進(jìn)行全面了解，取得了真憑實(shí)據(jù)，這樣的處理就會取得圓滿的效果�！ 贤ㄒ哉\相待。發(fā)訊者要心懷坦誠，言而可信，向?qū)Ψ絺鬟f真實(shí)、可靠的信息，并以自己的實(shí)際行動維護(hù)信息的說服力。不僅如此，發(fā)訊看還要誠懇地爭取對方所反饋信息，尤其要實(shí)心實(shí)意聽取不同意見，建立溝通雙方的信任和感情�！ 贤ㄒx擇有利的時機(jī)，采取適宜的方式。溝通效果不僅取決于信息的內(nèi)容，還要受環(huán)境條件的制約。影響溝通的環(huán)境因素很多，如組織氛圍、溝通雙方的關(guān)系、社會風(fēng)氣和習(xí)慣作法等。在不同情況下要采取不同的溝通方式，要抓住最有利的溝通時機(jī)。時機(jī)不成熟不要倉促行事；購誤時機(jī)，會使某些信息失去意義；溝通者應(yīng)對環(huán)境和事態(tài)變化非常敏感�！ 贤ㄒ鰪�(qiáng)下級對領(lǐng)導(dǎo)者的信任度。下級對領(lǐng)導(dǎo)者是否信任，程度如何，對于改善溝通有很重要作用。信息在社會中的傳播是通過獨(dú)特的“信任”和“不信任”的“過濾器”進(jìn)行的。這個過濾器能起到這樣的作用：如果沒有信任，完全真實(shí)的信息可能變成不可接受的，而不真實(shí)的信息倒可能變成可接受的。一般來說只有受到下級高度信任的領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)出的信息，才可能完全為下級所接受。這就要求領(lǐng)導(dǎo)者加強(qiáng)自我修養(yǎng)，具有高尚的品質(zhì)和事業(yè)心，以及豐富的知識和真誠的品格。具備了這些，領(lǐng)導(dǎo)者就會贏得下級的信任，就有了有效溝通的基礎(chǔ)�！ 贤ㄒv究“聽”的藝術(shù)。作為一名領(lǐng)導(dǎo)者在與員工的溝通過程中，應(yīng)該主動聽取意見，善于聆聽，只有善于聽取信息才能成為有洞察力的領(lǐng)導(dǎo)者。就是說，領(lǐng)導(dǎo)者不僅要傾聽，還要聽懂員工的意思。因此，在聽對方講話時要專心致志，不要心不在焉；其次，不要心存成見，也不要打斷對方講話，急于作出評價，或者表現(xiàn)出不耐煩，這樣會使對方不愿把溝通進(jìn)行下去；最后，要善解人意，體味對方的情感變化和言外之意，做到心領(lǐng)神會�！ 贤ㄒv究“說”的藝術(shù)。與人溝通，不僅要會聽，還得會說，會表達(dá)自己的意見。在表達(dá)自己的意見時，要誠懇謙虛。如果過分顯露自己，以先知者自居的話，即使有好的意見，也不容易為人接受，會使人產(chǎn)生反感和戒備心理。講話時要力求簡明扼要，用簡單明了的詞句表明自己的意思，語調(diào)要婉轉(zhuǎn)，態(tài)度也要從容不迫。在談話時如果發(fā)現(xiàn)對方有心不在焉或厭煩的表情時，就應(yīng)適可而止或轉(zhuǎn)換話題，使溝通能在良好的氛圍中進(jìn)行。而且，在表明某個意思后，最好能稍作停頓，并向?qū)Ψ酵兑哉髟兊哪抗�，這樣，使對方有插話的機(jī)會，也是尊重對方的表現(xiàn)。
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