辦公室如何做好溝通協(xié)調(diào)工作
溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)重要工作。辦公室處在單位領(lǐng)導(dǎo)之間，無論是參與政務(wù)、處理事務(wù)還是辦理會議，都離不開辦公室的大力溝通協(xié)調(diào)。新時代、新形勢、新任務(wù)要求辦公室必須以新的方法、新的思維來處理組織交給辦公室的各項(xiàng)工作。所以，如何做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作的重要性是不言而喻了。筆者現(xiàn)順應(yīng)時代的要求，就如何做好辦公室溝通協(xié)調(diào)工作淺談一下自己的看法。
一、正確認(rèn)識溝通協(xié)調(diào)工作的重要性是做好辦公室工作的前提
溝通協(xié)調(diào)是指兩人或兩人以上的群體通過符號的相互交換而建立的關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)共同的目的而把各項(xiàng)活動加以調(diào)節(jié),并引導(dǎo)各組織機(jī)關(guān)之間和工作人員之間分工協(xié)作,相互配合,同步和諧地完成任務(wù)。在組織坐標(biāo)中辦公室就像兩根數(shù)軸的交叉點(diǎn),承擔(dān)著各種指令和信息的落實(shí)執(zhí)行、分解傳輸、綜合反饋和聯(lián)絡(luò)溝通等職能。而辦公室溝通協(xié)調(diào)工作是使辦公室與外部人員的交流,領(lǐng)導(dǎo)與下屬的感情聯(lián)絡(luò)，控制者與控制對象的糾偏工作能有目的、有秩序地協(xié)同配合行動。
1、溝通協(xié)調(diào)是使組織成為一個整體的“凝聚劑”
每個黨政機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位都由數(shù)人，數(shù)十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構(gòu)成。由于個體的地位、利益和成長經(jīng)歷以及能力的不同，他們對組織目標(biāo)的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個體的目標(biāo)有可能偏離組織的總體目標(biāo)，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強(qiáng)，主動溝通協(xié)調(diào)的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡單的認(rèn)為辦公室無非是領(lǐng)導(dǎo)的“傳聲器”，組織材料的“勤務(wù)員”，這種思想恰恰與時代對辦公室提出的參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)等要求相背離。所以組織的總體目標(biāo)在此類單位中根本是“墻上的門簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個部分相互之間，都不可避免地要發(fā)生這樣或那樣的矛盾，現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)尤其是如此。著名管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是一個組織的成員聯(lián)系在一起,以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。有關(guān)資料研究表明：管理中70%的錯誤是由于不善溝通協(xié)調(diào)造成的。那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標(biāo)呢?這就需要溝通協(xié)調(diào)使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認(rèn)識，自覺地協(xié)同配合各項(xiàng)工作的完成，從而保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2、溝通協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者激勵下屬，實(shí)現(xiàn)其職能的基本途徑
一個組織的領(lǐng)導(dǎo)者無論他有多么高超的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認(rèn)為“上情不通于下，則人惑，下情不達(dá)于上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令�！比绾巫龅缴霞夘I(lǐng)導(dǎo)不疑部屬，而部屬不覺得困惑從而順利地實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的職能?領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境理論認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應(yīng)的行動，為滿足這些愿望而擬訂與實(shí)施各種方案的人，而下屬就是從領(lǐng)導(dǎo)者身上看到了一種達(dá)到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協(xié)調(diào)這個基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，作為辦公室人員只有充分認(rèn)識了解領(lǐng)導(dǎo)者和溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，才能將辦公室的事做好。
3、溝通協(xié)調(diào)是辦公室乃至整個組織與外部環(huán)境建立聯(lián)系的橋梁
無論政府的辦公室還是企事業(yè)單位的辦公室，都必須要與公眾及其它組織部門，發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，他必須按照已定的法規(guī)法令并結(jié)合人民的要求調(diào)整政策，承擔(dān)自己應(yīng)盡的社會責(zé)任。有時公眾與部門之間產(chǎn)生了沖突，有了矛盾往往要由辦公室來具體承辦或者牽頭處理，協(xié)調(diào)相互之間的關(guān)系，使其他部門也能積極地參與或支持配合才能化解矛盾，平息沖突。
溝通協(xié)調(diào)工作滲透在辦公室各項(xiàng)工作的每一個環(huán)節(jié)上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認(rèn)識到溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，把溝通協(xié)調(diào)工作作為辦公室的一項(xiàng)重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和任務(wù)的圓滿完成。
二、準(zhǔn)確把握溝通協(xié)調(diào)工作的核心是做好辦公室工作的基礎(chǔ)
溝通協(xié)調(diào)是通過平衡、調(diào)整和改善相關(guān)組織及其人員之間的關(guān)系，使其思想與行為由分散變?yōu)榻y(tǒng)一，由沖突變?yōu)楹献�，從而使組織系統(tǒng)發(fā)揮最優(yōu)的整體性功能的一種管理方式。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的目的主要是促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)，理順決策機(jī)關(guān)、執(zhí)行部門和基層單位之間的關(guān)系，同時增強(qiáng)決策的科學(xué)性和決策實(shí)施的穿透力，從而使組織上下一致，目標(biāo)一致，行動統(tǒng)一，合力推動各項(xiàng)事業(yè)的順利發(fā)展。具體是要突出抓好辦公室的工作溝通協(xié)調(diào)與關(guān)系溝通協(xié)調(diào)兩個方面：
1、工作溝通協(xié)調(diào)
第一、公文溝通協(xié)調(diào)，包括對外公文與對內(nèi)公文的撰寫和外來公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見完善公文內(nèi)容，提高公文質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的智力服務(wù)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領(lǐng)導(dǎo)閱覽，以此減少領(lǐng)導(dǎo)的工作的壓力，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。
第二、會議溝通協(xié)調(diào)，這是最常見的一種溝通協(xié)調(diào)方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協(xié)調(diào)會議的時間、地點(diǎn)、議題和決策的落實(shí)工作，避免“會議撞車”，保證會議達(dá)到預(yù)期的目的。而重要的是指：通常上級機(jī)關(guān)為了加強(qiáng)宏觀管理，會制定一系列的政策規(guī)定。這些政策在具體的地方部門的執(zhí)行中可能會有不一致，甚至“撞車現(xiàn)象”的發(fā)生，矛盾各方都是取其有益的政策規(guī)定為依據(jù)，各執(zhí)一方，互不相讓。在此情況下，為了統(tǒng)一思想認(rèn)識，統(tǒng)一政策規(guī)定，統(tǒng)一步調(diào)，辦公室人員有責(zé)任召集矛盾各方以開會的形式溝通協(xié)調(diào)解決問題。通常情況下參加會議的人員較多，各方的意見發(fā)表后，與會者會“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”，會顧大局、識大體，一般不會在眾多部門人員面前赤裸裸的要求自己的利益得到滿足而棄他人于不顧。這樣就容易結(jié)合實(shí)際情況討論出合理的方案來解決矛盾。因此這種方法有利于解決情況比較復(fù)雜、各方矛盾比較尖銳的問題、比較敏感的問題。
第三、事務(wù)溝通協(xié)調(diào)。辦公室的職能之一就是管理事務(wù)。把握“尺度”協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復(fù)雜，就使有的工作人員對其產(chǎn)生了不屑一顧的消極思想，認(rèn)為這些是小事隨便應(yīng)付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據(jù)說這種思想傾向在許多單位存在。對此，必須要引起辦公室人員的高度重視。豈不知一屋不掃，何以掃天下的道理。萬丈高樓平地起，有這種思想的秘書人員要及時糾正自己的工作觀念，不要讓時代的車子把你淘汰。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務(wù)工作，努力提高接待水平，贏得各級領(lǐng)導(dǎo)和各屆人士的理解與支持。
2、關(guān)系溝通協(xié)調(diào)
第一、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。任何一個單位的領(lǐng)導(dǎo)者都有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)力。由于領(lǐng)導(dǎo)的閱歷、經(jīng)驗(yàn)、作風(fēng)、氣質(zhì)不同，或者由于他們的認(rèn)識、觀察事物的角度、出發(fā)點(diǎn)不同，導(dǎo)致在處理具體的問題、形成某項(xiàng)決策時，往往會因一些不同的觀點(diǎn)而出現(xiàn)矛盾。此時辦公室人員就要及時溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發(fā)揮好調(diào)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的“粘合劑”、“潤滑劑”和領(lǐng)導(dǎo)決策的“催化劑”作用，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力。切不可因過去那位領(lǐng)導(dǎo)對你有偏見就趁此機(jī)會從中挑撥離間，使單位關(guān)系緊張，影響了組織工作的正常運(yùn)行。
第二、搞好部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作。由于利益關(guān)系的調(diào)整，往往會引起部門之間工作的不和諧，從而影響領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施。辦公室的主要任務(wù)就是把握動向，合理引導(dǎo)并溝通協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，促進(jìn)部門間精誠合作，防止推委扯皮等不良現(xiàn)象發(fā)生。另外，在重大決策出臺與實(shí)施前，辦公室應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門匯報(bào)，聽取指示，做到既填補(bǔ)“盲區(qū)”又避免“撞車”，使領(lǐng)導(dǎo)部門之間的工作連接成一個整體，以促進(jìn)組織整體工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
第三、內(nèi)外關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)部，辦公室的負(fù)責(zé)人員應(yīng)帶好頭搞好溝通協(xié)調(diào)工作，充分調(diào)動各方面的積極性處理好內(nèi)部上下級、橫向部門間、工作人員間的矛盾，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息暢通交流，創(chuàng)造一個團(tuán)結(jié)協(xié)作、溫暖和諧的內(nèi)部人事環(huán)境。在處理外部關(guān)系時,辦公室應(yīng)輔助協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)將全能型領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橛邢扌�。改變過去無所不包、無所不能的傳統(tǒng)習(xí)慣，堅(jiān)持有所為，有所不為。凡是社會能自我調(diào)節(jié)、自我管理的事，上層領(lǐng)導(dǎo)組織就不必介入，減少上層領(lǐng)導(dǎo)組織不必要的負(fù)擔(dān)。另外，辦公室要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)部門在制定公共政策方案時應(yīng)積極推動組織及個人的民主參與，廣泛聽取群眾的真實(shí)呼聲，以此準(zhǔn)確地了解政情、社情和民情，從而實(shí)現(xiàn)決策的民主化與科學(xué)化。
第四、中心工作與其它工作關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。項(xiàng)目辦公室工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。辦公室一定要有預(yù)見性，提前為領(lǐng)導(dǎo)提出活動預(yù)案，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好中心工作與其他工作的關(guān)系，突出重點(diǎn)、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，沒有重點(diǎn)、次重點(diǎn)與非重點(diǎn)的分別，最后搞的領(lǐng)導(dǎo)與下屬都忙的疲憊不堪，積勞成疾。要學(xué)會“十個指頭彈琴”，而且要十個指頭都能應(yīng)用自如，有“重音”與“輕音”之別。從而能讓領(lǐng)導(dǎo)把主要的精力投入到重要工作中去，用放松與休閑大腦的時間來處理大量的一般性事務(wù)性的工作。
三、掌握溝通協(xié)調(diào)的藝術(shù)是做好辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵
溝通協(xié)調(diào)工作是一門藝術(shù)，也是一門科學(xué)。辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作具有層次高、難度大的特點(diǎn)，所以只憑秘書人員的滿腔熱血、埋頭苦干是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須要既注意工作的方法又講究溝通協(xié)調(diào)的“藝術(shù)”性。在具體的工作中，就是要做好“三不”與處理好“四個統(tǒng)一”的關(guān)系。
1、做好“三不”
首先，要有胸懷全局“不近視”。毛澤東同志說過，沒有全局在胸，是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的“中間”地位，要面對層出不窮的新情況、新問題，處理好這些工作必須要把握好全局，要有全局觀。要讓他們學(xué)會從宏觀上把握工作的全局，要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件，遇到什么做什么，不能高瞻遠(yuǎn)矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來。惟有這樣溝通協(xié)調(diào)工作的立足點(diǎn)就高了，辦公室的工作人員想問題就更全面、更深刻了。同時也就會慢慢克服鼠目寸光、捉襟見肘、顧此失彼的被動局面。另外要自覺的維護(hù)大局、服從大局，真正從大局出發(fā)，把增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間，部門之間的團(tuán)結(jié)與辦公室的本職工作作為溝通協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)。
其次，要超前運(yùn)籌“不粗心”。馬克思主義辯證唯物主義認(rèn)為，水無常形、物無橫勢、斗轉(zhuǎn)星移、事過境遷，一切事物都在變化之中，不能用形而上學(xué)的眼光看形勢，要用發(fā)展的眼光認(rèn)識形勢。萬物的運(yùn)行皆有規(guī)律。古語言，凡事“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，“多算勝，少算不勝，何況不算乎!”辦公室工作也是如此。辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀也是領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團(tuán)”，同樣辦公室的工作人員必須要有超前運(yùn)籌的意識，例如制定工作預(yù)案、工作計(jì)劃等等。而且要明確工作的重點(diǎn)，確保各項(xiàng)工作有條不紊、忙而有序的進(jìn)行。同時要密切注視工作的進(jìn)展情況，及時發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)由于銜接不及時或其他難以預(yù)測到的原因造成工作的“脫節(jié)”、“失誤”。
第三、沉著冷靜“不沖動”。有人說沖動是魔鬼，這一點(diǎn)也不假。人在沖動的情況中，就會喪失理智，思維混亂，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動就會給組織造成難以估量的損失和災(zāi)難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量，且能沉著冷靜積極地理解對方，并用換位思考來考慮共同面臨的問題，以求得相互理解、相互溝通目的一致的結(jié)果。
2、處理好“四個統(tǒng)一”的關(guān)系
第一、處理好程序性與時效性的統(tǒng)一。無規(guī)不成方圓，辦公室溝通協(xié)調(diào)工作只有遵循一定的程序和章法才能達(dá)到最佳效果，否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會錯失做事的最佳機(jī)會，影響工作的實(shí)際效果。為此，在做具體工作時要簡化程序。尤其是對一些重大突發(fā)事件地處理上，必須要堅(jiān)持時效第一，急事急辦的原則。有時甚至要反程序而行之，先溝通協(xié)調(diào)有關(guān)方面解決問題，再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。另外，危機(jī)時刻還可以臨時越級指揮或處理。有些事因找不到或來不及向領(lǐng)導(dǎo)請示，可以妥善處理后再將結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。有時為了快速處理問題減少中間環(huán)節(jié)，可把領(lǐng)導(dǎo)指示不通過中間部門而直接下達(dá)到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事，又根據(jù)急緩程序堅(jiān)持時效性收到事倍功半的效果。
第二、處理好對上級與對下級的統(tǒng)一。為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為員工搞好服務(wù)是辦公室工作人員的重要職責(zé)。特別是溝通協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級之間的關(guān)系時，由于辦公室受角色的制約，不可能事事都身臨其中，從而增加了溝通協(xié)調(diào)上級工作的難度。再者，由于體制和個人素質(zhì)等方面的差異，有的辦公室人員從個人利益的角度考慮，將對上級與對下級的服務(wù)割裂開來、對立起來。他們對上級曲意逢迎、阿諛奉承，對下級傲慢驕橫、盛氣凌人，一副“哈巴狗”形象。其實(shí)上講對上級與對下級在本質(zhì)是統(tǒng)一的，其出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)都是為人民服務(wù)的。辦公室只有把對上級與對下級結(jié)合起來，才能使服務(wù)更到位，更有效。所以，辦公室應(yīng)該對上級的指示和領(lǐng)導(dǎo)意見要高度重視，作充分的準(zhǔn)備，全面領(lǐng)會精神實(shí)質(zhì)，確保上級指示通過溝通協(xié)調(diào)工作能全面落實(shí)。同時對下級要放下架子，拉下面子，要“不恥下問”，多看看低層的疾苦，多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益，做到秉公辦事，并保障問題的解決與上級政策的順利的實(shí)施。
第三、處理好靜態(tài)與動態(tài)的統(tǒng)一。每人都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實(shí)幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會、溝通協(xié)調(diào)等日常工作中忙碌度過。辦公室管理中要堅(jiān)持靜態(tài)與動態(tài)相結(jié)合的原則，既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質(zhì)做好每一件事，更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的`第一要素。工作的成效如何，往往是為人處世能力的真實(shí)寫照。古人云“先做人后做事�！本褪沁@個道理。我們雖然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度，但也要使自己學(xué)會在“動”中聚精會神做事;在“靜”中總結(jié)提高，使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質(zhì)都能適應(yīng)辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質(zhì)量和效率，才能出色地完成各項(xiàng)工作。
第四、處理好原則性與靈活性的統(tǒng)一。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作要堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一。惟有這樣單位才有凝聚力，戰(zhàn)斗力;才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時，一方面要有原則性，特別是在大是大非面前要堅(jiān)定立場、原則。否則，一味的追求“和”為貴，而遷就無原則的事，就會是溝通協(xié)調(diào)工作變的蒼白無力，單位也就毫無戰(zhàn)斗力可言了。另一方面，要有靈活性。由于許多事情人們無法預(yù)料，所以辦公室必須隨時調(diào)整思想改變應(yīng)急對策，多做思考換位靈活應(yīng)對，堅(jiān)持以理服人切忌以形而上學(xué)、本本主義的思維方式生搬硬套，簡單行事，這樣只會進(jìn)一步激化矛盾。在實(shí)際工作中只有把原則性與靈活性接起來取長補(bǔ)短，才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)在和外在的統(tǒng)一，否則會給工作帶來不利的影響和結(jié)果。
四、建立良好正常的人際關(guān)系是做好溝通協(xié)調(diào)工作的紐帶
辦公室工作繁、雜、難。在工作中，如何在身處矛盾中而妥善的解決矛盾，做到當(dāng)局者不迷，辦公室的工作人員就必須要有良好正常的人際關(guān)系。試想如果有一個在整個組織中人際關(guān)系左右逢源，上下暢通，大家信任、尊重的辦公室工作人員，那么溝通協(xié)調(diào)的目標(biāo)就很容易達(dá)到了。美國人際關(guān)系學(xué)家卡耐基曾經(jīng)說過，良好的人際關(guān)系是一個人成功的重要因素。所以，辦公室工作人員在參與公司事務(wù)的同時還必須要建立良好的人際關(guān)系。具體就是要做好以下兩個方面：
首先、要學(xué)會感情聯(lián)絡(luò)法。人非草木，孰能無情?“感情投資是人際溝通中的潤滑劑，掌握了感情投資的技巧可以大大提升我們的溝通能力�！备星橥度胗兄渌椒y以達(dá)到的效果，它可以使工作人員之間相互理解和信任。從而樹立起辦公室人員自身的形象，建立起正常的人際關(guān)系，使辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的順利實(shí)施。
其次、要抓住最佳的溝通協(xié)調(diào)時機(jī)。信息科學(xué)證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已基本成熟，我們出謀獻(xiàn)策就容易引起重視。溝通協(xié)調(diào)工作就是要把握好時機(jī)，做到言當(dāng)其時，不失良機(jī)。所謂的“機(jī)”通常指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認(rèn)識與利用。在辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作中，如能有效地察機(jī)、識機(jī)、握機(jī)、用機(jī)，會以較少的勞動獲得較大的成果。如對“機(jī)”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機(jī)，就會喪失良機(jī)，前功盡棄。“機(jī)”隨時隨地都在變化之中。高明的辦公室工作人員，總是無機(jī)時尋機(jī)，弱機(jī)時強(qiáng)機(jī)，有機(jī)時乘機(jī)。得先機(jī)之利的工作人員不可忘記“見而不決，人將先發(fā);發(fā)而不繁，人將先收;難得者時，易失者機(jī)，迅而行之，速哉!”機(jī)不可失，失不在來，要及時溝通，相機(jī)協(xié)調(diào)。
五、提高辦公室人員的自身素質(zhì)是做好溝通協(xié)調(diào)工作的基本保證
辦公室的角色決定了其溝通協(xié)調(diào)工作面廣量大，頭緒繁多。加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)，具有本職工作相適應(yīng)的思想素質(zhì)、理論水平和決策能力，是搞好溝通協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)。魏征說：“求木之長者，必固其根本;欲流之遠(yuǎn)者，必浚其泉源�！睖贤▍f(xié)調(diào)之本，集中于辦公室工作人員的基本素質(zhì)，沒有良好的素質(zhì)連一般的工作做起來都會感到吃力，做溝通協(xié)調(diào)工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認(rèn)識自身素質(zhì)的高低對辦公室工作的重要性，正視自身素質(zhì)的不足，有針對性地提高自己，充實(shí)自我。
搞好素質(zhì)建設(shè)，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質(zhì)，主要解決人的世界觀、人生觀和行為準(zhǔn)則方面的問題。這是一個涉及政治方向、階級立場及工作原則的問題。在辦公室溝通協(xié)調(diào)工作中，德是第一位的，要求以溝通協(xié)調(diào)好組織的工作為重，以整個組織的利益為重。為此，要加強(qiáng)思想品德修養(yǎng)，提高政治素質(zhì)，做德高才多之士。智，指的是科學(xué)文化素質(zhì)。智力的強(qiáng)弱，與溝通協(xié)調(diào)的效果是成正比的。智是溝通協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)，多智才能多溝通協(xié)調(diào)，足智才能善溝通協(xié)調(diào)。才，指的是業(yè)務(wù)素質(zhì)，也就是謀劃的能力。有溝通協(xié)調(diào)之心，無溝通協(xié)調(diào)之才，只能是臨淵羨魚、望洋興嘆。
其次，要有不斷創(chuàng)新的精神。創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，更不必說是一個單位了。辦公室要有新的突破、新的發(fā)展與其工作人員的創(chuàng)新精神是分不開的。創(chuàng)新正是辦公室工作的持久動力。如果辦公室人員總是因循守舊、辦事謹(jǐn)小慎微，不能突破陳規(guī)，放手去干，那么溝通協(xié)調(diào)工作也就無法有新的進(jìn)展。
總之，搞好溝通協(xié)調(diào)工作既是提高辦公室整體工作水平的一個基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動的一個“法寶”。只有充分認(rèn)識清楚了溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，準(zhǔn)確把握好溝通協(xié)調(diào)之“的”，真正掌握了溝通協(xié)調(diào)工作的藝術(shù)，誠心建立了良好正常的人際關(guān)系，切實(shí)提高了自身的素質(zhì)，才能適應(yīng)新世紀(jì)，新形勢對辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質(zhì)量與水平，進(jìn)而做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作。
辦公室如何做好溝通協(xié)調(diào)工作 篇1
一、發(fā)揮“四個作用”
一是發(fā)揮參謀助手作用。作為辦公室人員，要有政治敏感性和洞察力，注意形勢的發(fā)展和社會動態(tài)，注意收集和整理有關(guān)情況，準(zhǔn)確把握每個階段的審計(jì)工作重點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點(diǎn)和群眾反映的熱點(diǎn)，當(dāng)好參謀，提出符合上級精神、領(lǐng)導(dǎo)意圖、群眾愿望和具有前瞻性的思路、措施和辦法，使參謀工作做到“參在點(diǎn)子上，謀到關(guān)鍵處”。
二是發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。辦公室要著眼全局，統(tǒng)籌兼顧，認(rèn)真抓好“三個協(xié)調(diào)”：即協(xié)調(diào)好各股室之間的關(guān)系，確保各股室互通情況、密切配合、共同協(xié)作；協(xié)調(diào)好上下級之間的關(guān)系，確保政令暢通，貫徹有力；協(xié)調(diào)好干部之間的關(guān)系，促進(jìn)團(tuán)結(jié)與合作，充分調(diào)動好各個方面的積極性。同時幫助理順各股室在工作中遇到的困難和問題，為各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。
三是發(fā)揮督促檢查作用。有的股室因?yàn)楦鞣N工作任務(wù)比較多，會出現(xiàn)顧此失彼或?qū)δ承┕ぷ髯サ貌粔蚓o的現(xiàn)象，辦公室要堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合，督促提醒各股室及時完成各項(xiàng)工作任務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，特別是抓好中心工作、重要部署、重要會議、重要文件和領(lǐng)導(dǎo)批示件的督促檢查，將本單位的工作情況，推動全局工作的開展。
四是發(fā)揮橋梁紐帶作用。辦公室是連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的橋梁、保證單位正常工作要做好上情下達(dá)和下情上報(bào)，既有縱向的溝通，也要有橫向的聯(lián)絡(luò)，充分發(fā)揮好辦公室的橋梁紐帶作用。
二、把好“三關(guān)”
一是把好文字材料關(guān)。辦公室承擔(dān)著文稿起草、文電收發(fā)、請示匯報(bào)等文字業(yè)務(wù)工作，是機(jī)關(guān)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，綜合反映一個單位的工作水平，代表著審計(jì)機(jī)關(guān)的整體形象，必須嚴(yán)格程序，規(guī)范行事。我們認(rèn)真執(zhí)行公文處理的規(guī)程、制度、正確使用文種，嚴(yán)格公文把關(guān)，在發(fā)文校核、格式校核、內(nèi)容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不規(guī)范、行文關(guān)系不順等問題，確保嚴(yán)把文字關(guān)。
二是把好工作程序關(guān)。無論是辦文、辦會，還是辦事都必須按照有關(guān)程序去辦，同時堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合。
三是把好政策執(zhí)行關(guān)。對上級的有關(guān)政策認(rèn)真貫徹執(zhí)行，不打折扣，不隨意放寬條件和要求，按原則辦事。不亂表態(tài)，不遷就照顧。
三、做到“五個強(qiáng)化”
一是強(qiáng)化本領(lǐng)意識。在科技進(jìn)步日新月異、知識更新日漸加快的今天，新的形勢要求我們辦公室要提高參政服務(wù)水平，最根本的一條就是及時“充電”，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。審計(jì)局辦公室的每位同志必須時刻保持一種知識上、能力上的緊迫感，真正把學(xué)習(xí)當(dāng)成一項(xiàng)工作、一種責(zé)任、一個境界，不斷增強(qiáng)學(xué)政治、學(xué)科技、學(xué)法律、學(xué)業(yè)務(wù)的自覺性和主動性，努力提高政策理論水平和專業(yè)知識水平，做到“張嘴能說，提筆能寫，遇事能辦”。在學(xué)習(xí)與工作的結(jié)合中，達(dá)到理論與實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合，不斷增強(qiáng)開創(chuàng)工作新局面的能力，使自身綜合素質(zhì)不斷得以提高。
二是強(qiáng)化大局意識。做好辦公室工作必須具備較強(qiáng)的大局意識，一切服從于大局，一切服務(wù)于大局，一切以大局為重。自覺將自身工作放在審計(jì)工作的大局去考慮、謀劃和實(shí)施，時刻關(guān)注并準(zhǔn)確把握各個時期、各個階段審計(jì)工作的新形勢、新任務(wù)、新要求，堅(jiān)持站到大局的高度開展工作，把問題想在前面，把工作做在前面，把參謀當(dāng)在前面；多渠道、多層次、多視角地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。
三是強(qiáng)化責(zé)任意識。責(zé)任意識是事業(yè)心的集中反應(yīng)，即充分認(rèn)識到辦公室工作無小事，每一件工作都容不得半點(diǎn)虛假，一旦出現(xiàn)疏漏，都可能捅婁子、誤大事，從而給工作帶來不利影響。切實(shí)樹立“責(zé)任重于泰山”的意識，做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，確保工作萬無一失，要知道“該我干什么和我該干什么”，不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在自己手里延誤，不讓需要辦理的事情在自己手中積壓。
四是強(qiáng)化服務(wù)意識。牢固樹立以奉獻(xiàn)為榮，以建功為樂的思想境界，多比吃苦奉獻(xiàn)，少比闊氣享樂；多比工作績效，少比生活待遇；多比服務(wù)質(zhì)量高低，少比個人升遷快慢。在奉獻(xiàn)中體現(xiàn)價(jià)值，在忙碌中享受生活，在艱辛中體驗(yàn)快樂。做到“勤勤懇懇，兢兢業(yè)業(yè)，不計(jì)名利，不講價(jià)錢，無私奉獻(xiàn)，甘當(dāng)無名英雄”。
五是強(qiáng)化廉潔意識。辦公室的工作不但直接反映整個機(jī)關(guān)的精神風(fēng)貌，而且一定程度上影響到領(lǐng)導(dǎo)在群眾中的威信和形象。做到經(jīng)得起考驗(yàn)，始終保持較高的政治覺悟，服從安排，嚴(yán)守工作紀(jì)律，說老實(shí)話，辦老實(shí)事，做老實(shí)人；抗得住誘惑，正確對待權(quán)力、利益，處理好苦與樂、得與失、局部與全局、家庭與事業(yè)、個人與集體的關(guān)系，謀事不謀利，奉獻(xiàn)不索取，扎扎實(shí)實(shí)做好工作；管得住自己，注意自己的一言一行、一舉一動，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求。
四、發(fā)揚(yáng)“四種精神”
一是發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)精神。做到干一行，愛一行，專一行，精一行，在工作上勤勤懇懇，奮發(fā)進(jìn)取，爭創(chuàng)一流。辦公室工作是一個重要的工作，也是一個人鍛煉成長的重要平臺，每一個辦公室工作人員都要熱愛這項(xiàng)工作，珍惜這項(xiàng)工作，干好這項(xiàng)工作。
二是發(fā)揚(yáng)無私奉獻(xiàn)精神。辦公室工作的服務(wù)性就決定了辦公室工作突發(fā)事情多、應(yīng)急事項(xiàng)多、需要加班加點(diǎn)的任務(wù)多，工作既苦又累，大家基本上都有頸椎病、腰椎病等類似職業(yè)病。沒有甘于吃苦、樂于奉獻(xiàn)、勤奮敬業(yè)的高尚情操，是難以勝任辦公室工作的。因此，辦公室工作人員要保持一種平靜的心態(tài)、平衡的心態(tài)、平淡的心態(tài)，勤勤懇懇，任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻(xiàn)而不索取，自享甘甜，守得住清貧，耐得住寂寞，甘當(dāng)“不為名利的小草、樂于奉獻(xiàn)的蜜蜂、恪盡職守的螺絲釘”，對外杜絕“門難進(jìn)，臉難看，話難聽，事不辦”的行為。
三是發(fā)揚(yáng)求真務(wù)實(shí)精神。思想要求實(shí)，牢固樹立實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)的思想觀念，不搞“假、大、空”，不做表面文章；作風(fēng)要務(wù)實(shí)，講真情、說實(shí)話，不夸夸其談，不弄虛作假；工作要扎實(shí)，工作份內(nèi)的事，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，做到事事有交待，件件有回音，說干就干，干就干好，不搞花架子，處處抓落實(shí)；辦事要踏實(shí)，做到言必信，行必果，不敷衍塞責(zé)，不推諉扯皮，不攬功推過；做人要老實(shí)，說老實(shí)話，辦老實(shí)事，不陽奉陰違，不欺上瞞下。
四是發(fā)揚(yáng)開拓創(chuàng)新精神。與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，是推進(jìn)辦公室工作的內(nèi)在動力，要把這種精神落實(shí)到具體工作之中。信息調(diào)研要密切關(guān)注、及時反映社會、經(jīng)濟(jì)活動中的新觀念、新變化、新動向；出謀劃策要針對新情況、新問題，提出新思路、新對策、新舉措；為領(lǐng)導(dǎo)、群眾和業(yè)務(wù)工作服務(wù)，要采取新辦法、新手段、新途徑；在文字材料上要有新思路、新觀點(diǎn)、新語言。只有這樣，才能提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地發(fā)揮辦公室的職能作用。
五是發(fā)揚(yáng)“三心”、“四勤”的精神�！叭摹�，即熱心、誠心、耐心；“四勤”，即腦勤、腿勤、口勤、手勤：腦勤，就是要多動腦，多思考，特別要注意研究和思考一些事關(guān)全局的重大問題和重點(diǎn)工作，理出一些規(guī)律性的東西，經(jīng)常提出一些建設(shè)性意見和建議。腿勤，就是要求辦公室人員對負(fù)責(zé)的每一項(xiàng)工作要認(rèn)真抓，多跑腿，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，確保工作落實(shí)。口勤，就是要對來人熱情接待，不厭其煩；向領(lǐng)導(dǎo)多請示、多匯報(bào)，爭取支持；與同志多交流、多談心，加強(qiáng)溝通。手勤，既要多辦事，勤辦事，會辦事，又要多寫多練，不斷提高文字表達(dá)能力，提高以文輔政水平。
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