郵件發(fā)邀請(qǐng)函技巧有什么

　　【適用情況】

　　最近協(xié)助組織學(xué)術(shù)會(huì)議，需要群發(fā)邀請(qǐng)函，既有寄出的信件，也有電子郵件。因?yàn)閰��?huì)人員較多（近百位），這時(shí)候挨個(gè)填寫邀請(qǐng)函，地址和發(fā)郵件（每個(gè)郵件地址附一個(gè)針對(duì)收件人的邀請(qǐng)函），如果人工復(fù)制黏貼，需要建立100多個(gè)文檔，100多個(gè)郵件，打印100多分邀請(qǐng)函和報(bào)到函，于是這時(shí)候就該用word的【郵件合并功能】，自動(dòng)生成“格式相同但是內(nèi)容稍微有些差別的文檔和郵件”。

　　【步驟】

　　1、建立聯(lián)系人excel列表，把每個(gè)“元素”：都拆細(xì)，例如姓名（若需要單獨(dú)用到姓，例如“陳先生”，則還要把姓和名各自放一列），單位，職務(wù)，稱呼，郵箱地址（一格只放一個(gè)），地址，郵編等。這是一切數(shù)據(jù)的來源，可用來生成任何格式的文檔。

　　2、建立邀請(qǐng)信word文檔，和之前的excel放在同一個(gè)文件夾里。調(diào)整好格式等。如需打印信封，也一樣制作一個(gè)word文檔。

　　3、郵件合并功能。

　�。�1）選擇形式，是信函，還是電子郵件。

　　（2）選擇收件人，“使用現(xiàn)有的表”，選擇剛才做好的excel。

　�。�3）編輯收件人列表，選擇要插入的聯(lián)系人，若是全部都要使用，就略過這一步。

　�。�4）插入域。在需要插入“內(nèi)容”，例如姓名的地方點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇插入“姓名”，這時(shí)在word文檔出現(xiàn)姓名類似的標(biāo)志。

　　（5）預(yù)覽結(jié)果。點(diǎn)擊預(yù)覽結(jié)果后，可以看到被替換成excel里的第一個(gè)姓名，在預(yù)覽結(jié)果的'菜單欄那里有箭頭，可以前后地查看結(jié)果。

　�。�6）完成合并。選擇發(fā)送批量電子郵件，或者批量打印。甚至可以保存成一個(gè)一個(gè)獨(dú)立的文檔。

　　4、高級(jí)功能。如果安裝了acrobat（不是reader），就有一個(gè)合并到pdf的按鈕。對(duì)于發(fā)送不可編輯的文檔，最好是存成pdf，防止瀏覽的時(shí)候出錯(cuò)或者對(duì)方打不開高版本的word。例如這次我要發(fā)給許多港澳人士，邀請(qǐng)函轉(zhuǎn)成繁體字，但是有時(shí)word會(huì)在對(duì)方電腦上顯示出錯(cuò)，所以我都用pdf批量發(fā)送電子郵件。

　　【總結(jié)】

　　1、excel做數(shù)據(jù)庫——2、word做模版——3、數(shù)據(jù)用“郵件合并”插入word、——4、批量生成所需的文件。

　　附圖：在2010里很直觀方便，按從左往右的圖標(biāo)一步一步做就好了。

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