文件管理制度(必備15篇)
隨著社會不斷地進步，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編幫大家整理的文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
文件管理制度1
第一章總則
第一條為保守公司秘密，維護公司權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和總公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。
第二條公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。
第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務(wù)。
第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。
第二章保密范圍和密級確定
第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：
1、公司重大決策中需保密的事項；
2、公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；
3、公司所掌握的尚未公開的各類信息；
4、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議及重要會議記錄；
5、公司財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表；
6、公司職員人事檔案、工資性勞務(wù)性收入及資料；
7、工藝技術(shù)中涉及重要工藝技術(shù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部資料；
8、生產(chǎn)運行過程中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料；
9、銷售活動中涉及用戶的內(nèi)部信息資料；
10、經(jīng)公司黨政聯(lián)席會和經(jīng)理辦公會確定的其他應(yīng)當(dāng)保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。
第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受損害。
第八條保密級別的.確定
1、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；
3、公司人事檔案、各類合同及協(xié)議、職員工資性勞務(wù)性收入、工藝技術(shù)中涉及主要工藝技術(shù)環(huán)節(jié)的資料、生產(chǎn)運行中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料、尚未公開的各類信息為秘密級。
第九條屬于公司秘密的文件及資料，應(yīng)當(dāng)明確文件的歸口管理部門，由相關(guān)歸口管理部門負(fù)責(zé)標(biāo)明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。
第十條公司絕密文件的歸口管理部門為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀均由綜合辦公室負(fù)責(zé)；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門進行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀等相關(guān)工作均由文件所在部門負(fù)責(zé)。
第三章保密措施
第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，根據(jù)文件的密級程度由相關(guān)歸口部門負(fù)責(zé)。
第十二條對于秘密文件、資料，相關(guān)歸口管理部門必須采取以下保密措施：
1、非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得借閱、復(fù)制和摘抄；
2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門指定專人負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。
第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門對情況進行核實，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可提供。
第十四條召開和舉辦屬于公司保密內(nèi)容的會議和其他活動，根據(jù)密級程度確定主辦部門，并應(yīng)采取下列保密措施：
1、選擇具備保密條件的會議場所；
2、根據(jù)需要限定參加會議人員的范圍，或根據(jù)會議密級程度指定參會人員；
3、依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；
4、確定會議內(nèi)容的傳達(dá)范圍。
第十五條公司員工不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛�，不�?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。
第十六條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密可能泄露或已經(jīng)泄露時，應(yīng)當(dāng)及時告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關(guān)情況后應(yīng)第一時間報告總經(jīng)理，并及時采取相應(yīng)措施進行處理。
第四章責(zé)任與懲罰
第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經(jīng)綜合辦公室認(rèn)定，需與公司簽訂保密協(xié)議，并根據(jù)協(xié)議要求嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。
第十八條出現(xiàn)下列情況之一者，給予嚴(yán)重警告，并處以10元以上500元以下罰款：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規(guī)定，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟損失的；
2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規(guī)定內(nèi)容的；
3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟損失的。
第十九條出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟損失：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規(guī)定，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失的；
2、故意或過失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失的；
3、故意或過失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失的；
4、違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違規(guī)提供公司秘密的；
5、利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。
第五章附則
第二十條本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
文件管理制度2
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第一條減少歸檔數(shù)量，提高辦文速度和歸檔質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
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第四條公文的簽收
1、凡來廠公文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂的外）均由廠歸檔員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，歸檔員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親文件，廠領(lǐng)導(dǎo)封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
�。ㄈw檔的管理
第八條歸檔的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求歸檔應(yīng)分別向黨委、廠部提出歸檔申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意歸檔，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字歸檔。群團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條歸檔的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬歸檔范圍。
2、黨委、廠部下歸檔件主要用於：
�。�1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；
�。�4）公布全廠性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關(guān)全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外歸檔主要用於：
（1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)歸檔，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義歸檔。
�。ㄋ模w檔程式與要求
第十條歸檔程式規(guī)定：
1、各單位元需要歸檔，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意歸檔時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附歸檔稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列�。�
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在歸檔稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
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第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的.文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�。�1）上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；
�。�2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
�。�3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
�。�4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群團體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
�。ㄆ撸┪募匿N毀
第十七條對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
文件管理制度3
一、一般
1.技術(shù)文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續(xù)發(fā)展和在市場上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司所有。
2、為規(guī)范公司技術(shù)文件管理，明確文件編制的準(zhǔn)確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用范圍：適用于本廠技術(shù)文件管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件和技術(shù)資料。
具體包括：
1)開發(fā)計劃階段：計劃設(shè)計、質(zhì)量保證概述、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢查要求
2)開發(fā)設(shè)計階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊、機械原理圖、編程設(shè)備刻錄文件、可編程設(shè)備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計審查記錄表
3)產(chǎn)品調(diào)試階段3360產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊接明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄
4)產(chǎn)品維護階段3360設(shè)計開發(fā)摘要、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須遵守國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3.技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相關(guān)部門編制，各部門要對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、提交技術(shù)文件
1.在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期內(nèi)，設(shè)計師應(yīng)根據(jù)技術(shù)文檔規(guī)范認(rèn)真完成各文檔的編寫工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。
2.在產(chǎn)品開發(fā)的每個階段，設(shè)計師都必須及時提交設(shè)計文件并保存在公司的服務(wù)器上。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改時，設(shè)計師都必須重新提交文件，更新服務(wù)器上的文件，確保開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計師應(yīng)根據(jù)提交的.文件類別提交到starteam的相應(yīng)目錄。
4.對于提交的文件，任何人都不能故意從服務(wù)器中刪除。
四、技術(shù)文件的保管
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審查和批準(zhǔn)。技術(shù)文件編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審查三級把關(guān)制度。明確各級責(zé)任、權(quán)利、利益。
2、技術(shù)文檔必須在標(biāo)題欄的編號、名稱、日期、設(shè)計、校對、審計、批準(zhǔn)等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。
3.文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必須用手寫在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤簽名必須作為一個整體簽署光盤封面上的標(biāo)簽。
4、各種存檔文件確認(rèn)后，簽名完成后才能進行存檔工作。歸檔文件應(yīng)在公司服務(wù)器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。
5.應(yīng)在用于存儲歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)顯示光盤的大致信息(如名稱、編號、簽名信息等)。
6.歸檔文件時要填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進行實際完整的規(guī)范性檢查，合格后才能歸檔。
五、技術(shù)文件貸款
1.任何職員不得個人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持未經(jīng)授權(quán)的文件。
2.如果工作需要，需要借用技術(shù)文件，請要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應(yīng)的批準(zhǔn)，從公司服務(wù)器下載該文件并進行審閱。
3.對借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的秘密。
4.如果有特殊情況，需要將文件轉(zhuǎn)交他人或攜帶，必須得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
5.查閱文件后，應(yīng)在相關(guān)人員監(jiān)督下徹底刪除貸款文件，并補充整個《借閱文件記錄表》。
六、追究責(zé)任
各部門要嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，如果因不遵守上述規(guī)定而丟失或泄露公司技術(shù)文件，公司將根據(jù)相關(guān)秘密規(guī)定受到罰款處罰和公司內(nèi)部處罰，情節(jié)嚴(yán)重的人將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
文件管理制度4
1、學(xué)校各部門對學(xué)校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認(rèn)真核對份數(shù)，統(tǒng)一編號，及時登記；向下發(fā)文時，明確份數(shù)，嚴(yán)格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù)。
3、傳閱文件有專夾。做到及時，準(zhǔn)確，去向清楚；達(dá)到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的`上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設(shè)專柜專人分類保管，存放文件的室內(nèi)要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準(zhǔn)與其它公文混存，更不準(zhǔn)亂放損壞或丟失。丟失者要追查責(zé)任并予以必要的紀(jì)律處分。
8、上級召開會議由領(lǐng)導(dǎo)帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調(diào)動工作，事先要把文件交清。
文件管理制度5
機要文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保企業(yè)敏感信息的安全與有效利用。它涵蓋了文件的分類、存儲、訪問、傳輸、銷毀等多個環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范員工的行為，防止信息泄露，同時提高信息處理的效率。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與標(biāo)識：明確各類文件的重要性，如機密、秘密、內(nèi)部使用等，并設(shè)立相應(yīng)的標(biāo)識系統(tǒng)。
2. 存儲管理：規(guī)定物理存儲和電子存儲的場所，設(shè)定訪問權(quán)限，確保安全。
3. 訪問控制：確定誰可以查看、復(fù)制、修改或刪除文件，以及訪問的`審批流程。
4. 文件傳輸：規(guī)定安全的傳輸方式，如加密郵件、專用網(wǎng)絡(luò)等，防止信息在傳遞過程中被截取。
5. 使用記錄：建立詳細(xì)的文件使用日志，以便追蹤和審計。
6. 文件更新與版本控制：規(guī)定文件修訂、更新的流程，保證信息的準(zhǔn)確性和時效性。
7. 銷毀程序：制定文件的廢棄和銷毀標(biāo)準(zhǔn)，防止過期或不再需要的文件被不當(dāng)利用。
文件管理制度6
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。
2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。
5、監(jiān)理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的.，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
三、文件查詢
1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營機密及項目當(dāng)事人有關(guān)機密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。
文件管理制度7
1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。
2、維修檔案內(nèi)容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質(zhì)量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結(jié)算清單等。
3、檔案存放要有序，查找方便，并應(yīng)做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。
4、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應(yīng)及時修補。
5、各班組負(fù)責(zé)人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé)，在現(xiàn)場不得存有或使用失效的文件、資料。
6、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時間等待征，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。
7、各班組每年對檔案進行一次核對清理，并將所保存的'檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料，由辦公室按規(guī)定處理。
8、檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù)，借閱者對檔案的完整、清潔負(fù)責(zé)，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印。
9、機動車維修檔案保存期兩年。
文件管理制度8
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。
第三章管理機構(gòu)及主要職責(zé)
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案;
二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);
三、監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護工作;
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、必須嚴(yán)格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進行失職問責(zé)。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應(yīng)主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時,公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。
二、公司內(nèi)部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機密類的案卷,更需要仔細(xì)核對,經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規(guī)定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;
四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;
二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;
四、須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;
五、檔案室的'檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;
六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機密;
(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計
公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定
一、公司應(yīng)設(shè)置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關(guān)好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應(yīng)按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);
四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時,需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定
(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。
第七章獎懲規(guī)定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn),或者進步非常突出的部門或個人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟處分。
(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;
(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
文件管理制度9
第一條 為健全并妥善保管設(shè)備技術(shù)檔案,明確設(shè)備技術(shù)檔案管理職責(zé)，規(guī)范設(shè)備技術(shù)檔案管理工作，提高公司設(shè)備技術(shù)檔案管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司設(shè)備管理制度，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司設(shè)備的檔案管理。內(nèi)容包括檔案管理的主要內(nèi)容，檔案管理的要求等。
第三條 各車間設(shè)備管理部門應(yīng)妥善保管設(shè)備技術(shù)資料，建立設(shè)備臺帳及主要設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備檔案，各車間應(yīng)建立所管轄范圍內(nèi)的`全部設(shè)備檔案。
第四條 各單位應(yīng)按照公司《設(shè)備管理體系相關(guān)記錄》的要求逐一建立健全設(shè)備管理基礎(chǔ)資料，并結(jié)合本單位實際進行補充和完善。
第五條 各單位應(yīng)逐臺建立健全設(shè)備檔案，主要內(nèi)容應(yīng)包括：
（一）設(shè)備一般特點及技術(shù)特性(如設(shè)備編號、位號、名稱、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、原值、制造廠家、安裝地點、投產(chǎn)日期、操作運行條件等)；
�。ǘ┰O(shè)備檢驗總結(jié)報告；
（三）附屬設(shè)備明細(xì)表；
�。ㄋ模┲卮笕毕萦涗�；
（五）安裝試車記錄；
（六）設(shè)備檢修記錄；
（七）主要配件更換記錄；
�。ò耍┰O(shè)備運轉(zhuǎn)時間累計；
�。ň牛┰O(shè)備技術(shù)改造和更新記錄；
（十）設(shè)備故障及事故記錄；
（十一）潤滑說明表；
�。ㄊ┰O(shè)備腐蝕情況及防腐措施記錄；
�。ㄊ┰O(shè)備狀態(tài)監(jiān)測及故障診斷記錄；
（十四）其它需要建立歸檔的設(shè)備技術(shù)資料。
第六條 設(shè)備技術(shù)檔案管理要求
�。ㄒ唬┰O(shè)備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設(shè)備管理部門,一并存入設(shè)備技術(shù)檔案；
�。ǘ└鲉挝粚χ饕O(shè)備零部件（潤滑油脂）進行改替代和技術(shù)改造等,應(yīng)按照有關(guān)程序進行審批，并及時修訂設(shè)備技術(shù)檔案；
（三）設(shè)備遷移，其檔案隨設(shè)備調(diào)出,主要設(shè)備報廢后,檔案由設(shè)備管理部門封存；
�。ㄋ模┘夹g(shù)檔案應(yīng)責(zé)成專人統(tǒng)一管理，建立清冊。技術(shù)檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化,及時整理填寫。人員變更時，主管領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)真組織按項交接。
文件管理制度10
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時、準(zhǔn)確，促進學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的.各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達(dá)的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記，填寫應(yīng)仔細(xì)、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò)員在校團委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時將文件送達(dá)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺，并在相應(yīng)的時間內(nèi)歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應(yīng)按時上交當(dāng)月的工作計劃及總結(jié)。如要舉辦活動，應(yīng)上交相應(yīng)的計劃和總結(jié)，未在規(guī)定時間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應(yīng)及時、認(rèn)真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。
7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內(nèi)容，查閱時應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。
（三）、發(fā)文制度：
1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學(xué)院分團委辦公室制定，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準(zhǔn)。
土木工程與建筑學(xué)院分團委辦公室
文件管理制度11
為了加強機要文件的管理,進一步規(guī)范機要文件的處理程序,結(jié)合我院實際,制定本規(guī)定。
1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負(fù)責(zé)收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導(dǎo)個人和各處、室以外,要根據(jù)文件內(nèi)容、密級和傳閱范圍,送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室簽收和閱處。
2、機要人員對所有來文進行登記,經(jīng)辦公室主任閱處后,送院領(lǐng)導(dǎo)傳閱。機要人員與各位領(lǐng)導(dǎo)辦理文件傳閱手續(xù)。
3、院領(lǐng)導(dǎo)在文件的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應(yīng)將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時,對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內(nèi)文件不得隨意抽走、留存。
4、對院領(lǐng)導(dǎo)批示要求職能部門辦理的文件,機要人員應(yīng)立即將文件送達(dá)承辦單位。承辦單位應(yīng)及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領(lǐng)導(dǎo)。
5、對于急件的'處理。主管領(lǐng)導(dǎo)需要部門即刻辦理的急件,也應(yīng)先退回院機要室,由機要人員按照院領(lǐng)導(dǎo)的批示,立即送職能部門并辦理文件借閱手續(xù),而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。
6、文件傳閱、處理結(jié)束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結(jié)果,并簽名和寫清楚處理日期后,退回機要室統(tǒng)一保管。有關(guān)業(yè)務(wù)文件,各處、室需要暫時保留備用的,可在機要室辦理借閱手續(xù),但保留期限不得超過1個月。
7、上級來文的復(fù)印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規(guī)定辦理;凡標(biāo)有密級的文件不得私自翻印、復(fù)制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復(fù)制、摘錄時,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)批準(zhǔn)后辦理。復(fù)印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發(fā)表的文章中引用“三密”資料。
8、凡發(fā)到各部門的機要文件,各單位必須認(rèn)真管理、清理。使用完后,按照規(guī)定時間,及時清退交機要室。
9、凡涉及機要文件的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員,必須嚴(yán)格遵守國家保密條例,嚴(yán)防失密、泄密。要維護機要文件的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和保密性。按規(guī)定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
文件管理制度12
前言：
為貫徹執(zhí)行《中華人民共和國計量法》，強化公司計量基礎(chǔ)工作，改善公司經(jīng)營管理，提高公司素質(zhì)，確保量值傳遞準(zhǔn)確，保證公司產(chǎn)品質(zhì)量和降低物質(zhì)消耗，提高經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。
1.計量組織及人員職責(zé)
1.1計量組織
本公司計量工作在管理者代表的領(lǐng)導(dǎo)下、由品管科歸口管理。品管科計量員負(fù)責(zé)整個公司計量工作的日常管理，各車間班組長作為兼職計量員負(fù)責(zé)管轄內(nèi)的計量管理。
1.2人員職責(zé)
1.2.1計量工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
負(fù)責(zé)公司計量工作的全面領(lǐng)導(dǎo)；
負(fù)責(zé)國家有關(guān)計量法律法規(guī)在公司的貫徹落實；負(fù)責(zé)審核公司計量器具配置規(guī)劃；負(fù)責(zé)審批公司計量器具檢定/校準(zhǔn)計劃；負(fù)責(zé)審核公司計量管理制度。
1.2.2品管科負(fù)責(zé)人
負(fù)責(zé)公司計量工作的具體領(lǐng)導(dǎo)；負(fù)責(zé)編制公司計量管理制度；
負(fù)責(zé)督促公司計量管理制度的有效實施；負(fù)責(zé)制定計量器具的配置/檢定/校準(zhǔn)計劃；負(fù)責(zé)核準(zhǔn)計量器具的內(nèi)部校準(zhǔn)結(jié)果；
負(fù)責(zé)組織新購計量器具/送修計量器具回廠的驗收；負(fù)責(zé)計量檢測點的確定并確保進行相應(yīng)的計量檢測。
1.2.3品管科計量員
負(fù)責(zé)公司計量工作的日常管理；負(fù)責(zé)編制計量器具的內(nèi)部校準(zhǔn)規(guī)程；負(fù)責(zé)編制計量器具編號及管理臺帳；負(fù)責(zé)執(zhí)行計量器具的內(nèi)部校準(zhǔn)；
負(fù)責(zé)組織計量器具的送檢；
負(fù)責(zé)計量器具使用狀況及維護保養(yǎng)的督查；負(fù)責(zé)計量管理相關(guān)表格的填報；負(fù)責(zé)計量文件/資料檔案的保管。1.2.4各車間班組兼職計量員
負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)計量工作的管理；負(fù)責(zé)在班組貫徹落實公司計量管理制度；
負(fù)責(zé)督促管轄范圍內(nèi)計量器具的日常維護/保養(yǎng)，確保使用的計量器具狀態(tài)良好；
負(fù)責(zé)計量管理相關(guān)記錄的收集/整理/保管。
2.計量器具采購/入庫/流轉(zhuǎn)
2.1計量器具的采購
2.1.1請購
各部門根據(jù)實際需求提出計量器具采購申請，由部門負(fù)責(zé)人填寫《采購計劃單》，明確計量器具的名稱、型號、準(zhǔn)確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負(fù)責(zé)人確認(rèn)，再由管理者代表或總經(jīng)理核準(zhǔn)，最后交由采購部執(zhí)行采購。
2.1.2計量器具生產(chǎn)/供應(yīng)廠家的選擇及采購執(zhí)行
采購部接到經(jīng)批準(zhǔn)的《采購計劃單》后，即著手選擇計量器具的生產(chǎn)廠家，計量器具生產(chǎn)廠家要有生產(chǎn)許可證，且在其生產(chǎn)的器具或包裝上有明確的標(biāo)識。同時具備質(zhì)量保證能力和售后服務(wù)能力。一般計量器具的采購可直接到計量器具的供應(yīng)商店考察，對照實物并查看相關(guān)說明書，了解生產(chǎn)廠家資格，比對價格等，確認(rèn)符合要求即可購買。如果是大型貴重的計量器具，采購部應(yīng)充分聽取使用部門、項目工程師及品管科的意見并進行市場調(diào)研、詢價，綜合評估然后選定一家質(zhì)量保證、價格合理的生產(chǎn)/供應(yīng)廠商報總經(jīng)理批準(zhǔn)再落單訂貨，如需與廠商進行技術(shù)談判應(yīng)請專業(yè)人員參加，就計量器具的性能、品質(zhì)、價格、交貨期、保修、備件及操作培訓(xùn)等事項達(dá)成協(xié)議，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后簽訂正式采購合同，并按合同約定的事項執(zhí)行。
2.2計量器具的入庫
2.2.1計量器具的驗收
計量器具到廠后，采購部即通知品管科，由品管科負(fù)責(zé)人組織使用單位、專業(yè)人員、計量員對計量器具進行驗收，驗收的主要項目是：
A.隨機資料和備件是否齊全；
B.設(shè)備狀態(tài)是否正常；
C.按設(shè)備說明書或相關(guān)作業(yè)指引調(diào)試設(shè)備是否正常。驗收后，品管科計量員填寫《監(jiān)視和測量設(shè)備驗收單》交采購部，驗收合格則準(zhǔn)予入庫，驗收不合格則由采購部與供應(yīng)商協(xié)商作退貨處理或其它妥善的解決方式。
2.2.2計量器具的編號/臺帳
計量器具驗收合格后，品管科計量員即對計量器具進行編號，并登錄于《監(jiān)視和測量設(shè)備臺帳》中列管。
2.2.3計量器具的入庫
計量器具驗收合格后，采購部將發(fā)票連同驗收單辦理入庫手續(xù)，若手續(xù)不全，倉管有權(quán)拒絕入庫，財務(wù)有權(quán)拒絕報銷。
2.3計量器具的流轉(zhuǎn)
2.3.1計量器具的領(lǐng)用
計量器具編號登錄后，品管科計量員即通知使用單位領(lǐng)用。領(lǐng)用時使用單位需填寫《監(jiān)視和測量設(shè)備移交單》，由品管科計量員保存?zhèn)浒浮?/p>
2.3.2計量器具的流轉(zhuǎn)
2.3.2.1當(dāng)計量器具需在公司內(nèi)部借用時，由借用單位向被借用單位提出借用申請，若同意借用則由借用單位復(fù)印一份《借用申請單》給品管科計量員備案。若由于公司業(yè)務(wù)的調(diào)整，需對公司計量器具進行調(diào)配時，由品管科提出方案，經(jīng)管理者代表審批后執(zhí)行，品管科計量員則予以登記備案。
2.3.2.2原則上，本公司計量器具不允許外借，若確實需要外借，必須經(jīng)品管科負(fù)責(zé)人同意和管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)，品管科計量員需跟進外借計量器具的歸還時間及其歸還時的狀態(tài)。必要時需進行校準(zhǔn)/檢定后才能使用。
3.計量器具的檢定/校準(zhǔn)
3.1計量器具的分類
根據(jù)計量器具的應(yīng)用范圍，對計量器具進行分類管理,本公司計量器具分A、B、C共三類。品管科根據(jù)以下分類原則對公司所有計量器具進行分類，在計量器具臺帳上予以注明。
3.1.1用于產(chǎn)品質(zhì)量檢驗、貿(mào)易結(jié)算、環(huán)境安全衛(wèi)生計量檢測和公司同類計量最高標(biāo)準(zhǔn)的計量器具為A類；
3.1.2用于內(nèi)部物料、能源消耗考核、工藝參數(shù)監(jiān)控、機修使用等相應(yīng)的計量器具為B類；
3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計量器具為C類。
3.2計量器具的檢定/校準(zhǔn)
3.2.1臨時檢定/校準(zhǔn)
有下列情形之一時，計量器具的使用部門應(yīng)提出臨時檢定/校準(zhǔn)要求，品管科審核確認(rèn)后，組織實施檢定/校準(zhǔn)。a）b）c）d）新購計量器具；
固定放置的計量器具遷移后；計量器具維修后；對數(shù)據(jù)產(chǎn)生懷疑時。
3.2.2周期檢定/校準(zhǔn)
3.2.2.1檢定/校準(zhǔn)方式
1）A類計量器具需由具有資格和能力的法定計量測試機構(gòu)進行檢定；
2）B類計量器具由品管科進行內(nèi)部校準(zhǔn)；
3）C類計量器具可以免校。
3.2.2.2檢定/校準(zhǔn)計劃
品管科根據(jù)計量器具的類別及使用頻率確定檢定/校準(zhǔn)周期，在《監(jiān)視和測量設(shè)備臺帳》上注明，并于每年12月份制定下計量器具的《檢定/校準(zhǔn)計劃》，經(jīng)管理者代表審批后分發(fā)相關(guān)部門。3.2.2.3檢定/校準(zhǔn)的執(zhí)行
1）外校
a）品管科根據(jù)校驗計劃，在有效期到期前，通知計量器具使用部門做好檢定/校準(zhǔn)準(zhǔn)備。如果該計量器具屬于“外�！�，則由品管科統(tǒng)籌安排，聯(lián)系條件符合的機構(gòu)，洽談檢定/校準(zhǔn)時間和方式（送檢或由檢定機構(gòu)來公司檢定），由其執(zhí)行檢定。
b）檢定結(jié)束后，由檢定機構(gòu)出具檢定報告和合格證，品管科將合格證張貼于計量器具合適的部位或其外包裝上，標(biāo)明其檢定狀態(tài)。
2）內(nèi)校
a）屬于“內(nèi)�！钡挠嬃科骶�，由品管科執(zhí)行校準(zhǔn)，校準(zhǔn)時需嚴(yán)格按計量器具的內(nèi)校規(guī)程進行，并做好內(nèi)校記錄。
b）內(nèi)校完成后，品管科根據(jù)內(nèi)校結(jié)果，在計量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準(zhǔn)標(biāo)識，以標(biāo)明其校準(zhǔn)狀態(tài)。
3.2.2.4檢定/校準(zhǔn)不合格的處理
1）由品管科貼上不準(zhǔn)使用標(biāo)識，并及時組織修理，修理好后再進行檢定/校準(zhǔn)。無法修理的計量器具，由使用部門填寫《監(jiān)視和測量設(shè)備報廢申請單》申請報廢，經(jīng)品管科確認(rèn)、管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以報廢。
2）對使用該不合格計量器具測量的產(chǎn)品，由品管科組織追溯、重檢，以評估之前所測量結(jié)果的有效性，并采取妥善的處理措施。
4.計量器具的貯存、搬運、使用、維護和保養(yǎng)
4.1計量器具應(yīng)按其使用說明書的要求貯存于合適的環(huán)境中。4.2搬移計量器具時，必須小心謹(jǐn)慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運重量大精度高的計量器具應(yīng)由品管科進行指導(dǎo)，并使用合適的搬運工具，搬移后應(yīng)由品管科對其進行檢查確認(rèn)，必要時要經(jīng)過檢定/校準(zhǔn)合格后再繼續(xù)使用。
4.3凡投入使用的A、B類的.計量器具必須經(jīng)過檢定/校準(zhǔn)合格，而且在有效期內(nèi)，C類計量器具也需由品管科對其狀態(tài)進行確認(rèn)，嚴(yán)禁使用不合格的計量器具。4.4計量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴(yán)格按操作規(guī)程進行操作，無關(guān)人員不得擅自使用。發(fā)現(xiàn)計量器具異常時，不得擅自拆卸或損壞計量器具，應(yīng)通知品管科，由品管科組織專業(yè)人員進行處理。
4.5計量器具使用部門和人員要經(jīng)常對計量器具進行維護/保養(yǎng)，使用后要清除計量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計量器具整潔、完好。
5.計量檢測
5.1項目工程師負(fù)責(zé)對每個產(chǎn)品制定工藝規(guī)范、原材料標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，確定需要檢測的工藝參數(shù)、原材料、產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)，品管科確認(rèn)計量“檢測點”并配置相應(yīng)的計量器具對其進行檢測，并保持檢測記錄。
5.2原材料進廠、生產(chǎn)領(lǐng)料、生產(chǎn)投料、產(chǎn)品分裝、產(chǎn)品出廠必須進行嚴(yán)格的計量，而且要填寫相應(yīng)的進倉單、領(lǐng)料單、投料記錄、產(chǎn)品分裝記錄、出貨記錄，載明計量數(shù)值和計量單位。
5.3生產(chǎn)/生活用電、用水、用油要通過相應(yīng)的計量器具進行計量，能夠細(xì)分的盡量細(xì)分，計量結(jié)果也要進行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產(chǎn)品成本的正確核算。
5.4環(huán)境、安全、衛(wèi)生的監(jiān)測一般委托有資格的相關(guān)監(jiān)測機構(gòu)進行檢測，但較簡單的項目可以由公司進行檢測。
5.5應(yīng)使用國家法律法規(guī)規(guī)定的計量單位。
6.計量監(jiān)督管理
6.1現(xiàn)場品管員每天對車間使用的計量器具的準(zhǔn)確性進行檢查，督促車間對計量器具進行維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)計量器具異常則及時報告品管科計量員進行處理。
6.2品管科負(fù)責(zé)對實驗室使用的計量器具的準(zhǔn)確性進行日常檢查，督促檢測人員對計量器具進行維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)計量器具異常則及時進行處理。
6.3品管科計量員定期或不定期對公司所有計量器具進行檢查，發(fā)現(xiàn)異常及時處理。
6.4現(xiàn)場品管員按規(guī)定的頻率和數(shù)量抽檢投料數(shù)量、包裝重量的準(zhǔn)確性，同時檢查實際包裝重量與標(biāo)識的符合性，發(fā)現(xiàn)異常及時處理。
6.5品管科負(fù)責(zé)對公司計量管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，對違反計量管理制度的單位提出整改要求，并跟進整改效果，直到問題得到徹底解決。
7.計量檔案資料管理
計量檔案資料包括相關(guān)計量器具管理臺帳、計量器具周期檢定/校準(zhǔn)計劃、計量器具檢定/校準(zhǔn)報告、內(nèi)校規(guī)程及內(nèi)校記錄、計量器具使用說明書、計量器具驗收單、計量檢測記錄等等，這些文件和記錄由品管科計量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規(guī)定的保存期限、保存環(huán)境、標(biāo)識方法進行管理。
文件管理制度13
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責(zé)
2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結(jié)；
3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；
3.3平行文:信函，會議紀(jì)要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的'日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號編碼規(guī)則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內(nèi)發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內(nèi)發(fā)文格式
8.11報告總結(jié)格式
8.12會議紀(jì)要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。
文件管理制度14
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的`各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
文件管理制度15
涉密文件管理制度
一、收文制度接收國家秘密文件、資料，密件包裝應(yīng)當(dāng)由辦公室保密人員拆封。同時應(yīng)單獨設(shè)薄登記，接收人員應(yīng)及時履行清點、登記、編號、簽收等手續(xù)。
二、發(fā)文制度分發(fā)國家秘密文件、資料，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴大范圍。發(fā)文人員應(yīng)履行登記、編號、簽收手續(xù)，并嚴(yán)格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規(guī)定；簽收時必須逐件清點、核對。傳遞涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)通過保密員進行，文件應(yīng)包裝密封，嚴(yán)格按規(guī)定登記簽收。
三、制作（打�。┲贫戎谱鲊颐孛芪募�、資料，應(yīng)當(dāng)按照《保密法》規(guī)定，履行定密程序，標(biāo)明密級和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量，絕密級、機密級的應(yīng)當(dāng)編排順序號。使用計算機制作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接。密件應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部文印室印刷，嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的數(shù)量制作，不得多制、私留。
四、閱讀（傳閱）制度涉密文件、資料須按規(guī)定范圍傳達(dá)、閱讀，不得擅自擴大范圍，也不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負(fù)責(zé)專夾專閱，并填寫“傳閱單”，記載夾內(nèi)密件份數(shù)、編號和閱讀時間等，閱后簽字并主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應(yīng)在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應(yīng)當(dāng)即閱即批即退，并有保密員在。
五、借閱制度閱讀和使用涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴(yán)格的借閱記錄手續(xù)。借閱人對文件負(fù)有安全和保密的責(zé)任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴(yán)禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應(yīng)按時限要求及時追回。密級文件資料，未經(jīng)密級確定機關(guān)、單位或者上級機關(guān)批準(zhǔn)，禁止復(fù)制、復(fù)英摘抄、匯編。如復(fù)英摘抄、匯編機密級和秘密級文件，必須經(jīng)批準(zhǔn)并履行審批手續(xù)，同時不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，并視同原件管理。
六、清退制度按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)清退的涉密文件、資料，原則上應(yīng)按要求退回原制發(fā)的`機關(guān)、單位。特殊情況的，應(yīng)說明原因并報經(jīng)原制發(fā)機關(guān)同意。
七、銷毀制度需要銷毀的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批，并履行清點、登記手續(xù)，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷毀的，要有保密員等二人以上押運和監(jiān)銷。嚴(yán)禁將涉密載體作為廢品出售。
一、涉密文件的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴(yán)格履行審批、清點、登記、簽收等手續(xù)。
二、涉密文件由單位保密員統(tǒng)一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專柜存放，個人不得私自保存涉密文件資料。
三、發(fā)出、收到和內(nèi)部運轉(zhuǎn)的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，在交接時，必須履行簽字手續(xù)。外出開會發(fā)的秘密文件，要妥善保管，回單位后及時交給保密員處理；
四、傳閱涉密文件、資料，由保密員直接傳遞，不得任意橫傳。因工作需要長時間使用的，要向保密員辦理手續(xù)。
五六、凡因工作需要復(fù)印、印制涉密文件資料，應(yīng)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印后的涉密文件資料按涉密文件管理。
六、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并采取相應(yīng)的保密措施。不準(zhǔn)在公共場所停留、游覽、購物、探親訪友等，返回單位后要及時交保密員保管，確保國家秘密安全。
七、干部調(diào)動工作時，應(yīng)將自己使用的文件、資料進行清理，全部移交。
八、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應(yīng)當(dāng)及時清退，需要銷毀的涉密文件資料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，登記造冊，交由區(qū)保密局統(tǒng)一集中銷毀，個人均不可自行、隨意銷毀。嚴(yán)禁將各類涉密載體或者內(nèi)部資料、刊物當(dāng)廢品出售。對違反保密規(guī)定，使涉密文件資料發(fā)生失泄密的，依照國家法律和有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，追究責(zé)任。
九、涉密文件資料須定期收回上交，發(fā)現(xiàn)丟失，及時匯報并立即追查處理。
附：九條保密守則
1、不該說的秘密，絕對不說；
2、不該問的秘密，絕對不問；
3、不該看的秘密，絕對不看；
4、不該記錄的秘密，絕對不記錄；
5、不在非保密本上記錄秘密；
6、不在私人通信中涉及秘密；
7、不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)撁孛埽?/p>
8、不在不利于保密的地方存放密件、資料；
9、不攜帶秘密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。
一、收文。收到上級或其他部門發(fā)來的文件后要履行簽收手續(xù)，簽收人應(yīng)注明收到的具體時間，書寫其文件的全稱。簽收后要認(rèn)真核對信封號碼、件數(shù)，開拆后要認(rèn)真核對文件的文號、件數(shù)與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯，應(yīng)立即向有關(guān)部門反映，文件拆封應(yīng)由文件管理人員或指定的人員負(fù)責(zé)，其他人員無權(quán)拆封。對注有領(lǐng)導(dǎo)同志“親收”字樣的信件，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志本人或指定的專人拆封。收文后要認(rèn)真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、收到時間等內(nèi)容登記清楚。
二、發(fā)文。分發(fā)上級來文和本單位形成的文件，要根據(jù)文件的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)的批示意見確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認(rèn)真實行文件、發(fā)文通知單、信封“三對照”，防止錯發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發(fā)出，不準(zhǔn)捎帶，不發(fā)掛號，更不得發(fā)平信。當(dāng)日的文件要當(dāng)日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，認(rèn)真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環(huán)節(jié)，交辦有手續(xù)，收回有注銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領(lǐng)導(dǎo)批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領(lǐng)導(dǎo)報告。
四、傳閱。按照上級有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內(nèi)進行。傳閱的文件要放在文件夾內(nèi)，夾內(nèi)要有目錄、編號，以便查對。不準(zhǔn)從夾內(nèi)抽文件，不得橫傳或倒手轉(zhuǎn)借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內(nèi)落鎖，不準(zhǔn)堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經(jīng)過批準(zhǔn)，嚴(yán)格借閱手續(xù)，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規(guī)定。借閱的文件要登記，歸還后要及時注銷。
六、復(fù)印。不經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意復(fù)印上級文件和領(lǐng)導(dǎo)同志的講話。確因工作需要必須復(fù)印時，要經(jīng)發(fā)文機關(guān)同意。要嚴(yán)格登記、管理制度，對復(fù)印的文件、資料，應(yīng)與正式文件一樣對待，認(rèn)真辦好分發(fā)手續(xù)，按時清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內(nèi)分類放置，經(jīng)常清點核對。一月一清理，一季一核對，做到文件和登記相符。如發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)及時查找。領(lǐng)導(dǎo)人參加上級會議帶回的文件，要及時交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發(fā)的文件，要按照上級規(guī)定，認(rèn)真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認(rèn)真組織查找。確實查找不到的要追究責(zé)任，落實到人，并作出適當(dāng)處理。
九、銷毀。各級、府、各部門嚴(yán)禁私自銷毀涉密文件，銷毀涉密件要經(jīng)過上級保密管理部門、本單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可銷毀。嚴(yán)禁向廢品收購部門和攤販出售內(nèi)部文件、刊物和資料。
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