文檔管理制度
在生活中，制度使用的情況越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編精心整理的文檔管理制度，希望能夠幫助到大家。
文檔管理制度1
一、檔案資料的管理規(guī)定
1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。
2、由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3、各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。
4、所有業(yè)務合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務部、財務部存檔,各業(yè)務部每月整理匯總合同清單。
5、圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的'主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;
2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結等資料;
3、各部門例會和重要會議的會議紀要;
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調用原則及規(guī)定
1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。
2、調用本部門文檔,須經本部門經理申批。
3、調用外部門文檔,經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。
4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。
文檔管理制度2
一、目的
建立營銷中心的文檔管理制度，對項目中所有文檔進行清晰有效的分類管
理與控制，實現項目文檔的有序保管與規(guī)范流動，為項目文檔提供規(guī)范化的管理，提高項目的成功率，有效控制項目成本、進度、時間。
二、范圍
本文適用于營銷中心各單元、公司內配合部門及與之有關的客戶、合資公司、渠道的文檔。
三、原則
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文檔包括接收、發(fā)放和內部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會議紀要、郵遞、商務運作階段文檔及其他內部文檔。
（二）規(guī)范明確內部文檔的編制和命名
�。�1）文件名應是文件的標題。
�。�2）標題應能直觀簡明體現文件的內容。
�。�3）每個文檔必須有一個統(tǒng)一的編號。
�。�4）在電子文檔的命名后面加上編號。
（5）文件編制應使用對應的統(tǒng)一文檔模板。
2.接收文檔控制編號
所有接收文檔需有統(tǒng)一文檔控制編號，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項目管理者根據實際情況確定，建議體現接收日期的信息。
3.明確項目文檔的使用制度
�。�1）在項目前，應建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員,文檔控制員。明確所有文檔的編號、收發(fā)登記操作，及受控等級。
�。�2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統(tǒng)一接收。加蓋或記錄接收日期（時間）。賦予文檔控制編號。
記錄輸入文檔中心數據庫，保存原件。
�。�3）明確發(fā)送文檔的管理程序加蓋或記錄發(fā)送日期（時間）。記錄輸入文檔中心受控庫，保存原件。發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一記錄歸檔。
（4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關規(guī)定
�。�5）文檔借閱登記和保密規(guī)定原則上嚴禁文檔原稿進行借閱。借閱副本應進行登記，加蓋副本章。副本銷毀的'規(guī)定。限期返還原件的規(guī)定。
�。�6）電子文檔的共享規(guī)定
4.明確文檔的歸檔存放
�。�1）建立紙面存儲和電子件存儲兩套相對應的文檔管理系統(tǒng)，附表一《項目文檔歸檔結構》。
目錄結構見
�。�2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類，如售前階段、售中階段，再按標書、合同、方案、會議紀要等分類。
四、文檔提交
�。ㄒ唬┩獠翰块T提交部門的文檔，經過審核后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。
�。ǘ┎块T內部文檔定稿后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。
�。ㄈ┎块T對外交流或是與項目單位匯報、溝通所提交的文檔，經過溝通、匯報后整理成終稿的，由文檔負責人及時提交到文檔管理人員備案、存檔。
�。ㄋ模┎块T外埠工作人員與項目單位交流、溝通時準備的文檔或是會議紀要定稿后提交部門領導，經部門領導審核后報文檔管理人員備案、存檔。
（五）備忘錄或是會議紀要以周為單位提交文檔；建設方案、PPT、規(guī)劃、設計等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規(guī)劃等文檔經過部門與項目單位確認后及時報文檔管理員備案、存檔。
五、具體內容
（一）文檔編號
凡項目有關的文檔，均統(tǒng)一編號。
文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示
文檔日期：本字段6位數字，表明文檔的發(fā)生時間，以便于查詢和統(tǒng)計。順序編號：本字段4位數字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放對象內所有文檔的順序號。
文檔密級：本字段1位數字，表明了文檔的保密級別。
0級代表機密，項目經理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項目組核心成員閱讀2級代表內部公開，項目組所有成員閱讀3級代表公開，所有項目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫PPT指令潛在用戶分析報告發(fā)票用戶分析報告普查報告合作意向書手冊會議紀要備忘錄建設方案計劃解決方案答復項目制度報表合同招投標文件表2文檔接收對象字段對照發(fā)放對象簡寫發(fā)放對象簡寫客戶項目組內部合作方部門內部合資公司渠道公司內部供應商
（二）文檔的存放
項目文檔分別建立電子和紙面件檔案。
紙面文檔按文件的屬性、分類存放，并填寫《文件存放控制表》進行存放、借閱登記。
文檔管理制度3
1.總則
1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。
1.2電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監(jiān)督。
1.3電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
1.4應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數據類型、格式、操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。
1.5為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。
1.6歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。
1.7具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關于文件歸檔的現行有關規(guī)定執(zhí)行。
2.2收集積累要求
2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
2.2.2保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。
2.2.3在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。
2.2.5用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一并收集。
2.2.6用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
2.2.7用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。
2.2.9由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。
2.2.10通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。
2.2.11計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.3收集、積累方法
2.3.1及時按照要求制作電子文件備份。
2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
2.3.4電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
2.3.5電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一影像文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計算機程序;D—數據文件。
3.電子文件的整理
3.1電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2電子文件應按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。
3.3歸檔電子文件應填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。
應定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。
4.1歸檔范圍
電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關于文件的現行有關規(guī)定執(zhí)行。
4.2歸檔時間
邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。
4.3檢測在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.4歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關于文件的現行有關規(guī)定執(zhí)主，鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標只。
4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。
4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件的'現行有關規(guī)定執(zhí)行。
4.5歸檔要求
4.5.1把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作，
4.5.2本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。
4.5.3存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
4.5.6原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。
4.5.7在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。
電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。
5.1檢驗
5.1.1檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數不少于總數的20%合格率應達到100%。
5.1.2檢驗項目。
5.1.2.1載體有劃痕，是否清潔。
5.1.2.2有無病毒。
5.1.2.3核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。
5.1.2.4核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。
5.1.3將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應退回形成單位，重新制作。
5.2移交手續(xù)
驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3保管要求
電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。
5.3.1歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。
5.3.2環(huán)境溫度選定范圍:
14℃—24℃;相對濕度選定范圍：45%—60%。
5.3.3存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。
5.3.4電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。
5.4存效性保證
5.4.1每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。
5.4.2每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現問題應及時采取恢復措施。
5.4.3設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。
5.4.4磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
5.4.5定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。
5.5利用
5.5.1電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2利用時使用拷貝件。
5.5.3利用時要遵守保密規(guī)定。
5.5.4利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。
5.5.5具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6電子檔案的銷毀鑒定。
5.6.1電子檔案的銷毀鑒定，按國家現行有關規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。
5.6.3非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。
5.7統(tǒng)計
檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統(tǒng)計。
文檔管理制度4
醫(yī)保人員管理制度文檔旨在確保醫(yī)療保障體系的高效運作，規(guī)范醫(yī)保人員的行為，提高服務質量，保障參保人員權益。本制度主要包括以下幾個方面：
1. 職責分工
2. 業(yè)務流程管理
3. 培訓與發(fā)展
4. 行為準則與道德規(guī)范
5. 監(jiān)督與考核
6. 糾紛處理機制
內容概述：
1. 職責分工：明確醫(yī)保人員在組織中的'角色和責任，確保每個人都清楚自己的工作范圍。
2. 業(yè)務流程管理：規(guī)定醫(yī)保申請、審核、賠付等關鍵環(huán)節(jié)的流程，提高工作效率。
3. 培訓與發(fā)展：制定定期培訓計劃，提升醫(yī)保人員的專業(yè)技能和業(yè)務水平。
4. 行為準則與道德規(guī)范：設定醫(yī)保人員應遵守的職業(yè)操守和道德標準，確保公正公平對待每一位參保人。
5. 監(jiān)督與考核：設立監(jiān)督機制，對醫(yī)保人員的工作進行定期評估，以保證服務質量。
6. 糾紛處理機制：建立有效的投訴和糾紛解決渠道，及時處理參保人的問題。
文檔管理制度5
本脫硫管理制度文檔旨在規(guī)范和優(yōu)化企業(yè)內部的脫硫工藝管理，確保環(huán)保法規(guī)的合規(guī)性，提高生產效率，降低運營成本。內容主要包括以下幾個方面：
1. 脫硫設備的運行與維護
2. 脫硫工藝參數的監(jiān)控與調整
3. 廢棄物處理與排放控制
4. 安全操作規(guī)程
5. 員工培訓與績效評估
6. 環(huán)保政策與法規(guī)的遵循
內容概述：
1. 脫硫設備的運行與維護：涵蓋設備的日常檢查、定期保養(yǎng)、故障排查與修復，以及設備更新升級策略。
2. 脫硫工藝參數的`監(jiān)控與調整：涉及工藝流程的優(yōu)化，參數設定與監(jiān)控，以保證脫硫效果。
3. 廢棄物處理與排放控制：規(guī)定廢棄物的收集、儲存、處理方法，以及排放標準的遵守。
4. 安全操作規(guī)程：明確安全操作流程，預防事故的發(fā)生，保障員工安全。
5. 員工培訓與績效評估：制定培訓計劃，提升員工技能，通過績效考核激勵員工遵守制度。
6. 環(huán)保政策與法規(guī)的遵循：定期更新環(huán)保法規(guī)知識，確保企業(yè)行為符合國家和地方的環(huán)保要求。
文檔管理制度6
監(jiān)理文檔管理制度是項目管理中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了從項目啟動到結束的全過程，涉及各個階段的記錄、報告、審批和歸檔等工作。主要內容包括：
1. 項目啟動文件：如項目建議書、合同協(xié)議、項目范圍說明書等。
2. 設計文件：包括設計圖紙、技術規(guī)格書、工程量清單等。
3. 施工文件：施工日志、質量檢查報告、進度報告、變更申請等。
4. 監(jiān)理報告：定期監(jiān)理報告、專項檢查報告、質量問題處理記錄等。
5. 竣工驗收文件：竣工圖、驗收報告、質保資料等。
6. 文件控制：版本管理、文件審批流程、保密規(guī)定等。
內容概述：
監(jiān)理文檔管理制度應涵蓋以下幾個關鍵方面：
1. 文檔格式與標準：明確各類文檔的.格式、內容要求和編寫規(guī)范。
2. 文件審批流程：定義文件的審批權限和流程，確保文件的質量和準確性。
3. 文件存儲與檢索：規(guī)定文件的存儲方式、保存期限和檢索方法。
4. 文件變更管理：設定文件變更的程序，確保信息的及時更新和同步。
5. 文件安全與保密：制定文件的安全保護措施和保密規(guī)定。
6. 文件使用與傳遞：明確文件的使用權限和傳遞方式，防止信息泄露和誤用。
7. 文件歸檔與銷毀：規(guī)定文件的歸檔標準和銷毀程序，保證信息的完整性和合規(guī)性。
文檔管理制度7
文檔管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索到銷毀的全過程。這一制度不僅涉及紙質文檔，也包括電子文檔，旨在確保信息的安全、完整和有效利用。
內容概述：
1. 文檔分類與編碼：建立統(tǒng)一的文檔分類標準，便于管理和檢索。
2. 制度流程：定義文檔的生命周期，包括創(chuàng)建、審批、發(fā)布、更新、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)。
3. 權限管理：明確不同角色對文檔的訪問、修改和審批權限。
4. 安全保護：設置安全措施，防止未經授權的'訪問、篡改和丟失。
5. 存儲與備份：規(guī)定文檔的存儲方式和備份策略，保證數據安全。
6. 記錄與審計：記錄文檔操作日志，便于追蹤和審計。
7. 培訓與執(zhí)行：定期培訓員工，確保制度的執(zhí)行和理解。
文檔管理制度8
文檔管理制度是指在組織內部建立一套完整的文件和信息管理規(guī)則，旨在確保信息的安全性、準確性和有效性。它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲到銷毀的.整個生命周期，旨在提升工作效率，防止信息丟失，保障企業(yè)運營的合規(guī)性。
內容概述：
1. 文件分類與編碼：確立文件的分類標準，制定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，以便于檢索和管理。
2. 創(chuàng)建與審批流程：明確文件的創(chuàng)建權限，規(guī)定審批流程，確保信息的準確性和權威性。
3. 存儲與保管：規(guī)定文件的存儲介質、期限和地點，確保文件的安全保存。
4. 使用與訪問：設定文件的使用權限，控制訪問，防止未經授權的使用或泄露。
5. 更新與修訂：規(guī)定文件更新和修訂的程序，保證信息的時效性。
6. 歸檔與銷毀：設立歸檔標準，明確文件的保存期限，規(guī)定銷毀流程，防止無用信息占用資源。
文檔管理制度9
餐具管理制度文檔旨在規(guī)范企業(yè)內部的'餐具使用、清潔、存儲和維護流程，以確保員工的健康安全，提高工作效率，并維護企業(yè)形象。
內容概述：
1. 餐具的采購與驗收
2. 餐具的日常使用規(guī)定
3. 餐具清洗與消毒標準
4. 餐具的存儲管理
5. 餐具破損與報修流程
6. 員工培訓與監(jiān)督機制
文檔管理制度10
脫硫管理制度的重要性不言而喻，它直接影響企業(yè)的環(huán)保形象、經濟效益和社會責任。良好的脫硫管理能夠：
1. 降低環(huán)境污染，保護生態(tài)環(huán)境，履行企業(yè)社會責任。
2. 提升生產效率，減少因設備故障和工藝問題導致的.停機時間。
3. 避免因違反環(huán)保法規(guī)導致的罰款和聲譽損失。
4. 保障員工安全，降低職業(yè)病風險，提升員工滿意度和忠誠度。
文檔管理制度11
保管室管理制度文檔旨在規(guī)范物品的存儲、管理和使用，確保公司資產的安全和高效利用。內容主要包括以下幾個方面：
1. 保管室的日常管理規(guī)定
2. 物品入庫、出庫流程
3. 庫存盤點與記錄制度
4. 安全防護措施
5. 責任追究與獎懲機制
內容概述：
1. 日常管理：涵蓋保管室的清潔維護、人員進出權限、工作時間及節(jié)假日管理。
2. 入庫流程：詳細說明物品接收、驗收、登記的步驟。
3. 出庫流程：定義物品借用、領用、歸還的.手續(xù)和審批流程。
4. 盤點制度：規(guī)定定期盤點的時間、方式、責任人，以及異常處理辦法。
5. 安全防護：包括防火、防盜、防潮等措施，以及應急預案。
6. 責任追究：明確違反規(guī)定的處罰措施，激勵員工遵守制度。
文檔管理制度12
第一部分：電子文檔的重要性
公司的電子文檔是公司里面多年積累信息財富，在公司的發(fā)展和運營中有著舉足輕重的作用，占有極其重要的地位。信息社會，信息就是價值，信息就是生產力，但是高度的信息流通以及信息傳遞的便捷性，增加信息泄漏的危險。盡管防火墻、入侵檢測、V/PN、入侵檢測等安全產品也逐步得到認可和應用，但是這些產品有一個共同特點：防外不防內。
在現實中，企業(yè)內部員工存在有意或無意對信息的窺探或竊取，而且，相對而言，內部人員竊取機密信息比黑客要來得容易。因此，對公司的電子文檔進行制度防范（人防）和計算機技術防范（技防）就具有了迫在眉睫、亟待解決的意義。
同時，公司重要電子文檔安全管理目標應該是：在嚴格的安全訪問控制體系管理下，建立資產保護和防泄密監(jiān)控體系，并兼顧共享和使用知識資產的方便。
第二部分：需要保護的電子文檔的表現形式
需要保護的公司的重要電子文檔包含：
內部技術規(guī)范、項目招投標文件、歸檔電子文件、提供給客戶的成果文件、重要數據庫文件、公司各類電子證書圖片、公司財務數據、公司薪酬及年終獎勵電子數據等
第三部分：需要保護的文檔處于的位置
公司重要電子文檔存儲現狀：
以文件、文件夾集中存儲在服務器的文件夾中（服務器上）
以MSSQL數據庫形式存在于HDGIS系統(tǒng)中（服務器上）
以財務數據庫形式存在于部門的服務器上（服務器上）
以文件形式分布于用戶的PC上（工作站上）
解決方案
以文件形式存在于用戶或者公司的u盤、移動硬盤等設備上（移動設備上）
文件類型包括：包括過去和現在的MS
OFFICE文檔（如記事本、office20xx、office20xx、office20xx），還有將來的MS
OFFICE文檔（如MS將在20xx年版本的office14），PDF各個版本、DWG各個版本，包括有可能由這些程序導出的各個未知文件格式，或者加殼產生的未知文件格式。就文件格式來講，應該是文件格式處于不斷升級、發(fā)展變化中，因此甚至可以說各個格式均有可能。
第四部分：可能的泄密途徑
可能的泄密途徑，應該來講主要包括：服務器上泄密、工作站泄密、移動設備解密、網絡泄密、輸出設備泄密、客戶泄密幾個方面，主要的表現形式如下：
服務器泄密：
1、網絡維護人員在進行維護時使用移動硬盤將服務器上的資料自備一份。
2、維護人員知道服務器密碼，遠程登陸上，將服務器上的資料完全的拷到本地或者自己家里的機器上。
工作站泄密：
1、乘同事不在，開啟同事電腦，瀏覽，復制同事電腦里的資料。
2、內部人員將資料通過軟盤、U盤或移動硬盤從電腦中拷出帶走。
3、將筆記本（或者臺式機）帶出管控范圍重裝系統(tǒng)或者安裝另外一套系統(tǒng)從而將資料拷走。
4、將筆記本（或者臺式機）帶出管控范圍利用GHOST程序進行資料盜竊。
5、將筆記本（或者臺式機）的硬盤拆回家盜竊資料，第二天早早來公司安裝上。
6、將辦公用便攜式電腦直接帶回家中。
7、將筆記本（或者臺式機）帶出管控范圍使用光盤啟動的方式，使用磁盤管理工具將資料完全拷走。
8、將筆記本（或者臺式機）的硬盤或整機送修，資料被好事者拷走。
9、電腦易手后，硬盤上的資料沒有處理，導致泄密。
10、筆記本（或者臺式機）遺失或者遭竊，里面的資料被完整的竊取。
網絡泄密：
1、內部人員通過互聯網將資料通過電子郵件發(fā)送出去。
2、內部人員通過互聯網將資料通過網頁bbs發(fā)送出去。
3、隨意將文件設成共享，導致非相關人員獲取資料。
4、將自己的筆記本帶到公司，連上局域網，竊取資料。輸出設備（移動設備）泄密：
1、移動存儲設備共用，導致非相關人員獲取資料。移動設備包括：u盤、移動硬盤、藍牙、紅外、并口、串口、1394等
2、將文件打印后帶出。
客戶泄密：
1、客戶將公司提供的招標文件自用或者給了競爭對手。
2、客戶處管理不善產生的泄密。
第五部分：公司電子文檔安全管理的解決方案
公司電子文檔的.安全管理應該包括防止信息泄密的制度建設和防止信息泄密的計算機技術建設，簡稱“人防”和“技防”。并且，應該是技防和人防并舉，技防需要先行，但“人防”應立即跟上。最后對內外區(qū)別達到如圖的效果（引用供應商之一提供的圖）：
而在內部，又可以達到如下的效果（引用供應商之一提供的圖）：
解決方案
在公司信息中心，主要考慮以下九個場景及對應的管理流程，以供領導決策：
1、在公司局域網內服務器上的進行數據維護
在公司局域網絡內，服務器上的數據不進行加密，但局域網服務器上的數據被外設如u盤、移動硬盤等外拷時則自動加密，防止網絡管理人員將數據監(jiān)守自盜，局域網服務器上的數據在被網絡共享的情況下，也可以進行防護；
2、在公司局域網內服務器上的進行數據保護
在公司局域網絡內，服務器上的在共享給用戶的加密文件，可以設置用戶在局域網上的權限是否具有“重命名”“刪除”“編輯”“讀取”等權限，以防止有讀取權限的員工有意或無意刪除服務器上的文件。
3、在公司局域網內服務器上的進行數據分類
對公司的重要文件，做基本的分類，對企業(yè)的標準規(guī)范一類的最最重要的文檔，經過一次性加密處理，可以設置成“只讀”的權限，所有的人只具有參考的權限，不能進行編輯，需要的時候可以進行更新；對次一級重要的文檔，可以設置包括成“編輯”，可以讓有權限的人引用。
4、在公司局域網內(包含分所用戶、V/PN接入用戶)
在公司內部局域網內，如果用戶需要打開或編輯公司重要電子文檔，必須先登陸保密系統(tǒng)，可在本機上查看、編輯或打印公司加密自己有權限的電子文檔；如果不登陸，將不能查看公司重要的電子文檔，經過編輯的電子文檔仍然是加密的。
5、在家加班
在家加班時，如需使用到公司加密的電子文檔，經過安裝程序或相應授權或采用離線狗等方式后，能在特定的機器上打開或編輯加密電子文檔，生成的文檔仍然是加密文檔；回到公司后，可將加密的電子文檔上傳至加密系統(tǒng)中公用；
6、在外出差
在不能訪問公司內局域網的情況下，如果需要使用公司加密文檔，經過相應授權或采用解決方案離線狗等方式后，可以打開或編輯加密的文檔，形成的仍然是加密文檔；在沒有授權的機器不能打開加密的文檔；
7、提供給第三方的文檔
將加密文件解密后，通過U盤、郵件或其他方式給第三方，第三方對電子文檔使用沒有限制；
文檔加密，給對方一個USB狗，只能在有USB的機器上打開；
文檔加密，設置一定權限，比如：限定對方只能打開幾次，只能在某一時間前打開，否則失效；或只能打開查看，不能編輯、打印等；
8、特權用戶（如公司領導）的權限管理
對特權用戶，如公司領導，則可以設置本地“加密文件夾”的方式，將文件拖到“加密文件夾”則加密，拖到“加密文件夾”之外則解密，以方便公司領導的工作。
9、一般文件解密采取一定的管理流程
非公司領導需要的文件解密，可以采用加密系統(tǒng)的解密流程進行，也可以和公司管理系統(tǒng)相集成。
第六部分：對加密軟件的全面要求
對加密軟件的要求主要包括五大部分：軟件廠家需要達到國家相關資質的要求、軟件功能應當滿足公司的詳細要求、軟件實施應具有便捷性、廠家在售后服務方面應具有優(yōu)勢厚勢、軟件本身應具有災難恢復建設。
根據國家關于文檔保護類軟件的銷售規(guī)定，生產廠家應當必須具有以下幾種資質：
1、中華人民共和國公安部頒發(fā)的安全產品銷售許可證
2、中華人民共和國保密局頒發(fā)的涉密信息系統(tǒng)檢測證書（銷售許可證）
3、中國人民解放軍總參謀部頒發(fā)的軍用信息安全產品檢測證書（銷售許可證）
4、中華人民共和國密碼管理局頒發(fā)的商用密碼產品銷售許可證
5、中華人民共和國密碼管理局頒發(fā)的商用密碼產品生產許可證代理商除持有廠家的資質外，還必須有廠家給與的代理授權。
有關軟件的功能，需要達到以下幾點：
1、局域網內用戶能夠方便的查詢和訪問（閱讀、打印）加密的資產�？梢院头何A、BUZZSAW或MSSPS集成，能夠提供二次開發(fā)接口。
2、在服務器上和客戶端均能初始化掃描，在部署時，對公司已經存在的重要電子文檔全部進行加密，并設置相應的權限。
3、對服務器上的文件，可以不進行加密，但服務器上的數據被外設如u盤、移動硬盤等外拷時則自動加密，
4、對服務器上的文件，可以不進行加密，局域網服務器上的數據在被網絡共享的情況下，也可以進行保護：服務器上的在共享給用戶的加密文件，可以設置用戶在局域網上的權限是否具有“重命名”“刪除”“編輯”“讀取”等權限，以防止有讀取權限的員工有意或無意刪除服務器上的文件。
5、對加密的電子文檔設置嚴格的分級訪問權限，權限模型應基于角色分配。
6、進入加密環(huán)境可以有多種選擇，以因對不同用戶的需要，并且，用戶賬戶可以直接采用AD域賬戶。
7、資產訪問權限分級控制，訪問類型操作細分到：讀取、下載、編輯、打印、刪除、重命名，并且可以疊加網上鄰居共享權限：讀取、編輯、刪除、重命名等，權限分配通過統(tǒng)一制定策略分發(fā)給客戶端，可以和域管理策略集成（如某一個部門賦予統(tǒng)一權限）。
8、對密文的剪貼板有明確管理：可以開放、或者禁止、或者在禁止的情況下，仍然信任某些程序使用剪貼板。
9、對于允許帶出局域網的資產可以設定有效期限，過期后則無法訪問。
10、支持對高度機密文件的高級權限，如：打開閱讀次數、開始結束時間、總時間
有效期等進行控制。
11、對數據的訪問應留下記錄供事后審計，數據訪問日志包括：修改、打印、閱讀次數等。對打印操作進行監(jiān)控和記錄。
12、限制文件的非法復制，比如：在禁止的情況下，從word里面粘貼內容到excel里面無法實現。
13、禁止非法截圖，即使通過種種工具截取的圖片要被加密，其中包括錄象軟件。
14、無法復制密文內容上傳到網頁上的(BBS)
等等web途徑進行泄密
15、客戶端可以選擇是否登陸加密系統(tǒng)，但如果不登陸加密系統(tǒng)，就不能訪問或編輯公司已經加密的電子文檔；
16、支持和OA、HDGIS等系統(tǒng)相結合的開發(fā)接口，在數據導出或下載時提供對文檔的加解密功能并能將系統(tǒng)中文檔的操作權限對應到本加密系統(tǒng)的操作權限。
17、控制臺有豐富的管理模塊可供選擇，如對工作站的管理、用戶的管理、文件的管理、設備的管理、審批的管理等等，以應對公司未來的各種需求。
18、可防止以下泄密方式：用同等配置機器進行GHOST備份和恢復工作。
19、保密服務器認證支持V/PN，支持跨網段。
20、將外部電腦設置成與合法的內網終端相同的IP地址后不能成為合法終端，即具有文檔管理限制接入的功能。
21、加密原理和文件格式無關，即：所有安裝加密程序的WINDOWS客戶端輸出的文件都可以進行加密處理。
22、客戶端加解密支持對文件夾的加解密，以支持對領導特權的支持。
23、文檔應當具有解密流程，解密流程支持通過郵件的解密。
24、應該有多種解密途徑，包括文件夾解密、以機器為準的解密、以用戶為準的解密等等，以備不時之需。
25、客戶端需要有安全的驗證方法。（驗證和機器進行唯一綁定，并考慮遠程用戶使用的方便性）。
26、客戶端在脫機情況下可以正常使用。
27、未經系統(tǒng)管理員允許，任何操作不能夠停止和卸載客戶端程序。
28、加密程序應保證我公司使用的殺毒軟件、其他管理類軟件沒有沖突。
29、必須保證文件加密系統(tǒng)的穩(wěn)定性，和快速恢復機制，如發(fā)生意外造成服務器癱瘓，必須能在30分鐘到2小時內恢復。
30、客戶端必須方便的遠程部署。
31、系統(tǒng)本身具有容災恢復系統(tǒng)。
32、日志系統(tǒng)不僅有對用戶的訪問記錄，還應該有管理員的訪問記錄，并且日志很容易導出成表格或者圖形。
關于軟件實施應具有便捷性、廠家在售后服務方面應具有優(yōu)勢厚勢、軟件本身應具有災難恢復建設也是保障軟件能夠成功實施的關鍵因素，在實施方面應當支持推送，在售后服務方面響應時間和空間應該具有優(yōu)勢，可以做到緊急事件1小時到場，1小時處理成功，軟件本身的容災就更具有現實意義了。
第七部分：防止信息泄密的制度建設
防止信息泄密的制度建設主要指的是“人防”，即相關管理規(guī)范建設和相關的懲罰措施建設。在企業(yè)內成功應用的任何管理類軟件，均需要有一定的管理制定相結合。這也是加密系統(tǒng)在企業(yè)內成功運行的關鍵。因此公司需要針對重要電子文檔安全制定相關的管理制度，管理制定應該包括：
1、文檔解密規(guī)定
2、離線鎖使用規(guī)定
3、打印規(guī)定
4、日志管理規(guī)定
5、權限管理規(guī)定
6、文件外發(fā)規(guī)定
7、違反此規(guī)定后相關的處罰
相關規(guī)定需要在研究公司所選擇了服務廠商后，根據其軟件管理流程和公司管理流程相融合方可指定出詳細規(guī)定。
文檔管理制度13
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條 公文的編號保管：
1、 辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。
2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室 收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。
第五條 公文的閱批與分轉。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉處理。
3、為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條 發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。
第八條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構變動或干部任免事項；（4）公布重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；
3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關單位聯系有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。
4、在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條 發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、標定日期；
2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。
3、 辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；
4、經辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；
7、經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打��；
8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。
五、文件的'借閱和清退
第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。
第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條 文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。
文檔管理制度14
文檔資料管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范文件的創(chuàng)建、存儲、使用、更新和廢棄等全過程，確保信息的安全、準確和有效利用。它涵蓋了以下幾個主要方面：
1. 文件分類與編碼：明確各類文檔的分類標準，設定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于管理和檢索。
2. 創(chuàng)建與審批流程：規(guī)定文檔的創(chuàng)建、修訂和審批流程，保證內容的.準確性與合規(guī)性。
3. 存儲與備份：制定存儲策略，包括物理存儲和電子存儲，以及定期備份，防止數據丟失。
4. 使用權限與訪問控制：設定不同層級員工的訪問權限，保障信息安全。
5. 更新與版本管理：規(guī)定文檔的更新規(guī)則，保持信息的時效性，并進行版本控制。
6. 分發(fā)與共享：明確文檔的分發(fā)范圍和方式，確保信息傳遞的有效性。
7. 歸檔與銷毀：建立歸檔制度，規(guī)定文檔的保存期限，到期后的處理方式。
內容概述：
該制度需要涵蓋以下關鍵領域：
1. 法規(guī)遵從性：確保所有文檔管理工作符合相關法律法規(guī)，如數據保護法、知識產權法等。
2. 內部流程：與企業(yè)內部的其他管理體系（如質量管理體系、項目管理體系）相協(xié)調。
3. 技術支持：利用信息技術實現文檔的電子化管理，如使用文檔管理系統(tǒng)（dms）。
4. 員工培訓：定期對員工進行文檔管理的培訓，提高其文檔處理能力。
5. 監(jiān)控與評估：設置定期檢查機制，評估制度執(zhí)行情況，及時調整優(yōu)化。
文檔管理制度15
為了進一步加強教育處的內涵建設，促進處室各項工作規(guī)范化、科學化、可持續(xù)化管理和發(fā)展，提高工作效率，規(guī)范文檔管理工作，特制定本制度。
1、所有收文、發(fā)文工作均指定專人負責，未經許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成工作混亂。收發(fā)人員必須根據有關文件資料，如實填寫收文登記薄、發(fā)文登記薄。對未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。
2、收發(fā)文范圍包括：文件、傳真、郵件以及通過郵件、無紙化傳輸系統(tǒng)、網絡收發(fā)的各種文檔資料。
3、收發(fā)文件等資料應及時、準確送交處長，不得延誤和積壓;對貴重物品、匯款、郵包，要及時登記，并由個人簽字領取;對投遞錯誤的文件應及時退回。
4、對醫(yī)院交閱的上級來文等文件，任何人不得截留、保存，專人將文件登記并交由處長審閱后復印一份，將原件及時交回醫(yī)院辦公室。出差或開會帶回的文件材料，返回后次日登記歸檔，文件涉及內容需相關處室或科室具體落實完成的，由專人根據院領導和處長閱處意見給予復印或摘錄，送有關處室或科室落實，專人對落實處理情況進行督辦。
5、發(fā)文文件草擬必須使用《發(fā)文稿紙》，按照處室工作分工對口起草，文稿清樣做到三校，一由擬稿人自行校對，確保數據文字準確無誤后，經處長在核稿欄簽字審批后交醫(yī)院辦公室。二由辦公室負責再次文字校對無誤后，確定主題詞，報分管領導審閱。三是文稿清樣經分管領導審批后，正式行文，蓋章。文件內容涉及機密的，須按規(guī)定注明密級。
6、處室實施的每項工作全過程的電子文檔實行處室的移動硬盤、電腦雙存儲，電子文檔務必注明成文的時間，經處長審閱后，實施每項工作的'負責人分別在OA網、醫(yī)院外網上發(fā)布。
7、處室實施的每項工作全過程的電子文檔打印后，及時將電子文檔和紙質文檔各一份，分類歸檔、保存。
8、嚴守工作機密，處室的各種文件、資料等檔案(含電子文檔)由專人保管，專柜存放，嚴格借閱、借用手續(xù)，確保文件、資料等檔案的安全、全面，發(fā)現失竊和泄密事件，及時報告處長并查處。
9、處室的各種文件、資料等紙質檔案，由專人按類別于次年一月內立卷裝訂后，分類存檔，專柜保存;電子文檔由專人按類別于次年一月內存儲于處室的移動硬盤。
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