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企業(yè)控制存貨成本的財務管理技術
摘 要：世界范圍內的企業(yè)競爭，主要取決于企業(yè)，關鍵是相對成本，一個企業(yè)所具有的優(yōu)勢或劣勢在企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略中處于極其重要的核心地位。存貨作為企業(yè)的一項重要資產，直接影響到企業(yè)競爭力的強弱，文章指出，存貨成本控制是衡量企業(yè)是否具有競爭優(yōu)勢的重要標準。關鍵詞：存貨 成本控制 技術
成本管理的目標不再由利潤最大化這一短期性的直接動因決定，而是定位在更具廣度和深度的戰(zhàn)略層面上。從廣度上看，已從企業(yè)內部的成本管理，發(fā)展到供應鏈成本管理；從深度上看，已從傳統(tǒng)的成本管理，發(fā)展到精益成本管理。
一、存貨成本控制存在問題的描述
現(xiàn)代企業(yè)管理必須更加關注成本，成本管理方法也必須更加科學。然而，傳統(tǒng)成本管理由于存在諸多缺陷，已遠遠不能適應現(xiàn)代企業(yè)成本管理的需要。雖然理論界一直在倡導新的先進的成本管理理念，但收效不大。由于認識上的不足和在實際操作上的缺陷，尤其是對于存貨成本的控制和管理。這在實務方面還存在較大的不足和缺陷，主要表現(xiàn)在四個方面。
1.存貨是負債。一部分企業(yè)仍然固執(zhí)地認為存貨是企業(yè)的資產，是財富的標志。這種觀念直接導致了企業(yè)存貨的大量積壓，存貨成本過大。其實，這已經(jīng)是過時了的陳舊觀念，DWLL公司總裁邁克。戴爾認為，“庫存不是資產而是負債”，這句話道出了存貨管理的深刻內涵。從性質上說，存貨確實是資產而不是負債，但是擁有過多的存貨，必須為之支付大量的儲存成本。而且當企業(yè)的資金大量被存貨占用且不能及時變現(xiàn)時，企業(yè)的風險加大，從這個意義上來說，存貨就像是一種負債。
2.對ERP技術的疏漏。目前企業(yè)對資金效益管理意識、水平?jīng)]有提高到一定高度，對存貨的管理要求也就不高；由于存貨的實物管理混亂、存貨信息不準，因而也無法實現(xiàn)為資金管理提供依據(jù)。近幾年ERP技術在我國受到廣泛關注，但鮮有企業(yè)真正用得上，其深刻原因就在于我們的實際管理水平達不到這套系統(tǒng)的管理思想。只是注重存貨實物形態(tài)的管理，即注重存貨的收、發(fā)、存的管理和實物保全，忽視存貨價值形態(tài)的管理。在實際操作方面，無論是訂貨的選擇、訂貨數(shù)量，還是貨品的分類驗收與儲存，或者是清貨、退貨，都是為了降低存儲成本，然而實際上是悖向運行。
3.存貨信息缺乏共享。注重了運用模型和會計賬簿等手段，通過建立數(shù)學模型，確定最佳批量和最佳進貨時間，但忽視了通過優(yōu)化業(yè)務流程，加強信息系統(tǒng)的建設，優(yōu)化存貨管理。對存貨管理還是僅僅靠一臺秤和一支筆。庫存管理談不上有什么技術手段可言，倉庫除了一本賬簿記載著存貨的收、發(fā)、存數(shù)量外，貨品其他方面的基本資料很不建全，信息的收集與交換主要依靠手工來進行，使得存貨管理的信息化程度低。雖然在對存貨的核算上，我們也可能采用了會計核算軟件，但它畢竟只能滿足核算的需要。自動識別技術、監(jiān)控技術、網(wǎng)絡技術，以及衛(wèi)星傳輸技術等方面的落后使我們無法實時、動態(tài)、高效地了解各種存貨信息，并實現(xiàn)存貨信息資源在部門與部門之間、部門與員工間、部門與供應商之間的共享。
4.缺乏對物流管理的整合。存貨管理“小而全，大而全”。只注重內部物流系統(tǒng)的整合，而忽視了對企業(yè)外部物流資源的利用。企業(yè)負責存貨計劃、采購、儲存、領用、出庫全過程管理占用了大量的、財力和物力。沒有充分利用和整合物流管理資源。
究其主要原因關鍵在于對存貨成本缺乏系統(tǒng)技術控制，以求能更好地為企業(yè)進行管理和控制，提高企業(yè)利潤。
二、存貨成本控制路徑的技術
為了使存貨管理達到理想的管理境界，建立能適應現(xiàn)代企業(yè)需要的數(shù)據(jù)化、標準化、信息化的存貨管理模式主要有以下幾種路徑。
1.采購環(huán)節(jié)成本管理。采購成本管理正是以采購為切入點，通過規(guī)范企業(yè)的采購行動，實施科學決策和有效控制，以質量、價格、技術和服務為依據(jù)，在需要的時候、按需要的數(shù)量采購需要的物資，杜絕采購中的高價格和一切浪費。具體措施有：
�。�1）建立健全企業(yè)采購體系，加強采購管理。采購成本管理要求建立健全企業(yè)采購體系，使采購工作規(guī)范化、制度化、建立決策透明機制，實行必要的招標采購，使隱蔽的信息公開化，防止暗箱操作，在保證質量的前提下，使采購價格降到最低；以公正、公開的原則，來選擇好供應商，采用定向采購的方式，即對每一種所需的物料，按質量、技術、服務和價格幾方面的競爭能力，來選擇供應商，并與之建立長期、互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關系，實現(xiàn)供應渠道的穩(wěn)定和低成本；通過與供應商簽訂在需要的時候提供需要的數(shù)量、需要的品種的物料協(xié)議，實施適時采購，得到縮短提前期、減少物料庫存。
�。�2）利用互聯(lián)網(wǎng)降低采購成本。①企業(yè)的采購如果管理不善，采購的原料價格過于昂貴或者質量低下，無論在生產過程中如何管理和控制，其產品都將直接受到影響。而采購過程中之所以經(jīng)常出現(xiàn)問題，是由于過多的人為因素和信息閉塞造成的，通過互聯(lián)網(wǎng)可以減少人為因素和信息不暢通問題，在最大程度上降低采購成本。②利用互聯(lián)網(wǎng)可以將采購信息進行整合和處理，統(tǒng)一從供應商訂貨，以求獲得最大批量折扣。如美國的Wal-mart就是通過其零售管理信息系統(tǒng)將需要采購的信息統(tǒng)一匯集到總部，然后由總部再通過網(wǎng)絡統(tǒng)一向供應商批量訂購，獲得最大限度實惠。③利用互聯(lián)網(wǎng)將生產信息，庫存信息和采購系統(tǒng)連接在一起，可以實現(xiàn)實時訂購，企業(yè)可以根據(jù)需要訂購，最大限度降低庫存，實現(xiàn)“零庫存”管理。這樣的好處是，一方面減少資金占用和減少倉儲成本，另一方面可以避免價格波動對產品的影響。如美國的Dell公司通過其靈活的網(wǎng)上采購系統(tǒng)，將其零部件庫存時間壓縮到一周以內，而其他電腦公司則用一個月甚至三個月，這對硬件產品一天一價而且不斷下降的行業(yè)來說，積壓庫存意味著你的產品的零部件價格總是比現(xiàn)在價格高，這也是Dell公司為什么能以比同行低15%的價格進行優(yōu)惠銷售的重要原因所在。④通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)庫存、訂購管理的自動化和科學化，可最大限度減少人為因素的干預，同時能以較高效率進行采購，可以節(jié)省大量人力和避免人為因素造成不必要損失。⑤通過互聯(lián)網(wǎng)可以與供應商進行信息共享，可以幫助供應商按照企業(yè)生產的需要進行供應，同時又不影響生產和增加庫存產品。如美國的波音公司為滿足世界各地航空公司對公司零部件的需求，在互聯(lián)網(wǎng)設立零部件網(wǎng)頁，各地用戶可以直接通過其網(wǎng)頁與零部件供應商直接聯(lián)系獲取支持，這一方面提高了波音公司對用戶的服務速度和降低成本，同時用戶可以以最快速度獲得需要支持，避免過多的中間環(huán)節(jié)，實現(xiàn)零周轉。⑥通過在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布求購信息和“實時視頻會議”系統(tǒng)，可以讓全球的供應商報價與競價，從而選擇綜合成本最低的供應商。比如我國溫州的一位個體戶，在網(wǎng)上發(fā)布了求購鯊魚皮的消息后，3天內，就收到了韓國、日本、秘魯?shù)亩嗉宜a商的報價，最低價格到溫州為50元1公斤，而當時溫州的價格為150元～200元1公斤。⑦利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)采購成本降低必須注意以下幾個問題：一是必須與企業(yè)的內部經(jīng)營管理系統(tǒng)，特別是庫存系統(tǒng)和生產系統(tǒng)（商業(yè)部門是銷售系統(tǒng)）進行數(shù)據(jù)共享，使得采購部門能及時了解信息在網(wǎng)上發(fā)布訂購信息。二是企業(yè)站點要設立專門網(wǎng)頁提供企業(yè)需要產品的種類、型號、數(shù)量和供貨時間，以及聯(lián)系方式等。三是與少數(shù)幾家供應商建立長期合作關系，并實現(xiàn)采購信息與供應商共享，加強雙方的互惠互利合作，獲得長期商業(yè)利益，因為80%的利潤來自20%產生利潤地方。
2.存儲環(huán)節(jié)成本管理。（1）在存儲保管環(huán)節(jié)�？刹捎肁BC管理法 ，實施有重點的存貨，降低保管。（2）存貨優(yōu)化。指以最少的資金占用和最低的成本耗費控制存貨數(shù)量，以滿足生產和銷售的合理需要。為此，必須確定批量，就是要加強存貨實物管理，降低存貨存儲成本。建立完善的管理信息系統(tǒng)，集成企業(yè)的銷售系統(tǒng)、生產系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)的生產模式，采用科學方法，實時監(jiān)控存貨的物流，并根據(jù)符合企業(yè)實際情況的最佳庫存模型，以最優(yōu)的價格、最合理的數(shù)量、批次進行采購，使庫存成本最小化。（3）控制存貨水平。要平衡存貨采購與生產投入的數(shù)量與時間，平衡批量采購成本與存儲成本，以形成最低存貨成本。因此，存貨控制模型，就是研究如何根據(jù)需求量、材料價格、材料單次采購費用、材料單次采購批量、材料變動存儲費用、材料固定存儲費用、訂貨提前期，計算得出存貨經(jīng)濟定貨量、安全庫存量。在以上變數(shù)中，最難取得的數(shù)據(jù)就是材料需求量。一般而言，企業(yè)以銷定產，根據(jù)銷售預測、銷售訂單決定生產數(shù)量，進而決定材料的需求量。在銷售預測處于混亂的情況下，不能直接根據(jù)銷售預測決定材料的需求量，那么，就要根據(jù)銷售訂單，結合企業(yè)實際生產規(guī)模、生產模式、銷售情況、替代產品銷售預測、競爭對手的銷售生產情況、行業(yè)平均銷售預測、動態(tài)，得出生產計劃，從而計算生產數(shù)量，得出材料需求量。近期庫存還可以采用最大庫存、最小庫存模型；長期庫存也可以采用或參照歷史平均數(shù)、歷史加權平均數(shù)、行業(yè)平均數(shù)、替代產品庫存等。同時，企業(yè)在日常生產經(jīng)營中，還應密切注意銷售情況、生產情況、市場動態(tài)，作存貨模型的敏感性分析，針對實際情況，對存貨策略作出調整。
3.物流環(huán)節(jié)成本管理。物流資源是指有利于加強存貨管理的所有資源。包括倉儲資源、資源、信息資源、管理資源、動力資源等。物流資源的充分利用與否，直接影響著存貨的經(jīng)濟采購量、倉儲量和存貨的倉儲成本。（1）充分利用企業(yè)內部的物流資源。企業(yè)內部物流資源的利用，要求以客戶需求為中心，從客戶的立場來確定什么創(chuàng)造價值，什么不創(chuàng)造價值；對供應鏈中的采購、產品設計、制造和分銷等每一個環(huán)節(jié)進行分析，找出不能提供增值的浪費所在；根據(jù)不間斷、不迂回、不倒流、不等待和不出廢品的原則制定創(chuàng)造價值流的行動方案。及時創(chuàng)造僅由客戶驅動的價值，一旦發(fā)現(xiàn)有造成浪費的環(huán)節(jié)就及時消除，努力追求完美。實現(xiàn)了物流的準時、準確、快速、高效、低耗，同時達到了充分利用企業(yè)內部物流資源的目的。（2）充分利用第三方物流。在最大程度上降低企業(yè)的倉儲費用和費用，減少推銷和采購差旅費用；形成企業(yè)生產成本的節(jié)約，提高產品的競爭力。第三方物流企業(yè)作為專門從事物流工作的行家里手，有豐富的專業(yè)知識和經(jīng)驗，有利于提高企業(yè)的物流水平，加快企業(yè)產品的流轉速度，有利于企業(yè)占領市場，提升產品服務形象。（3）企業(yè)物流外包�？梢詼p少物流設施費和物流人員管理費；可以減少流通環(huán)節(jié)；可以減少在產品質量和貨款上的被欺詐行為；使企業(yè)專心致志地從事自己所熟悉的業(yè)務，將資源配置在核心事業(yè)上。
4.內部管理制度環(huán)節(jié)。所謂內部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務活動的有效進行，保護資產的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。從廣義來講，一個企業(yè)的內部控制是指企業(yè)的內部管理控制系統(tǒng)。相關的內部控制應當實現(xiàn)以下目的：保證業(yè)務活動按照適當?shù)氖跈噙M行，保證所有有效交易和事項以正確的金額、在恰當?shù)臅嬈陂g及時記錄于適當?shù)馁~戶，保證對資產的記錄和處理均經(jīng)過授權，保證賬面資產與實存資產定期核對相符，保證企業(yè)生產經(jīng)營活動有秩序、高效率地進行。
三、存貨成本控制的深度技術
存貨內部控制涉及的部門較多，一般會涉及到計劃部門、倉庫、生產部門、銷售部門、會計部門，所以其控制點也多，主要包括計劃控制、訂立、材料驗收、付款、審核、賬賬核對、清理、領料、發(fā)料、復核、分析等多個控制點。根據(jù)存貨的業(yè)務流程，可以分為采購、庫管、領用、盤存等多方面，其中采購和領用兩個方面是重點。建立完善的存貨內部控制應重點抓好采購和領用：
1.存貨采購內部控制。（1）存貨采購審批內部控制。要保證存貨采購業(yè)務按計劃申報程序進行，由采購部門根據(jù)企業(yè)生產經(jīng)營的計劃和材料請購單編制采購計劃，提出具體的采購目錄，經(jīng)主管計劃的負責人審核后報主管領導審批。（2）簽訂存貨采購合同內部控制。要保證存貨采購在授權下按合同進行。要求主管領導對采購人員進行授權委托，授權的內容一定是經(jīng)過有關部門批準的內容；采購人員按計劃簽訂合同，無權在授權之外簽訂合同和變更合同的內容，合同的副本應送會計和計劃部門審核價格與留存。（3）存貨驗收和入庫內部控制。要保證存貨采購數(shù)量、品種、質量符合合同的要求，做到準確、安全入庫。（4）存貨采購資金支付結算內部控制。要保證貨款支付正確、合法。財會部門接庫房通知承付貨款，應審核合同的簽訂是否符合規(guī)定；驗收單、入庫單是否真實可靠，是否與合同一致；進貨發(fā)票是否合法，是否與合同、驗收單、入庫單、付款通知單的品名、數(shù)量和價格相符。審核無誤后，辦理付款手續(xù)，進行貨款支付結算。（5）存貨核算內部控制。應通過采購部門和財會部門的日常核算保證存貨采購業(yè)務資料準確、真實。采購部門和庫房保管部門要對存貨的購進、發(fā)出和庫存進行日常核算，庫房應登記材料卡片，采購部門登記既有數(shù)量又有金額的明細賬，定期將收料單送財務部門；財務部門根據(jù)入庫單、驗收單、付款通知單、付款憑證編制記賬憑證，登記存貨賬簿及有關賬簿，月末與采購部門和庫房管理部門進行核對。（6）存貨內部稽核內部控制。應保證采購業(yè)務的記錄正確，做到賬賬、賬表、賬實相符。月末將收料單與材料明細賬核對，清理在途料，結轉材料成本差異，同時材料明細賬還應同財務部門的材料分類賬、總賬核對，由內部稽核人員復核記賬憑證和原始憑證是否符合內部控制程序和會計制度。（7）存貨內部。應保證存貨業(yè)務合同有效，保管安全，付款正確，會計核算準確，各部門資料反映真實可靠。由內部審計人員抽查存貨采購合同，審查合同是否經(jīng)過授權、是否有效，同時審查在途存貨，審核各部門核算是否正確，各部門反映的數(shù)據(jù)是否相符，有無違反規(guī)定程序和舞弊行為，還要對存貨的內控措施進行評價。
2.存貨領用內部控制。（1）存貨領用審批內部控制。存貨領用應制定定額，同時以批準才能進行。領用的材料應有工藝部門核定消耗定額，屬于間接費用的消耗、修理用料等，應編制計劃或核定費用定額，生產部門根據(jù)計劃、定額填制限額領料單向庫房領料。存貨領用須經(jīng)部門負責人審批簽字。（2）存貨發(fā)出內部控制。應保證存貨領用無誤，手續(xù)齊全。倉庫保管要審核領料單。雙方要檢查數(shù)量和質量，并簽字或蓋章。材料發(fā)出后，保管人員要按計劃價格標明金額，登記材料卡片，并轉材料記賬員記賬后隨發(fā)料匯總表定期送往財務部門。（3）存貨領用核算內部控制。應保證存貨領用業(yè)務記錄真實，領發(fā)無誤。要求倉庫保管員發(fā)貨后及時登記存貨臺賬；財會部門根據(jù)材料記賬員的發(fā)料匯總表按用途匯總分配，匯總領料單，分攤材料成本差異，分類制證，登記有關賬務。（4）存貨領用內部稽核。應保證存貨安全，記錄正確。由內部稽核人員審核領料單，核對收發(fā)憑證和存貨臺賬，檢查收發(fā)記錄和結存余額，查看存貨的領用會計核算是否準確。（5）存貨盤點及處理內部控制。應保證存貨賬實相符。倉庫保管員應定期盤點庫存存貨 ，編制存貨盤點表，并提出處理意見。財會人員年底應抽查存貨盤點表，對于生產中已無轉讓價值的存貨及其他足以證明已無實用價值和轉讓價值的存貨，根據(jù)主管領導和相關部門批準的處理意見，同倉庫保管員共同調整存貨賬務，以確保賬實相符。（6）存貨領用內部。應保證存貨安全、賬實相符、核算準確。由內部審計人員抽查存貨盤點表，監(jiān)督存貨盤點，審核保管部門和財會部門的日常核算是否準確，各部門的數(shù)據(jù)是否相符，有無違反規(guī)定程序和舞弊行為；還要對存貨領用的內部控制進行評價。
總之，深化改革日益成為一個突出而又迫切的問題。優(yōu)勝劣汰是競爭的基本法則，企業(yè)要生存、求發(fā)展，就必須苦練內功，采取各種措施、降低成本，以低于競爭對手的成本進行生產經(jīng)營，企業(yè)才能在競爭中立于不敗之地。
參考文獻：
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