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事業(yè)單位加強物資采購合同管理的方法探討
摘要：在社會主義市場經(jīng)濟背景下，加強物資采購合同管理成為了事業(yè)單位財會工作重要內(nèi)容，事業(yè)單位必須通過完善合同管理工作，進一步規(guī)范物資采購行為，提高科學管理的水平。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；物資采購；合同管理；方法
隨著社會主義市場經(jīng)濟體系的逐步完善，事業(yè)單位的物資供應(yīng)環(huán)境市場化的傾向十分明顯，但其經(jīng)濟合同管理的手段相對落后，尤其是對各種數(shù)據(jù)的處理上手工操作還占較大比例，這在瞬息萬變的市場經(jīng)濟條件下很難適應(yīng)。為此，探討物資采購合同管理的方法，對于改進事業(yè)單位的財會工作迫在眉睫，至關(guān)重要。
一 完善物資采購合同管理的框架
任何一種管理形式都有其特有的框架和結(jié)構(gòu)，經(jīng)濟合同也不例外，物資采購合同管理框架是以市場經(jīng)濟和物資供應(yīng)為前提進行的，主要由四部分構(gòu)成，即思想體系、組織體系、制度體系、效益評價體系。
第一．思想體系包含了四個方面的內(nèi)容：
(1)體系的宏觀基礎(chǔ)即有秩序的市場經(jīng)濟和物資供應(yīng)管理體制；
(2)體系的價值序列為法－理－情；
(3)體系的立足點為自律和自衛(wèi)；
(4)體系的理論基礎(chǔ)即知識性，包括法律、法規(guī)、系統(tǒng)控制、信息論、電腦技術(shù)、效益分析；邏輯性，包括目標設(shè)立與優(yōu)化、人才培訓、機構(gòu)制度完善、標準化和實踐等，時間性，包括合同的前期管理、中期管理、后期管理等。
第二，組織體系的主干是：主體決策——業(yè)務(wù)制衡——全程控制。一是審批采購計劃和訂立合同；制訂合同管理制度；解決合同簽訂履行中出現(xiàn)的問題；研究決定對合同管理人員的獎懲等。二是設(shè)立專門的合同管理機構(gòu)，承辦經(jīng)濟合同管理的具體任務(wù)；三是各業(yè)務(wù)部門配備一批熟悉業(yè)務(wù)知識和具有豐富合同管理經(jīng)驗的專(兼)職合同管理人員，負責管理本部門的合同，向上反饋合同管理信息等。
第三，制度體系主要包括：
(1)合同歸口管理制度，即對本單位合同實行由專門合同管理機構(gòu)全面統(tǒng)一管理合同的制度。
(2)合同授權(quán)委托制度，對外簽訂合同一律由其法定代表人進行書面授權(quán)委托，授權(quán)代理人或復代理人在規(guī)定的權(quán)限、范圍、期限內(nèi)簽訂合同。
(3)合同審查制度，即規(guī)定各有關(guān)部門在合同審查中的職責、審查程序、審查內(nèi)容、審查標準、審查時限，保證合同正確簽訂履行的制度。
(4)市場調(diào)研和市場競價制度，即在合同訂立前對合同標的價格、質(zhì)量和廠家品牌等進行市場調(diào)研，了解市場行情、采取招議標訂貨、批量訂貨、代理等方式，優(yōu)選供應(yīng)廠商，努力追求物資的功能價格比最優(yōu)化。
(5)主體資信調(diào)查制度，即在合同訂立前對對方的主體資格，履約能力、信譽情況及委托代理人等進行認真考察，并逐一建立起客戶檔案。資信調(diào)查的主要內(nèi)容有：對方單位是法人還是其他經(jīng)濟組織，是個體工商戶還是農(nóng)村承包經(jīng)營戶；對方單位的地址、規(guī)模、性質(zhì)、主管部門、成立的時間、注冊資金數(shù)額；通過審查營業(yè)執(zhí)照，看合同標的是否屬于對方經(jīng)營范圍，確保有履約能力；企業(yè)法人代表人或負責人品性、學識是否優(yōu)良t委托代理人資格是否真實，合法，手續(xù)是否齊全t通過稅務(wù)部門咨詢，看對方近三年經(jīng)營效益狀況，對方所持的營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否每年及時參加了年檢。
(6)文本審查制度，文本審查是簽約的實施階段，其目的是保證合同合法、合理，維護本單位的合法權(quán)益，因此在文本審查時要嚴格把握。文本審查的主要內(nèi)容有：看合同對方名稱是否與合同專用章一致；看合同標的條款是否明確、合法，保證不屬于禁止(或限制)流通物；看標的數(shù)量是否確定計量單位是否明確，不得含糊不清或模棱兩可；看標的質(zhì)量條款標準及其代號，編碼是否正確，保質(zhì)期限是否明確，看價格或酬金是否有約定，計算方法是否正確，總標的額是否正確，貨物履行期限、地點、方式是否有明確約定，結(jié)算方式、時間約定是否明確，是否合法，違約責任條款中違約金約定是否合法，如無法律規(guī)定，數(shù)額是否恰當，是否能有效地制約對方；看糾紛解決方式條款地點、機構(gòu)選擇是否正確、恰當，是否對我方有利，如選擇仲裁條款書寫是否規(guī)范；雙方約定條款是否合理、合法和必要。
(7)履約檢查制度，其目的是通過將履行情況與合同約定相比較，找出兩者之間的差距，以便及時采取補救措施。履約檢查的主要內(nèi)容有：看是否按合同約定方法、時間、地點進行了標地物交付；看價款或酬金支付是否嚴格遵守合同規(guī)定，是否有逾期現(xiàn)象；看貨物包裝是否符合合同要求；如發(fā)生違約或糾紛是否追究對方單位的違約責任，糾紛發(fā)生后是否按合同約定方式或法律法規(guī)方式解決。如需向人民法院起訴或向仲裁機構(gòu)申請仲裁，是否在有效期內(nèi)辦理起訴或申請仲裁手續(xù)。
(8)限額審批制度，對于不同類別的物資采購合同在審批會簽后，規(guī)定限額以上的合同還要分別由主管領(lǐng)導或部門負責人簽批，再由合同部門審核蓋章后方可生效。
第四，效益評價體系包含三個方面的內(nèi)容：
(1)評價的指標體系。
(2)效益的評價方法。
(3)合同成本的構(gòu)成。
二 實行全面合同管理
在研究和建立合同管理模式時，要注意其可操作性，不脫離現(xiàn)狀又不停留于現(xiàn)狀，從現(xiàn)狀向既定的目標過渡。力求現(xiàn)實性與超前性相統(tǒng)一，理論性操作性與實際可操作性相統(tǒng)一，既滿足現(xiàn)實應(yīng)用的要求又為以后的發(fā)展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現(xiàn)象羅列和一般化經(jīng)驗總結(jié)上，要著力于目標管理和系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代理論的運用上，由此可達到以下三個目的：(1)探索一個具有科學性、可行性和階段性的管理目標；(2)制訂一個具有整體性、層次性、協(xié)調(diào)性和開放性的完整管理體系；(3)確立一個具有動態(tài)的，受信息調(diào)節(jié)而又符合法律規(guī)范的控制體系。
在事業(yè)單位的對外經(jīng)濟合同中，應(yīng)把所有的物資采購業(yè)務(wù)納入合同管理，把主要注意力集中到提高事業(yè)單位整體效益上，對反映經(jīng)濟活力契約化水平的各項指標實行全額管理。主要包括以下要求：一是規(guī)范使用合同文本。對合同文本使用率、合同簽訂率、合同簽證率、合同限額審批率等主要指標實行全額目標管理均力求達到100％。二是實行合同全過程管理。簽訂合同前要根據(jù)事業(yè)單位生產(chǎn)需要提出合同采購計劃和簽訂申請，批準后洽談、草簽合同，再提報上來進行集體審批，簽訂合同后分解、落實到有關(guān)部門組織實施，督促履行，合同履行后辦理結(jié)算手續(xù)；合同發(fā)生糾紛后，依法進行處理。三是運行業(yè)務(wù)合同化機制。事業(yè)單位所有的對外業(yè)務(wù)都要全部簽訂合同，做到無合同不采購，無合同不驗收，做到無合同不結(jié)算，無合同不付款。
三 完善物資采購合同管理的方法和手段
經(jīng)濟合同管理法律意識強而且縝密，除要有一套嚴密的管理體系外，在管理的方法和手段上也必須系統(tǒng)而嚴密。只有有了科學嚴密的管理方法和手段，才能提高管理的工作效率，對可能發(fā)生的各種因素做出快速反應(yīng)，減少失誤和漏洞。為加大合同管理力度，實現(xiàn)合同管理真正到位，確定方針目標管理、實行方針目標管理方法，以法律法規(guī)為依據(jù)，變分散管理為系統(tǒng)的目標管理，變靜態(tài)管理為動態(tài)管理的全過程管理，變經(jīng)驗管理為科學管理，把合同管理的內(nèi)容和主要指標納入單位發(fā)展規(guī)劃之中，使整個管理工作做到縱深，責任到崗，任務(wù)到人，相互銜接，相互擲調(diào)，形成一個動態(tài)的管理體系，這個體系是嚴密的，嚴密的主要表現(xiàn)在于各個環(huán)節(jié)全都是按程序辦事，環(huán)環(huán)相扣，這就從根本上改變了人為因素的影響，從而也就為事業(yè)單位進行科學管理奠定了基礎(chǔ)。
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