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買方模式下電子采購管理論文
采購作為生產(chǎn)經(jīng)營活動的起點,其平均成本占總成本的60%以上,是供應鏈上公認的“最有價值”的部分。如何提高采購管理的工作效率、降低采購成本,是提高企業(yè)競爭力、增加利潤的一個重要手段。
文章主要介紹了電子采購的概念和基本模式,重點通過對建華管樁集團電子采購管理的應用分析,探討在建材制造業(yè)中買方模式的電子采購管理的優(yōu)勢和存在的問題,并提出建議。
1 電子采購的基本概念
電子采購是一種無須交易雙方見面,通過互聯(lián)網(wǎng)平臺尋找合格的供應商或采購商,最終實現(xiàn)一對多、多對一、多對多采購的交易方式。
電子采購可以優(yōu)化采購流程,幫助供求雙方降低成本,有效地整合企業(yè)的資源,提高企業(yè)的競爭力,從而達到優(yōu)化整個供應鏈的作用。[1]據(jù)調(diào)查,在2014年,全世界400家企業(yè)中,85%的企業(yè)都在應用電子采購方案,電子采購已經(jīng)在全世界得到了廣泛運用。
2 電子采購的模式
賣方模式是指供應商在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布其產(chǎn)品的在線目錄,采購商通過瀏覽供應商的網(wǎng)站來取得所需的商品信息,以做出采購行動的一種電子采購模式。賣方模式的主體是供應商,客體是采購商,這種模式的搭建工作簡單,投資小,但是使用不方便,很多公司會把商品信息模塊簡單的內(nèi)嵌到公司網(wǎng)頁中,后期的交易和傳統(tǒng)采購并無區(qū)別。
買方模式是指采購商在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布所需采購產(chǎn)品的信息,供應商在采購商的網(wǎng)站上登錄自己的產(chǎn)品信息,供采購商評估,并通過采購商網(wǎng)站,雙方進行進一步的信息溝通,完成采購業(yè)務的全過程。[2]買方模式下的電子采購主體是采購商,客體是供應商,這種模式搭建工作復雜,與后臺系統(tǒng)的集成性好,使用方便,但投資較大。
很多大企業(yè)都擁有電子采購系統(tǒng),與現(xiàn)有的信息系統(tǒng)有著很好的集成性,信息傳遞通暢。大企業(yè)往往處于所在供應鏈的核心地位,與少數(shù)幾個供應商已結成了戰(zhàn)略合作伙伴關系,有足夠的能力負擔建立、維護和更新產(chǎn)品目錄的工作。[3]
市場模式是指供應商和采購方通過第三方平臺進行采購業(yè)務的過程。在這種模式里,采購平臺是一個中介,供應商和采購商都可以在網(wǎng)站上發(fā)布并描述自己提供或需要的產(chǎn)品信息,第三方平臺負責產(chǎn)品信息的歸納和整理,以便于用戶使用,而使用市場模式的企業(yè)需要支付給第三方一定的使用費用,很多中小型企業(yè)或個體比較偏好這種模式。
3 買方模式的電子采購在企業(yè)中的應用分析
建華管樁集團創(chuàng)建于1993年,是建筑基礎工程材料——預應力高強混凝土管樁的專業(yè)生產(chǎn)廠家,經(jīng)過22年的發(fā)展,公司從單一的管樁生產(chǎn)銷售商轉(zhuǎn)型成混凝土制品與技術綜合服務商。
目前,建華建材的管樁年生產(chǎn)能力超1. 8億米,預應力混凝土管樁銷量在中國的市場占有率達30%以上,建華建材連續(xù)17年穩(wěn)居全國同行業(yè)銷售冠軍,是中國預應力高強混凝土管樁龍頭企業(yè)。
截至2015年,建華集團在全國已經(jīng)成立并投產(chǎn)了36處生產(chǎn)基地,隨著公司的壯大,各種問題也開始突顯,建材制造行業(yè)的發(fā)展已經(jīng)處于成熟階段,由于核心技術并不復雜,準入門檻低,因此市場競爭力特別大,利潤空間卻越來越小。在這樣的情況下,只有從內(nèi)部管理入手,整合資源,降低成本,才能提高公司的競爭力,而采購環(huán)節(jié)成為一個重要突破點。建華集團推出了電子采購平臺,來實現(xiàn)從采購申請到投標定標、合同簽訂、訂單下達、對賬付款的采購全程電子化,以達到提高采購效率、節(jié)約成本目的。
3. 1 電子采購系統(tǒng)流程
采購部門需要根據(jù)市場部的銷售數(shù)據(jù)和市場情況,以及生產(chǎn)部的生產(chǎn)計劃計算出物料需求,結合庫存信息制訂采購計劃,選擇合適的采購方式:詢價,競價或者招標,并將相關信息發(fā)布到采購平臺上;供應商通過平臺訪問采購數(shù)據(jù)庫,獲取采購信息,按照要求提供有競爭力的產(chǎn)品或服務;公司結合以往的采購記錄和供應商評價,按照合適的供應商選擇策略確定供應商,簽訂合同;供應商按合同進行供貨,貨物驗收合格,登記入庫后將付款申請傳至ERP,財務部核對賬單付款。
當采購任務完成以后,電子采購系統(tǒng)還會自動將本次采購活動的各種相關數(shù)據(jù)存入采購數(shù)據(jù)庫。
3. 2 電子采購優(yōu)勢
(1)優(yōu)化供應鏈,提高采購的靈活度。電子采購使企業(yè)和供應商能夠快速及時地了解采購信息并進行合作交流,通過互聯(lián)網(wǎng)平臺上的大量供應商的比較、篩選,有利于對供應商的資源進行有效整合,使得企業(yè)能夠?qū)ふ业礁训膬r格與質(zhì)量的結合點,提高了采購的靈活度,從而優(yōu)化供應鏈管理,改善供應鏈績效。[4]
(2)降低企業(yè)的運作成本,提高效率。采購系統(tǒng)的標準化設計使全部采購工作流程自動化,消除了多余環(huán)節(jié),節(jié)省了時間和交易成本。以往分公司的采購部標配是六個人,實行電子采購之后,只需要四個人(包括部門經(jīng)理在內(nèi)),36家分公司就節(jié)約了一大筆人力費用。電子采購使可選供應商數(shù)量更多,可以做到貨比多家,降低了采購成本。
(3)改善供應商關系。建華集團在全國建有36家生產(chǎn)基地,常規(guī)供應商遍布全國,合計有1500多家,這對于供應商的整體管理來說有很大的難度。電子采購為供應商提供了一個與集團總部和分公司溝通的平臺,使供求雙方及時了解各自的信息,改善了供需雙方的關系。
3. 3 實施電子采購過程中出現(xiàn)的問題
(1)建華經(jīng)過二十多年的發(fā)展,企業(yè)的信息化程度不斷提高,但是基層員工仍保持著傳統(tǒng)習慣,沒有形成系統(tǒng)的電子化供應鏈思想;鶎硬少徣藛T的工作依舊是按照原來的采購流程,只不過多了一個網(wǎng)上錄入的過程,這樣不僅達不到提升采購效率的目的,反而會增加更多時間和人力的浪費。
(2)員工對電子采購的效果缺乏信心。通過一系列的宣傳和學習,員工能認識到電子采購的價值,但并不認為能夠?qū)崿F(xiàn)這個目標,學習過程也只是以能夠通過考核為目的。在這樣的氛圍中,電子采購雖然得以施行,但是要發(fā)揮出應有效用,提升集團整體供應鏈效率還有很大差距。
(3)供應商配合度不夠。采購系統(tǒng)上線以來,淘汰的原有供應商里只有很少是不合格的,那些淘汰的合格供應商們不希望在采購平臺上與其他商家競價,認為會損害自己的利益。
3. 4 一些建議
電子采購作為整個電子化供應鏈中的一個環(huán)節(jié),并不是孤立的,要與上下游的其他環(huán)節(jié)緊密合作,才能使整個供應鏈高效運轉(zhuǎn)。隨著信息技術與供應鏈中各節(jié)點的緊密應用結合,會有更多類似的打破傳統(tǒng)的變革,電子采購不是開始,也不會是結束,企業(yè)和員工要以發(fā)展變革的眼光來看待新事物,保持積極向上的學習熱情,與時俱進,才能始終立于不敗之地。
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