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淺談?dòng)?jì)算機(jī)檔案信息化管理
【摘要】計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器的內(nèi)存是非常大的，并且它還具有超級強(qiáng)大的記憶性的功能，存儲(chǔ)器能夠有比較大的內(nèi)存，是檔案信息化管理非常有利的條件。因此，本文主要針對了檔案信息化管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)為重要研究對象，并且利用了檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的相關(guān)的優(yōu)勢，從而通過在檔案信息化管理的過程當(dāng)中，對使用計(jì)算機(jī)中存在的問題以及在檔案信息化管理中使用的計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性。并且提出了相應(yīng)的解決的措施以及合理的建議，僅供參考。
【關(guān)鍵詞】檔案信息化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；重要性
對于檔案進(jìn)行管理的方式有很多種，如果只是一直限制在一些簡單類別的存儲(chǔ)的方法，不僅要要求會(huì)有很大的空間，必須還要對索引進(jìn)行相應(yīng)的明確，盡管是這樣，如果想要把一些檔案材料調(diào)出來，就必須要耗費(fèi)很多的時(shí)間和精力。但是在計(jì)算機(jī)中有很多個(gè)存儲(chǔ)的單元，其中主要的作用就是對信息進(jìn)行全方面的記憶。對于計(jì)算機(jī)自身內(nèi)部的記憶功能，也是一個(gè)非常大的優(yōu)勢。計(jì)算機(jī)如果有對內(nèi)部信息進(jìn)行記憶的功能，在實(shí)際計(jì)算的時(shí)候，就不需要對相關(guān)的數(shù)據(jù)的信息進(jìn)行獲取，這種功能只需要把數(shù)據(jù)信息提前輸入到內(nèi)部進(jìn)行存儲(chǔ)的單元里面，因此，在計(jì)算的時(shí)候，就可以從存儲(chǔ)的單元里面，很方便的找到相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，從而就可以不斷的提高計(jì)算的效率。
一、檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢
檔案信息化在實(shí)際管理中，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢使用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的內(nèi)存足夠大。隨著人們?nèi)粘π蓍e娛樂活動(dòng)的項(xiàng)目逐漸增加，就會(huì)不斷產(chǎn)生大量行政方面的資料和文件，并且后期檔案的管理數(shù)量也就會(huì)相應(yīng)的增加，但是一張光盤就能儲(chǔ)存上億的信息數(shù)據(jù)，這就最大程度降低對檔案空間利用。另外還可以對存儲(chǔ)成本的投入逐漸進(jìn)行減少。第二，利用計(jì)算機(jī)來對檔案進(jìn)行管理，使檔案在進(jìn)行查找的時(shí)候更簡單和方便。現(xiàn)階段，檔案使用率不斷提高，并且每一個(gè)職能的部門通常會(huì)運(yùn)用一些檔案來作為借鑒，不同的需求就必須要求檔案管理的部門必須要及時(shí)和高效的提出有關(guān)檔案的資料。如果利用傳統(tǒng)的方法來對檔案進(jìn)行管理，在檔案實(shí)際查找的過程中，也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)浪費(fèi)更多時(shí)間而對檔案查找不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，但是在檔案信息化實(shí)際管理過程當(dāng)中，要對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理的利用，對檔案的信息深入加工的功能進(jìn)行全方面的改善，最終可以達(dá)到對檔案信息深入開發(fā)的目的。第三，要利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，是為了能夠讓檔案在進(jìn)行修改并且做出合理的補(bǔ)充，對于復(fù)制和傳輸?shù)雀鱾�(gè)方面都比較便捷。目前在檔案信息化管理的過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)發(fā)展的過程當(dāng)中進(jìn)行了廣泛的推廣和應(yīng)用。檔案在進(jìn)行儲(chǔ)存的時(shí)候，主要是由幾個(gè)部分進(jìn)行，例如文字的信息、照片和設(shè)計(jì)的圖紙以及錄像帶等等。但是對于傳統(tǒng)檔案管理方法的管理，就會(huì)對其中的質(zhì)量造成非常嚴(yán)重的影響，例如天氣的情況和自然災(zāi)害等等，這些原因都會(huì)給檔案的管理帶來非常嚴(yán)重的安全隱患。
二、在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)存在的問題
在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)的過程中存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，一些檔案信息安全方面的問題也非常的明顯，隨著世界信息化以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化不斷的發(fā)展，電子檔案數(shù)據(jù)信息當(dāng)中存在著比較大的安全隱患。有大多數(shù)的病毒不斷的入侵，就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息被損壞和修改以及泄露等相關(guān)的現(xiàn)象。第二，有關(guān)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)也需要進(jìn)行提高，只有對計(jì)算機(jī)的相關(guān)理論以及使用的技巧進(jìn)行掌握，并且對各種使用類型的辦公設(shè)備操作的比較熟練，才能夠成為一名比較優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員。除此之外，還必須具備對檔案信息進(jìn)行加工和提煉等各方面的能力，還要把一些具有價(jià)值檔案的資料及時(shí)的送到檔案使用人員的手里。第三，檔案在電子管理的方面也比較薄弱，其中主要體現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩個(gè)方面，檔案在電子管理的過程當(dāng)中，硬件是必須要用的計(jì)算機(jī)設(shè)備。一般來說，如果對硬件設(shè)備的投入比較大，就會(huì)造成硬件設(shè)備不足的情況。而在檔案管理過程當(dāng)中，軟件是每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的。
三、在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性
在檔案信息化管理當(dāng)中，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，他主要是世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的一個(gè)必然趨勢，隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程發(fā)展的速度不斷加快，信息也已經(jīng)對經(jīng)濟(jì)高速的發(fā)展和社會(huì)不斷的進(jìn)步以及企業(yè)能否進(jìn)行生存造成了非常嚴(yán)重的影響。第二，他能夠有效的對工作的效率進(jìn)行不斷的提高，同時(shí)還能對資源進(jìn)行相應(yīng)的節(jié)約和利用。在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程當(dāng)中，一般都是利用人工來對資料進(jìn)行收集、規(guī)整和使用以及存儲(chǔ)，這個(gè)工程當(dāng)中肯定會(huì)對人力和財(cái)力以及物理造成大量的損失，并且工作進(jìn)展的速度也比較慢，已經(jīng)不能和我國現(xiàn)階段的工作以及生活的節(jié)奏進(jìn)行適應(yīng)，從而也就不能跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步。第三，他也是企業(yè)檔案管理發(fā)展一個(gè)非常重要的趨勢。企業(yè)檔案的管理主要是屬于一種基礎(chǔ)性的工作。在我國現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，也有著非常重要的作用，并且他的地位也非常高。
綜合上文所述，在檔案信息化管理的過程當(dāng)中，對于計(jì)算機(jī)技術(shù)方法的使用，已經(jīng)在我國社會(huì)當(dāng)中進(jìn)行了廣泛的推廣和使用，因?yàn)橛?jì)算機(jī)自身的內(nèi)存是比較大的，不僅能夠?qū)Υ笈康男畔⑦M(jìn)行容納，還能對檔案進(jìn)行查找的時(shí)間進(jìn)行了節(jié)約，也能對人力和物力以及財(cái)力等多個(gè)方面的過多的損耗進(jìn)行全方面的節(jié)約，并且對信息資源的保存的時(shí)間也比較長。目前，這個(gè)技術(shù)的應(yīng)用，也已經(jīng)逐漸的成為了我國后期對于檔案管理的一個(gè)必然的趨勢，因此，我們必須要在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，進(jìn)行相應(yīng)的關(guān)注和重視。
參考文獻(xiàn)：
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