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工程項目經(jīng)濟(jì)合同管理芻議
摘要：合同管理在工程項目管理中占據(jù)著十分重要的地位，現(xiàn)如今已發(fā)展成為與質(zhì)量管理、成本管理和進(jìn)度管理同各級別的一項管理職能，工程項目整個過程中的合同管理是項目管理的關(guān)鍵所在，規(guī)范、科學(xué)的合同管理是工程質(zhì)量、進(jìn)度、成本得到有效控制的保障，所以，采用科學(xué)化和規(guī)范化的合同管理可以實現(xiàn)對工程項目有效的全過程管理。文章以某企業(yè)XA項目的合同管理為例子，闡述工程項目經(jīng)濟(jì)合同管理的規(guī)則、合同的簽訂事項、合同的結(jié)算工作與合同的履行糾紛處理等。
關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)合同;合同簽訂;合同管理;合同結(jié)算
合同管理的好壞對工程項目的順利進(jìn)行有很大程度上的影響，在工程項目的合同中，有關(guān)該項目的質(zhì)量、資金與工期等內(nèi)容均有體現(xiàn)，雙方的責(zé)權(quán)關(guān)系也被明確指出。工程項目的合同管理也就是對工程所包含到的采購物資、勘查施工等合同的簽訂、實行、更改、截止、違約和賠償處理等進(jìn)行的管理工作。
一、經(jīng)濟(jì)合同的含義和種類
(一)經(jīng)濟(jì)合同的含義
所謂經(jīng)濟(jì)合同，簡單來說，就是在正常生產(chǎn)運營中，企業(yè)為了明確利益雙方的責(zé)權(quán)關(guān)系，而進(jìn)行簽訂的協(xié)議。其中包含企業(yè)內(nèi)部責(zé)任合同，企業(yè)與外部單位簽訂的合同關(guān)系。合同的雙方都應(yīng)嚴(yán)格按照合同中所定的數(shù)量、價格、地點、時間、運輸、包裝、質(zhì)量和結(jié)算等所有的條款進(jìn)行全面準(zhǔn)確地執(zhí)行。
(二)經(jīng)濟(jì)合同的種類
按照合同的內(nèi)容來進(jìn)行分類有工程承包合同、購銷合同、供用電合同、貨物保管合同、加工承攬合同、倉儲保管合同、財產(chǎn)保險合同、借款合同以及財產(chǎn)租賃等其他經(jīng)濟(jì)合同。
二、工程項目的經(jīng)濟(jì)合同管理原則
(一)經(jīng)濟(jì)合同的各項原則
1、授權(quán)制度
現(xiàn)場工程項目代理企業(yè)與外部單位簽訂經(jīng)濟(jì)合同，在企業(yè)負(fù)責(zé)人的授權(quán)范圍內(nèi)，不能越過權(quán)限簽訂合同。超越權(quán)限、未經(jīng)授權(quán)或者在代理截止后，未經(jīng)追認(rèn)所簽訂的合同，企業(yè)不給予承認(rèn)，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要承擔(dān)法律責(zé)任。
2、合同審慎原則
企業(yè)現(xiàn)場與外部單位進(jìn)行合同簽訂時，應(yīng)對合同所包含的所有項目、合同起效的要求以及相關(guān)負(fù)責(zé)人的信譽、資歷等安排系統(tǒng)性的調(diào)查，通過走司法路線，針對合同內(nèi)容的合法性、可行性、嚴(yán)密性以及經(jīng)濟(jì)效益性，進(jìn)行一系列審議及核實。
3、統(tǒng)一管理總則
企業(yè)建立各種相關(guān)的規(guī)章制度，將企業(yè)現(xiàn)場和外部單位所簽訂的合同作出統(tǒng)一管理，現(xiàn)場應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)企業(yè)所定下的管理規(guī)定來執(zhí)行。
(二)合同的簽訂與履行制度
1、合同檔案的制度
現(xiàn)場與外部單位簽訂的合同，應(yīng)在建立起有關(guān)檔案后，將其交到現(xiàn)場經(jīng)營部門進(jìn)行統(tǒng)一化管理，現(xiàn)場在相關(guān)負(fù)責(zé)人的授權(quán)范圍下所簽訂的合同都應(yīng)在企業(yè)經(jīng)營部門備案。
2、責(zé)任的追究制度
現(xiàn)場項目的代理企業(yè)和外部簽訂的合同都必須遵循國家的相關(guān)法律。若違反法律、法則與企業(yè)制定的合同管理制度，應(yīng)對其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任的追究;若嚴(yán)重到觸碰刑法，必須交由司法機(jī)關(guān)來處理。
(三)合同管理的監(jiān)督
在施工現(xiàn)場，項目負(fù)責(zé)人在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)范圍內(nèi)，負(fù)責(zé)對內(nèi)部與對外部的合同簽訂、管理與履行的相關(guān)工作。企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的管理部門是企業(yè)經(jīng)營部，其職責(zé)主要是指導(dǎo)、檢查以及監(jiān)督各個部門、各個現(xiàn)場經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和管理問題。
三、工程項目合同的簽訂工作
在履行企業(yè)的合同管理規(guī)則的基礎(chǔ)上，現(xiàn)場項目工程要結(jié)合現(xiàn)場情況，制定并執(zhí)行更加規(guī)范化的合同談判、競價、會簽和簽訂程序，具體有以下幾點。
(一)通過競價選擇中標(biāo)單位
1、標(biāo)書的制作
標(biāo)書的內(nèi)容包含工程圖紙、評標(biāo)準(zhǔn)則和合同條款，合同規(guī)定雙方責(zé)任、工期、質(zhì)量要求、違約責(zé)任以及合同的中斷和終止條件等。
2、邀標(biāo)書的發(fā)送
一般情況下，邀標(biāo)的單位數(shù)量不應(yīng)少于三家，并且所邀標(biāo)的單位都必須是企業(yè)篩選得出的合格供應(yīng)方。
3、發(fā)出招標(biāo)文件
向那些達(dá)到要求和對標(biāo)書有良好反應(yīng)的專業(yè)隊發(fā)出招標(biāo)文件。
4、標(biāo)書的收集
按照規(guī)則，應(yīng)該將標(biāo)書密封，即采用郵遞遞交或者專人遞交，對資金較少的項目，可以采用傳真進(jìn)行明傳，而對一些過期的改標(biāo)書，應(yīng)作廢標(biāo)處理。
5、評標(biāo)
由現(xiàn)場經(jīng)營部門、主辦部門、競價小組組長與財務(wù)管理等相關(guān)評標(biāo)人員組成評標(biāo)小組，并且嚴(yán)格根據(jù)制度來進(jìn)行評標(biāo)工作。
6、中標(biāo)通知書
通告合適的中標(biāo)單位，對其發(fā)出中標(biāo)通知書。
7、合同的簽訂
合同雙方根據(jù)招標(biāo)文件來簽訂合同。通過公開競標(biāo)而中標(biāo)的單位，即項目部門所選中的施工專業(yè)隊，必須承擔(dān)標(biāo)書中所規(guī)定的施工任務(wù)。
(二)競標(biāo)結(jié)果的審核
在完成競標(biāo)選擇工作后，交于企業(yè)競價小組進(jìn)行審核，并且要詳細(xì)描述競價的過程，表明選中單位的理由。
(三)合同的洽談
在企業(yè)執(zhí)行部門的統(tǒng)領(lǐng)下，現(xiàn)場與其他相關(guān)部門相互合作，與中標(biāo)單位開展合同的洽談。在談判時，對談判的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，應(yīng)包含：會談時間、地點、參與人員、談判事項、談判結(jié)果、記錄人員和記錄時間等。
(四)起草合同
簽訂的經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)包含：標(biāo)的、價格、數(shù)量、質(zhì)量、工期、方式與地點、違約責(zé)任等，且應(yīng)明確以下三點：第一，對受托方的授權(quán)范圍;第二，委托方的介入深度與決策權(quán)力;第三，說明變更設(shè)計與工程簽訂管理應(yīng)遵循的依據(jù)與原則。除此以外，既要防止委托方的介入過甚和不合理放權(quán)，又要防止受托方的管理失職和越權(quán)行為。
(五)合同的審批
把合同交到企業(yè)經(jīng)營部審批，相關(guān)資料必須附上。在企業(yè)會簽審核后，即可完成合同的簽訂。最后，經(jīng)營部門還要在現(xiàn)場把合同的相關(guān)資料進(jìn)行復(fù)印，分發(fā)至有關(guān)部門。
(六)保修及其他約定
主辦方應(yīng)與業(yè)主事先聲明：其一，必須嚴(yán)格執(zhí)行我國規(guī)定的建設(shè)工程的最低保修時長，但是在經(jīng)過雙方協(xié)商之后可適當(dāng)延長局部或全部保修期;其二，協(xié)助業(yè)主確定好保修期和最終工程尾款約定。
四、工程項目經(jīng)濟(jì)合同的結(jié)算
項目部執(zhí)行企業(yè)定下的合同結(jié)算程序，有關(guān)合同結(jié)算的問題主要有以下幾點。
(一)收集整理
經(jīng)營部和有關(guān)部門需認(rèn)真收集與整理有關(guān)的合同結(jié)算資料，主要包括：合同文件、電文消息和來往信件，確保進(jìn)行合同執(zhí)行時有關(guān)憑證、單據(jù)的完整性。
(二)相關(guān)憑證的處理
為加強(qiáng)經(jīng)營部的熟知合同的履行狀況與進(jìn)行合同管理的工作，在合同支付初期，執(zhí)行單位需持相關(guān)憑證或者發(fā)票到經(jīng)營部門，經(jīng)過經(jīng)營部門審核之后制定支付通知文件，再由項目負(fù)責(zé)人審核;執(zhí)行部門要將已付賬的其他憑證或發(fā)票進(jìn)行備份，并把復(fù)印件交于經(jīng)營部門作存檔用。
(三)驗收結(jié)算
在合同雙方完成任務(wù)后，執(zhí)行單位需及時帶領(lǐng)經(jīng)營部與其他相關(guān)部門對所完成的項目進(jìn)行驗收結(jié)算工作，在沒有差錯的狀況下，雙方進(jìn)行簽認(rèn)、蓋章，進(jìn)而宣布合同的終止。
五、經(jīng)濟(jì)合同的糾紛處理
(一)合同履行以及糾紛處理
在簽訂好經(jīng)濟(jì)合同后，需全面履行，若無法完成合同中的要求，應(yīng)及時進(jìn)行補救，降低損失。由現(xiàn)場經(jīng)營部對合同的履行狀況進(jìn)行監(jiān)督，定期將合同的實際履行情況匯報給企業(yè)經(jīng)營部門，盡早反映合同管理中出現(xiàn)的問題。對于那些履行終止的合同，應(yīng)該予以歸檔，然后同樣要向企業(yè)經(jīng)營部門進(jìn)行上報。每當(dāng)現(xiàn)場項目終止時，合同管理者應(yīng)將所有合同進(jìn)行整理，詳細(xì)報告合同的實際履行結(jié)果，且將整理妥善的檔案上交企業(yè)經(jīng)營部門。一旦發(fā)生合同的糾紛事件，現(xiàn)場人員應(yīng)盡快通知企業(yè)經(jīng)營部門，積極參與事件處理，找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，配合負(fù)責(zé)人的工作。
(二)XA項目中兩個合同的糾紛處理
1、造橋機(jī)的施工合同
因為在該項目中，造橋機(jī)被頻繁使用，而造橋機(jī)在當(dāng)期還屬于新型工藝，在施工的初期階段，工程進(jìn)行得并不順利，造成施工進(jìn)度較慢。再者，承擔(dān)單位在與項目部洽談合同時，對施工的難度、工期沒有做到合理預(yù)估，造成團(tuán)隊已完成的工作量度無法完全支付工人工資，進(jìn)而無法對合同進(jìn)行履行。為了解決該糾紛，造橋機(jī)單位提出解除合同的辦法。在經(jīng)過項目部門的測算分析后，造橋機(jī)團(tuán)隊確實因為自身原因與整體施工進(jìn)度無法正常履行合同，在報請企業(yè)同意后，沒收造橋機(jī)團(tuán)隊的履約保證資金，并將項目由原先的合同單價結(jié)算向工班計時結(jié)算轉(zhuǎn)變。
2、錨具的供應(yīng)合同
該合同中的供應(yīng)方是由業(yè)主通過招標(biāo)而選中的，在箱梁預(yù)應(yīng)力的施工過程中，卻意外地出現(xiàn)了安全事故。經(jīng)鑒定得出，除了施工原因之外，造成事故發(fā)生的另一個主要原因是錨具的質(zhì)量問題，經(jīng)幾方協(xié)商之后，錨具供應(yīng)商同意賠償15萬元，最終供應(yīng)合同被解除。
六、結(jié)語
經(jīng)濟(jì)合同管理是一項非常關(guān)鍵的工作項目，要求合同管理者有很強(qiáng)的責(zé)任心，對業(yè)務(wù)有一定的熟悉程度，并且掌握經(jīng)營管理以及經(jīng)濟(jì)合同法的專業(yè)知識。要全面做好合同的管理工作，對于合同方來說，選擇最合理的合同方，相對而言，對于未來的合同履行成本和監(jiān)控控制是有幫助的;在合同條約方面，合理完善的合同條款利于避免很多風(fēng)險;在合同的履行監(jiān)控方面，做好監(jiān)控工作可以幫助合同條約的準(zhǔn)確執(zhí)行;在合同終止方面，為了規(guī)避一些未知的風(fēng)險，可以采取終止合同的措施�？偠灾訌�(qiáng)合同的管理工作能夠?qū)ζ髽I(yè)的經(jīng)營水平與目標(biāo)成本管理的提高起到一定的幫助。
參考文獻(xiàn)：
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