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淺談電算化會計檔案利用
狹義的電算化會計檔案是保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會計檔案。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后,財務人員的所有日常工作以及歷年會計檔案的查找利用,均可在計算機上完成。因此,電算化會計檔案具有下列特點:電算化會計檔案存儲的范圍廣。它傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵:它不僅具有傳統(tǒng)的會計信息,還包括會計電算化的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。在會計電算化條件下,會計檔案的載體本身發(fā)生了巨大的變化,電算化會計檔案存儲的會計信息得到了擴大。財務人員首先要掌握計算機知識,然后才能使用計算機進行會計核算、處理。
電算化會計檔案管理要求更高的科學性。電算化會計檔案通過計算機使用起來更快捷、方便,更容易產(chǎn)生決策參考價值,為管理和決策提供較好的支持。要管理好電算化會計檔案信息,必須配備專兼職檔案管理人員。另外必須根據(jù)電算化會計檔案的特點,做好會計檔案的各方面工作。
電算化會計檔案具有更高的的安全性、完整性要求。會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述,反映經(jīng)濟活動的質(zhì)的變化,要求極準確的資料。而在電算化條件下,會計數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上,會計數(shù)據(jù),會計信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。而電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境等條件的影響。所以要求電算化會計檔案的保密性和安全性比傳統(tǒng)的會計檔案高。
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