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關(guān)于現(xiàn)代化辦公信息的安全技術(shù)研究論文
在現(xiàn)代化辦公過程中，常常需要對相應(yīng)的辦公文件信息進(jìn)行必要的安全保護(hù)，如果使用比較專業(yè)的安全保護(hù)措施，對于大部分的辦公人員難以掌握，本文將從日常的現(xiàn)代化辦公工作入手，探討適用于普通辦公人員對辦公信息的安全保護(hù)策略，使辦公信息安全保護(hù)在現(xiàn)代化辦公工作中成為一種簡單易行的工作過程。
在日常生活中，經(jīng)常會使用不同種類的辦公文件，而根據(jù)辦公文件的性質(zhì)不同又分為普通級和保密級。對于普通級的文件，其安全系數(shù)基本上可以忽略不計，但對于保密級的文件，如何對文件進(jìn)行必要的加密便成為日常辦公過程中需要考慮和實施的問題。
在對辦公文件的安全保護(hù)措施中，不乏有許許多多的方法策略，有專家級別的，有普通級別的，有專屬級別的，也有適合大眾級別的，……。為了針對大多數(shù)普通的用戶，讓安全保護(hù)策略更適合普通辦公人員，我們將探討日常辦公文件的安全保護(hù)。對日常辦公文件的安全保護(hù)主要是對辦公文件的偽裝及其加密。接下來就對具體的實施方案進(jìn)行一一講解。
一、“障眼法”
所謂的“障眼法”，包含兩方面的含義，一是讓文件的內(nèi)容得以隱藏，二是讓整個文件得以隱藏。
首先探討“文件內(nèi)容隱藏”的情況。眾所周知，要看見白紙上的字，那是因為字的顏色和紙的顏色形成了對比，如果字的顏色和紙的顏色被設(shè)置為一種顏色，就可以暫時隱藏文件中的內(nèi)容了。比如，在word軟件中編寫了相關(guān)的內(nèi)容，在編寫完畢后，將所編寫的內(nèi)容的顏色設(shè)置為紙張的顏色，并將語法錯誤檢測、段落標(biāo)記顯示等功能去除，并將光標(biāo)至于紙張的第一行第一列，然后保存文件。再次打開文件的時候，如果不太留意，則會誤認(rèn)為這是一份空白文檔，以達(dá)到隱藏的效果，其實施的效果如圖1所示。該方法不足之處在與，雖然隱藏了文字信息，但是對于有經(jīng)驗的操作人員來說，可以通過文件的大小來辨別是否包含有文字信息。
其次探討“整個文件隱藏”的情況。由于在計算機(jī)中的辦公文件都根據(jù)操作系統(tǒng)的不同存放在指定的邏輯磁盤的存儲空間里。因此可以借助操作系統(tǒng)的某些功能，將辦公文件進(jìn)行相應(yīng)的隱藏。比如，在windows XP操作系統(tǒng)中，可以將辦公文件的屬性設(shè)置為“隱藏”，然后通過“我的電腦”中的“工具”菜單，將其中的“選項”卡中的“不顯示隱藏文件”的選項選中，即可將辦公文件隱藏起來，如果需要查看該文件，則可在“選項”卡選中“顯示隱藏文件”的選項，即可恢復(fù)辦公文件的隱藏，其實施效果如圖2所示。
二、“自加密法”
在計算機(jī)領(lǐng)域中，有成千上萬種不同的軟件，而其中的大部分軟件都出于安全角度，提供了或多或少的加密方法，這里通稱為“自加密法”。通過“自加密法”，可以使通過某種軟件生成的文件多了一層保護(hù)，多了一道密碼檢測的機(jī)制。比如，在使用word軟件編輯完辦公文件后，可以選定“文件”菜單中的 “另存為”選項，在彈出的“另存為”對話框中，選擇“工具”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“安全措施選項”，即可對保存的word辦公文件進(jìn)行相應(yīng)的加密操作。如圖3所示。又如，在使用WINRAR軟件進(jìn)行壓縮文件時，可以在選定需要壓縮的辦公文件的同時，通過選定軟件的“常規(guī)”選項卡中的“設(shè)置密碼”按鈕，進(jìn)行相應(yīng)的密碼設(shè)置，如圖4所示。通過壓縮軟件這樣的設(shè)置所導(dǎo)致的結(jié)果就是，在進(jìn)行辦公文件壓縮包解壓的時候，需要先輸入正確的密碼，否則將無法解壓出所需的辦公文件。
三、“移花接木法”
所謂的“移花接木法”，是指將對應(yīng)的辦公文件的文件類型改為其他類型，已到達(dá)保護(hù)辦公文件的目的。在計算機(jī)系統(tǒng)里，文件的區(qū)分只要是通過其擴(kuò)展名來完成的，常用的擴(kuò)展名有：.jpg為圖片文件，.doc為word文件，.gif為動畫文件，.cpp為c++程序文件，……。將辦公文件的文件類型由原來的類型改為其他種類的類型，即可達(dá)到保護(hù)文件的效果。比如：用word軟件生成了一個文件名為“機(jī)密.doc”的辦公文件，如果將其文件的擴(kuò)展名進(jìn)行更改，則文件名變化為“機(jī)密.jpg”，其文件對應(yīng)的圖標(biāo)也會隨之由原來的word型的圖標(biāo)改變?yōu)閳D片型的圖標(biāo)。對于不知情的人員拿到此辦公文件，將會直接雙擊圖標(biāo)打開文件，將看見一張空白的圖片;對于知情人員在拿到此辦公文件時，會將文件的擴(kuò)展名由原來的“.jpg”改為“.doc”，然后再打開文件，即可見文件的內(nèi)容。
四、“外員法”
所謂的“外員法”，是指借助其他加密軟件的力量對辦公文件進(jìn)行相應(yīng)的加密。目前，在計算機(jī)領(lǐng)域中，加密軟件可謂是玲瑯滿目，挑選一種得心應(yīng)手的加密軟件，對需要保護(hù)的現(xiàn)代化辦公信息進(jìn)行相應(yīng)的加密，不愧是一種借助外力，強大自己的好辦法。由于不同的加密軟件，其加密的操作過程各有千秋，在這里就不再過多闡述。加密軟件的選擇也可以根據(jù)現(xiàn)代化辦公的需要進(jìn)行選擇，比如易捷文件夾加密軟件，文件加密器，md5加密工具等工具都是目前使用廣泛的加密工具。
綜上所述，介紹的四種方法是針對現(xiàn)代化辦公的信息保護(hù)提出的實用有效的策略。在對現(xiàn)代化辦公信息進(jìn)行安全保護(hù)的過程中，辦公人員可以根據(jù)工作的性質(zhì)以及辦公信息的安全等級進(jìn)行選擇，同時也可以將四種方法綜合應(yīng)用，達(dá)到最佳的辦公信息的安全保護(hù)。
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