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檔案日宣傳資料
檔案的最新定義是：“檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息�！�
1、檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。“直接形成”說(shuō)明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說(shuō)明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)闄n案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報(bào)資料和文物。
2、檔案的形成者。檔案是由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)以及一定的個(gè)人、家庭和家族形成的。
3、檔案來(lái)源于文件。檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過(guò)程。從信息的內(nèi)容和形式來(lái)說(shuō)，兩者完全相同的，但從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上來(lái)說(shuō)，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄。首先是時(shí)效性批判，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件;其次是價(jià)值批判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價(jià)值的部分;最后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿;文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華;文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。
4、檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。從載體來(lái)看，有甲骨、金石、縑帛、簡(jiǎn)冊(cè)、紙質(zhì)、膠磁等;從制作手段來(lái)看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等;從表現(xiàn)方式來(lái)看，有文字、圖表、聲像等。
5、檔案的本質(zhì)屬性。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
看了官方定義，總結(jié)起來(lái)就是： 原始性是檔案的本質(zhì)屬性。檔案是形成者當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的原始文件的轉(zhuǎn)化物，就是說(shuō)檔案是歷史的原始記錄，這決定了檔案和普通圖書、資料的本質(zhì)區(qū)別，判斷一份材料是不是檔案關(guān)鍵要看它是不是具有原始性。這點(diǎn)很重要，沒(méi)有這點(diǎn)就是廢紙 就是垃圾 放把火燒了
檔案的作用
概括地講，檔案的作用有兩個(gè)方面，一是憑證作用;二是參考作用。
對(duì)于一個(gè)具體單位或個(gè)人，檔案的作用體現(xiàn)在以下方面：
1、檔案是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí)、全面的反映。
2、檔案是一個(gè)單位或個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具。
3、檔案是一個(gè)單位規(guī)范管理的基礎(chǔ)。
4、檔案我們積累和傳播知識(shí)重要載體。
5、檔案是開(kāi)展單位文化建設(shè)的重要素材，特別是對(duì)于企業(yè)建立企業(yè)文化有不可替代的作用。
6、檔案是一個(gè)單位或個(gè)人建立信用，在社會(huì)活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面建立和利用信用體系，獲得發(fā)展最有力的工具。
最后，檔案還是我們國(guó)家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。
正因?yàn)橛杏�，才需要保存、才需要保管，才有今天的�?shù)字化。
說(shuō)到作用，我想補(bǔ)充一點(diǎn)，就是作用是相對(duì)的，比如房產(chǎn)檔案 對(duì)房產(chǎn)交易人、相關(guān)人可能很有用，但對(duì)其他人可能就一點(diǎn)用的沒(méi)有。需要的時(shí)候可能有用 沒(méi)用的時(shí)候就嫌它占地方，是垃圾。但因?yàn)闄n案的保管期限比較久，今天可能沒(méi)有 明天可能就很有用，所以對(duì)于檔案的作用，一定要考慮相對(duì)全面。
檔案的種類
根據(jù)檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。
另外對(duì)于一些專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，也可以建立專門檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等等。
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