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2017年檔案借閱制度
檔案借閱制度是什么?下面是YJBYS小編為大家搜集整理出來的有關(guān)于檔案借閱制度,歡迎閱讀!
一、借閱檔案須按檔案使用的權(quán)限借閱,并嚴(yán)格遵守保密制度。
二、借閱檔案時(shí)必須遵守檔案借閱制度,嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),由借閱者和檔案人員認(rèn)真填寫借閱單。
三、檔案人員應(yīng)盡量提高檢索檔案的查全率、查準(zhǔn)率及檢索、調(diào)閱檔案的工作效率。
四、檔案人員應(yīng)主動(dòng)熱情接待借閱者,認(rèn)真檢索檔案信息或?yàn)榻栝喺咛峁┎檎覚n案的線索,對(duì)每一位借閱者和每一卷調(diào)閱的檔案負(fù)責(zé)。查閱檔案過程中不得擅自離開,并為借閱者提供電話查詢和復(fù)印服務(wù)。
五、對(duì)借閱出庫(kù)的檔案,檔案人員應(yīng)嚴(yán)格履行交接和簽字手續(xù),借閱者和經(jīng)辦者當(dāng)面仔細(xì)核對(duì)檔案的卷號(hào)、數(shù)量和卷內(nèi)文件,如有問題應(yīng)在借閱單上注明。
六、借出檔案的期限一般不超過七天,如不能按期歸還,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù),檔案人員應(yīng)及時(shí)催還過期檔案。
七、檔案歸還時(shí)檔案人員應(yīng)與借閱者當(dāng)面認(rèn)真核對(duì)所還檔案的卷號(hào)、數(shù)量和卷內(nèi)文件,查看文件中有無破損、丟頁(yè)等情況,并注意收集、積累利用效果實(shí)例。
八、借閱者在調(diào)離工作崗位時(shí),須將所借檔案、資料全部歸還,由檔案部門確認(rèn)無誤后,在人事調(diào)出會(huì)簽單上簽字或簽章。
九、外單位利用項(xiàng)目的檔案資料時(shí),只能在檔案保管室內(nèi)查閱,不得外借。如必須借出,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)方可外借。
十、檔案管理人員借閱檔案,也必須嚴(yán)格履行檔案借閱制度,認(rèn)真辦理有關(guān)手續(xù)。
十一、檔案人員應(yīng)忠于職守,加強(qiáng)保護(hù)檔案的防范意識(shí),防止人為丟失、破壞檔案的情況發(fā)生。
十二、未能及時(shí)查閱的檔案、當(dāng)天未閱完的檔案必須入柜、入庫(kù)保管。
十三、借閱的檔案必須保持案卷的完整與安全,不得損毀、丟失、拆卷、抽換及任意涂改、批注、勾劃及轉(zhuǎn)借、攜帶至公共場(chǎng)所。
附:
(一)文書檔案的借閱
1.文書檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,借閱本部門形成的檔案無須批準(zhǔn);
2.借閱其他部門形成的檔案須經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
3.外單位借閱本單位的檔案須按審批權(quán)限向本單位分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批;
4.黨委會(huì)以及項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層的會(huì)議記錄只限形成部門借閱;
5.無特殊需要文書檔案不借出原件。
(二)科技檔案(基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案等)的借閱
1.借閱科技檔案時(shí),應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行科技檔案借閱制度。各部門原則上只能借閱本部門形成的科技檔案,借閱其他部門形成的科技檔案,須經(jīng)該部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
2.外單位借閱本單位科技檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信和個(gè)人證件,經(jīng)綜合管理部部長(zhǎng)和單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱;
3.借閱具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的科技檔案,須經(jīng)獲得專利單位和專利權(quán)人批準(zhǔn);
4.借閱房地產(chǎn)檔案的原始房產(chǎn)證時(shí),須經(jīng)房產(chǎn)部門同意和單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
5.歸檔的圖紙,不準(zhǔn)借出檔案室。
(三)會(huì)計(jì)檔案的借閱
1.建立健全會(huì)計(jì)檔案借閱、復(fù)制登記制度。會(huì)計(jì)檔案除項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門有權(quán)查閱外,其他部門查閱須經(jīng)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)同意;
2.外單位查閱須持介紹信,并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)工作主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可在財(cái)務(wù)人員的帶領(lǐng)下查閱;
3.會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出,如有特殊需要借出,須經(jīng)財(cái)務(wù)工作主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并限期歸還;
4.查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,不得在會(huì)計(jì)檔案上做任何記錄、符號(hào)和標(biāo)記,更不準(zhǔn)涂畫、拆封、抽換或涂改。
(四)聲像檔案(照片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片、電影膠片、微機(jī)軟盤、航測(cè)底片、唱片、幻燈片、光盤等)的借閱
應(yīng)嚴(yán)格履行聲像檔案的借閱制度,重要的聲像檔案,特別是原版、原件一般不外借。如有特殊需要,須經(jīng)有關(guān)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)利用頻繁的錄音、錄像帶等聲像制品,應(yīng)提供復(fù)制件,盡量延長(zhǎng)原件使用壽命。
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