采購(gòu)管理如何做好
采購(gòu)管理(Procurement Management)是計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程的科學(xué)管理。
1、采購(gòu)計(jì)劃管理
采購(gòu)計(jì)劃管理對(duì)企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行制定和管理，為企業(yè)提供及時(shí)準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃和執(zhí)行路線。采購(gòu)計(jì)劃包括定期采購(gòu)計(jì)劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購(gòu)任務(wù)計(jì)劃(如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的)。通過(guò)對(duì)多對(duì)象多元素的采購(gòu)計(jì)劃的編制、分解，將企業(yè)的采購(gòu)需求變?yōu)橹苯拥牟少?gòu)任務(wù)，系統(tǒng)支持企業(yè)以銷定購(gòu)、以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購(gòu)的多種采購(gòu)應(yīng)用模式，支持多種設(shè)置靈活的采購(gòu)單生成流程。
如何做好采購(gòu)管理?
2、采購(gòu)訂單管理
采購(gòu)訂單管理以采購(gòu)單為源頭，對(duì)從供應(yīng)商確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗(yàn)、入庫(kù)等采購(gòu)訂單流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。通過(guò)流程配置，可進(jìn)行多種采購(gòu)流程選擇，如訂單直接入庫(kù)，或經(jīng)過(guò)到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗(yàn)入庫(kù)等，在整個(gè)過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)存貨的計(jì)劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購(gòu)訂單可以直接通過(guò)電子商務(wù)系統(tǒng)發(fā)向?qū)?yīng)的供應(yīng)商，進(jìn)行在線采購(gòu)。
3、發(fā)票校驗(yàn)
發(fā)票管理是采購(gòu)結(jié)算管理中重要的內(nèi)容。采購(gòu)貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購(gòu)的處理，非庫(kù)存的.消耗性采購(gòu)處理，直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)，受托代銷業(yè)務(wù)等均是在此進(jìn)行處理。通過(guò)對(duì)流程進(jìn)行配置，允許用戶更改各種業(yè)務(wù)的處理規(guī)則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。
采購(gòu)管理的重要性
采購(gòu)在企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，因?yàn)橘?gòu)進(jìn)的零部件和輔助材料一般要占到最終產(chǎn)品銷售價(jià)值的40%~60%。這意味著，在獲得物料方面所做的點(diǎn)滴成本節(jié)約對(duì)利潤(rùn)產(chǎn)生的影響，要大于企業(yè)其它成本—銷售領(lǐng)域內(nèi)相同數(shù)量的節(jié)約給利潤(rùn)帶來(lái)的影響。采購(gòu)的目標(biāo)：
提供不間斷的物料流和物資流從而保障組織運(yùn)作;
使庫(kù)存投資和損失保持最小;
保持并提高質(zhì)量;
發(fā)展有競(jìng)爭(zhēng)力的`供應(yīng)商;
當(dāng)條件允許的時(shí)候，將所購(gòu)物料標(biāo)準(zhǔn)化;
以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù);
提高公司的競(jìng)爭(zhēng)地位;
協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各職能部門間合作;
以最低的管理費(fèi)用完成采購(gòu)目標(biāo);
采購(gòu)作業(yè)內(nèi)容是從收到"請(qǐng)購(gòu)案件"開始進(jìn)行分發(fā)采購(gòu)案件，由采購(gòu)經(jīng)辦人員先核對(duì)請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容，查閱"廠商資料"、"采購(gòu)記錄"及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價(jià)，于報(bào)價(jià)后，整理報(bào)價(jià)資料，擬訂議價(jià)方式及各種有利條件，進(jìn)行議價(jià)，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購(gòu)。 采購(gòu)管理的原則
1.首先必須建立完善的供應(yīng)商評(píng)審體制:對(duì)具體的供應(yīng)商資格、評(píng)審程序、評(píng)審方法等都要作出明確的規(guī)定。
2.建立采購(gòu)流程、價(jià)格審核流程、驗(yàn)收流程、付款結(jié)算流程。
3.完善采購(gòu)員的培訓(xùn)制度，保證采購(gòu)流程有效實(shí)施。
4.價(jià)格的評(píng)審應(yīng)由相應(yīng)程序規(guī)定由相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)名簽署生效，杜絕暗廂操作。
5.規(guī)范樣品的確認(rèn)制度，分散采購(gòu)部的權(quán)力。
6.不定期的監(jiān)督，規(guī)范采購(gòu)行為。
7.建立獎(jiǎng)勵(lì)制度，下調(diào)價(jià)格后應(yīng)對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。
8.加強(qiáng)開發(fā)能力，尋求廉價(jià)代替品。
采購(gòu)管理的要素
第一， 要確定供應(yīng)商的'資格 第二，采購(gòu)價(jià)格形成機(jī)制。第三，付款方式的確定。第四，數(shù)量核查。 第五，質(zhì)量核查。
采購(gòu)管理的行業(yè)差異
當(dāng)我們?cè)谒伎既绾翁岣呶覀兊牟少?gòu)管理水平，降低采購(gòu)總成本的時(shí)候，首先我們需要理解采購(gòu)管理的行業(yè)差異是什么?這樣，我們才能理解并采用不同的方法來(lái)管理各行各業(yè)不同的采購(gòu)工作。根據(jù)各行業(yè)采購(gòu)工作的通性和個(gè)性，我們將采購(gòu)管理工作分為四類：
第一類叫做生產(chǎn)性采購(gòu)
就是我們采購(gòu)這個(gè)物品是直接為了公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)所需。而生產(chǎn)性采購(gòu)又分為兩類：
第1類是原材料性采購(gòu)(MRP性物料采購(gòu))。所采購(gòu)的此類物料是本企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品的組成部分或中間體產(chǎn)品;
第2類是零配件的采購(gòu)(MRO性采購(gòu)，就是維修，維護(hù)、修理、運(yùn)作)，這些零配件是為了保障機(jī)器能正常生產(chǎn)運(yùn)作所需要的維修、更換配件。 這兩類物品的采購(gòu)管理性質(zhì)不同，運(yùn)作方式也不同，看問(wèn)題的角度也不同。
第二類叫做商貿(mào)性采購(gòu)
像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購(gòu)不屬于生產(chǎn)性采購(gòu)，屬于商貿(mào)性采購(gòu)，商貿(mào)性采購(gòu)和生產(chǎn)性采購(gòu)最大的區(qū)別是什么?批發(fā)商、零售商在采購(gòu)物品時(shí)(像沃爾瑪采購(gòu)的東西)，采購(gòu)什么商品并不十分重要，重要的是采購(gòu)的東西必須保證能賺錢，筆筆都得賺錢，不賺錢就沒有必要采購(gòu)進(jìn)貨。西瓜不賺錢，可以采購(gòu)蘋果。但是對(duì)于生產(chǎn)性采購(gòu)來(lái)講就不行，這個(gè)產(chǎn)品我們公司只能用這個(gè)原材料，我做餅干的，只能買面粉，不能說(shuō)面粉太貴就不買了，不買就停產(chǎn)了，所以生產(chǎn)性并不保證每次采購(gòu)都賺錢，而且采購(gòu)的盈利性也不能直接反應(yīng)出來(lái)的。我們舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子：一個(gè)很稱職的生產(chǎn)采購(gòu)部經(jīng)理，如果跳槽到批發(fā)商、零售商去做采購(gòu)管理，也許過(guò)不了半年就被炒掉了，為什么?因?yàn)椴少?gòu)管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。
第三類是一般日常用品性采購(gòu)
像辦公用品采購(gòu)，還有行政采購(gòu)等。其特點(diǎn)是采購(gòu)品類繁雜，但采購(gòu)金額小。其所采購(gòu)的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。
第四類是項(xiàng)目性采購(gòu)
有時(shí)候，我們的采購(gòu)工作屬于項(xiàng)目性采購(gòu)，比如說(shuō)買一臺(tái)設(shè)備，蓋一個(gè)車間等。項(xiàng)目性采購(gòu)的主要特點(diǎn)是一次性。很少有重復(fù)性的采購(gòu)。這就意味的每次采購(gòu)的流程都得重新開始，以往的經(jīng)驗(yàn)和關(guān)系很少能用到。 采購(gòu)管理中應(yīng)該注意的問(wèn)題及解決方法
采購(gòu)是供應(yīng)鏈當(dāng)中的.一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它對(duì)企業(yè)管理是否成功有著巨大的影響。對(duì)任何生產(chǎn)企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價(jià)格，正確的質(zhì)量在正確的時(shí)間送到正確的地點(diǎn)，是至關(guān)重要的。
在實(shí)際操作中，要把采購(gòu)當(dāng)成供應(yīng)鏈的一部分進(jìn)行管理，要想管理得當(dāng)，需要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
1、制定采購(gòu)計(jì)劃，其中包括采購(gòu)商品的價(jià)格，付款條件，質(zhì)量，商品來(lái)源地，交貨方式和運(yùn)輸方式等。
2、選擇合適的供應(yīng)商并確定他們的合作方式。
3、確定采購(gòu)的數(shù)量和批次，防止造成不必要的庫(kù)存和增加運(yùn)輸成本。
用ERP做企業(yè)采購(gòu)管理
一、強(qiáng)化采購(gòu)管理的現(xiàn)實(shí)意義
1.采購(gòu)成本過(guò)大，不利于企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)，表面上看來(lái)是產(chǎn)品價(jià)格高低的競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)際上是成本高低的較量。降低成本有兩個(gè)基本途徑：一是降低生產(chǎn)過(guò)程中的消耗，二是降低采購(gòu)過(guò)程中的采購(gòu)價(jià)格。傳統(tǒng)的成本管理主要解決降低生產(chǎn)消耗的問(wèn)題，實(shí)際上對(duì)很多企業(yè)來(lái)講更重要的是降低采購(gòu)成本。生產(chǎn)過(guò)程中的成本挖潛是很有限的，比較起來(lái)采購(gòu)過(guò)程中的潛力卻大得多，而且由于市場(chǎng)隨時(shí)在變，采購(gòu)過(guò)程中的挖潛可以說(shuō)是永無(wú)止境。
2.賣方市場(chǎng)的.形成，增加了企業(yè)采購(gòu)的難度。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的市場(chǎng)供求關(guān)系發(fā)生了根本性的變化，在市場(chǎng)供大于求的情況下，賣方競(jìng)爭(zhēng)激烈，這種競(jìng)爭(zhēng)會(huì)使產(chǎn)品的種類、規(guī)格、性能、包裝等日趨多樣化。這就為采購(gòu)行為增加了難度，企業(yè)必須對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨方式、信譽(yù)等多方面加以比較選擇，這就要求企業(yè)要切實(shí)加強(qiáng)采購(gòu)管理。
3.規(guī)范花的采購(gòu)管理，避免企業(yè)遭受不必要的損失。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的今天，賣方會(huì)利用五花)的促銷手段，甚至是不規(guī)范的返利、回扣、提成等方法來(lái)推銷產(chǎn)品，這種情況下，如果沒有嚴(yán)格的采購(gòu)管理制度加以規(guī)范和監(jiān)督，就會(huì)極大的損害企業(yè)利益。
二、目前采購(gòu)工作中普遍存在的問(wèn)題
1.采購(gòu)過(guò)程中缺乏有效的信息溝通。在以往的采購(gòu)工作中，采購(gòu)部門作為一個(gè)單獨(dú)的職能部門，相對(duì)獨(dú)立地開展工作，與企業(yè)內(nèi)其他部門很少進(jìn)行直接的接觸，采購(gòu)人員很少與銷售人員、技術(shù)人員、生產(chǎn)人員和財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通，通常采購(gòu)部門關(guān)心的是物料的制造和供應(yīng)，采購(gòu)人員只是在物料計(jì)劃員和供應(yīng)商之間起了一個(gè)中介入的作用，在兩者之間傳遞信息。一旦某個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)信息的理解出現(xiàn)失誤或者信息的有效流通受到阻礙，就會(huì)造成物料的重復(fù)采購(gòu)和資金的積壓。
2.采購(gòu)工作缺少監(jiān)督制衡機(jī)制。物資采購(gòu)是直接以貨幣為媒介的商品交換，掌握著大量的資金使用權(quán)，必須有有效的監(jiān)督措施。但目前很多企業(yè)的物資采購(gòu)?fù)莆赵谝粋�(gè)部門或者幾個(gè)人甚至一個(gè)人的手里，由一人制定采購(gòu)計(jì)劃，又一人去采購(gòu)物資，缺乏有力的監(jiān)督和制約機(jī)制。長(zhǎng)此下去，在采購(gòu)工作中還會(huì)出現(xiàn)不正之風(fēng)，影響企業(yè)正常的物資采購(gòu)工作。
3.企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理有待加強(qiáng)。目前很多企業(yè)的采購(gòu)工作都存在著一個(gè)誤區(qū)，認(rèn)為采購(gòu)工作就是和供應(yīng)商搞好關(guān)系，然后在這種關(guān)系基礎(chǔ)上，與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實(shí)對(duì)企業(yè)而言，這種情況是很危險(xiǎn)的。在采購(gòu)行為中，與供應(yīng)商建立良好的個(gè)人關(guān)系固然重要，長(zhǎng)此以往，就會(huì)產(chǎn)生企業(yè)對(duì)某些特定供應(yīng)商的依賴，不利于企業(yè)尋找新的更好的供應(yīng)商，不利于企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，也會(huì)在企業(yè)內(nèi)部滋生腐朽行為，損害企業(yè)的利益。
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