- 相關(guān)推薦
如何做好酒店采購管理
酒店采購管理工作是酒店成本控制的一個重要環(huán)節(jié),同時,采購工作雖不直接向客人提供服務(wù)，但其工作的好壞將直接影響到整個酒店向客人提供服務(wù)的質(zhì)量，因此，做好酒店的采購工作的管理是十分重要的，有利于提高酒店的服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟效益。那么如何做好酒店采購管理呢?下面請隨小編一同來了解下吧。
如何做好酒店采購管理
對采購工作的管理與控制，主要是由酒店采購經(jīng)理負(fù)責(zé)的，由于采購工作具有涉及面廣(涉及到酒店內(nèi)部的成本控制、財務(wù)以及客房、餐飲等生產(chǎn)和服務(wù)部門，還有外部眾多的供應(yīng)商、中間商)，情況復(fù)雜，政策性，季節(jié)性和隨機性強，要做好對采購工作的管理與控制，采購經(jīng)理必須抓好以下九個方面的工作。
一、重視采購員的思想教育工作。
經(jīng)理對采購工作的管理主要表現(xiàn)在對采購員的管理上，他的管理意圖，對市場情況的掌握，供應(yīng)商的選擇以及對酒店成本控制等等，都要通過采購中央氣象臺工作體現(xiàn)出來，因此，做好對采購人中央氣象臺管理工作極為重要。針對采購工作的特點，采購經(jīng)理首先要加強對采購人員的法制教育，職業(yè)道德教育，提高其抵制不正之風(fēng)的自覺性，樹立堅強的組織觀念和嚴(yán)明紀(jì)律性，同時，要培養(yǎng)其企業(yè)主人翁的責(zé)任感，不謀私利，不徇私情，秉公辦事的思想作風(fēng)。
二明確分工與職責(zé)，明確權(quán)力與義務(wù)。
科學(xué)明確的分工是良好協(xié)作的基礎(chǔ)和人效管理的手段，而合理授權(quán)則是實現(xiàn)職責(zé)的必要條件，對采購員在明確其業(yè)務(wù)及職責(zé)范圍后，要充分信任與授權(quán)，使之有獨立自主的處理問題的權(quán)力，能想方設(shè)法，克服困難，完成任務(wù)，不必事事請示，但要有事事匯報制度，采購員應(yīng)將每天工作中遇到的問題處理的方法以及每天的到貨情況等寫上《每日工作匯報部》以便經(jīng)理檢查，發(fā)現(xiàn)問題時隨時解決。
三、嚴(yán)格要求并指導(dǎo)采購員學(xué)習(xí)與掌握必要的商品知識以及采購知識與技能。
在現(xiàn)實生活中，包括酒店行業(yè)，購買質(zhì)次價高的假冒偽劣商品，吃虧上當(dāng)?shù)氖聦绎L(fēng)不鮮，一個很重要的原因就缺乏必要的商品知識，對所購買的商品不了解，結(jié)果不化險為夷損害了酒店客人的利益，而且使企業(yè)本身蒙受不應(yīng)有的，甚至是巨大的損失，防止這種情況發(fā)生的辦法之一就是要求采購員必須掌握必要的商品知識----至少是他所分管的范圍的商品知識，包括商品的特性，產(chǎn)地，規(guī)格、用途、質(zhì)量、價格、供應(yīng)商狀況等，此外，要搞好物品采購工作，還必須掌握物品采購的基本理論，基本知識和基本技能，特別是掌握好采購的基本技能，方法，主要是：了解掌握物品供求信息，了解各類物品的特性和分類方法，善于與客商洽談業(yè)務(wù)，商定供貨條款，了解采購國外不同物品的采購程序，熟練輸采購手續(xù)等。對一個采購員來說，采購什么，到什么地方采購，什么時候采購怎樣采購等，應(yīng)做到胸有成竹，這樣才有可能進(jìn)行一次成功的不必要的損失和成本的增加。
四、了解市場行情，控制采購成本。
了解市場行情，要隨物品特點而定，對時令物品，因供求情況和價格變化快，應(yīng)隨時了掌握其變化，對季節(jié)性強的物品，如鮮貝，對蝦等，須摸清生產(chǎn)周期，掌握采購最佳時期，對大批量的日用品，要進(jìn)行專題調(diào)查，根據(jù)采購的質(zhì)、量、時間要求進(jìn)行選擇，如從外地進(jìn)貨還要了解運輸?shù)那闆r和運輸費用的高低�？晒┎少徫锲返氖袌鍪菑V闊的一種物品要能有幾十家供貨單位可供選擇如果采購員缺乏了解市場，懂得市場行情的能，在數(shù)以千計的生產(chǎn)同一貨品的供貨單位面前就會暈頭轉(zhuǎn)向了，導(dǎo)致采購失敗，市場上需要了解的內(nèi)容有：貨物來自什么渠道?可從哪些供貨單位采購到哪些物品?各個供貨單位提供物品的質(zhì)量牌號，價格如何等等。同時還必要了解市場的其他一些因素，如市場物品流通渠道，產(chǎn)品供應(yīng)的季節(jié)性，價格波動，商業(yè)經(jīng)營氣候等影響市場供應(yīng)變動的原因。要了解市場行情，就要進(jìn)行調(diào)查分析，根據(jù)酒店來一些同等的做法，這種調(diào)查分析可概括為“二個三”，第一個“三是貨比三家不吃虧。即采購時應(yīng)盡可能多找?guī)准伊诵星�，特別是多數(shù)物品采用市場調(diào)節(jié)方式銷售，由各售貨單位自行作價，對此要特別注意比價;”第二個“三是三個層次，即使用部門經(jīng)辦人員，采購部人員，成本控制部人員，都要做調(diào)查工作，然后，集中將情況分析，這樣就有可能避免采購的盲目性和被“斬”情況的發(fā)生，即能確保采購質(zhì)量，也呆防止鞭些采購人員營私舞弊，中飽私囊，從而有效地控制采購成本。
五、控制食品的采購價格。
成功的采購工作其目標(biāo)之一是獲得理想的采購價格。入口的價格是受各種因素影響的，諸如市場的供求狀況，餐飲的需求程度，采購的數(shù)量，食品本身的質(zhì)量，供應(yīng)的貨源渠道和經(jīng)營成本，單位支配市場程度，其他供應(yīng)者對其影響等，面對這樣的價格因素與餐飲經(jīng)營的要求，對采購價格實行控制是必要的，實踐證明，以下幾條價格措施是行之有效的。
1、規(guī)定采購價格-----通過詳細(xì)的市場價格調(diào)查后，酒店對餐飲所需的某些食品提出購貨限價，采購員必須在限價以內(nèi)進(jìn)行采購，不得超過，限價商品的品種一般是指每日采購的新鮮蔬果肉類
2、規(guī)定購貨渠道和供應(yīng)單位----采購部門只能那些指定的供貨單位購貨，或者只許購置來自規(guī)定渠道的食品，如香煙，洋酒等。
3、控制大宗和貴重食品的購貨權(quán)-----貴重食品和大宗食品其價格是影響餐飲成本的主體。因此，由餐飲部門提供使用情況的報告，采購部門增加購貨量和改變購貨規(guī)格可根據(jù)需求情況，大批量采購，以便降低單價，這也是控制采購價格的一種策略，另外當(dāng)某些食品的包裝規(guī)格有大有小時，購買酒店的適用規(guī)格，也呆降低單位價格。
4、向生產(chǎn)單位直接采購-----對采購批量大的物品，應(yīng)盡呆能向生產(chǎn)單位直接采購，并要求經(jīng)批理優(yōu)惠價格供應(yīng)。
5、根據(jù)市場行情適時采購-----當(dāng)某些食品在市場上供過于求，價格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合質(zhì)量并可作儲存的可趁此機會購進(jìn)，以備價格回升時使用。當(dāng)應(yīng)時食品上市，預(yù)計價格可能下跌，采購量應(yīng)盡呆能地減少，只在適應(yīng)需要即可，等到價格穩(wěn)定時再行添購。
六、學(xué)會對購進(jìn)貨品價格的整體控制。
采購經(jīng)理每天要對很多的“采購申請單”、“計貨單”、支票申領(lǐng)單、中，西廚每日訂貨單“簽字”但他每天都要面對同一個課題，壓低進(jìn)貨價格降低成本。廚房每日用的鮮活海水產(chǎn)品，禽蛋，肉、菜、水果等等天天進(jìn)，日日買，每種不過幾十元，上百元而房口部的棉織品，塑料制品，印刷品，一份計貨單批下來，常常過千元，上萬元，特別是工程裝修，維修，甚至超過幾十萬元。理論上講，對于每筆支出，無論巨細(xì)，大小，都要嚴(yán)格控制，所謂點滴節(jié)約，但實際上誰也不可能完全做到保證采購部日常購買的所有商品，其質(zhì)量是全城最好的，其價格又是全市最平的，舉例說明一般大路菜的單價，東西南北各個農(nóng)貿(mào)市場價格相關(guān)一毛幾分，如果一定要求采購員和每期進(jìn)貨都“最好”，“最平”反而會使他們整日處于緊張忙亂之中，在當(dāng)今社會節(jié)奏日益加快的時代，事事無巨細(xì)，筆筆支出都精細(xì)管理的做法，不公難以進(jìn)行，而且得不損失，因此，作為采購經(jīng)理，應(yīng)采取從整體上掌握，控制采購成本的策略，這一策略主要體現(xiàn)在以下兩個方面。
1、眾多的日常小額開支予以總的控制，只要是市場的平均價格之內(nèi)，具體的一筆筆支出可以不必過分計較。因為是大量的常用品，管理的側(cè)重點放在保證質(zhì)量及快速反應(yīng)上，即必須保證購進(jìn)的貨品貨量能用，好用，同時必須保證及時購進(jìn)，說買就買的到，不耽誤使用。
2、小量的大額支出必須下功夫，多方了市場，多方尋價，認(rèn)真淺談，仔細(xì)做報價，不允許購買出現(xiàn)失誤，嚴(yán)格控制，最好是經(jīng)理親自洽商。對這部分重點的大額支出，管理的側(cè)重點應(yīng)是在保證質(zhì)量的前提下盡最大可能地省錢，在洽談過程中要“斤斤計較。幾毛錢，幾分錢地砍，例如一份印刷品要印要千萬份，每份砍下一二分或三四厘錢，就能省下不少錢，
七、建立良好的采購工作程序，控制整個采購系統(tǒng)。
便是的采購工作程序?qū)椴少彶坑袟l不紊地運作提供有力的保證，使所有的采購員有章可循，提高效率，減少失誤。各個酒店，賓館采購的采購工作程序中應(yīng)注意以下幾個問題。
1、嚴(yán)格按程序運作，不允許推委扯皮，該辦的必須辦理。
2、嚴(yán)格按程序所規(guī)定的職權(quán)范圍辦理，不得超越范圍。
3、密切協(xié)作關(guān)系，強調(diào)采購部與其他部門的協(xié)調(diào)，合作與配合，有困難，有疑問應(yīng)共同協(xié)商解決。
八、對采購計劃和購貨合同執(zhí)行的控制。
為保證物品采購和購貨合同的有效執(zhí)行，采購經(jīng)理必須對執(zhí)行過程進(jìn)行控制。
1、指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)至計劃的執(zhí)行和購貨全責(zé)的履行進(jìn)行檢查。
2、設(shè)立物品計劃執(zhí)行控制臺賬，記錄每種物品的采購計劃，簽約(合同)情況，交貨履約和庫存情況，如有條件可采用科學(xué)的酒店采購工作管理軟件，將這些數(shù)據(jù)輸入電腦，以備隨時檢查。
3、定期檢查與隨時檢查相結(jié)合，每月進(jìn)行全面檢查，對未按計劃和合同的進(jìn)度供貨的貨種，隨時通知經(jīng)辦采購員督促供應(yīng)單位按時交貨，也可用掛牌方法把沒有按計劃執(zhí)行，按合同供給的物品品種，用不同顏色牌子掛出，以便引起同事注意。
九、熟悉供應(yīng)廠商，并與之建立良好和合作關(guān)系。
采購員的工作是有所分工的，在一個相對長的時間里較固定地分管負(fù)責(zé)采購某一類物品，使其對熟悉這尖物品的市場供應(yīng)的廠家及供應(yīng)商，作為采購綆，則應(yīng)該熟悉所管的采購員與之聯(lián)系的所有供應(yīng)廠商，經(jīng)過一段時間實際采購的考察，對一引起信譽好的供應(yīng)商，應(yīng)考慮與之建立比較穩(wěn)定的采購關(guān)系和良好的合作關(guān)系，以保證貨源的購進(jìn)，減輕采購工作量，同時，他應(yīng)該負(fù)責(zé)解決采購員解決不了的問題，買到采購員買不到的貨物，應(yīng)注意不能出現(xiàn)這樣的情況：即一個采購員頻繁聯(lián)系供應(yīng)商是采購經(jīng)理所不知道或不熟悉的，如果采購員和供應(yīng)商長年，不買采購部經(jīng)理的帳，那么采購經(jīng)理的工作將是十分被動的。供應(yīng)商為了得到更高的經(jīng)濟效益，會采取各種樣的辦法“困住“采購員，手段之一是”回扣“它不僅影響進(jìn)貨成本，損害酒店利益，還會腐蝕采購隊伍，如何控制這類問題的產(chǎn)生是所有采購經(jīng)理面臨的共同問題，事實上，作為采購經(jīng)理不可能盯住所有采購員，跟著他們滿街跑，只在對貨品采購進(jìn)行嚴(yán)密的控制管理，盯住貨品的單價，把單價控制住，回扣就可以降低到最低限度，甚至沒有�？傊�，酒店業(yè)中的采購供應(yīng)工作是極其復(fù)雜的，其管理工作也是具有相當(dāng)難度和挑戰(zhàn)性的，作為采購經(jīng)理，要想將采購工作的特有規(guī)律，進(jìn)而遵循這些規(guī)律去做，只有這樣才能提高采購工作的管理水平，在保證滿足酒店服務(wù)和生產(chǎn)需求的同時，最大程度地降低采購成本。
如何做好酒店采購管理
加強原材料管理
原材料采購，質(zhì)量控制是關(guān)鍵。物料缺陷太多，會造成酒店人力、物力的極大浪費。酒店管理者應(yīng)該制定“標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格”作為指導(dǎo)采購工作的依據(jù)，以保證原材料達(dá)到酒店質(zhì)量要求。
與供應(yīng)商做朋友
對供應(yīng)商也應(yīng)該實行管理，但管理不等于是敵人。與供應(yīng)商合作關(guān)系的好壞很大程度上影響著酒店采購準(zhǔn)時化能夠?qū)崿F(xiàn)。如果做不到采購準(zhǔn)時化，酒店就會額外付出很多的成本費用，造成利潤流失。
對供應(yīng)商實行激勵機制
筆者曾經(jīng)接觸過一個酒店老板非常聰明，他對供應(yīng)商實行價格折扣和柔性合同管理，他甚至提出以后會給優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商虛擬股份，讓供應(yīng)商和酒店一起分享成功，達(dá)到雙贏。
對供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)評估
酒店要想順利實施供應(yīng)商激勵機制，還需要對供應(yīng)商進(jìn)行階段性評估，如質(zhì)量評估、時效評估、價格評估等。酒店與供應(yīng)商對出現(xiàn)的問題進(jìn)行溝通探討，促使供應(yīng)商不斷進(jìn)行改進(jìn)，從而提高采購質(zhì)量和效率。
建立標(biāo)準(zhǔn)采購價格
酒店財務(wù)在管理者支持下根據(jù)市場變化和歷史數(shù)據(jù)以及收集到的價格變化，制定重點物料的采購標(biāo)準(zhǔn)費用，以此為參照。對采購費用過高的情況，酒店應(yīng)及時關(guān)注，查找原因。
加強對采購人員的管理
建立采購人員行為規(guī)范制度，權(quán)責(zé)明晰，盡量避免多種權(quán)力集中到一個人身上；加強對采購人員的考核，可以重獎重罰；對采購憑證妥善保管，便于出問題時迅速追究責(zé)任人等。
酒店采購管理，抓好了就是利潤，抓不好，就是浪費甚至腐敗。在當(dāng)今競爭日益激烈、收益越來越薄的情況下，加強采購管理，控制好采購成本，就已經(jīng)是提前為酒店贏得了利潤空間。
【如何做好酒店采購管理】相關(guān)文章：
如何做好酒店管理07-26
如何做好酒店經(jīng)營管理03-20
如何做好采購控制計劃06-22
企業(yè)如何做好績效管理04-02
如何做好員工績效管理02-18
如何做好中層管理者03-28
如何做好供應(yīng)商管理04-07
如何做好項目的質(zhì)量管理08-22