企業(yè)物資集中采購管理方式剖析
作為一種相對先進(jìn)的物資采購方式，物資集中采購切實降低企業(yè)物資采購與物流成本，減少物資運(yùn)輸所需的費(fèi)用，在提高企業(yè)整體工作效率的同時有效避免各種暗箱操作行為的發(fā)生;與此同時，通過對物資集中采購方式的應(yīng)用，企業(yè)購置物資的標(biāo)準(zhǔn)化程度將得到提升，產(chǎn)品的質(zhì)量也將因此而得到保障。盡管物資集中采購管理具備多方面的優(yōu)點(diǎn)，對企業(yè)整體的經(jīng)營、管理和發(fā)展都有著相對重要的推動作用。
1.物資集中采購管理可能引發(fā)的問題
1.1物資的及時供應(yīng)得不到保障
企業(yè)實施物資集中采購管理之后，物資需求的信息需要經(jīng)過自下而上的傳遞過程，這使物資采購的流程變長，處理環(huán)節(jié)和手續(xù)都相應(yīng)增加，此時一旦需求信息出現(xiàn)問題，物資采購的實施反應(yīng)將會變慢，物資的及時供應(yīng)則將無法得到保障。
1.2可能引發(fā)企業(yè)物資的積壓
企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，不免會基于市場及自身因素的考慮對生產(chǎn)計劃進(jìn)行調(diào)整，而這種生產(chǎn)計劃的調(diào)整則會影響企業(yè)對物資的需求。因此，在物資集中采購的管理模式下，企業(yè)物資有用無備或者是有備無用的問題則會發(fā)生，企業(yè)物資將會出現(xiàn)積壓。
1.3整體費(fèi)用可能因集中采購而增加
物資集中采購會形成倉儲費(fèi)用和二次倒運(yùn)費(fèi)用的發(fā)生。但如果集中所降低的成本額不足這兩部分成本，企業(yè)將得不償失，反而造成采購成本費(fèi)用的增加。
1.4有可能加重企業(yè)的債務(wù)負(fù)擔(dān)
實施物資集中采購管理之后，企業(yè)所承擔(dān)的應(yīng)付賬款的數(shù)額將呈持續(xù)性增加，在物資大量采購的條件下，企業(yè)的.債臺高筑，其資金的周轉(zhuǎn)則將因此而出現(xiàn)問題，進(jìn)而引發(fā)企業(yè)資金鏈的斷裂，使其物資采購活動不得不終止。這一問題的發(fā)生，主要是基于企業(yè)的流動資金不足和企業(yè)資金調(diào)度的不暢兩方面原因影響。
1.5落實和推行方面存在部分障礙
作為一種新的物資采購方式，物資集中采購管理打破了企業(yè)各個部門和各個單位之間現(xiàn)有的利益格局，因此企業(yè)內(nèi)部部分部門或者是部分崗位員工將會對物資的集中采購管理存有一定的偏見。再加上物資集中采購管理在實施的過程中確實也有可能為企業(yè)的經(jīng)營、管理和發(fā)展帶來一些不可避免的負(fù)面效應(yīng)，因此很容易使基層單位和基層員工對這一物資采購方式的應(yīng)用形成抵觸的情緒。
總之，物資集中采購管理作為一種新的物資采購手段，其在企業(yè)中的應(yīng)用是可以為企業(yè)的運(yùn)營、管理和發(fā)展帶來一定的推動作用和積極效益;但同時，也有可能是企業(yè)陷入到一定的負(fù)面影響之中。
2.企業(yè)物資集中采購管理的應(yīng)用策略
2.1加強(qiáng)對采購計劃的管理
要保證物資集中采購管理模式下，各項物資的集中和及時供應(yīng)，企業(yè)必須加強(qiáng)對采購計劃的有效管理，提升物資采購計的準(zhǔn)確性與及時性，切忌物資的盲目采購。在對采購計劃進(jìn)行管理的過程中，要避免因用而無備問題的發(fā)生而使企業(yè)面臨停工的風(fēng)險，同時，要對備而不用的情況進(jìn)行防范，避免企業(yè)物資的超儲和積壓。而要切實保證采購計劃的有效性，避免以上兩種情況的發(fā)生，企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)部門，需要根據(jù)實際的生產(chǎn)作業(yè)規(guī)劃和物資的消耗定額，分別以年、季、月為時間段進(jìn)行物資需求量的認(rèn)真核算，并將核算結(jié)果逐級上報至物資的集中采購部門;而后，采購部門按照實物資需求計劃和實際庫存情況進(jìn)行物資采購計劃的編制。但在進(jìn)行計劃編制的時候，要注意留有余地，考慮適當(dāng)數(shù)量的保險儲備，以備生產(chǎn)的不時之需。
2.2保障采購信息傳遞的順暢
企業(yè)采用物資集中采購管理之后，物資的需求信息從需求部門傳遞至采購部門，信息的傳遞渠道加長，審核環(huán)節(jié)變多，信息的失真和遲滯幾率也因此而增加。這是造成企業(yè)物資集中采購風(fēng)險的重要因素。所以，為避免因信息傳遞不暢而造成集中采購負(fù)面影響的發(fā)生，企業(yè)需要對采購信息傳遞的渠道進(jìn)行進(jìn)一步的改善也優(yōu)化，盡可能較少物資需求信息在傳遞上的中間環(huán)節(jié)。另外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)調(diào)整信息傳播的手段，在選擇性利用現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的前提下，通過網(wǎng)絡(luò)化的辦公形勢來提高信息傳輸?shù)乃俣纫约靶畔鞑サ馁|(zhì)量。保證物資集中采購管理的有效性和及時性。
2.3加強(qiáng)對企業(yè)資金的統(tǒng)一調(diào)度
企業(yè)對資金的統(tǒng)一調(diào)度與集中是推動物資集中采購管理的基礎(chǔ)條件。在缺乏資金保障的條件下，企業(yè)物資浸種采購猶如無本之木。在我國，部分企業(yè)，尤其是一些集團(tuán)化的大企業(yè)，基于分支機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性，通常不會主動將所獲取的營業(yè)收入投入到物資的采購中，同時其也怠于對企業(yè)物資供應(yīng)的資金進(jìn)行有效償還，如此變造成內(nèi)部債務(wù)和債權(quán)的增多，企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)因此而出現(xiàn)不暢。為避免這種狀況的發(fā)生，防治因資金周轉(zhuǎn)困難而加重企業(yè)物資采購的債務(wù)負(fù)擔(dān)，企業(yè)必須進(jìn)一步強(qiáng)化對資金的有效集中和統(tǒng)一調(diào)度，在企業(yè)內(nèi)部建立起資金的結(jié)算平臺，負(fù)責(zé)對一切內(nèi)部資金進(jìn)行統(tǒng)一管理和集中調(diào)度，在保證資金流轉(zhuǎn)順暢的基礎(chǔ)上，為物資集中采購管理的落實提供保障。
2.4完善物資采購部門的內(nèi)控建設(shè)
要切實提高企業(yè)物資集中采購管理的有效性，避免各種消極影響的發(fā)生，同時防范企業(yè)物資采購過程中的徇私和舞弊行為，企業(yè)還必須對物資集中采購部門的內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)行進(jìn)一步的強(qiáng)化。針對物資集中給采購部門的工作性質(zhì)，建立起相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，對物資集中采購管理的基本操作流程、原則和規(guī)范等進(jìn)行明確，進(jìn)而實現(xiàn)對物資集中采購的規(guī)范化管理。避免物資采購過程中暗箱操作問題的發(fā)生，以公平、公開且公正的招標(biāo)方式進(jìn)行采購，并利用采購決策錢的意見聽取、采購過程的紀(jì)檢監(jiān)督以及采購之后的集中核算等對物資的集中采購行為進(jìn)行有效控制。
3.結(jié)論
當(dāng)然，要在企業(yè)發(fā)展的過程中對物資集中核算管理進(jìn)行有效利用，企業(yè)除了要對以上問題進(jìn)行關(guān)注之外，還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)賦予集中采購部門以相應(yīng)的權(quán)利，在避免一刀切的采購管理方式的條件下，使各方都能夠從物資的集中采購管理中獲取一定的利益，以便于推動這一物資采購方式的落實和執(zhí)行。
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