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企業(yè)財務(wù)管理失敗的理由
此軟件公司在過去曾經(jīng)有一段時間非常紅火,市場發(fā)展迅速,銷售情況良好,但是該公司現(xiàn)在卻令人擔(dān)憂,業(yè)績大幅下滑。該公司本身不在北京,但其光盤代理生產(chǎn)廠家卻在北京,該公司卻將母盤留在北京,更為讓人不解的是,該公司與光盤生產(chǎn)廠家沒有一個嚴(yán)密協(xié)定,沒有任何書面上的合同,沒有一套嚴(yán)密的規(guī)章制度,公司內(nèi)任何一個業(yè)務(wù)員只要一個電話就可以讓廠家生產(chǎn)光盤。
由于沒有套規(guī)范的票務(wù)管理制度,不久該公司便相繼出現(xiàn)許多嚴(yán)重的問題。癥結(jié)何在?窺一斑而知全豹,從下面兩件事中可以看出當(dāng)時該公司的問題之嚴(yán)重。
事件一:該公司會計接到光盤代理生產(chǎn)廠家電話:貴公司有人到我們公司壓盤,請你們將生產(chǎn)費用寄過來?會計說:沒有啊,我們沒壓過盤啊!光盤廠家說:怎么會沒有啊,誰誰誰什么時候就到這里來壓過盤,欠多少錢。會計自然覺得很奇怪,但一查還真是這么一回事:公司某個業(yè)務(wù)員壓了沒給錢。
事件二:就是貸款轉(zhuǎn)賬的問題,照正常的操作程序,公司都應(yīng)要業(yè)務(wù)員將貸款轉(zhuǎn)到指定的賬戶上。據(jù)說當(dāng)時一位老總說:還是將賬回到公司的賬上吧,這樣能好管理一些!但另外一個老總說:算了,轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去也是個麻煩,反正也不會出什么大事兒。
后來該公司有一個業(yè)務(wù)員在公司完全不知情的情況下跳槽到另一家公司,走的時候帶走了公司存在他賬上的一筆貸款。當(dāng)時一個老總對商家說:你們進(jìn)我們的貸怎么現(xiàn)在還不給我們回款呢?商家說:我們已經(jīng)給了啊,某月某日匯到某某業(yè)務(wù)員的賬上了。
但是業(yè)務(wù)員兒已經(jīng)離開了該公司,根本就無法追究。此事既對公司的利益造成了損失,又?jǐn)牧似髽I(yè)員工的風(fēng)氣。一筆貨款再怎么也是幾十萬上百萬,這對公司來說可能不算啥,但對個人來說,那就不是一個小數(shù)了,誘惑極大。
最后使得搞開發(fā)的科研人員再也無心搞開發(fā),覺得還不如看書去找一個掙錢的捷徑。業(yè)務(wù)員也會覺得這樣辛苦地站柜臺沒什么意思,何必這么老老實實的呢,還不如也學(xué)某某,發(fā)得多快,別人現(xiàn)在也沒以什么損失,在另外一個公司做業(yè)務(wù)員做得好好的,說不定在另外一個公司照樣發(fā)。
藥品批發(fā)零售商B
藥品批發(fā)零售無疑是一個暴利行業(yè),做這個行業(yè)實在沒有賠錢的理由。但就是在這樣的一個行業(yè)。該公司在很短的一段時間內(nèi)就將報社投入的50萬虧得干干凈凈。1999年,財務(wù)報表其毛利只有1%,這對于一個做藥品零售的公司來說是不可思議的。當(dāng)時他們花了100元請了一位會計。會計的實際工作由總經(jīng)理夫人負(fù)責(zé),總經(jīng)理夫人還做公司的出納。
該公司是名符其實的夫妻店,沒有一個外人,故而外人根本不知道究竟賣多少、如何賣。由于沒一個權(quán)力制衡機制,此公司不但沒有給投錢的母公司帶來利潤,而且將公母公司投入的50萬在很短的一段時間內(nèi)虧得干干凈凈。
具體分析
票務(wù)管理貫穿公司發(fā)展的始終,無論是最初艱難的創(chuàng)業(yè)階段,還是后來蒸蒸日日的發(fā)展階段,甚至是折戟沉沙的衰落期,票務(wù)管理都是企業(yè)的命脈。當(dāng)我們思考一個又一個悲情的商場故事時,我們往往將目光聚焦于老總們在關(guān)鍵時刻的錯誤決策,卻忘了諸如票務(wù)管理這樣的細(xì)枝未節(jié),千里之堤潰于蟻穴,作為一個企業(yè)我們不能避開票據(jù)管理這樣的細(xì)枝未節(jié)。然而當(dāng)我們將目光停在上面兩公司時,我們就會發(fā)現(xiàn),他們最終的失敗都是票務(wù)管理制度的失敗,可以這樣說,千里之堤潰于票務(wù)。
就A公司而言存在下面幾方面的問題:
一、該公司不在北京,光盤代理生產(chǎn)廠家卻在北京,在此情況下,不應(yīng)將母盤留在北京。如果要留在北京,也應(yīng)與廠家有一個嚴(yán)密協(xié)定,不能沒有相應(yīng)合同和一套票務(wù)管理制度。
二、內(nèi)部票務(wù)管理制度不健全,任何人一個電話就可以在該代理廠家生產(chǎn)光盤。光盤出廠價與市場價格相差極大,這中間有很大的利潤空間,我們不難想象,一定有壓了盤只給了壓盤費,憑發(fā)票入庫而沒到會計那兒去報賬的業(yè)務(wù)員。如此一來,公司前期的開發(fā)成本很高,但公司的收入被業(yè)務(wù)員截流,這于公司是很大的損失。
三、就是貸款轉(zhuǎn)賬的問題,沒有正常的操作程序和票務(wù)管理,公司不要求業(yè)務(wù)員將貸款轉(zhuǎn)到指定的賬戶上,對業(yè)務(wù)員的貸款沒有監(jiān)控。人腦的記憶是有限的,東西一多,時間一長,任何人都有可能記不清甚至忘記,這樣就給投機的人提供了機會。
老總不懂票據(jù)管理的重要性。這主要體現(xiàn)在下面五個方面:
1、該公司沒有嚴(yán)格的票據(jù)管理。付款沒有單據(jù),業(yè)務(wù)員付款給印盤廠沒有票據(jù),提貸付款,也沒有票據(jù),這樣使得公司的營銷情況連會計都不知道,甚至連 2、對庫管的認(rèn)識不夠。貸款歸庫房的時候得簽入庫單,得找?guī)旃芎炞,庫管得找(guī)旆恐鞴芎炞,然后得到會計那兒去掛賬,入庫單和會計的單據(jù)聯(lián)號。而該公司憑發(fā)票就可以入庫,這樣既打亂了票據(jù)管理的規(guī)范,也使得既有的票據(jù)成為一種沒有實際用處的擺設(shè)。
3、跟光盤廠沒有書面合同,與光盤代理生產(chǎn)廠家得有一套健全的票據(jù)管理制度,而不能僅憑一個電話就生產(chǎn)光盤,對于一個懂管理的老板這簡直不可理喻。
4、不懂發(fā)票的作用和意義,憑發(fā)票入庫或提貸。我國現(xiàn)在的稅收制度還沒有建立起來,很多公司和個人憑關(guān)系就能開出發(fā)票,顯然不能做為憑證。
5、不懂會計的重要性,用100元請了一個只加減乘除的人來做會計。如果是一個懂票據(jù)管理的老板,他一定不會出如此下策。
對于公司B來說,主要是下面幾個方面的問題:
一、夫妻二人一人作總經(jīng)理,一人作財務(wù)主管,我國現(xiàn)在有明文規(guī)定,公司主要負(fù)責(zé)人不能兼作財務(wù)。夫妻在民法上被視為一體的,兩人同時負(fù)責(zé)這兩個工作顯然不符合現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)范,夫妻合謀,極易將票管理搞亂,極易出現(xiàn)貓膩。
二、一個人不能即做會計又做出納、會計和出納不可能由一個人來擔(dān)任,在票據(jù)管理中這樣做極其容易作假犯規(guī),這即使在傳統(tǒng)企業(yè)中也是違規(guī)的。
三、庫管和銷售由一個人承擔(dān),這是一件十足的奇跡,正常情況來說,公司的庫管和銷售是應(yīng)該嚴(yán)格分開的,這樣做才能使得票據(jù)管理規(guī)范化。作為一個小公司兼職的情況是可以發(fā)生的,但不能在這種沖突性極強的職位上進(jìn)行兼職。當(dāng)公司的規(guī)模還比較小的時候,一些職位可以兼職。比如,會計可以兼任辦公室管理人員等,但會計和出納,庫管和銷售這些易矛盾的職位是很忌諱兼職的。權(quán)力需要制衡,這是一個極明白極簡單的道理。
解決辦法
其實任何一個公司或企業(yè),在發(fā)展過程中都會遇到這樣那樣的困難,這并不可怕,這是正常的,沒有挫折,沒有困難才是不正常的。重要的是直面困難,解決困難,這樣失敗才能是成功之母,否則,失敗只能是失敗之母。
對于A公司來說,應(yīng)從下面幾個方面入手:
一、不能將母盤留在北京。即使是為了生產(chǎn)方便必須將母盤留在北京,也得與該公司與生產(chǎn)廠家有一個嚴(yán)密的協(xié)定,制定一套約束彼此的規(guī)章制度,有一套相應(yīng)的票據(jù)管理章程。
二、貸款轉(zhuǎn)賬按正常的操作程序,公司應(yīng)要求業(yè)務(wù)員將貸款轉(zhuǎn)到指定的賬戶上,貸款的進(jìn)出都得票據(jù)為證。業(yè)務(wù)員付款給印盤廠得有票據(jù),與商家發(fā)貸付款,同時得票據(jù)。貸款歸庫房的時候得簽入庫單,得找?guī)旃芎炞,庫管得找(guī)旆恐鞴芎炞郑缓蟮玫綍嬆莾喝熨~,單據(jù)聯(lián)號,這樣的話,你付了沒付都有依據(jù),以便會計盤存和查賬等方面的操作。不能憑發(fā)票就提貸,而應(yīng)有更規(guī)范的程序、更規(guī)范的票據(jù)管理。
三、跟光盤廠得有書面合同,生產(chǎn)光盤得有票據(jù)為證,不能僅憑一個電話就生產(chǎn)光盤。
四、就老板個人來說,管理素質(zhì)有待提高,要更加嚴(yán)格的要求自身,抽出時間學(xué)習(xí)財務(wù)管理,票務(wù)管理方面的知識,建立董事制,對總經(jīng)理進(jìn)行考察,業(yè)務(wù)水平提高,業(yè)績進(jìn)步則可繼續(xù)擔(dān)任此職,如果做不到則另請高明。我們現(xiàn)在反過來想,這樣做的好處。也即是說為什么要這樣做:這樣做有兩個好處:1、比如你業(yè)務(wù)員印了100張盤,你報200張盤,那么你不可能入庫,因為庫管在那兒管著。2、即使銷售跟庫管通合謀,那么還有會計,因為單據(jù)聯(lián)號的,每個月都有一個盤存,如果你報150張那么你就虧了50張,那么這種損失就是庫管的,所以庫管你就得三思而后行,行成一套權(quán)力制衡體系,一環(huán)扣一環(huán)。
五、建立規(guī)范化的市場操作體系和信息流通體制,一套業(yè)務(wù)員評價體系。任何一個業(yè)務(wù)其行為都作為存檔資料,即使你走出本公司,那么另外一個公司也可能獲知你的所做所為,在這種情況下,業(yè)務(wù)員個人首先想到的是對自己的行為負(fù)責(zé)。現(xiàn)在我國還沒有這種信息流通體制,不過隨著時間的推移,那么這種業(yè)務(wù)員的評價體系的建立,人才選用的手段和觀念都更為標(biāo)準(zhǔn)化,更為有利于公司的發(fā)展。
對于公司B來說,我們應(yīng)從下面幾個方面予以改進(jìn):
一、專門請一個人來負(fù)責(zé)營業(yè),規(guī)定在一定時間內(nèi)盤存,請專家建一套相應(yīng)的營業(yè)規(guī)范。
二、建立一套嚴(yán)格的管理制度,特別是在藥品的出入庫制度,不能說拿就拿,要見出入庫單。有一套好的制訂在那兒放著,管理者不管人,而是要用制度管人。從庫拿藥時不注意,那么盤存的時候你就負(fù)責(zé),那么不管是誰來拿,你首先考慮的都是后果由誰負(fù)責(zé)的問題。
三、要有一個權(quán)力制衡機制,在關(guān)鍵的的位置上做到不矛盾,不重合。
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