會計(jì)使用財務(wù)軟件的注意事項(xiàng)
會計(jì)在新建套帳、日常核算、套帳之間數(shù)據(jù)共享、編制財務(wù)報表等都會用到財務(wù)軟件。不過，使用財務(wù)軟件時，也有一些注意事項(xiàng)，需要我們關(guān)注。下面是yjbys小編為大家?guī)淼臅?jì)使用財務(wù)軟件的注意事項(xiàng)，歡迎閱讀。
一、新建套帳時的注意事項(xiàng)
拿到一套軟件之后，不要急于去安裝和嘗試軟件的各種功能。首先應(yīng)該對軟件的使用細(xì)則有一套清晰的了解，應(yīng)了解該財務(wù)軟件的運(yùn)作流程。然后，按下列程序進(jìn)行套帳的初始化操作。
1、在用友財務(wù)軟件中，首先應(yīng)該以管理員的身份新建套帳，建帳之后不應(yīng)先去初始化期初余額，更重要的工作是進(jìn)行財務(wù)分工!不要對我說你單位就你一個會計(jì)，即便如此，你也得進(jìn)行財務(wù)分工，身兼數(shù)職：所有的財務(wù)軟件都將憑證的錄入與審核計(jì)帳相分離，以便交叉監(jiān)督。最常見的財務(wù)分工方式是分成四人：系統(tǒng)管理員、制單員、審核員、記帳員。在以后的使用中，應(yīng)該按帳務(wù)核算的分工以不同的身份登錄財務(wù)軟件。
2、進(jìn)行科目設(shè)置。在財務(wù)分工之后，接著應(yīng)查看由系統(tǒng)提供的會計(jì)科目是否能夠滿足你單位的核算需要，如果不夠(準(zhǔn)確地說，肯定不夠!)，還應(yīng)該添加相關(guān)的科目。比如，在核算增值稅的過程中，很明顯地需要“應(yīng)交增值稅”二級科目甚至三級科目，但你在系統(tǒng)提供的會計(jì)科目中不能找到，此時應(yīng)進(jìn)入“會計(jì)科目”模塊，進(jìn)行科目的添加工作，在添加的過程中，應(yīng)該注意對科目編碼的設(shè)置。如果是二級科目，該科目的前三位編碼一定要設(shè)成對應(yīng)的一級科目的代碼。應(yīng)該知道的是，用友財務(wù)軟件對科目的管理是以科目編碼為依據(jù)的，如果科目編碼設(shè)置錯誤的話，后患無窮!而且，科目只要設(shè)定好了，以后核算中想將之刪掉都不行!
3、進(jìn)行期初余額的設(shè)定。如果你新建套帳的啟用日期是在年份中間，在錄入期初余額時，不能在“年初余額”欄目中輸入，這樣做是徒勞的。我就曾因?yàn)樵搯栴}一直懷疑是否是有軟件故障。正確的方法是在“期初余額”欄目中輸入。在進(jìn)行期初余額錄入時，一定要注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因?yàn)�，這些期初數(shù)據(jù)一旦發(fā)生作用時，你是無論如何也不可能去修改的!
二、日常核算過程中的注意事項(xiàng)
用財務(wù)軟件進(jìn)行日常的會計(jì)核算，有時會遇到自找麻煩的事，手工處理中很簡單的事情，在計(jì)算機(jī)上你卻束手無策!常見的問題如下：
1、不能進(jìn)行憑證錄入：剛使用用友軟件時，你首先會進(jìn)入“憑證處理模塊”，進(jìn)行憑證的錄入，但往往你都不會成功。原因何在?因?yàn)槟阄磳{證進(jìn)行“憑證類別”(也就是常見的“收字、轉(zhuǎn)字、付字”)設(shè)定，解決方法很簡單，進(jìn)入“憑證類別”進(jìn)行設(shè)定即可。
2、錄入的憑證無法登帳。當(dāng)你辛辛苦苦地錄完憑證之后，在進(jìn)行記帳操作時，你很可能會發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)可供記帳的憑證是空白的，為什么?這里，就不得不提到核算的過程了。在用友的財務(wù)軟件中，基本的核算過程是：憑證錄入->憑證審核->憑證錄帳，這個基本程序是不可不知的。另外，根據(jù)交叉監(jiān)督的原則，在憑證錄入時你是不可能同時進(jìn)行憑證審核、記帳的，你(或者其他人)必須以不同的身份再次重新登錄，才能夠進(jìn)行審核、記帳操作。
3、以記帳的憑證無法修改。在你將所有的憑證都記帳之后，你發(fā)現(xiàn)之前你的會計(jì)憑證錄入有誤，怎樣去修改?這個過程有些復(fù)雜。首先以“審核員”或者“記帳員”的身份重新登錄，然后進(jìn)入“套帳管理”模塊，選擇“恢復(fù)記帳前狀態(tài)”菜單，這時，你可以在“恢復(fù)最近一次記帳前狀態(tài)”和“恢復(fù)到月初時狀態(tài)”之間進(jìn)行選擇。之后進(jìn)入“憑證處理”模塊，取消對出錯憑證的審核，然后再以“制單員”的身份重新登錄，進(jìn)行修改操作。
三、套帳之間數(shù)據(jù)共享問題
在日常工作中，用一套軟件進(jìn)行多套帳務(wù)的核算是很正常的。于是，這里我們會遇到一些信息重用的問題，比如，總公司和分公司分別核算，用到的會計(jì)科目大都相同，如果這兩套帳都是由一人核算的，那么會計(jì)科目的“助記碼”都是一致的。在新建第二套帳時，如何將第一套帳中會計(jì)科目信息為第二套帳所用，總不可能再依次輸入吧?用友的財務(wù)軟件中為我們提供的相應(yīng)的解決的方案。進(jìn)入用友財務(wù)軟件的“用友帳務(wù)(工具)”輔助程序，選擇科目復(fù)制即可。應(yīng)該注意的是，能夠進(jìn)行科目復(fù)制的前提是兩套帳的科目編碼規(guī)則應(yīng)該是一致的，否則，復(fù)制操作無法完成。
四、編制財務(wù)報表的問題
“UFO報表”程序是用來對由用友帳務(wù)產(chǎn)生的帳務(wù)資料進(jìn)行再加工的輔助軟件。它能夠?qū)⒁延械膸?wù)資料進(jìn)行處理，生成各種財務(wù)報表。在實(shí)際使用中最容易出一些簡單而又最不容易發(fā)覺的問題，主要表現(xiàn)在：無法生成報表，但你又無法得到出錯信息，這個問題我曾遇到過，很是惱人!進(jìn)行報表生成時，正確的程序是，1、在文件菜單中選擇“新建”操作。2、在文件菜單中選擇“帳務(wù)路徑”，這是最關(guān)鍵的一步!比如你在財務(wù)軟件是安裝在D：UFSOFT72下面，假設(shè)已建一套編號的001的套帳，那么，在設(shè)定帳務(wù)路徑時，你就不能夠?qū)?wù)路徑設(shè)為D：UFSOFT72ZT001，這樣做是錯誤的。UFO中的“帳務(wù)路徑”，是指系統(tǒng)文件ZWSET.MDB的存放路徑，有了這點(diǎn)認(rèn)識，你才能夠順利地進(jìn)行報表處理。
在編制財務(wù)報表時，你可能有這種體會，明明你的帳務(wù)處理沒問題，但是由UFO生成的資產(chǎn)負(fù)債表總是不平。這時，首先你應(yīng)檢查在“所有者權(quán)益”欄中每個項(xiàng)目的公式是否與你的會計(jì)核算相一致，最常見的問題是UFO軟件對“未分配利潤”的計(jì)算和對“盈余公積”的處理與你的核算方法有沖突(如：對“本年利潤”采用“表結(jié)法”還是“帳結(jié)法”的不同處理，都會影響對未分配利潤的計(jì)算)。
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