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采購入庫操作流程和暫估入賬
目前財務(wù)軟件有物料模塊、應(yīng)付模塊、成本模塊、總賬模塊等模塊,更易于操作,下面YJBYS小編為大家整理了關(guān)于采購入庫操作流程和暫估入賬的方法,希望對你有所幫助。
一、采購入庫操作流程
應(yīng)付模塊中有一個采購訂單界面,采購部在簽訂采購合同后,在正式采購前須在系統(tǒng)的采購訂單界面錄入訂單內(nèi)容,包括合同號、供應(yīng)商、材料編碼、材料名稱規(guī)格、價格、數(shù)量、到貨日期、運輸及付款條款等,然后將合同正本交財務(wù)部。財務(wù)部收到合同正本后對采購訂單進(jìn)行復(fù)核,并將合同存檔。復(fù)核后的采購訂單不能修改。系統(tǒng)中的采購訂單是用于向供應(yīng)商訂貨的單據(jù),其格式和內(nèi)容是可以編輯的。
在材料到達(dá)前采購員在系統(tǒng)中根據(jù)采購訂單自動生成入庫單,并打印出來。一個采購訂單可以分?jǐn)?shù)次入庫,即可以多次生成入庫單,但當(dāng)數(shù)量超過訂單限制時,系統(tǒng)將會報警,并將報警信息打印在入庫單上。采購員在入庫單上簽字后將入庫單交倉庫驗收。
倉庫驗收入庫后在入庫單上簽字,將財務(wù)聯(lián)和采購聯(lián)交采購員,并在系統(tǒng)中確認(rèn)過賬,這時入庫材料就進(jìn)入了材料子系統(tǒng)了,公司就可以查詢到這筆材料的入庫及庫存情況。
發(fā)票到達(dá)后,采購員將發(fā)票單據(jù)、入庫單、申購單等單據(jù)整理并粘貼好交財務(wù)部入賬。財務(wù)部將這些單據(jù)核對準(zhǔn)確無誤后,在系統(tǒng)中生成入庫憑證。
二、“暫估入賬”操作
至月末發(fā)票單據(jù)仍未到達(dá)的,財務(wù)部就需做“暫估入賬”操作了。
月末財務(wù)部將所有單據(jù)齊全的入庫單轉(zhuǎn)為入庫憑證,剩下未轉(zhuǎn)為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入賬”的入庫單,為穩(wěn)妥起見,將這些需暫估入庫的入庫單清單發(fā)一份給采購部備查。
通過程序支持,暫估操作是可以自動化的,點擊系統(tǒng)中“暫估入賬”按扭,系統(tǒng)自動進(jìn)行暫估入賬操作。系統(tǒng)在入庫單信息上加注暫估標(biāo)記,在應(yīng)付賬子系統(tǒng)登記一筆應(yīng)付款記錄,并有暫估標(biāo)記,同時產(chǎn)生暫估憑證:
借:原材料
其他應(yīng)收款:暫估進(jìn)項稅
貸:應(yīng)付賬款——暫估
下月初,將上月“暫估入賬”沖回,產(chǎn)生紅沖憑證,此時應(yīng)付賬子系統(tǒng)記入一筆紅沖金額,將上月“暫估入賬”數(shù)據(jù)沖回,子系統(tǒng)中入庫單的“暫估”標(biāo)記消失,處于未編制憑證狀態(tài),材料子系統(tǒng)數(shù)量、金額不變。
采用這種材料“暫估入賬”法一方面保證了月末總賬和子系統(tǒng)賬的完全一致,同時材料子系統(tǒng)賬始終和倉庫實物數(shù)據(jù)一致,應(yīng)付賬子系統(tǒng)明細(xì)賬能夠反映材料到貨和發(fā)票到達(dá)的實際情況,更重要的是暫估入賬材料的“暫估”價格其實就是采購實價,據(jù)此計算的生產(chǎn)成本是完全正確的。
值得注意的是,不管采取何種“暫估入賬”法,發(fā)票單據(jù)是必需及時交到財務(wù)部來辦理賬務(wù)手續(xù)的,在實踐最好采用考核機制來保證發(fā)票單據(jù)的及時性。
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