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word 文檔域應(yīng)用實(shí)例詳解
文檔中經(jīng)常需要插入圖片、公式和圖表等對象，傳統(tǒng)的手工編號方法僅僅適用于小型文檔。下面是YJBYS小編整理的word 域應(yīng)用實(shí)例詳解，希望對你有幫助!
1.插入“題注”
文檔中經(jīng)常需要插入圖片、公式和圖表等對象，傳統(tǒng)的手工編號方法僅僅適用于小型文檔。如果文檔中的此類對象很多，執(zhí)行增刪操作之后需要修改大部分編號，很容易發(fā)生錯(cuò)、漏等問題。利用“題注”功能可以提高編號更新的效率。
(1)新建標(biāo)簽
單擊“插入→引用→題注”菜單命令，即可打開“題注”對話框，其中內(nèi)置的“標(biāo)簽”(即編號的前綴)僅有“表格”、“公式”和“圖表”。假如我們需要的標(biāo)簽是“圖”，可以單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，在出現(xiàn)的對話框中輸入“圖”，確定以后即可在“標(biāo)簽”下拉列表中看到它。如果你不再需要“標(biāo)簽”下拉列表中的某一項(xiàng)，只需選中它之后，單擊“刪除標(biāo)簽”按鈕就可以將其刪除。
假如你的圖片編號(后綴)需要采用其他格式，如一、二、三等類型�？梢詥螕�“題注”對話框中的“編號”按鈕。在出現(xiàn)的對話框中的“格式”下拉列表中選擇你需要的編號樣式。如果圖片編號需要包含章節(jié)號，你只需選中“章節(jié)號”選項(xiàng)，然后在下面的列表中選擇“章節(jié)起始樣式”和分隔符樣式。
(2)自動插入題注
當(dāng)你在文檔中插入圖片(或其他對象)以后，Word就會根據(jù)設(shè)置自動將“題注”(圖片編號)放到指定位置。單擊“題注”對話框中的“自動插入題注”按鈕，在出現(xiàn)的對話框中根據(jù)需要選中其中列出的若干對象。然后打開“使用標(biāo)簽”和“位置”下拉列表，選擇自動插入時(shí)使用的標(biāo)簽和題注所在位置。
假如你選中了“自動插入題注”對話框中的“Microsoft Word圖片”，只要你在Word文檔中插入圖片。Word即會按照設(shè)置自動將編號放入特定位置。當(dāng)你再次執(zhí)行圖片插入操作以后，圖片編號的前綴不變、后綴順序增加，并按原來的設(shè)置自動插入文檔。這種方法適用于把圖片直接插入文檔的場合。
(3)手動插入題注
如果用戶沒有設(shè)置“自動插入題注”，可以在文檔中找到插入圖片編號的位置。打開“插入題注”對話框，選擇“標(biāo)簽”樣式后單擊“確定”按鈕，圖片編號就會插入光標(biāo)所在位置。再次執(zhí)行上述操作，編號同樣按前綴不變、后綴順序增加的原則插入。此法比較適用于圖片沒有插入文檔，但是需要在文檔中標(biāo)注圖片編號的場合。
(4)調(diào)整圖片編號
圖片插入文檔以后，會發(fā)生增加或刪除的情況。如果你在原來的編號之間插入了新的圖片，Word會自動進(jìn)行調(diào)整，使編號符合順序排列的原則。假如你在圖16后插入了一幅新的圖片，則Word會自動將其命名為圖17，并將原來的圖17修改為圖18，以此類推自動完成編號的整體調(diào)整。
假如你刪除了文檔中的某幅圖片，只需將對應(yīng)的編號刪除。然后選中已刪除編號前(后)某個(gè)圖片編號，單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇格式相似文本”命令，將文檔中的所有圖片編號選中。再次單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“更新域”命令，所有圖片編號就會自動順序調(diào)整。
注意：“題注”不僅可以為文檔中的圖片編號，還可以為公式、圖表、表格等對象編號，只要編號的前綴不同，編號就是相互獨(dú)立的。例如文檔中可以出現(xiàn)“圖1”、“圖2”和“公式1”、“公式2”之類編號格式，但它們是前綴不同的兩個(gè)系列的編號。
2.交叉引用題注
編寫論文、報(bào)告之類的文檔，往往需要反復(fù)提及公式、圖表之類的對象。如果遇到這些內(nèi)容都采用重復(fù)輸入的方法，不僅浪費(fèi)時(shí)間而且不利于對象的更新。使用“交叉引用”就可以避免這類問題，下面以公式為例說明它的使用方法。
假如我們在文檔中插入了一個(gè)表格，可以按前面介紹的辦法給它設(shè)置一個(gè)編號(例如“表格1”)。而在后面的文檔中需要出現(xiàn)“請參見表格1”字樣，就可以使用交叉引用。
(1)插入交叉引用題注
首先把光標(biāo)放置在“請參見”后面，單擊“插入→引用→交叉引用”菜單命令，打開“交叉引用”對話框。單擊“引用類型”下拉列表，選擇你需要引用的對象類型，這里應(yīng)該選擇“表格”。單擊“引用內(nèi)容”下接列表，該列表中提供了“整項(xiàng)題注”、“只有標(biāo)簽和編號”、“只有題注文字”和“頁碼”等選項(xiàng)。對公式等對象來說，如果選擇了“整項(xiàng)題注”，則公式和它的編號(即“題注”)會同時(shí)插入當(dāng)前光標(biāo)位置;如果選擇“只有標(biāo)簽和編號”，則“表格1”這種形式的引用就會插入當(dāng)前光標(biāo)位置;選擇“只有題注文字”以后，則“表格1”后面輸入的一些說明性文字，例如“該表格制作于2003年8月18日”，那么交叉引用就會把這些文字(段落標(biāo)記之前的)插入當(dāng)前光標(biāo)位置;選擇“頁碼”以后，則“表格1”所在的頁碼就會插入當(dāng)前光標(biāo)位置。
“交叉引用”對話框還有一個(gè)“插入為超級鏈接”選項(xiàng)，如果選中該項(xiàng)以后把交叉引用插入文檔，那么用戶可以按下Ctrl鍵，單擊交叉引用文字，這時(shí)光標(biāo)就會跳轉(zhuǎn)到引用的“題注”位置。例如插入“表格1”時(shí)選中了該選項(xiàng)，則按住Ctrl鍵單擊交叉引用處的“表格1”，那么光標(biāo)就會跳轉(zhuǎn)到“題注”“表格1”前面，大大方便用戶快速查看文檔中的特定內(nèi)容。
(2)管理交叉引用題注
交叉引用的內(nèi)容不會自動更新，所以需要在文檔定稿前手動更新。由于交叉引用題注使用的是“REF”域，所以它的刪除、更新和編輯等，完全與前面介紹的域相同，這里就不再重復(fù)說明了。
注意：交叉引用只能引用位于同一文檔中的對象，如果需要引用其他文檔中的對象，首先請將文檔合并到主控文檔。
3.交叉引用標(biāo)題
對于比較長的文檔來說，用戶往往需要查看某個(gè)標(biāo)題或其下的內(nèi)容，例如“參見2.交叉引用題注”之類，從而為讀者的閱讀提供更詳細(xì)的線索。如果用戶已經(jīng)為文檔的各級標(biāo)題應(yīng)用了標(biāo)題樣式，也就是為不同的標(biāo)題設(shè)置了相應(yīng)的級別，就可以在文檔中交叉引用標(biāo)題了。下面以交叉引用標(biāo)題“2.交叉引用題注”為例，說明交叉引用標(biāo)題的方法。
(1)插入交叉引用標(biāo)題
打開“交叉引用”對話框。單擊“引用類型”下拉列表，選擇你需要引用的對象類型，這里應(yīng)該選擇“標(biāo)題”。單擊“引用內(nèi)容”下拉列表，該下拉列表中提供了“標(biāo)題文字”、“頁碼”、“標(biāo)題編號”和“標(biāo)題編號(無上下文)”等選項(xiàng)。
對“2.交叉引用題注”樣式來說，如果選擇“標(biāo)題文字”，那么灰色(說明它是域)的“2.交叉引用題注”字樣就會插入當(dāng)前光標(biāo);在“引用內(nèi)容”下拉列表中選擇“頁碼”，并在“引用哪一個(gè)編號項(xiàng)”列表中選擇好標(biāo)題，單擊“確定”按鈕，所選中標(biāo)題的頁碼就會出現(xiàn)在當(dāng)前光標(biāo)位置。“標(biāo)題編號”、“標(biāo)題編號(無上下文)”的用途與“頁碼”相似，它可以把“引用哪一個(gè)編號項(xiàng)”列表中所選擇的標(biāo)題編號插入當(dāng)前光標(biāo)位置(如果標(biāo)題未使用Word提供的標(biāo)題自動編號功能，則顯示出來的標(biāo)題編號是“0”)。
假如我們在交叉引用標(biāo)題時(shí)選中了“插入為超級鏈接”選項(xiàng)，那么按住Ctrl鍵單擊交叉引用標(biāo)題，這時(shí)光標(biāo)就會跳轉(zhuǎn)到標(biāo)題“2.交叉引用題注”的前面，其用途也是便于快速查看文檔中的特定標(biāo)題。
(2)管理交叉引用標(biāo)題
從上面的介紹不難看出，交叉引用標(biāo)題和交叉引用題注的本質(zhì)是相同的，有關(guān)它的刪除、更新和編輯請參照前文的介紹。
(3)其他交叉引用對象
除了上面介紹的這幾種交叉引用對象以外，書簽、腳注和尾注等也可以作為交叉引用的對象。其中腳注和尾注用來給文檔中的文本提供解釋、批注以及參考資料。一般腳注用于對文檔內(nèi)容進(jìn)行注釋說明，而尾注則用來說明文檔所引用的文獻(xiàn)。書簽則是加以特別標(biāo)識和命名的位置或文本，以便在需要的時(shí)候快速引用或定位，它與閱讀普通書籍時(shí)使用書簽的作用相同。用戶可以使用書簽標(biāo)明需要重點(diǎn)閱讀的文本，從而在需要時(shí)快速找到所在的位置(單擊“編輯→定位”菜單命令)。
如果你的文檔中插入了上述幾種對象，打開“交叉引用”對話框的“引用類型”列表就可以看到它們。如果需要從文檔的某處快速查看其他書簽、腳注和尾注等，同樣可以使用交叉引用，相關(guān)操作方法同上。
4.目錄編制
對大型文檔來說，目錄是不可或缺的組成部分。它是文檔中若干級別標(biāo)題的列表，用戶可以通過目錄查閱文檔主題和標(biāo)題的頁碼，Word文檔還可以通過目錄實(shí)現(xiàn)文檔的快速瀏覽。在Word中，我們可以利用域來實(shí)現(xiàn)自動編制和管理目錄。
(1)設(shè)置標(biāo)題級別
樣式是應(yīng)用于文本的一系列格式(字體、字號和標(biāo)題級別等)的集合，它是快速設(shè)置文本格式和生成目錄必不可少的工具，設(shè)置標(biāo)題的大綱級別使用“樣式”最為快捷。如果文檔中以一、二等編號開頭的是一級標(biāo)題，1、2等編號開頭的是二級標(biāo)題，則設(shè)置標(biāo)題樣式(級別)的方法有以下幾種：
把光標(biāo)放入一、二等編號開頭的標(biāo)題，打開“格式”工具欄中的“樣式”下拉菜單，選中其中的“標(biāo)題1”選項(xiàng)。重復(fù)上述操作，將其他一級標(biāo)題全部設(shè)置為“標(biāo)題1”。接著按相同方法，給文檔中的二級標(biāo)題應(yīng)用“標(biāo)題2”樣式，以此類推。全部標(biāo)題的樣式設(shè)置完成后，你就可以看到每個(gè)標(biāo)題前面有一個(gè)小黑點(diǎn)。只有這樣，Word提供的目錄編制功能才能生效。
如果你經(jīng)常使用幾種固定的標(biāo)題樣式，但是模板中的樣式又不符合要求，可以對模板或正在使用的樣式進(jìn)行修改。最簡單的方法是單擊“格式”工具欄中的“樣式和格式”按鈕，在打開的“樣式”任務(wù)窗口中選中某種標(biāo)題樣式，單擊其右邊的下拉按鈕打開菜單，選擇“修改”命令，就可以打開“修改樣式”對話框進(jìn)行修改，修改完畢，存為模板文件即可。限于篇幅，這里就不介紹具體操作方法。
(2)建立目錄
建立目錄前，你需要將光標(biāo)插入建立目錄的位置(一般位于文檔大標(biāo)題之后)。然后單擊“插入→引用→索引和目錄”菜單命令，打開“索引和目錄”對話框，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，單擊“格式”下拉列表，從中選擇內(nèi)置的目錄樣式，然后設(shè)置目錄編制的級別。假如編制的目錄需要顯示出三級標(biāo)題，則應(yīng)在“顯示級別”框中輸入或選擇“3”。設(shè)置完成，單擊“確定”按鈕，Word即會在指定地方建立灰色的目錄。如圖2所示。
上述對話框中，“顯示頁碼”選項(xiàng)可以顯示目錄中各級標(biāo)題所在的頁碼;“頁碼右對齊”選項(xiàng)可以使頁碼與右頁邊距對齊;“制表符前導(dǎo)符”選項(xiàng)可以選擇連接標(biāo)題文字與頁碼的圓點(diǎn)、實(shí)線或虛線;“使用超鏈接而不使用頁碼”選項(xiàng)，則為目錄中的每一個(gè)標(biāo)題創(chuàng)建超鏈接，用戶按住Ctrl鍵單擊標(biāo)題即可跳轉(zhuǎn)到文檔中的相應(yīng)位置。
(3)更新目錄
如果目錄建立之后文檔的結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，這就需要用戶更新目錄。單擊“視圖→工具欄→大綱”菜單命令，打開“大綱”工具欄，單擊其中的“更新目錄”按鈕即可�；蛘咧苯影聪翭9鍵也可對目錄進(jìn)行更新。
(4)刪除目錄
如果你想刪除已經(jīng)建立的全部目錄，可以按上面介紹的方法打開“大綱”工具欄，單擊“轉(zhuǎn)到目錄”按鈕。則目錄中的所有標(biāo)題都會被選中，此時(shí)只要按下Delete鍵就可以將目錄全部刪除。假如你要?jiǎng)h除目錄中的部分標(biāo)題，只要把這些標(biāo)題選中即可按相同方法刪除。
5.編制索引
索引是按照一定分類標(biāo)準(zhǔn)和需要，把文檔中的主要概念或名詞術(shù)語摘錄下來，標(biāo)明它們的出處(即頁碼)，并且按一定順序排列供讀者查閱的資料。Word提供了為文檔編制索引的功能。
(1)標(biāo)記索引項(xiàng)
編制索引的第一步是標(biāo)記文檔中的名詞、短語和符號之類的索引項(xiàng)，以便為標(biāo)記索引提供對象。索引標(biāo)記可以是文檔中的一處，也可以是文檔中相同內(nèi)容的全部。如果標(biāo)記了文檔中同一內(nèi)容的所有索引項(xiàng)，可選擇一種索引格式并編制完成。此后Word將會自動收集索引項(xiàng)，按照字母順序排序和引用頁碼，并自動查找或刪除同一頁中的相同項(xiàng)，然后在文檔中顯示索引。
這里以標(biāo)記本文中的“域代碼”為例。首先用鼠標(biāo)選中文檔內(nèi)的“域代碼”三個(gè)字，然后單擊“插入→引用→索引和目錄”菜單命令，在出現(xiàn)的對話框中單擊“索引”選項(xiàng)卡。單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕，在出現(xiàn)的對話框中單擊“標(biāo)記”按鈕。此時(shí)，文中的“域代碼”后將出現(xiàn)“{XE "域代碼"}”標(biāo)記，單擊工具欄中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，可以隱藏或顯示“XE "域代碼"”標(biāo)記。假如需要標(biāo)記文中出現(xiàn)“域代碼”三個(gè)字的所有位置，可以單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”對話框中的“標(biāo)記全部”按鈕，這樣文中出現(xiàn)“域代碼”的位置都會出現(xiàn)“XE "域代碼"”標(biāo)記。
(2)提取標(biāo)記索引
當(dāng)文檔中的名詞、短語等索引項(xiàng)被標(biāo)記之后，就可以提取所標(biāo)記的索引了。把光標(biāo)插入文檔最后的一個(gè)空白行位置，單擊“插入→引用→索引和目錄”命令，一個(gè)索引就出現(xiàn)在光標(biāo)位置。如果單擊了對話框中的“標(biāo)記全部”按鈕，則會標(biāo)記出索引的名詞或短語出現(xiàn)的頁碼，并且按照索引項(xiàng)的筆畫或拼音進(jìn)行排序，便于讀者按照索引的提示查找相關(guān)內(nèi)容。
(3)更改索引格式
當(dāng)文檔中的索引被提取出來以后，如果要對已經(jīng)生成的索引格式進(jìn)行更改，可以把光標(biāo)放入索引所在的行或其下面一行。單擊“插入→引用→索引和目錄”命令，打開對話框以后在“索引”選項(xiàng)卡中選擇以下內(nèi)容：
“頁碼右對齊”選項(xiàng)可以使頁碼與右頁邊距對齊;“制表符前導(dǎo)符”選項(xiàng)可以選擇索引項(xiàng)和頁碼之間的實(shí)線、虛線等符號;“縮進(jìn)式”選項(xiàng)可以在主索引項(xiàng)下方列出次索引項(xiàng)，“接排式”選項(xiàng)則將次索引項(xiàng)與主索引項(xiàng)置于同一行;“欄數(shù)”選項(xiàng)將索引設(shè)置為用戶輸入數(shù)字所確定的欄數(shù)，如果想使索引的欄數(shù)與文檔中的欄數(shù)相同，可以選擇“自動”;“語言(國家/地區(qū))”選項(xiàng)供用戶選擇用于索引的語言，你只需打開列表進(jìn)行選擇即可;單擊“修改”按鈕，可以打開“樣式”對話框修改索引使用的樣式。
(4)更新索引
為避免重復(fù)勞動，建議用戶在文檔編輯完成之后進(jìn)行索引。如果此后對文檔進(jìn)行了修改，原索引就不準(zhǔn)確了，這就需要更新索引。用鼠標(biāo)單擊要更新的索引，按下F9鍵進(jìn)行更新。但是整個(gè)索引更新之后，將會丟失更新前完成的索引或添加的格式。
(5)標(biāo)記特殊符號
假如你需要把$、@、*之類的符號標(biāo)記為索引項(xiàng)。首先需要選中該符號，然后按上面介紹的方法打開“標(biāo)記索引項(xiàng)”對話框，所選中的符號就會出現(xiàn)在“主索引項(xiàng)”框中，你只要緊接該符號輸入“;#”，最后單擊“標(biāo)記”按鈕即可。
6.編制圖表目錄
圖表目錄是Word為文檔中的圖表、公式等編制的目錄，為讀者閱讀和查找圖表、公式提供相關(guān)線索。下面介紹圖表目錄編制的主要過程。
(1)創(chuàng)建“題注”
在為文檔中的圖表、公式等編制目錄之前，首先要為這些對象創(chuàng)建“題注”，具體操作請讀者參看上文的介紹。
(2)編制目錄
把光標(biāo)插入需要編制圖表目錄的位置，單擊“插入→引用→索引和目錄”菜單命令，打開“索引和目錄”對話框，單擊“圖表目錄”選項(xiàng)卡。單擊的“選項(xiàng)”按鈕打開“圖表目錄選項(xiàng)”對話框，假如你需要使用“題注”以外的其他樣式建立圖表目錄，可以選中“樣式”復(fù)選項(xiàng)，然后在右邊的下拉列表中選擇樣式。
上述對話框中，“顯示頁碼”選項(xiàng)可以顯示目錄中各目錄項(xiàng)(即圖表、公式等的題注)的頁碼;“頁碼右對齊”選項(xiàng)可以將頁碼顯示在各目錄項(xiàng)的旁邊;“制表符前導(dǎo)符”選項(xiàng)可以選擇目錄項(xiàng)與頁碼之間添加的圓點(diǎn)、實(shí)線或虛線。
打開“格式”下拉列表可以選擇要應(yīng)用于圖表目錄內(nèi)置格式，然后可以在“預(yù)覽”框中顯示它的效果。假如你要?jiǎng)?chuàng)建一種自定義格式，應(yīng)當(dāng)選中“來自模板”選項(xiàng)，然后單擊“修改”按鈕，在“樣式”對話框中修改圖表目錄的樣式。
打開“題注標(biāo)簽”下拉列表，選擇要編排在圖表目錄中的“題注標(biāo)簽”類型，例如為圖表編制目錄時(shí)應(yīng)該選擇“圖表”。如果選擇列表中的“無”，則目錄中的“圖表”、“公式”等字樣就會變成“題注”。
選中“包括標(biāo)簽和編號”選項(xiàng)，以后圖表目錄就會包括題注，即“圖表”和“公式”等字樣及其所在的頁碼。
完成設(shè)置，單擊“確定”按鈕就會在當(dāng)前光標(biāo)位置生成圖表目錄，按住Ctrl鍵單擊某個(gè)目錄光標(biāo)就會跳轉(zhuǎn)到某個(gè)目錄項(xiàng)(例如“圖表1”)的前面，實(shí)現(xiàn)通過目錄對項(xiàng)目的快速訪問。
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