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淺談Excel在校園中的應(yīng)用
摘要：Excel是目前使用較為廣泛的一款辦公自動化主要處理數(shù)據(jù)的軟件，它的功能主要是對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)匯總等。而對于處在行政崗位招生就業(yè)處工作的人員而言，存在大量復(fù)雜而繁瑣的數(shù)據(jù)問題，需要按照不同要求，條件來處理學(xué)生的各類數(shù)據(jù)信息，能快速制作各種統(tǒng)計(jì)分析報告的表格、文字很重要。這就需要用Excel這款軟件來解決這些棘手問題。
在財(cái)務(wù)、教務(wù)、人事等方面都被廣泛使用。它的靈活性大大滿足了數(shù)據(jù)處理人員的需要。比如：怎樣用EXCEL才能提前提醒工作人員，以免到時候手忙腳亂，對于即將履職晉級的老師，如何查看他本人的履職年限，出生日期、年齡，如何在兩張表之間取值，每年新進(jìn)人員的試用期快結(jié)束后，如何及時提醒大家簽訂正式勞動合同，需要經(jīng)常使用EXCEL對各部門、各系人員進(jìn)行管理。首先介紹Excel的特點(diǎn)和在日常處理中常用的簡單功能，比如凍結(jié)窗口、篩選、排序等等。
1、簡單應(yīng)用
用窗口凍結(jié)功能可以進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)查詢，當(dāng)我們錄完信息量比較大的數(shù)據(jù)后，由于涉及的項(xiàng)目比較多，經(jīng)常會碰到想看左邊的信息同時看右邊的信息，看上邊的信息同時看下邊的信息時看不到，這時我們就采用凍結(jié)窗口這一功能，保留左邊(上邊)需要的信息，單擊這個單元格然后點(diǎn)擊編輯菜單欄中的凍結(jié)窗口即可。
在輸入數(shù)據(jù)時也有一些簡單的技巧，比如在人員花名冊中需要輸入身份證號碼，由于位數(shù)比較長，每次在輸入時就會存在數(shù)字加字母的情況顯示，這時只需要選中該單元格或列，右鍵單擊鼠標(biāo)，選擇“設(shè)置單元格格式”中“數(shù)字”選項(xiàng)，“分類”中選擇“文本”選項(xiàng)即可。
在人員花名冊中用得最多的還有“篩選”和“排序”功能，例如：篩選出全校所有的男老師，這只需要選中花名冊中“性別”一欄，點(diǎn)擊菜單欄中“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，選擇“自動篩選”，這時每列的項(xiàng)目頭會出現(xiàn)下拉箭頭，點(diǎn)擊下拉箭頭，在下拉列表框中選擇“男”，這樣就能將全校男老師都篩選出來。排序：例如對新進(jìn)人員的考核情況進(jìn)行排名，首先選中考核成績一欄，點(diǎn)擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，選擇“排序”，選擇“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”……，選擇“升序”或“降序”，點(diǎn)擊“確定”完成，數(shù)據(jù)就會按照需要排序。注意：排序時標(biāo)題行不能有合并的單元格，否則無法進(jìn)行。
2、復(fù)雜應(yīng)用
掌握其中的一些使用技巧，對我們解決實(shí)際問題有很大的幫助。例如在一張涵蓋畢業(yè)班學(xué)生的所有信息表中，需要提取、統(tǒng)計(jì)出按相關(guān)要求的匯總表，我們可以用到Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能。
學(xué)校在統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生就業(yè)去向情況匯總時，首先，只有一份《2015屆畢業(yè)生信息表》如圖1所示包含學(xué)生所有相關(guān)信息，字段較多，記錄詳細(xì)，需要統(tǒng)計(jì)的結(jié)果是：各類畢業(yè)去向、各系的學(xué)生人數(shù)匯總。
以上只是了解了Excel中的冰山一角，對其深入的學(xué)習(xí)、掌握自己工作方向所需要的基本使用方法，我們需要不斷的研究和實(shí)踐，才能運(yùn)用在不同工作領(lǐng)域并廣泛推廣。
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