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秘書時(shí)間管理的方法
總有人感慨時(shí)間不夠用，每天忙忙碌碌少有收獲，并且總感到自己被太多事情纏身，無(wú)法集中注意去做一件事，也有人非常擅長(zhǎng)時(shí)間管理，小編下面為你整理了關(guān)于秘書時(shí)間管理的方法，希望對(duì)你有所幫助。
秘書時(shí)間管理的方法1
一、“二八”原則
19世紀(jì)末20世紀(jì)初，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出了著名的“二八”原則，又稱2/8定律，即20%的目標(biāo)具有80%的價(jià)值，而剩余80%的目標(biāo)只有20%的價(jià)值。這一原則對(duì)于那些在工作中喜歡面面俱到、事必躬親的職業(yè)秘書具有重要的啟示意義。所以，秘書應(yīng)該根據(jù)每項(xiàng)工作的價(jià)值來(lái)投入時(shí)間，即應(yīng)該用80%的時(shí)間做能夠帶來(lái)最高回報(bào)、價(jià)值較高的事情，而用20%的時(shí)間來(lái)做其他價(jià)值一般的事情。這一原則的具體應(yīng)用方法是：首先對(duì)工作進(jìn)行梳理，將每天的工作分條列項(xiàng)列出;然后對(duì)工作分類，標(biāo)明哪些屬于價(jià)值80%的工作，哪些屬于價(jià)值20%的工作;最后對(duì)每項(xiàng)工作做時(shí)間和精力的分配。當(dāng)然，這是運(yùn)用這一原則最初時(shí)的狀況，當(dāng)這一原則運(yùn)用熟練以后，秘書應(yīng)該清楚地將日常事務(wù)性工作列為價(jià)值不高的工作，這些工作可以運(yùn)用閑時(shí)處理、批量處理或授權(quán)他人處理，而集中精力和時(shí)間處理那些根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)可以確定為價(jià)值高、高回報(bào)的事情。
二、ABCD法則
運(yùn)用ABCD工作法來(lái)確定工作的優(yōu)先順序，就是根據(jù)事情的重要性(縱坐標(biāo))和緊急程度(橫坐標(biāo))兩個(gè)維度，將事情劃分為ABCD四個(gè)類型：A類，屬于既緊急又重要的工作任務(wù)，如人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等;B類，屬于重要但不緊急的工作任務(wù)，如建立重要的人際關(guān)系、新的機(jī)會(huì)、人員培訓(xùn)、制定預(yù)防措施等;C類，屬于緊急但不重要的工作任務(wù)，如接聽電話、應(yīng)對(duì)不速之客、例行檢查、參加通報(bào)性會(huì)議等;D類，屬于既不緊急也不重要的工作任務(wù)，如陪客人聊天、瀏覽報(bào)紙、喝茶等。
分清類別之后，就要優(yōu)先處理A類工作，其次處理B類工作，再次處理C類工作，最后處理那些可做可不做的D類工作。這樣就可以最有效地利用時(shí)間，收到事半功倍的效果。這四類事情的具體處理策略是：對(duì)于A類事情應(yīng)該在第一時(shí)間去做，要舍得為它花費(fèi)大量的時(shí)間;對(duì)于B類事情，應(yīng)計(jì)劃好什么時(shí)候開始做，要花費(fèi)大量時(shí)間并付諸持續(xù)努力;對(duì)于C類事情可以采取馬上就做或授權(quán)他人處理的方式，但應(yīng)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)完成;對(duì)于D類事情，應(yīng)盡量控制做這類工作的時(shí)間，可以在完成了所有重要的、緊急的工作之后，花一點(diǎn)時(shí)間去做，甚至根本不去做。要特別重視處理B類工作，因?yàn)檫@類工作重要但不緊急，如果不做的話，會(huì)隨著時(shí)間的推移越來(lái)越緊急，直到突破一定的極限變成A類工作，如果B類工作被忽略而一直拖延下去，就會(huì)變成突發(fā)事件。所以，秘書要加強(qiáng)對(duì)這類工作的計(jì)劃管理。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時(shí)間的推移，它也會(huì)變得越來(lái)越緊急，當(dāng)越過一定極限以后，C類工作就可能因?yàn)槭r(shí)機(jī)而消失，由此就會(huì)遭受一定的損失。
三、計(jì)劃統(tǒng)籌
“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”科學(xué)地做好計(jì)劃是時(shí)間管理的重要方法。對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃管理的關(guān)鍵有：一是系統(tǒng)統(tǒng)籌用時(shí)的思想，充分發(fā)揮時(shí)間效能，規(guī)劃不足和規(guī)劃過度都不利于時(shí)間管理。秘書一天的時(shí)間安排應(yīng)張弛有序，不要100%地計(jì)劃，一般情況下計(jì)劃中所有工作所需時(shí)間總計(jì)不應(yīng)超過75%，其余25%用于處理突發(fā)事件或做緊急工作的調(diào)劑。二是按計(jì)劃執(zhí)行，只有認(rèn)真執(zhí)行、靈活處理、隨時(shí)檢查、保持彈性才能真正起到計(jì)劃的作用。做計(jì)劃就要制作時(shí)間表，時(shí)間表主要包括年度時(shí)間表、每月時(shí)間安排表、一周工作計(jì)劃表和工作日志等。要對(duì)未來(lái)發(fā)生的事件進(jìn)行梳理并按照輕重緩急排序后填入時(shí)間表里，起到備忘、控制和提醒的作用。要記好每天的工作日志，記錄每件事情發(fā)生的經(jīng)過、處理中遇到的問題和困難、處理的方式、辦理的效果和反思總結(jié)，為以后處理同類事情提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。在具體計(jì)劃安排時(shí)要注意三點(diǎn)：一是集中與分散相結(jié)合，要集中時(shí)間處理同類事務(wù)，比如每天排出固定時(shí)間集中批量處理電子郵件、信件和緊急程度不高的事情，對(duì)于分散的時(shí)間要根據(jù)逆勢(shì)操作和變閑為寶等策略合理利用;二是并行與串行相結(jié)合，并行即將性質(zhì)相同或相似的不同任務(wù)同步操作運(yùn)行，串行即嚴(yán)格按照工作程序和步驟安排操作，但應(yīng)注意任務(wù)的系統(tǒng)安排和優(yōu)化組合;三是例行與變例相兼顧，要妥善安排例行工作，將常態(tài)中的例行工作流程化，不斷摸索總結(jié)秘書工作規(guī)律，形成操作規(guī)范，減少完成中的不確定性，節(jié)約工作時(shí)間，對(duì)于變例和突發(fā)事件要提高反應(yīng)速度，靈活應(yīng)對(duì)，盡量將處理這類事情的時(shí)間縮到最短。
四、制度約束
秘書可以通過制定成文的或者不成文的制度來(lái)進(jìn)行時(shí)間管理，這其實(shí)是促使自己養(yǎng)成良好時(shí)間管理習(xí)慣的重要方法。歷史學(xué)家梅爾·克朗茲勃在辦公室里的每個(gè)早上都寫10封信;杰出的演說(shuō)學(xué)家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個(gè)星期一、二都要打13個(gè)電話，星期三、四則是12個(gè)，星期五則用來(lái)打電話給這個(gè)禮拜沒有聯(lián)絡(luò)上的人。很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。這個(gè)方法很有效。假如你養(yǎng)成每天寫1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個(gè)月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字?jǐn)?shù)到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。
在秘書工作中，制定制度來(lái)管理時(shí)間主要體現(xiàn)在以下方面：規(guī)定自己辦公桌上的物品放置有序，工具或資料分類放置，用完以后及時(shí)歸回原位;每次只處理一份文件，每份文件只處理一次;保證辦公桌上只有一份正在處理的文件，處理完畢的文件及時(shí)歸檔;根據(jù)自己的工作和精神狀態(tài)每天固定某個(gè)時(shí)段處理一些同類性質(zhì)的事件;規(guī)定工作的截止時(shí)間，甚至規(guī)定自己將工作截止時(shí)間提前;用制度來(lái)主動(dòng)減少打擾;形成定時(shí)匯報(bào) 和反饋制度;盡量采用打擾性不強(qiáng)的溝通方式(如便條、電子郵件);對(duì)于常規(guī)事項(xiàng)制作簡(jiǎn)明易懂的書面說(shuō)明等。
五、日事日清
“日事日畢，日清日高”，這是海爾集團(tuán)提出的口號(hào)，也是重要的管理方法。這是一條可執(zhí)行的時(shí)間管理原則，包含兩層意思：一是當(dāng)天的工作當(dāng)天必須完成，工作都有截止日，不能無(wú)限期地拖延;二是提出了工作目標(biāo)，在工作質(zhì)量上每一天都有進(jìn)步，在工作要求上每一天都要進(jìn)步。這個(gè)方法能夠有效根除拖延癥，顯著提高工作效率。其實(shí)這是一種心態(tài)或境界。時(shí)間管理的方法告訴我們永遠(yuǎn)要往前看，要看到現(xiàn)在和未來(lái)，只考慮接下去怎么做。正如歌德所說(shuō)：“把握住現(xiàn)在的瞬間，把你想要完成的'事物或理想，從現(xiàn)在開始做起。只有勇敢的人身上才會(huì)賦有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的歷程當(dāng)中，你的心態(tài)就會(huì)越來(lái)越成熟。能夠有開始的話，那么，不久之后你的工作就可以順利完成了�！�
六、逆勢(shì)操作
逆勢(shì)操作是一種重要的時(shí)間管理方法，是指在和大多數(shù)人不同的時(shí)間段里去從事相同的工作，反而能節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。這意味著當(dāng)別人沒有做某件事的時(shí)候你就去做，這樣可以省下許多等待的時(shí)間。比如汽車快遞運(yùn)輸，往往利用夜間開展物流運(yùn)輸，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)間段汽車流量較小，道路通暢，運(yùn)輸成本降低，運(yùn)輸效率提升;逆勢(shì)操作者會(huì)在沒有人排隊(duì)的時(shí)候去兌現(xiàn)支票、采購(gòu)，所以他們不會(huì)在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會(huì)在周五晚上進(jìn)超市，而會(huì)選在晚上11點(diǎn)或早上六七點(diǎn)去逛24小時(shí)開放的超市。逆勢(shì)操作者退房的時(shí)間與其他人不同，他們會(huì)選擇旅館自動(dòng)退房的方式：如果你可以在人潮多起來(lái)之前退房，你就不應(yīng)該在早上9點(diǎn)、10點(diǎn)時(shí)去排長(zhǎng)龍。在辦公室里，逆勢(shì)操作者會(huì)在中午大多數(shù)職員外出午餐時(shí)使用傳真或復(fù)印機(jī)。
七、變閑為寶
秘書要善于利用零星時(shí)間，比如通勤時(shí)間、旅途時(shí)間、等候時(shí)間，學(xué)習(xí)或處理瑣事，反思或規(guī)劃未來(lái)工作，做到湊零為整、變閑為寶。這是一種時(shí)間管理思想。要根據(jù)自己的身體和精神狀況在零散的時(shí)間里處理相應(yīng)的事務(wù)，但是不應(yīng)因此而增加精神和情緒壓力，把所有時(shí)間都利用起來(lái)工作和學(xué)習(xí)也不符合時(shí)間管理原則，所以在零散時(shí)間里放松和鍛煉身體也是一種時(shí)間管理的方式。
八、善用工具
注意將傳統(tǒng)工具與現(xiàn)代工具相結(jié)合，可以方便地隨時(shí)進(jìn)行時(shí)間管理。可以隨身帶一個(gè)記事本，列出待辦瑣事和物品清單，讓大腦騰出更多空間來(lái)容納更有意義和高創(chuàng)造性的事情;可以利用智能手機(jī)里豐富的時(shí)間管理應(yīng)用軟件來(lái)進(jìn)行智能管理和智能提醒;可以利用OA系統(tǒng)里的日程安排制作電子日程，并方便地隨時(shí)更新和管理;可以充分利用現(xiàn)代辦公軟件和辦公設(shè)備提高工作效率，使工作生活更加智能化。
秘書時(shí)間管理的方法2
1、策略第一。
“攻心為上、攻城為下”，時(shí)間管理策略總是第一位的。
2、分清輕重緩急，抓住重點(diǎn)。
若干項(xiàng)工作，總有重點(diǎn)工作和非重點(diǎn)工作，我們就要在重點(diǎn)工作上投入大量的時(shí)間和精力，如果反之我們就會(huì)總是感覺時(shí)間不夠用而工作卻沒有成效。如信息管理中心目前的工作重心就是信息化建設(shè)。
3、馬上行動(dòng)，杜絕拖延。
現(xiàn)在該做的事如果一拖再拖，則到完成工作的最后時(shí)限必定會(huì)手忙腳亂，要么胡亂應(yīng)付要么就是犧牲自己的休息時(shí)間來(lái)加班。
4、確定明確的目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃。
沒有明確的目標(biāo)，做事就會(huì)走很多彎路。確定了目標(biāo)還要有行動(dòng)計(jì)劃，不管是心中的行動(dòng)想法或是書面的行動(dòng)計(jì)劃總需要一個(gè)，要不這個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)就是一句空話。
5、每個(gè)人的時(shí)間都是有價(jià)值的'。
因?yàn)槊總�(gè)人的生命都是由時(shí)間組成的，生命是有價(jià)值的、故時(shí)間也是有價(jià)值的，所以才有魯迅所說(shuō)有的“浪費(fèi)時(shí)間等于謀財(cái)害命”名句。
6、今日事，今日畢。
有了良好的完成工作習(xí)慣，時(shí)間自然是充分利用，就不存在浪費(fèi)了。
7、第一次做好，追求零缺點(diǎn)工作。
工作如果不第一次做好，總是存在或多或少的問題，到最后又要返工從頭做起而且不知道這次能不能符合要求，時(shí)間不是就在一遍遍的重復(fù)中浪費(fèi)掉了嗎。
8、在要求工作時(shí)，必須要求時(shí)限。
這樣就既不浪費(fèi)別人的時(shí)間，也不浪費(fèi)自己的時(shí)間。
9、善于授權(quán)。
善于授權(quán)，是有領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的人專利，不懂得授權(quán)的人會(huì)事必躬親，必然是忙得不可開交。
10、要有條理與整潔的方法。
文件和物品存放有條理，就不會(huì)在找東西上浪費(fèi)時(shí)間。
11、養(yǎng)成快速的節(jié)奏感。
這樣時(shí)間的利用率就自然提高，甚至帶動(dòng)別人提高效率。
12、結(jié)果導(dǎo)向，掌控過程。
完成任何工作，都有一個(gè)結(jié)果。我們要做的就是以這個(gè)結(jié)果為導(dǎo)向，在工作過程中不斷調(diào)整方向，最終完成這項(xiàng)工作。
13、猴子管理。
就是把每一項(xiàng)工作都看成是一只猴子，我們要照顧好自己的猴子，且要注意不讓別人的猴子成為自己的猴子，要不猴子太多怎么辦？
14、不要讓人浪費(fèi)你的時(shí)間。
要懂得拒絕，不要在無(wú)謂的交往中浪費(fèi)自己的時(shí)間。
15、善于利用零碎的時(shí)間。
這一條很重要，不要試圖認(rèn)為有整塊的`大量時(shí)間供你支配，要善于利用零碎的時(shí)間。比如我們?cè)谥贫ú块T的制度流程的時(shí)候，需要全部門人員參于討論，各人有各自的工作，不可能有整塊的時(shí)間來(lái)進(jìn)行，這樣就要善于利用零碎時(shí)間，分開討論。
16、“第一”勝過更好。
“第一”才是最好的。短跑冠軍比亞軍領(lǐng)先的就是零點(diǎn)零幾秒。
17、記錄每天所做的每一件事。
個(gè)人感覺這是個(gè)好習(xí)慣，當(dāng)你堅(jiān)持一段時(shí)間后，你對(duì)時(shí)間的支配情況就有據(jù)可依，改進(jìn)不良的時(shí)間支配方式，從而總結(jié)出適合自己的時(shí)間管理方法。
18、業(yè)余時(shí)間管理。
不要忽視業(yè)余時(shí)間的管理，工作時(shí)間管理和業(yè)余時(shí)間管理是辯證統(tǒng)一的。
秘書時(shí)間管理的方法3
原則一：學(xué)會(huì)舍棄
“處好人際關(guān)系最重要的原則，就是不要試圖讓所有人都喜歡你。”把這句話的思想用在時(shí)間管理上，也可以說(shuō)：“利用好時(shí)間的最重要原則，就是不要試圖把所有的事情都做好�！�
真正懂得如何利用時(shí)間的高手，一定是懂得如何舍棄的人。
中學(xué)學(xué)習(xí)的壓力很大，很多人被弄得手忙腳亂。我們?cè)趯W(xué)習(xí)的時(shí)候，面前總放著一大堆書，但你每次只能拿起一本書，認(rèn)真閱讀，而不是同時(shí)拿起十幾本書隨意瀏覽——這是一種最浪費(fèi)時(shí)間的學(xué)習(xí)方法。只有讀完一本之后，再去拿起另一本來(lái)閱讀。那么，該選擇哪一本呢?答案很簡(jiǎn)單：最重要的那本。對(duì)第二重要的那本，堅(jiān)決不看。當(dāng)年把最重要的那本看完之后，第二重要的，也就變成了最重要的了。
確保自己一直在做最重要的事情，實(shí)際上也就是確保了自己的時(shí)間一直在被高效地利用。如果你今天計(jì)劃做五張?jiān)嚲�，語(yǔ)文、英語(yǔ)、數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)各一張。那么，請(qǐng)先做你覺得最需要提高的那門科目。即使你做完一張之后，突然天花板掉下來(lái)砸到腦袋，到醫(yī)院住了一天院，那么你做的這一張?jiān)嚲韺?duì)你的分?jǐn)?shù)提高仍然是極有幫助的。
原則二：做自己力所能及的事
在有限的時(shí)間內(nèi)尋找最重要的事情來(lái)做，要放棄的東西，不僅是那些看起來(lái)不太有價(jià)值的東西。更重要的是，要學(xué)會(huì)放棄那些看起來(lái)很有價(jià)值，但是超過自己能力范圍的事。
一道難度極高的題目，總是讓人忍不住想去挑戰(zhàn)一下。如果你在做完高考試卷前面的題目之后，還有充足的時(shí)間去解決最后一道難題，這樣的難題當(dāng)然值得去挑戰(zhàn)，因?yàn)樗鼤?huì)給你加分。但是，如果你前面的題目做起來(lái)都很困難，那么，挑戰(zhàn)這樣的難題，不僅不會(huì)有結(jié)果，還是讓你減分——因?yàn)槟銢]有更多的時(shí)間去做那些你本來(lái)可以拿分的題目。我們要保證自己的學(xué)習(xí)效率，就要多做和自己水平相適應(yīng)的題目，既有成就感又能提高自己的解題能力。
所以，對(duì)于那些剛開始制定計(jì)劃的人來(lái)講，計(jì)劃應(yīng)該定得適度低于而不是高于自己所能完成的水平。比如你預(yù)計(jì)自己復(fù)習(xí)某一部分的內(nèi)容需要一個(gè)小時(shí)，那么你可以計(jì)劃用80分鐘。讓時(shí)間寬裕一些，但盡量保證每天給自己規(guī)定的任務(wù)都能完成。在一天結(jié)束的時(shí)候，前一天所計(jì)劃的事情都做完的成就感是非常爽的，可以給你繼續(xù)制定和執(zhí)行計(jì)劃的信心和動(dòng)力。這樣循序漸進(jìn)，再慢慢的提高標(biāo)準(zhǔn)，才能真正高效的利用時(shí)間。
原則三：根據(jù)不同學(xué)習(xí)內(nèi)容安排時(shí)間
“沒有人能兩次踏進(jìn)同一條河流”——這是古希臘哲學(xué)家德謨克利特的名言。那么，我們也可以說(shuō)：“沒有人能兩次度過同一個(gè)小時(shí)�！泵恳粋�(gè)小時(shí)都是很獨(dú)特的，在每一個(gè)小時(shí)里面，我們周圍的環(huán)境、我們自己的生理心理狀態(tài)，都會(huì)發(fā)生變化。上課的時(shí)間和在家自習(xí)的時(shí)間，顯然是各不相同的。我們不能簡(jiǎn)單的把24個(gè)小時(shí)進(jìn)行劃分成一個(gè)一個(gè)的小格子，然后往里填充內(nèi)容，然后就管這叫“時(shí)間計(jì)劃”。我們必須學(xué)會(huì)讓不同的學(xué)習(xí)內(nèi)容和不同的時(shí)間相契合。
面對(duì)那些需要大量的閱讀、理解、背誦的東西，就要安排時(shí)間比較長(zhǎng)、精力比較充沛、不容易受到干擾的時(shí)間段來(lái)做。那些精力不太旺盛，比較容易受干擾的`時(shí)間用來(lái)做什么呢?用來(lái)做題。因?yàn)樽鲱}的時(shí)候需要?jiǎng)庸P演算，可以強(qiáng)迫你集中注意力，即使周圍環(huán)境比較吵鬧，即使你精力不太好，仍然可以達(dá)到練習(xí)的效果。
原則四：注意適當(dāng)?shù)男菹?/strong>
孩子們要想把時(shí)間利用好，除了要擠時(shí)間學(xué)習(xí)外，還要學(xué)習(xí)擠時(shí)間休息。有很多同學(xué)在喜歡熬夜，因?yàn)橐估锇察o，有利于學(xué)習(xí)。但這樣就會(huì)影響白天的精神，上課老想打瞌睡，又怕被老師發(fā)現(xiàn)，睡得很不安穩(wěn)，于是課沒有聽好，覺也沒有睡好，一天到晚都迷迷瞪瞪的。
其實(shí)，高中的時(shí)間說(shuō)長(zhǎng)也長(zhǎng)，說(shuō)短也短。要浪費(fèi)時(shí)間很容易，一晃就過去了;;要努力學(xué)習(xí)也足夠長(zhǎng)，學(xué)習(xí)任務(wù)重的時(shí)候偶爾熬夜可以，長(zhǎng)期如此肯定堅(jiān)持不住。
最重要的原則：學(xué)會(huì)執(zhí)行
把良好的計(jì)劃變成現(xiàn)實(shí)就跟我們學(xué)習(xí)需要預(yù)習(xí)和復(fù)習(xí)一樣，計(jì)劃既需要每天執(zhí)行之前牢記在心，也應(yīng)該在每天執(zhí)行之后進(jìn)行檢查，只有如此才能不停的督促自己，持之以恒。
總之，說(shuō)了那么多關(guān)于如何進(jìn)行時(shí)間管理的話，就是沒有告訴大家該怎么樣列一張每天如何安排時(shí)間的表格。實(shí)際上，這可能是在時(shí)間計(jì)劃中最不重要的一個(gè)方面了。你只要拿出一支筆一張紙就可以填滿整張表格，但里面的東西可能對(duì)學(xué)習(xí)毫無(wú)幫助。
我們都知道，同樣是一張寫滿了字的密密麻麻的試卷，有的能得到150分，有的只能得零分。所以，把試卷寫滿不是本事，知道該寫上什么正確的內(nèi)容才是本事。時(shí)間管理也是一樣，列出表格把時(shí)間填滿不是本事，知道如何在正確的時(shí)間填入正確的內(nèi)容，然后認(rèn)真執(zhí)行，這才是真正的本事。
秘書時(shí)間管理的方法4
1、取消法：所有的事情，首先分析必要性，能取消的就取消，能回避的就回避，集中做對(duì)你目標(biāo)最有價(jià)值的事情。比如看電視、閑聊、發(fā)呆（包括發(fā)愁、批評(píng)社會(huì)）、漫無(wú)目的上網(wǎng)、過于廣泛的興趣、過于廣泛的人際關(guān)系統(tǒng)統(tǒng)取消，只做最有價(jià)值的事情，比如學(xué)習(xí)、休息、工作。
2、以人替時(shí)法：能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學(xué)會(huì)運(yùn)用別人的時(shí)間。因?yàn)槊總�(gè)人的精力都是有限的，所謂有所謂有所不為，把自己的精力和時(shí)間用在最能體現(xiàn)自己價(jià)值的方面。
3、改善效率法：學(xué)習(xí)最新的知識(shí)，掌握最新的工具，改進(jìn)效率，本來(lái)花1個(gè)小時(shí)的工作，想辦法變成0.5小時(shí)完成，這樣可以節(jié)省更多時(shí)間用于學(xué)習(xí)。
更多時(shí)間管理技巧，盡在時(shí)間管理課程
4、以錢購(gòu)時(shí)法：交通方面，能坐飛機(jī)，就不要坐火車；如果能打車，就不要等公交；乘坐最快的、最有助于休息、學(xué)習(xí)的交通工具；學(xué)習(xí)方面，采用最有效率的學(xué)習(xí)方法，能面授聽課就不看視頻；能看視頻的，就不買圖書；工作方面，用最好的工作設(shè)備比如用最好的電腦、用最快的傳真機(jī)，說(shuō)服你的老板不要在設(shè)備上斤斤計(jì)較，要分析好的設(shè)備所節(jié)省的時(shí)間、所帶來(lái)的價(jià)值。時(shí)光一去不復(fù)返，千金散盡還復(fù)來(lái)
5、見縫插針法：在等人、在乘車、地鐵時(shí)利用間隙時(shí)間聽錄音、思考。例如對(duì)于很多在北京工作的人，每天在路上大概需要2小時(shí)，如果每天的2小時(shí)利用來(lái)聽錄音，每年可以有720小時(shí)在學(xué)習(xí)，如果堅(jiān)持10年，就是7200小時(shí)，這些時(shí)間不管是聽管理知識(shí)、還是學(xué)英語(yǔ)，都可以取得很大的收益。
1、 有效個(gè)人管理的四個(gè)步驟
——確定角色：確定你認(rèn)為重要的角色；
——選擇目標(biāo)：分別為每個(gè)角色確定未來(lái)一周要達(dá)成的'目標(biāo)；
——安排進(jìn)度：為這些目標(biāo)確定完成時(shí)間；
——逐日調(diào)整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。
2、艾維·利時(shí)間管理法
a 寫下你明天要做的6件最重要的事；
b 用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序；
c明天早上第一件事是做第一項(xiàng)，直至完成或達(dá)到要求；
d 然后再開始完成第二項(xiàng)、第三項(xiàng)……；
e 每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣。
3、柯維時(shí)間管理法
以原則為重心，配合個(gè)人對(duì)使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進(jìn)。
有效個(gè)人管理的六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)一：
——一致：使命與價(jià)值觀、角色與目標(biāo)、重點(diǎn)與計(jì)劃、欲望與自制等應(yīng)合諧一致；
——平衡：人應(yīng)在事業(yè)、財(cái)富、生活、奉獻(xiàn)等方面平行發(fā)展。
有效個(gè)人管理的六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)二：
——有重心：以一周為單位訂計(jì)劃，每天應(yīng)各有不同的優(yōu)先目標(biāo)，但要相互呼應(yīng)；最有價(jià)值的事先做；
——重人性：個(gè)人管理的目的在人而不在事；
——有彈性：應(yīng)可因個(gè)人作用和需求的變化而調(diào)整；
——攜帶方便：管理工具應(yīng)便于攜帶，隨時(shí)記錄與調(diào)整。
4、杜拉克時(shí)間管理法
現(xiàn)代管理之父杜拉克認(rèn)為，有效的管理者不是從他們的任務(wù)開始，而是從他們時(shí)間開始。
——記錄時(shí)間（分析時(shí)間浪費(fèi)在什么地方）；
——管理時(shí)間（減少用于非生產(chǎn)性需求的時(shí)間）；
——集中時(shí)間（在整段時(shí)間內(nèi)的工作效率這大于在分散時(shí)段的工作效率之和。
5、生理節(jié)奏法
——注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時(shí)段，在此時(shí)段做最有價(jià)值的事；
——注意研究你注意力集中的時(shí)間有多長(zhǎng)，在此時(shí)間內(nèi)解決問題；
——該休息的時(shí)候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時(shí)間，就多增加了1小時(shí)；
——成功=價(jià)值′速度2（S=V′C2）；
——E=MC2（能量=質(zhì)量′速度2）；
——做最有價(jià)值的事（提升你做事的價(jià)值）；
——在單位時(shí)間內(nèi)做最多的事（提升你做事的效率）。
秘書時(shí)間管理的方法5
1、每分每秒做最高生產(chǎn)力的事。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。
2、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。
3、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細(xì)分為很小的部分，只做其中一個(gè)小的部分就可以了，或者對(duì)其中最主要的部分最多花費(fèi)15分鐘時(shí)間去做。
4、學(xué)會(huì)說(shuō)”不”.一旦確定了哪些事情是重要的.，對(duì)那些不重要的事情就應(yīng)當(dāng)說(shuō)”不”.
5、時(shí)間的管理最重要的在于能夠集中自己的大的整塊時(shí)間進(jìn)行某些問題的處理。
6、有計(jì)劃地使用時(shí)間。有的事情需要較長(zhǎng)時(shí)間，有些事情可以順帶進(jìn)行。
7、目標(biāo)明確。目標(biāo)要具體、具有可實(shí)現(xiàn)性。
8、將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價(jià)值的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配時(shí)間。
9、將一天從早到晚要做的事情進(jìn)行羅列。
10、每件事都有具體的時(shí)間結(jié)束點(diǎn)�？刂坪猛娫挼臅r(shí)間與聊天的時(shí)間。
11、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時(shí)間是什么時(shí)候？將優(yōu)先辦的事情放在最佳時(shí)間里。
12、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。
13、區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù)。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長(zhǎng)期性的。必須學(xué)會(huì)如何讓重要的事情變得很緊急，是高效的開始。
秘書時(shí)間管理的方法6
一、制定時(shí)間安排表
這個(gè)時(shí)間安排表不單單是對(duì)一個(gè)時(shí)間段的安排，我們可以做出很多種時(shí)間安排表，我們大概可以做出5種時(shí)間安排表，一是全年預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里，制定一個(gè)一年的計(jì)劃，不用每件事都詳細(xì)地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結(jié)，列出這樣一個(gè)大的方向。二是每月預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里可以把這一個(gè)月的會(huì)議、面談、簽約等事項(xiàng)逐一地列出，使時(shí)間一目了然。三是每周預(yù)定時(shí)間表，每周的時(shí)間表，要在下周一前完成，完成后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)過目，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。在這個(gè)時(shí)間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工表示祝賀，以及下周要參加什么會(huì)議等。具體細(xì)節(jié)一定要明確，例如這個(gè)會(huì)議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話。把項(xiàng)目的有關(guān)部門以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門。四是每日預(yù)定時(shí)間表，在每日預(yù)定的時(shí)間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時(shí)間，例如，10點(diǎn)各個(gè)部門開會(huì)，下午2點(diǎn)簽約合同等，把公司時(shí)間，私人時(shí)間逐一列出。
二、利用80/20的法則進(jìn)行管理
80/20法則是19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個(gè)法則，在19世紀(jì)的英國(guó)，他通過數(shù)據(jù)研究法現(xiàn)了一個(gè)奇怪的現(xiàn)象，社會(huì)財(cái)富極其的不平等，社會(huì)的財(cái)富流向了少數(shù)人的.手中，20%的人擁有80%的人的財(cái)富，通過持續(xù)的研究發(fā)現(xiàn)，很多情況都可以用這一法則來(lái)解釋，例如20%的員工創(chuàng)造了80%的財(cái)富，80%的利潤(rùn)來(lái)自20%的客戶，這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時(shí)引起了不小的轟動(dòng)。
同樣我們也可以運(yùn)用這一原則來(lái)對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當(dāng)天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實(shí)在不能完成，可安排到明天。在分類的同時(shí)，要對(duì)工作的開展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個(gè)會(huì)議預(yù)計(jì)是半小時(shí)，結(jié)果一個(gè)班小時(shí)才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，是準(zhǔn)備時(shí)間過長(zhǎng)，還是開會(huì)的資料不夠充分。對(duì)這類問題進(jìn)行總結(jié)，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來(lái)更高更快，有效地完成工作。
三、工作有秩序以及分工明確
對(duì)于處理完成的工作一定要及時(shí)歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類，每天固定的時(shí)間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節(jié)中浪費(fèi)時(shí)間，對(duì)于突發(fā)的時(shí)間要預(yù)留出時(shí)間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計(jì)劃。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。
最為合格的秘書，一定要對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，是哪個(gè)地方浪費(fèi)了大量的時(shí)間，哪些地方時(shí)間安排過于緊湊，對(duì)時(shí)間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)安排工作，例如一天中哪個(gè)時(shí)間段效率高低，來(lái)制度時(shí)間表。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，一定要體會(huì)時(shí)間管理的藝術(shù)，對(duì)每個(gè)人的寶貴時(shí)間合理利用，在快節(jié)奏的社會(huì)中對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、公司服務(wù)。
秘書時(shí)間管理的方法7
1.分解任務(wù)
分解你不喜歡做的任務(wù)。
如果你討厭寫文章，卻需要完成一份學(xué)期論文，那么只在任務(wù)表上寫上“寫文章”這三個(gè)字絕不會(huì)激勵(lì)你完成這件事。反而是將這個(gè)任務(wù)分解成小的步驟才更容易完成，如“選題”-“找研究材料”-“作注釋”-“寫論點(diǎn)”。
2. 日程校對(duì)
如果你不相信自己要去辦的事情就會(huì)拖延！很多朋友都有制定計(jì)劃的習(xí)慣，但是不少朋友都會(huì)陷入一個(gè)誤區(qū)，完成了既定的計(jì)劃還會(huì)繼續(xù)工作。
你可能納悶，這不是更好的嗎?但是從作者的觀點(diǎn)出發(fā)，你其實(shí)是在破壞信任。開始工作前你說(shuō)列表上完成的工作就算大功告成了，并以此來(lái)激勵(lì)自己，但當(dāng)你完成的時(shí)候你卻選擇繼續(xù)工作，久而久之，你時(shí)間管理體系里的獎(jiǎng)懲機(jī)制便會(huì)失效。
正確的做法是如果已經(jīng)完成既定計(jì)劃就立刻停下，去運(yùn)動(dòng)運(yùn)動(dòng)，或者陪家人簡(jiǎn)單聊聊天，有了這種信任，你就會(huì)避免過度工作，也不會(huì)養(yǎng)成懶惰的壞習(xí)慣。
當(dāng)然，如果你總是完成所有計(jì)劃后剩余大量時(shí)間也可能說(shuō)明你制定計(jì)劃的能力不足，是時(shí)候適當(dāng)?shù)慕o計(jì)劃清單加一點(diǎn)待辦事項(xiàng)。
3.使用咒語(yǔ)
簡(jiǎn)單講就是相信雞湯的力量，還記得高考班級(jí)的橫幅嗎?
拼兩個(gè)春夏秋冬，博高考無(wú)怨無(wú)悔。
眉毛上的汗水和眉毛下的淚水你必須選擇一樣！
不想當(dāng)將軍的士兵不是好士兵，不想考清華的學(xué)生不是好學(xué)生！
找一句或者幾句可以讓你熱血沸騰的話貼在床頭、辦公桌前，或者電腦桌面、手機(jī)壁紙。
4.摒棄拖延惡習(xí)
大多數(shù)人看電視都是因?yàn)槭孢m不費(fèi)勁，并不是因?yàn)殡娨暷芙o他們的生活帶來(lái)什么，壞習(xí)慣往往只會(huì)偷走時(shí)間，而沒有任何好處。
把那些占據(jù)你很多時(shí)間，但沒有什么價(jià)值的事情列一個(gè)表，然后盡力根除它們。這就需要我們從準(zhǔn)確的記錄時(shí)間流逝開始，推薦大家嘗試艾力的34枚金幣時(shí)間管理法。
記錄一周后看看自己的時(shí)間都花費(fèi)在哪里了。
5.計(jì)算你時(shí)間的附加值
當(dāng)我們明白自己時(shí)間的流逝后，還可以“準(zhǔn)確”地計(jì)算下每一項(xiàng)任務(wù)的價(jià)值?如果你給它賦予不同的價(jià)值，你就可以更準(zhǔn)確地來(lái)評(píng)估什么重要什么不重要。
如果你每月掙五千美元，按貢獻(xiàn)量給每個(gè)任務(wù)計(jì)算下附加值，將每日郵件這樣的任務(wù)，即使占據(jù)了你時(shí)間的20%到30%也可能只值幾百美元。
再比如很多自媒體的大咖，排版以及多平臺(tái)發(fā)布的工作他們都會(huì)讓助理去處理。舍棄那些低附加值的任務(wù)便可以最大可能的提高我們的工作效率。
6.外包
放棄那些可做可不做的事情，很多朋友第一時(shí)間想到的就是外包。
但是要注意的是外包并不是萬(wàn)能的，它需要組織計(jì)劃，除非你悟性很高，否則外包的費(fèi)用比你自己做還要貴，對(duì)于那些盈利不多的個(gè)人項(xiàng)目外包并不是最佳的選擇。
7.整齊vs有條理
整齊和有條理還是有一些差別的，當(dāng)你的書桌非常雜亂的時(shí)候，你可以讓它變得干凈整潔，但不一定有條理。
損友今天還跟我吐槽每天生活在找鑰匙和找飯卡的日子里，印象中每個(gè)學(xué)期她都要丟一次飯卡。
解決的方法也很簡(jiǎn)單，找一個(gè)固定的地方，放在指定的位置。比如我的書包，鑰匙永遠(yuǎn)放在第二層的左側(cè)小兜里，公交卡放在右側(cè)小兜里。
8.日常運(yùn)動(dòng)
經(jīng)常有人和我說(shuō)時(shí)間是能管理的，能管理的是精力、是自己、是……以前并不是很認(rèn)可，但看完這本書，我開始有所動(dòng)搖。
在忙碌的生活中，運(yùn)動(dòng)是絕大多數(shù)人首先放棄的事情。
有限的.是精力，不是時(shí)間！就算你工作十六個(gè)小時(shí)，如果你還有精力完全可以繼續(xù)工作，有的人工作一天下班后還能打游戲，健身房跑上1小時(shí)，而有的人，工作一天只想回家倒頭就睡。
這就是精力的差異，但是，我們要知道，疲憊時(shí)用兩個(gè)小時(shí)完成的任務(wù)，清醒時(shí)用四十分鐘便能完成。延長(zhǎng)工作時(shí)間可謂是最差的時(shí)間管理方法，提高效率，提高精力才是最終的目標(biāo)。而運(yùn)動(dòng)就是我們可以選擇的途徑之一。
9.讓你的時(shí)間頭重腳輕
就是經(jīng)常分享的三只青蛙。
“三只青蛙”指的是我們每天(周、月、年)最重要的三件事。來(lái)自美國(guó)作家博恩·凱西的時(shí)間管理著作《吃掉那只青蛙》當(dāng)中。
利用帕累托定律(二八原則)，用每天80%的精力去集中解決這三只青蛙。
10.六步走
每天在一張紙上寫上1-6，然后寫下第一天第一重要的，第二重要的，直到第六重要的事情，從第一件事情開始做，就算一整天都在做第一個(gè)任務(wù)也沒有一個(gè)辦法能比這個(gè)辦法更有效率。
其實(shí)，就是大家熟知的ABCDE工作法。按照重要性原則給每日待辦任務(wù)排個(gè)序，從最重要的事情開始做起。
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