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  • 時間管理能力提升計劃

    時間:2024-07-30 22:37:26 時間管理 我要投稿
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    時間管理能力提升計劃

      引導(dǎo)語:“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費,以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時間具有供給毫無彈性、無法蓄積、無法取代、無法失而復(fù)得四個獨特性,所以時間管理的對象不是“時間”,它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。

    時間管理能力提升計劃

      一、什么是“時間管理”

      時間管理的對象不是“時間”,它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。 所謂“自管理者的管理”就是你必須拋棄陋習(xí),引進新的工作方式和生活習(xí)慣,包括要訂立目標(biāo)、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放,加上自我約束、持之以恒才可提高效率,事半功倍。

      時間管理(Time Management)就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作,實現(xiàn)目標(biāo)。時間管理并不是要把所有事情做完,而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外,另一個很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做;時間管理不是完全的掌控,而是降低變動性。時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃,做為一種提醒與指引。

      二、“時間管理”的重要性

      1、設(shè)立明確的目標(biāo),讓我們在最短時間內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)既定目標(biāo)。

      2、有計劃、有組織進行工作,列出工作清單,進行目標(biāo)切割,更順利的完成工作。

      3、二八定律,分清工作輕重緩急,合理分配時間,提高工作效率。

      4、充分授權(quán),并取得良好的時間協(xié)作,更高效率完成工作。

      5、嚴格的規(guī)律與紀律為更好的完成工作提供了制度保障。

      三、時間管理的誤區(qū)及解決辦法

      所謂時間管理的誤區(qū),是指導(dǎo)致時間浪費的各種因素。我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能”。我們在時間管理中存在五個誤區(qū):

      誤區(qū)之一:工作缺乏計劃

      由于我們的工作缺乏計劃,將導(dǎo)致如下惡果:

      1、目標(biāo)不明確

      2、沒有進行工作歸類的習(xí)慣

      3、缺乏做事輕重緩急的順序

      4、沒有時間分配的原則

      所以我們要設(shè)立明確的目標(biāo);成功等于目標(biāo),時間管理的重要性目的是讓我們在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多想要實現(xiàn)的目標(biāo);我們需要把今年度4到10個目標(biāo)寫出來,找出一個核心目標(biāo),并依次排列重要性,然后依照目標(biāo)設(shè)定一些詳細的計劃,并依照計劃進行。

      如何制定計劃

      (一)了解情況

      1 、所在部門的業(yè)務(wù)定位

      2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位

      3 、上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)

      4 、上級主管對你的期望和要求

      5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系

      (二)遵循5W2H

      Why: 為什么要做這項任務(wù),對工作目標(biāo)是否有支持 What: 任務(wù)的內(nèi)容和達成的目標(biāo)

      When: 在什么時間段進行

      Where: 任務(wù)發(fā)生的地點

      Who: 哪些人員參加此任務(wù),由誰負責(zé)

      How to: 用什么方法進行

      How much:需要多少成本

      (三)設(shè)置控制點

      1、在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑,通過檢查,可以及時發(fā)現(xiàn)問題,對自己難以解決的,還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。

      2、堅持工作周記和工作日記,對計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié),發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差,同時對計劃進行調(diào)整和滾動。另外,還可以對前期的工作時間分配進行分析,不斷改進時間管理。

      (四)利用計劃工具

      計劃管理工具主要有WBS、PERT、GANTT等。

      誤區(qū)之二:組織工作不當(dāng)

      組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面:

      1、職責(zé)權(quán)限不清,工作內(nèi)容重復(fù)

      2、“事必躬親,親力而為”

      3、溝通不良

      4、工作時斷時續(xù)

      解決組織工作不當(dāng),首先,學(xué)會如何接受請托:“明智地接受請托”的重要性在于:第一:“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng),你不妨對請托者提出適時的建議。第二,拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐,是不合理的、不明智的。

      所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己:這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎?對實現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎?如果接受它,將付出什么代價?如果不接受他,則需承擔(dān)什么后果?經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后,就可以決定取舍了。

      其次,學(xué)會利用資源:對于基層人員而言,要善于利用資源,學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料,既節(jié)約了時間,又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息,不妨去問問部門秘書;想了解公司的考勤信息,不妨去問問公司的考勤管理員;等等。

      誤區(qū)三:時間控制不夠

      我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井:

      1、習(xí)慣拖延時間。

      2、不擅處理不速之客的打擾。

      3、不擅處理無端電話的打擾。

      4、泛濫的“會議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出,會議竟占去他們?nèi)粘9ぷ鞯臅r間的四分之一,甚至三分之一!然而更令他們感慨莫名的是,在這么多的會議時間之中,幾乎有一半是徒勞無功的浪費!

      這就需要我們合理分配時間,保證每天都有合理的時間不被打擾,以便我們可以更好的完成工作。

      誤區(qū)四:整理整頓不足

      辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān),因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌,這個辦公桌會變得雜亂無章,即使給他換一個大型的辦公桌,不出幾日,這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”——“工作將被擴展,以便填滿可供完成工作的時間”,我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴展,以便填滿可供堆積的空間。”

      誤區(qū)五:進取意識不強

      我們經(jīng)常說到:“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意,就象前面我們提到的“小張”,最根本的原因就是他個人缺乏進取意識,缺乏對工作和生

      活的責(zé)任感和認真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

      1、個人的消極態(tài)度

      2、做事拖拉,找借口不干工作

      3、唏噓不已,做白日夢

      4、工作中閑聊

      如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中,換句話說,當(dāng)你覺得時間可有可無,不愿面對工作中的具體事務(wù),沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢,那就需要好好反省自己了,因為你隨時在喪失寶貴的機會,隨時可能被社會所淘汰!

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