何為時(shí)間管理

　　引導(dǎo)語：下面小編向大家介紹一下，什么是時(shí)間管理，謝謝您的閱讀，祝你閱讀愉快。

　　一、基本概念

　　時(shí)間管理是指通過事先規(guī)劃和運(yùn)用一定的技巧、方法與工具實(shí)現(xiàn)對(duì)時(shí)間的靈活以及有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人或組織的既定目標(biāo)，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時(shí)間管理能力作為一項(xiàng)對(duì)企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)。

　　二、研究歷史

　　有關(guān)時(shí)間管理的研究已有相當(dāng)歷史。猶如人類社會(huì)從農(nóng)業(yè)革命演進(jìn)到工業(yè)革命，再到資訊革命，時(shí)間管理理論也可分為四代。

　　1.第一代的理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力。

　　2.第二代強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。

　　3.第三代是目前正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)，再逐日訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭(zhēng)取最高的效率。這種做法有它可取的地方。但也有人發(fā)現(xiàn)，過分強(qiáng)調(diào)效率，把時(shí)間崩得死死的，反而會(huì)產(chǎn)生反效果，使人失去增進(jìn)感情、滿足個(gè)人需要以及享受意外之喜的機(jī)會(huì)。于是許多人放棄這種過于死板拘束的時(shí)間管理法，回復(fù)到前兩代的做法，以維護(hù)生活的品質(zhì)。

　　4.又有第四代的理論出現(xiàn)。與以往截然不同之處在于，它根本否定“時(shí)間管理”這個(gè)名詞，主張關(guān)鍵不在于時(shí)間管理，而在于個(gè)人管理。與其著重于時(shí)間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。

　　三、勝任力要素

　　(一)定義

　　能夠平衡時(shí)間需求

　　(二)說明

　　1.詳細(xì)周到地考慮工作計(jì)劃----確定實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的具體手段和方法，預(yù)定出目標(biāo)的進(jìn)程及步驟。

　　2.善于將一些工作分派和授權(quán)給他人來完成，提高工作效率。

　　3.制訂工作計(jì)劃，將事務(wù)整理歸類，并根據(jù)輕重緩急來進(jìn)行安排和處理。

　　4.為計(jì)劃提供預(yù)留時(shí)間，掌握一定的應(yīng)付意外事件或干擾的方法和技巧;準(zhǔn)備應(yīng)變計(jì)劃。

　　(三)范例

　　1.每天安排出時(shí)間計(jì)劃日程和優(yōu)先事項(xiàng) 。

　　2.能利用經(jīng)手的文件進(jìn)行工作。

　　3.確保工作速度能與目標(biāo)或最后期限步調(diào)一致。

　　4.保持良好情緒，即使面對(duì)意料之外的需求時(shí)也能如此。

　　5.如果不是接待未預(yù)約談話者的適宜時(shí)間，能迅速而堅(jiān)定地要求非正式拜訪者以后再來。

　　6.每天留出一定時(shí)間給“順便拜訪”的人。

　　(四)優(yōu)秀者的表現(xiàn)

　　他們能夠安排他們自己和其他人迅速適應(yīng)工作量上的任何重大變革，并重新確定工作的優(yōu)先次序。他們可能把個(gè)人的安排看做他們時(shí)間管理工具包中的首要工具。他們較容易覺察對(duì)于考慮正在進(jìn)行的工作量的波動(dòng)以及變革最后期限的需要，并且可能重新組織工作以達(dá)到最好的效果[1] 。

　　(五)不足者的表現(xiàn)

　　他們很少或不花時(shí)間在系統(tǒng)地組織他們的工作任務(wù)，傾向于處理鄰近的但是缺乏規(guī)劃和遠(yuǎn)見的任務(wù)。他們通常會(huì)著親自著手接踵而來的工作或者看起來是最緊急的工作，而不善于組織其他人去完成。

　　(六)提高的方法

　　不足者需要認(rèn)識(shí)到：為了達(dá)到適當(dāng)?shù)慕Y(jié)果，人員、資源、目標(biāo)、最后期限、可利用的時(shí)間應(yīng)該被組合起來。不足者需要利用他們個(gè)人的優(yōu)先權(quán)并且認(rèn)識(shí)到在處理一系列未來的任務(wù)時(shí)總會(huì)有最佳次序。

　　1.迫使你自己至少每天花幾分鐘用鋼筆和紙寫出一天或一星期中要完成的重要任務(wù)。

　　2.確信你每天或每星期計(jì)劃內(nèi)和計(jì)劃外的活動(dòng)總是被列入時(shí)間日程，并且有必要的話，重新進(jìn)行時(shí)間安排。

　　3.建立一個(gè)體系確保你能夠容易地找出你需要做的事情。仔細(xì)考慮計(jì)劃的目標(biāo)和最后期限。

　　4.在你已經(jīng)看過總工作量并且計(jì)算出有必要在多大程度上重新組織之前，不要做出承諾。

　　5.要認(rèn)識(shí)到自己的能力有限，你可能需要借助其他人來達(dá)到目標(biāo)或完成任務(wù)。

　　四、技巧

　　1.開始

　　“沒錯(cuò)，就是這個(gè)單詞。我們要做的第一件事情就是開始。“Balancing Life Issues公司的CEO Wendy Kaufman說到(該公司位于紐約州的Ossining)。如果你要寫點(diǎn)什么文章，那么請(qǐng)先安心坐下，然后至少寫出第一個(gè)段落。只要這個(gè)事項(xiàng)能夠順利的啟動(dòng)，那后面的事情都是水到渠成的。

　　2.設(shè)定明確的目標(biāo)

　　要建立一份工作事項(xiàng)清單，最好是結(jié)合日程計(jì)劃，而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必須做的。

　　3.對(duì)工作的情況作詳細(xì)記錄

　　“這有助于分析你的時(shí)間使用情況，從工作日志中你可以看出哪項(xiàng)工作占用了更多的時(shí)間，哪項(xiàng)工作消耗時(shí)間最少，你是否達(dá)成了工作目標(biāo)，以及怎樣做才能讓效率更高。“Pam O`shea建議說 (Pam是Performance Insights公司總裁，同時(shí)也是美國(guó)管理協(xié)會(huì)時(shí)間管理論壇的成員)。

　　4.批量處理電子郵件和來電

　　你是否像大多數(shù)人一樣，每天都在隨機(jī)處理來電和電子郵件信息呢?如果你總想在第一時(shí)間處理這些事務(wù)，那么你的工作時(shí)間將變得支離破碎，很難高效率的做好事情。O`shea給我們的建議是：“要把電子郵件和來電的檢查和回復(fù)工作集中在某個(gè)時(shí)間段一并處理。”為了管理好這些溝通事務(wù)，“請(qǐng)用好為你提供的電話工具和電子郵件系統(tǒng)。”

　　5.化繁為簡(jiǎn)

　　“將復(fù)雜的工作劃分成小的簡(jiǎn)單的單元進(jìn)行處理。”Tytel博士解釋說，“不能因?yàn)槭虑榈膹?fù)雜而拖沓，因?yàn)閺?fù)雜的工作不可能一下就搞定。”

　　Kaufman用打掃房間的事件做了一個(gè)比喻。你也許沒有足夠的時(shí)間打掃整個(gè)房間，但是你可以根據(jù)自己的可用時(shí)間有選擇的做一部分清掃。她說：“如果你有20分鐘，你可以清理一個(gè)抽屜或一個(gè)柜子。如果有40分鐘，你可以整理衣櫥或壁櫥。如果有一小時(shí)，也許你可以收拾整個(gè)房間了。”

　　6.把工作按照優(yōu)先程度進(jìn)行排序

　　Tytel博士說：“我們要理解緊迫程度和重要性之間的差異。”你也許應(yīng)該將一天內(nèi)必須做的事情、應(yīng)該做的事情、以及想要做的事情統(tǒng)統(tǒng)列出來，然后按照緊迫性和重要性進(jìn)行排序。

　　7.留出一部分時(shí)間什么都不要做

　　如果你習(xí)慣于將一天的日程排得滿滿的，那么在做事情之前你可能沒有時(shí)間思考和準(zhǔn)備，而這個(gè)過程可能是非常有價(jià)值的，Kaufman這樣建議道。如果你從始至終都是嚴(yán)格的按照日程時(shí)間表做每件工作，那么給自己留20分鐘時(shí)間放松、反思、提前做個(gè)準(zhǔn)備計(jì)劃也許是很有用的。Tytel博士補(bǔ)充道：“處理工作或者做項(xiàng)目要有時(shí)間規(guī)劃，而且要嚴(yán)格遵循這些規(guī)劃。”

　　8.工作不要超負(fù)荷

　　“現(xiàn)在的人都是疲勞過度，尤其是美國(guó)人。” Kaufman說道。Tytel同意Kaufman的觀點(diǎn)，她建議，如果你感到自己的狀態(tài)下降到正常水平的一半，那么你應(yīng)該先好好休息。她說：“安排好放松和恢復(fù)的時(shí)間，如果我們連自己都照顧不好，那我們可能也沒有能力做好其他的任何事情。”

　　9.知道什么時(shí)候應(yīng)該說“不”

　　Tytel博士說，許多人害怕讓他們的主管知道自己有多忙，但很重要的是如果你忙不過來，你要為自己辯解。

　　10.知道什么時(shí)候你需要“時(shí)間管理”方面的幫助以及在哪里能獲得這些幫助

　　“我們?cè)趫D書館和書店里能找到相關(guān)的書籍。“O`Shea指出。讀其中的任何一本，書能幫助你總結(jié)評(píng)價(jià)自己的時(shí)間管理能力，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)哪些方面有提高的空間。Kaufman說，如果你發(fā)現(xiàn)自己有時(shí)間管理問題，并且不擅長(zhǎng)與此，通常情況下，說明你是一個(gè)右腦相對(duì)發(fā)達(dá)的人，那么你得承認(rèn)你沒有管理時(shí)間計(jì)劃的天賦技能，對(duì)你來說外部的幫助可能是必要的。你可以考慮學(xué)習(xí)相關(guān)課程或者通過參加其他一些技能提高培訓(xùn)，把時(shí)間管理當(dāng)作一個(gè)技能去學(xué)習(xí)，并且時(shí)不時(shí)的重溫這些信息。

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