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秘書應(yīng)具備的電話禮儀
秘書是掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。下面是小編幫大家整理的秘書應(yīng)具備的電話禮儀作文,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
秘書應(yīng)具備的電話禮儀 篇1
首先是讓她不要過多地參與你的電話,使你幾乎不能直接和來電人聯(lián)系。為此,作為她的老板,你至少應(yīng)該給她提供如下的名單:
你的至親的人——家人、朋友、醫(yī)生、老師…那些可以立刻與你取得聯(lián)系的人。接到這類電話,秘書會(huì)說:“我知道老板很想立即與你通話!
你的重要客戶——如果你有時(shí)間就和他們通話。如果暫時(shí)沒有時(shí)間,秘書應(yīng)說:“我知道老板很想接你的電話,他現(xiàn)在正在接另一個(gè)長(zhǎng)途電話,等他處理完,我會(huì)叫他打回電給你的!
你不想接聽電話的人——接到這類電話,秘書則說:“我很抱歉,老板目前仍在開會(huì),他沒有時(shí)間來接電話。所以我只能建議你把你要說的寫封信,然后寄到辦公室來!
同時(shí)要告訴秘書,不要讓任何人等待超過15秒,如果你不得不持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)一點(diǎn),讓他告訴來電的人你會(huì)在幾分鐘之內(nèi)回電給他!然后務(wù)必要做到。
此外,還要教你的秘書怎樣將電話轉(zhuǎn)給其他的人。換句話說,讓她多了解公司,什么人是負(fù)責(zé)什么事的,以便當(dāng)你不在的`時(shí)候,她可以知道將電話轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類問題的人。
秘書日常工作程序
提前到達(dá)上班地點(diǎn)
↓
負(fù)責(zé)本人及領(lǐng)導(dǎo)辦公場(chǎng)所衛(wèi)生清潔
↓
領(lǐng)導(dǎo)文具、茶水準(zhǔn)備、家具、物品有序擺放
↓
分拆信件、分送報(bào)紙
↓
領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)時(shí)
↓
提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程 匯報(bào)有關(guān)事項(xiàng) 詢問領(lǐng)導(dǎo)本日日程
↓
督辦重要事項(xiàng),急事急辦
↓
進(jìn)行正常事務(wù)工作
↓
接聽電話 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 打印復(fù)印 來往文件 領(lǐng)導(dǎo)隨并記錄 并校對(duì) 收發(fā)傳真 處理催辦 叫服務(wù)
↓
領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)
↓
下班時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)征詢需辦事項(xiàng)
↓
確定是否陪領(lǐng)導(dǎo)或在家加班
↓
檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班
秘書應(yīng)具備的電話禮儀 篇2
(1)及時(shí)接聽。
一般情況下應(yīng)該保證在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽電話,但要避免在電話剛剛響起時(shí)就接電話,否則說不定會(huì)讓對(duì)方嚇一跳。當(dāng)電話響第二聲以后接電話是最合適的時(shí)間。如果因?yàn)槠渌蛟陔娫掆忢懭曋蟛沤悠痣娫,首先要說聲:“對(duì)不起,讓您久等了!”
(2)應(yīng)對(duì)謙和。
拿起話筒后,首先要問好,然后自報(bào)家門。嚴(yán)禁以“喂”字開頭,因?yàn)椤拔埂北硎鞠M戎缹?duì)方是誰,等著對(duì)方告訴你。而且,如果“喂”時(shí)語氣不好,極容易讓人反感。所以,接電話時(shí)的問候應(yīng)該是熱情而親切的“您好!”如果對(duì)方首先問好,要立即問候?qū)Ψ剑灰宦暡豢,故弄玄虛。至于自?bào)家門,則是為了告訴對(duì)方,這里是哪個(gè)單位或是哪個(gè)部門或是具體哪一位。在通話過程中,對(duì)打電話的人要謙恭友好,尤其是在打來業(yè)務(wù)電話咨詢或有求于己的時(shí)候,更要表現(xiàn)得不卑不亢、熱情親切。
通話終止的時(shí)候,不要忘記向發(fā)話人說聲“再見”。如通話因故暫時(shí)中斷,要等候?qū)Ψ皆贀苓M(jìn)來。對(duì)于重要的客人或上級(jí),要主動(dòng)撥回去。不要揚(yáng)長(zhǎng)而去,也不要為此而責(zé)怪對(duì)方。
接到誤撥進(jìn)來的電話,需要耐心、簡(jiǎn)短地向?qū)Ψ秸f明。如有可能,還要給對(duì)方提供必要的幫助,或者為其代轉(zhuǎn)電話,不要生氣動(dòng)怒,甚至出口傷人。
(3)主次分明。
接聽電話的時(shí)候,要暫時(shí)放下手頭的工作,不要和其他人交談或做其他事情。如果你正在和別人談話,應(yīng)示意自己要接電話,一會(huì)再說,并在接完電話后向?qū)Ψ降狼。同時(shí)也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時(shí)候”。如果目前的`工作非常重要,可在接電話后向來電者說明原因,表示歉意,并再約一個(gè)具體時(shí)間,到時(shí)再主動(dòng)打過去,在通話的開始再次向?qū)Ψ街虑浮?/p>
縱然再忙,也不能拔下電話線,或者來電不接就直接掛斷。這些都是非常不禮貌的行為。
(4)一視同仁。極其個(gè)別的人,長(zhǎng)著一對(duì)挑肥揀瘦的“勢(shì)利眼”。即使接電話時(shí),也極為庸俗地“因人而異”,“對(duì)象化”的傾向十分明顯。他們?cè)诮与娫挄r(shí),一開始總是“拿架子”,“打官腔”,先是愛搭不理。
而做為秘書來說更重要的有二點(diǎn):
(一)接聽要仔細(xì),記錄要認(rèn)真。對(duì)來自直接首長(zhǎng)和上下級(jí)以及地方有關(guān)部門的電話,首先要問清單位、姓名和職務(wù),連同電話內(nèi)容一一記清。對(duì)重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動(dòng)要求對(duì)方復(fù)述,進(jìn)行校對(duì),防止錯(cuò)傳漏辦。有時(shí)因?qū)Ψ降胤娇谝糁亍⒅v話快、聲音小,有的內(nèi)容聽不清楚,要不厭其問,不要因?yàn)槭巧霞?jí)和首長(zhǎng)不好意思問、不敢問,一定要把主要內(nèi)容搞清楚,以免造成工作失誤。
(二)態(tài)度要和藹,語言要文明。電話是語言交流工具,只能聽其聲,不能觀其形,態(tài)度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬,可給下級(jí)打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流,又不利于情感交流,應(yīng)提倡文明用語。如“您好!請(qǐng)問貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱呼?”、“您是哪一位?”、“請(qǐng)稍等”、“還有什么要請(qǐng)示的?”、“請(qǐng)問聽清楚沒有?”等等。打完電話,要說聲“再見”,等對(duì)方放下電話,你再放,以示尊敬。
秘書應(yīng)具備的電話禮儀 篇3
在日常工作中,掌握了接聽電話的禮儀,讓對(duì)方在您親切的話語中心平氣和地談事情,通話結(jié)束后,對(duì)方會(huì)對(duì)您公司有極佳的印象。
通話時(shí)聲音不宜太大,讓對(duì)方聽得清楚就可以,否則對(duì)方會(huì)感覺不舒服,而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。
接起電話時(shí)首先應(yīng)自報(bào)單位名稱及所屬部門。
接聽電話時(shí),要詢問對(duì)方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利。
當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí),在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí),請(qǐng)不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。
當(dāng)你正在通電話,又碰上客人來訪時(shí),原則上應(yīng)先招待來訪客人,此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí),應(yīng)告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。
在電話中傳達(dá)事情時(shí),應(yīng)重復(fù)要點(diǎn),對(duì)于數(shù)字、日期、時(shí)間等,應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯(cuò)。
如果對(duì)方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問:"對(duì)不起,請(qǐng)問您是哪位?"要轉(zhuǎn)告正在接待客人的'人有電話時(shí),最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá),可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。
聽不清楚對(duì)方說話的內(nèi)容時(shí),最好不要猶豫,應(yīng)立即將狀況明確告知對(duì)方,請(qǐng)對(duì)方給予改善。
如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷,此時(shí)務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對(duì)方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>
掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對(duì)方已掛斷電話,才能放下聽筒。
秘書應(yīng)具備的電話禮儀 篇4
秘書必須具有我代表公司的意識(shí),這樣,不但樹立了自己的良好的形象,同時(shí)也把自己公司的良好形象留給了對(duì)方。
接聽電話第一聲應(yīng)說:您好,然后再報(bào)上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書,應(yīng)掌握接電話的規(guī)范:
隨時(shí)保持笑容
打電話是從語言和聲調(diào)開始的。在接電話的過程中,你的眼睛、手勢(shì)以及各種形態(tài)的動(dòng)作,對(duì)方都看不到,因此這時(shí)打電話的語氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時(shí)說話的聲音,會(huì)使人感到柔和、舒服。所以,在接聽電話時(shí),應(yīng)隨時(shí)保持笑容。
姿態(tài)正確,聲音清朗
在接聽電話中,雖然通話雙方互相看不到對(duì)方,但你的心理狀態(tài)、當(dāng)時(shí)的心情和心境,都會(huì)非常微妙而又非常真實(shí)地反映到語調(diào)、語氣上來,所以,在接聽電話時(shí),不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣,會(huì)使對(duì)方明顯地感覺到你對(duì)他的不尊重。
不要讓電話鈴響的'太久
電話鈴聲響兩下時(shí),要迅速拿起電話,這時(shí)一種避免讓對(duì)方久等的`禮貌做法。如果在特殊情況下,鈴聲響幾聲后才接電話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑,這樣才會(huì)使對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生良好印象,認(rèn)為你很有禮貌、很有修養(yǎng),同時(shí)也會(huì)對(duì)你的單位產(chǎn)生良好的印象。
用左手握電話,右手執(zhí)筆
接聽公務(wù)電話時(shí),一定要用左手持話筒,右手執(zhí)筆,一邊交談,一邊記錄電話內(nèi)容。正確記錄所要傳達(dá)的事企業(yè)電話講究效率第一,電話的記錄傳達(dá)宜求簡(jiǎn)潔明了,最忌諱拖泥帶水,不得要領(lǐng)。在做電話記錄時(shí),要記下何時(shí)、何人、何地、何事、如何處理等等。理智地回答一般性的詢問對(duì)打錯(cuò)的電話表示諒解;對(duì)個(gè)人私事的來電簡(jiǎn)要回答;對(duì)電話騷擾不予理睬;對(duì)員工家庭急事予以緊急處理;對(duì)態(tài)度粗暴語言粗魯?shù)膩黼,仍?yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語言,不和他爭(zhēng)辯和頂撞。
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