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秘書公文寫作如何出新出彩
“高度是公文的靈魂”,在工作報告、講話稿寫作中,如何避免平庸、提升高度?下面一起去了解一下秘書公文寫作如何出新出彩吧!
領會精神是前提
起草工作報告、講話稿,首先要領會精神,要學習、把握以下幾點:
中央的重大方針政策和決策部署,以及上級黨委、政府的重要工作部署和要求等。下級機關的工作,必須符合中央的大政方針精神,符合上級黨委、政府的要求。起草人要養(yǎng)成看報紙、聽新聞的習慣,了解時事政治,掌握大政方針。
本單位的工作重點。主要領導施政思路和工作重點是什么?抓手(載體)有哪些?具體措施有哪幾條?本單位重點工作進展的基本情況、存在的主要困難和問題、以后的打算等,都要了解。
領導的具體意見。就是領導想講的內(nèi)容,領導的精神、思路。領導的講話和批示等,都要用心記。包括他?吹臅鴪,也要盡量瀏覽一下,知道領導在關心什么。特別是要用心“悟”,琢磨他為什么要講這些內(nèi)容,為什么會關心這些事。看領導的修改稿也是一個很好的提高方法,從修改中可以看出領導的思路,悟出為什么要這樣改。
注意對象很必要
工作匯報、講話稿是給別人看、給別人聽的,不知道對方需要了解什么,最想看、最想聽到什么,就很難達到目的。
給上級的。要把上級領導關心、關注的問題說清楚,把下一步工作打算和建議、意見等提出來。闡述理由,一般從必要性、可行性、操作性等方面闡述,要注重邏輯性,更要站得高。有時工作匯報要提出多個建議方案,分析每個方案的利弊,讓領導選擇。同時,要設身處地為對方著想。常見的問題是,對一些數(shù)據(jù),起草人是很清楚含義的,但局外人并不清楚,不能作出正確判斷。如,匯報某縣23個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、500個村完成了什么任務,應該加上一個在全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村總數(shù)中的占比。
給兄弟部門、單位的。要站在貫徹落實好上級指示、團結協(xié)作推進工作、圓滿完成任務的高度,也要把握兄弟部門、單位最想知道什么。如,2015年1月初,農(nóng)業(yè)部召開馬鈴薯主糧化戰(zhàn)略研討會,邀請浙江省政府領導參加并作主旨發(fā)言。浙江對包括馬鈴薯在內(nèi)的旱糧生產(chǎn)高度重視,抓旱糧生產(chǎn)的力度很大,效果也很好,成功的實踐經(jīng)驗可以為會議主題服務。而對浙江省來說,也要借此機會,宣傳我省的糧食安全觀,介紹做法和經(jīng)驗。這次會上浙江省領導的發(fā)言,得到與會領導和專家的好評,提出的建議得到了熱烈的響應。
給下級、公眾的。這一類大多是會議講話稿,通報有關情況、部署相關工作。要把指導思想、基本原則、目標任務、時間要求、重點環(huán)節(jié)、相關措施辦法、需注意的問題等,一一表達清楚,有條理、有重點。對象是學生、農(nóng)民、工人、企業(yè)家等群體的,應多用質樸的、口語化的群眾語言;演講稿則要求富有激情和鼓動性;要盡量用短句。
領導思維常模擬
要注重學習從領導的角度想問題、看工作、謀措施,不斷提高分析問題的能力。
學習從領導的高度想問題。平時要加強政治理論學習,樹立正確的立場、觀點,如政治觀、大局觀、群眾觀、發(fā)展觀、法治觀,等等。
學習用領導的眼光看工作。努力用全面的、系統(tǒng)的、發(fā)展的、辯證的眼光看工作。如,發(fā)生重大自然災害后,除了抓好災民安置、搶修災毀工程等關系民生的工作外,還必須考慮經(jīng)濟發(fā)展、社會穩(wěn)定等。
學習以務實的態(tài)度謀措施。堅持實事求是、一切從實際出發(fā),用務實的態(tài)度,謀劃符合實際需要的、可操作的具體工作措施,抓好工作任務的落實。
起草人應抓住參加會議、聽取工作匯報等機會,在領導講話前模擬自己是領導,先想一想領導可能會如何說。然后對照一下,就可以發(fā)現(xiàn)自己的不足,從而不斷提高分析和處理問題的能力。
基本情況能歸納
有的工作匯報,往往羅列一大堆情況、數(shù)據(jù),沒有突出重點,甚至條理不清,讓人摸不著頭腦。因此,起草人要學會站在一定的高度來看問題、作歸納。
歸納應抓住特點,讓人容易記住。如,2004年8月“云娜”超強臺風防臺抗災工作報告寫道:中國氣象局分析,這次臺風是自1956年以來登陸我國大陸強度最大的臺風,其主要特點:一是風力特強,二是降雨強度特大,三是影響范圍廣,四是風暴增水高。
歸納應為主題服務,抓住能說明問題的要害和關鍵。如上述臺風四個特點“特強、特大、廣、高”,都是要害,也為下文受災嚴重作了鋪墊和注解,給人留下了這次臺風災害損失重、人力不可抗拒的印象。
歸納應準確、貼切,注意客觀性。要實事求是,有情況、有數(shù)據(jù)支撐,絕不能憑空編造。如,某市在全省春耕生產(chǎn)動員會上總結其主要做法:一是政策拉、宣傳推,力求“人人想種”;二是責任壓、考核督,力求“層層落實”;三是早稻擴、拋荒除,力求“處處種植”;四是科技促、服務送,力求“畝畝高產(chǎn)”。很好地體現(xiàn)了認真抓春耕生產(chǎn)的態(tài)度和措施。
經(jīng)驗體會忌空泛
重要的工作總結報告,需要回顧工作,談談經(jīng)驗、體會或教訓,以堅持和發(fā)揚做得好的,防止和避免做得不夠的,進而促進工作。
要注意真實性。無論是經(jīng)驗、體會還是教訓,都必須是符合實際的,有客觀實際情況作支撐,而且要把握好度,不能人為“拔高”,否則會顯得牽強。
要注意觀點性。經(jīng)驗、體會或教訓的觀點要鮮明,才能給人以深刻的印象。
要注意針對性?偨Y經(jīng)驗教訓,必須緊密結合工作實際,防止脫離具體工作而籠統(tǒng)、抽象地總結。同時,要注意為下一步采取的工作措施作必要的鋪墊,說明有關原因。
統(tǒng)一認識重邏輯
研究部署新的工作時,講道理、作論述要注重邏輯性,才能以理服人,達到統(tǒng)一思想認識、形成工作合力的效果。
要擺事實。事實是最重要的邏輯前提,要用實際工作情況,包括存在的突出困難和問題,通過數(shù)據(jù)和例子等來說明道理。
要講依據(jù)。可以講理論依據(jù)、法律規(guī)定、科學規(guī)律、市場規(guī)律,等等;也可以講上級的規(guī)定、要求。
要有新意。大道理常常講,盡量不要老調常談,要多用一些新觀點、新事例。
問題導向走捷徑
研究部署新的工作,需要理清工作思路、工作重點、主要措施和辦法,等等。如果領導沒有把這些要求交代清楚,起草人員往往會苦于“無米下鍋”。這個時候,可以從分析形勢、研究工作中存在的困難和問題入手。只要把問題找準了,把原因分析清了,就能很快理清工作思路,并“對癥下藥”,制定有針對性的工作措施。
堅持問題導向,要深入基層調研。只有作細致的調查分析,才能發(fā)現(xiàn)問題、找準原因。不同的群體有不同的認識和看法,因此要聽取不同方面人員的意見。聽得進不同意見,才能得出客觀準確的判斷和結論。
堅持問題導向,要有準確的判斷。要透過現(xiàn)象看本質,點準問題,找到真正的原因,不要被表面的、淺層次的現(xiàn)象所蒙蔽;要有辯證思考的能力。
堅持問題導向,要力戒以偏概全。找準了問題,對問題的影響面、影響程度也要作客觀的判斷,不能以偏概全,否則就不能令人信服。
提升出彩費心血
一篇工作報告、講話稿,如果能進一步提升出彩,讓人印象深刻,需要費一番心血。
要凝練思路。如“五水共治”的提法,治污水、防洪水、排澇水、保供水、抓節(jié)水是浙江當前緊迫的任務;“五”不但數(shù)字概念清晰,而且很形象,治污水最重要,是大拇指,五個手指頭合起來是一個拳頭,與促進經(jīng)濟發(fā)展轉型升級“組合拳”相印證;一個“共”字,講出了全面治水,系統(tǒng)治水,上下同心合力治水。
要提煉標題?次募礃祟},聽講話記要點。對大小標題,要千錘百煉、精心推敲。如,省領導在2011年大學生現(xiàn)代農(nóng)業(yè)創(chuàng)業(yè)報告會上的講話:1.這些典型的創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新精神值得贊賞弘揚(創(chuàng)業(yè)精神可嘉;創(chuàng)業(yè)模式可學;創(chuàng)業(yè)成果可喜)。2.大學生在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)創(chuàng)業(yè)就業(yè)大有可為(農(nóng)業(yè)是希望的田野,發(fā)展前景極其廣闊;農(nóng)業(yè)是人才的洼地,大學生極易脫穎而出;農(nóng)業(yè)是政策的高地,大學生創(chuàng)業(yè)絕非孤軍奮戰(zhàn);農(nóng)業(yè)是實踐的園地,大學生創(chuàng)業(yè)極為適宜)。3.全社會進一步支持大學生農(nóng)業(yè)創(chuàng)業(yè)就業(yè)(政策上扶一把;服務上再幫一把;輿論上再推一把)。這個講話稿起草時,在大小標題提煉上下了一些功夫,大學生們聽了深受鼓舞。
要重視帽段。除了大小標題,帽段也很容易引起注意。一些“點睛之筆”的重要觀點、結論、數(shù)據(jù)等,應盡量放在帽段,給人以較深的印象。
要生動活潑。一般公文比較嚴肅,但講話稿完全可以生動活潑一些?梢远嘁靡恍┟悦;可以巧用一些形象比喻,增強可讀、可聽性。
要言簡意賅。有位省領導對公文的一個要求是“大家看得懂,每句都有用”。后一句就是要求簡單,沒有用的就不要寫。要提倡寫短文、講短話。有的年年開的會議,講話稿不應再面面俱到,而是著重講幾個重點問題,這樣的效果反而更好。
要文風得體。一般公文要平實、嚴謹、質樸。應多分段落,有的文稿不注意分段,讓人看得很累。講話稿應多用短句,長句讀得吃力且易讀錯。演講稿則可以多用排比句,這樣更富有鼓動性。
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