文秘公文寫作六事項
公文寫作較之于一般文章的寫作,從選材立意、結(jié)構(gòu)安排、語言表述到寫作文風、行文格式以及時間和數(shù)字用法等都有其特殊要求,應遵循特定的規(guī)范。下面給大家介紹文秘公文寫作六事項,歡迎閱讀!
文秘公文寫作六事項
一、領(lǐng)會意圖
公文寫作是遵“令”而作,也就是要根據(jù)領(lǐng)導和機關(guān)的意圖行文。因而,寫作公文首要的是要準確了解、把握領(lǐng)導和機關(guān)交擬文稿的意圖,明確行文的目的、要求、中心內(nèi)容以及發(fā)送和閱讀對象等,即明了為什么寫、寫給誰、寫什么、使用什么文種等。只有意圖明確,才能確立正確的寫作思路、采取正確的寫作方法,寫出的公文才能對路。在把握行文意圖及相關(guān)要求的基礎上,還要有針對性地熟悉和了解有關(guān)政策法規(guī),明確與寫作內(nèi)容有關(guān)的工作指導方針和政策界限等,作為行文的指導;同時,收集有關(guān)資料,對起草文稿相關(guān)的問題進行必要的了解和調(diào)查,也就是要充分占有材料、分析研究問題,提出可供選擇的措施和意見等,即提煉觀點?傊I(lǐng)會意圖的過程,也是確立寫作思路的過程,它是公文寫作的基礎和首要環(huán)節(jié)。
二、準確立意
公文“立意”,一是要正確。這是由公文具有權(quán)威性和約束作用所要求的。只有立意正確,才能寫出符合黨和國家路線、方針、政策,準確體現(xiàn)行文意圖的公文,寫出的公文才對工作有指導作用,從而發(fā)揮其應有的效用。二是要清晰。公文無論是提出問題、解決問題,還是表明觀點、提出要求,都應表述明確。只有立意清晰,寫作思路才清楚,表述才充分達意,公文才具有適用性。三是要集中。立意集中,要求一篇公文一般只突出表達某一基本思想,溝通某一主要情況,提出和解決某一主要問題,也就是說要緊緊圍繞中心、突出中心,以此統(tǒng)帥全文。四是要有新意。根據(jù)新的形勢、任務和時代特點,提出新觀點、新思路,拿出新的措施和辦法,以增強公文的感召力、針對性和指導性。
三、準確擬題
一個完整的公文標題,一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。擬定一個好的標題,一是公文的事由要精確達意,準確體現(xiàn)公文的基本內(nèi)容。二是要根據(jù)公文內(nèi)容準確選用文種,對號入座,達到內(nèi)容、形式和文種的統(tǒng)一。三是文字要力求精練。公文標題要簡短通順,一般的標題應提倡寫一句話,用幾個字、十幾個字高度概括。精練文字,除了在事由部分盡量壓縮外,遇到內(nèi)容較多、情節(jié)繁雜的公文,可用“有關(guān)問題”“若干問題”一類的詞語來概括。四是要精明文義。公文的標題要開門見山,精明醒目,在標題的含義上要精明扼要,突出重點,高度概括;在邏輯關(guān)系上要做到概念準確,立意新穎,觀點和材料相統(tǒng)一;在用語上要合乎語法要求,用詞準確。
四、精于謀篇
公文謀篇主要應從三個方面下功夫:一是正確反映公務活動的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。公務活動與其他社會活動一樣,有其自身的發(fā)展過程和內(nèi)在聯(lián)系。盡管公文的篇章結(jié)構(gòu)可以有不同的變化,但總是以反映公務活動發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系為依據(jù)的。二是公文謀篇要為更好地表達立意服務。謀篇的根本目的在于更好地表達立意。謀篇是形式,立意是內(nèi)容,形式要為內(nèi)容服務。因此,公文謀篇必須適應立意所包含的內(nèi)容的需要,尋求好的表達形式,怎樣有利于表達好立意,就怎樣謀篇。三是謀篇應適合不同種類公文的寫作要求。各種公文的篇章結(jié)構(gòu)盡管有所不同,但同一種公文大體上有比較固定的寫法。這就要求寫作者應較全面地熟悉和掌握各種公文的寫作知識,在謀篇上盡可能符合不同公文的一般邏輯思維要求及其在結(jié)構(gòu)安排上的約定俗成的表現(xiàn)形式。
五、文風鮮明
公文寫作文風的基本特征,主要體現(xiàn)在準確性、鮮明性、生動性三個方面。準確性是對公文寫作文風的首要的、基本的要求。公文寫作力求準確,要求寫出的公文情況真實、觀點正確、合乎邏輯、表述精確以及標點符號使用、引文表述等準確規(guī)范。鮮明性是體現(xiàn)公文質(zhì)量與水平的重要標志。一是觀點要鮮明。主張什么、贊成什么、提倡什么、反對什么、要求什么、注意什么等,都要旗幟鮮明、毫不含糊。二是寫法要鮮明。做到行文立意鮮明,高度體現(xiàn)行文意圖;觀點鮮明,合乎邏輯,論證充分,論點、論據(jù)、論證融為一體;謀篇布局重點突出,層次安排清楚,首尾照應,過渡段、過渡語使用得當,背景交代清楚等。生動性在于增強公文的可讀性,提高宣傳效果。通常請示、批復、告知類公文要注意明確、簡潔;法規(guī)、辦法、章程類公文力求嚴謹、周密;而報告、講話稿等則可輔以使用號召性、鼓動性等語言。
六、表述規(guī)范
公文除在語言表述上要求體現(xiàn)準確性、生動性、鮮明性外,在公文中的名稱、數(shù)字、時間表述以及公文中的省略、標點符號的使用上,也應遵循其特定的規(guī)范要求。
——公文中的名稱表述。其一般要求是:文稿中第一次出現(xiàn)的人名(含職務)、地名、組織機構(gòu)名稱等應寫全稱,除符合規(guī)定者外,慎用簡稱;同一名稱在文稿中多次出現(xiàn)時,前后要統(tǒng)一。文中涉及若干人的職務時,要按有關(guān)規(guī)定正確排列次序,重量、長度計量單位名稱按國家規(guī)定書寫,對有些明文規(guī)定不用的名詞,要使用新的提法。正確使用專用術(shù)語,引用譯名以統(tǒng)一、通用的'譯名為準。
——公文中的數(shù)字表述。其一般要求是:表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等,一般使用阿拉伯數(shù)字;表示若干萬、若干億等的整數(shù)時,可以“萬”“億”為單位與阿拉伯數(shù)字并用。名詞、成語、分數(shù)中的數(shù)詞,表示序數(shù)的序詞,以及“三四個”“七八十人”等數(shù)字,用漢字;“一年四季”“理由有二”等表述,其中的數(shù)字也用漢字。引用法規(guī)中的章、節(jié)、條、款時,原來用漢字的套用漢字,原來用阿拉伯數(shù)字的,用阿拉伯數(shù)字。公文中的標題順序號可依次選用漢字、小寫數(shù)字和阿拉伯數(shù)字。通常情況下,一、二、三、四級標題,依次選用漢字小寫數(shù)字、漢字小寫數(shù)字加括號、阿拉伯數(shù)字、阿拉伯數(shù)字加括號表述?萍肌⒇敃、統(tǒng)計類公文及報表等所用數(shù)字,應根據(jù)國家規(guī)定和國際通用的方式表述。
——公文中的時間表述。表述時間應準確、具體。其一般要求是:避免使用一些不清楚的時間概念,如“前年”、“昨天”等等,而應寫明具體年、月、日,緊急文電還應加注時、分。公文中的年份一般用全數(shù),不得省略。公文中出現(xiàn)歷史朝代年號時應加注公歷年份。
——公文中的省略。公文中的省略應以準確、明白、不發(fā)生誤解為原則。其一般要求是:公文中的姓名、地名、單位名、時間一般用全稱書寫,其中地名、單位名稱也可使用規(guī)范化簡稱。公文中第一次出現(xiàn)的地名、單位名稱等已使用全稱,加說明“以下簡稱為××××”,再次出現(xiàn)時可用簡稱,有些確已為普遍公認、熟悉的事物和提法,可用簡稱。時間名稱一般不用時間代名詞,外國人的姓、名一般應寫全。
——公文中標點符號的使用。公文中標點符號的使用與一般文章大致相同。需引起注意的是,公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號;公文中表示次序單獨用漢字小寫數(shù)字時,數(shù)字后使用頓號,數(shù)字加括號時不用標點符號,次序數(shù)“第×”后用逗號,整數(shù)和小數(shù)間的隔點,一般用圓黑點。
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