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關(guān)于財務(wù)項目管理的建議
通過對財務(wù)管理工作模式的摸索,財務(wù)部實施的以項目管里為手段的財務(wù)管理新模式取得了較好的效果,財務(wù)部開展了如下的項目活動,包括:財務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃制定項目、全面預(yù)算編制項目、開源節(jié)流項目、融資項目、在線報銷的電子化項目、集團賬戶管理、資金報告體系的搭建,等等。
應(yīng)時之需
面對眾多需要解決的問題和挑戰(zhàn),以及財務(wù)部員工需要提升的各項能力,如何理清思路、使財務(wù)部門的管理工作不再千頭萬緒就成為關(guān)鍵。同時,我們也意識到,想讓財務(wù)部們成為業(yè)務(wù)部門的合作伙伴,并引領(lǐng)業(yè)務(wù)的發(fā)展,僅采用“解決單個問題”的方式來改進(jìn)財務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量,是無法在短期內(nèi)取得較好效果的。
因此,當(dāng)時公司財務(wù)部確定了以項目管理方式來解決財務(wù)管理工作中的問題,公司財務(wù)部總結(jié)出了一個財務(wù)管理工作公式:清晰的財務(wù)角色定位+綜合有效的財務(wù)運營管理體系+嚴(yán)格的項目管理運作方式。
在接下來的工作中,業(yè)務(wù)財務(wù)一體化、財務(wù)工作項目化、資源整合團隊化、組織分工單元化、日常管理定量化,以及項目管理制度化、程序化、信息化都是運用項目管理手段來推進(jìn)的,并取得了卓越的成效。
應(yīng)用案例
為保證所有財務(wù)管理工作開展過程的有序和有效,當(dāng)時公司財務(wù)部根據(jù)具體的工作內(nèi)容進(jìn)行評估,確定是否以項目管理員工形式來開展還是單獨分配給員工來負(fù)責(zé)。財務(wù)部制定了清晰的運作規(guī)則,包括:篩選合適的項目,可操作性的評估,制定合理的實施步驟和量化標(biāo)準(zhǔn),實施過程監(jiān)督,對項目的實施效果開展數(shù)據(jù)分析,定期匯報項目進(jìn)展及項目總結(jié)。
規(guī)則定清楚后,接著定項目小組成員,也就是項目管理的“司令部”成員。財務(wù)部通常會抽調(diào)部門3名及以上的經(jīng)理組成項目組成員,目的是強化團隊合作的力量和智慧以及合理分工。
同時,每個項目均會預(yù)先編制項目計劃,并界定出項目起止的時間段,每個階段要達(dá)成的目標(biāo)、各階段的關(guān)鍵任務(wù)、交付的成果、可能的財務(wù)影響等等。財務(wù)管理結(jié)果的好壞都是以數(shù)字來說話和驗證的,例如在財務(wù)部門管理的“開源節(jié)流”項目中,財務(wù)部門為大項目中的子項目都編制了相應(yīng)的財務(wù)分析方案,揭示項目實施前后對財年利潤的影響程度以及對預(yù)算利潤的貢獻(xiàn)水平,8個子項目預(yù)期為當(dāng)年多貢獻(xiàn)335萬元利潤。通過財務(wù)的事前分析評估,量化了各個項目的財務(wù)目標(biāo)及貢獻(xiàn),方便日后逐月統(tǒng)計財務(wù)數(shù)據(jù),分析跟蹤財務(wù)收益。
此外,項目組充分運用項目管理方法,為每個項目編制了項目跟蹤實施計劃模板,以便各項目負(fù)責(zé)人將各個項目分解成可實施的具體步驟,包括每個步驟起止時間,每個步驟完成的標(biāo)志和交付物。在子項目負(fù)責(zé)人初步填寫完成該計劃后,項目督導(dǎo)小組逐一就模板內(nèi)容與項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)步驟和完成時間的合理性,確保各個項目能夠如期完成并完成預(yù)期的財務(wù)收益。
溝通機制
事前的分析和事中確認(rèn)溝通是項目管理過程中非常重要的一環(huán)。項目組內(nèi)部為此也確立了定期溝通的機制和辦法,包括:項目組成員每周向項目實施人提交子項目進(jìn)展情況報告,由該項目實施人匯總后進(jìn)行總體項目跟進(jìn);項目組成員因故不能參加會議,需要指定本部門其他同事作為代理人,代理人須承擔(dān)與委托人相同的職責(zé),代表委托人發(fā)表意見;項目組成員因故出差的情況下,代理人須代表委托人出席會議或代為匯報項目進(jìn)展;項目組成員有任何不同的意見,要在項目組內(nèi)進(jìn)行充分的討論,并最終達(dá)成一致,形成項目組的統(tǒng)一決議;項目組成員KPI考核關(guān)注點:設(shè)計方案得到CEO批準(zhǔn)后進(jìn)行評判,加分項5分封頂,減分項8分封頂,評判由項目總負(fù)責(zé)人(CFO)和各位的主管VP達(dá)成一致后進(jìn)行評定。
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