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  • OA在文書檔案管理中的應(yīng)用

    時間:2024-08-09 03:29:09 辦公自動化 我要投稿
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    OA在文書檔案管理中的應(yīng)用

      時下,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)正在迅猛發(fā)展,文書檔案管理在各種各樣的數(shù)字化辦公設(shè)備中顯得越來越重要,其應(yīng)用也得到了廣泛普及。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于OA在文書檔案管理中的應(yīng)用,歡迎參考閱讀,希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!

      新世紀(jì)的到來,隨著工作需求的日益增大,文書檔案也跨入了高自動化時代。由于文書檔案管理技術(shù)的進一步提高,辦公自動化也相應(yīng)地得到了提升,大大提高了工作效率和工作質(zhì)量,解決了檔案儲存的空間難題。

      一、辦公自動化促進了文書檔案的管理應(yīng)用

      工作效率和工作質(zhì)量的突破。傳統(tǒng)的檔案管理,需要手工操作,完全依賴人工完成對檔案資料的各方面的收集、儲存以及搜索,這種傳統(tǒng)模式需要消耗大量的人力物力,效率低下,其利用程度遠遠無法滿足當(dāng)前人們迅速膨脹的需求。然而,辦公自動化就應(yīng)運而生了,它的最大特點就是簡化辦公程序,將檔案資料的信息由數(shù)字化處理之后儲存到計算機中,兼以計算機強大的運算速度,處理檔案信息在一瞬間就可以完成。除此以外,該過程還使得文件檔案的采集、儲存以及搜索變得特別方便簡捷,從而極大地提高了工作質(zhì)量和工作效率。

      檔案儲存空間難題的解決。隨著計算機的普及,辦公自動化設(shè)備需求也日益增大,相應(yīng)地,數(shù)字化電子文件和文書檔案的擁有量也急劇上升。我們需要具體問題具體分析,根據(jù)具體情況將電子文件文書檔案印刷成紙質(zhì)文書檔案進行保存。此外,隨著新形勢下檔案管理和信息服務(wù)的需求量的加大,還需要逐步將原來的紙質(zhì)文書檔案進行數(shù)字化處理,以增加電子文書檔案的擁有量,提高辦公自動化檔案信息搜索服務(wù)的技術(shù)水平。

      檔案信息共享和在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理實質(zhì)上是一種“死”檔案管理模式,檔案信息查找困難,信息不能共享,利用率及其低下。但是,利用計算機對檔案進行數(shù)字化處理,文書檔案轉(zhuǎn)換成電子文本,并建立統(tǒng)一的電子文書數(shù)據(jù)庫,這樣一來,檔案管理由案卷級擴展到文件級,由單一渠道擴展為體系化,檔案目錄的外部特征轉(zhuǎn)換為內(nèi)部特征,綜合管理,極大的提升了檔案運作水平,提高了工作效率。此外,有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)將檔案信息與載體分離管理利用,達到信息系統(tǒng)共聯(lián),從而得出信息的縱向和橫向、歷史與現(xiàn)實之間的多方位、多層次的記錄,有效地實現(xiàn)了檔案信息的在線服務(wù)和共享資源。

      二、文書檔案管理辦公自動化中所面臨的問題

      電子文件固有的特性使得文件的保密性被削弱。電子文件的屬性不同于紙質(zhì)文件,沒有固定的形式,它更易于修改,滿足內(nèi)容多變的需求,而且改動不留痕跡。不像紙質(zhì)版文件有其特定的字體,電子版文件的字體、字號等文字格式的修改都有固定模板,修改十分便利,而且操作簡單。紙質(zhì)版文件需要蓋印章或者親自簽名,電子版則不能。綜上所述,電子版的固有屬性使得人們無法單單依靠文件上印章、字跡或者簽署筆跡等主觀特性來判斷一份電子文件是否為原件,這就決定了電子文件的原始性的不確定性,文件內(nèi)容的原貌把握變得尤其困難。以上這些因素造成了電子文件作為保密管理工作的瓶頸,這是電子文件進一步發(fā)展所要面臨的困境。

      檔案管理人員需要高端的綜合素質(zhì)。只有檔案管理人員具備高端的綜合素質(zhì),才能做好這項工作,因為電子文件以及電子文件歸檔和電子檔案管理都是十分專業(yè)且技術(shù)含量高的工作。提高檔案管理人員的知識水平,進一步發(fā)挖掘掌握相關(guān)技術(shù)的復(fù)合型人才,這樣的人才,不僅要求熟悉檔案信息處理相關(guān)操作,還要具有較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。也就是說,能夠管理好信息檔案的人才,既要精通傳統(tǒng)檔案管理的理論、方法、原則和技術(shù),還要了解相關(guān)的計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)。

      三、解決辦法

      實現(xiàn)人員專業(yè)化和現(xiàn)代化的有機結(jié)合。現(xiàn)代化的人力資源是文書檔案實現(xiàn)辦公自動化的有力保證。由于傳統(tǒng)模式實行時間較長,短時間內(nèi)難以迅速轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代辦公自動化模式。結(jié)果就是長期接收傳統(tǒng)檔案管理思想的人員素質(zhì)偏低,綜合實力不強,現(xiàn)代化設(shè)備無法得到充分的利用,更不可能實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。要轉(zhuǎn)變這一局勢,就必須讓文書檔案管理人員認清形勢,加強自身的責(zé)任意識和憂患意識,與時俱進,既要牢牢掌握傳統(tǒng)模式中有效的檔案文書管理方法、理論、和原則等精華內(nèi)容,又要緊跟時代的步伐,掌握好計算機或數(shù)據(jù)通信技術(shù),真正實現(xiàn)文書檔案管理人員的專業(yè)化和現(xiàn)代化的有機結(jié)合。

      有效地提高文書檔案管理的安全性。利用一些專業(yè)軟件對電子文件文書檔案進行加密處理;利用計算機技術(shù)中的路由器和防火墻等措施實現(xiàn)辦公自動化,使得內(nèi)外網(wǎng)得到妥善隔離,保證辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全性和保密性;利用計算機技術(shù)中的備份和驗證措施,以免電子文件丟失和失真,對于永久性保存的電子文件要制成紙質(zhì)版文件或微縮品;利用微縮技術(shù),將帶有手跡、蓋有印章或者自己模糊的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件,有效地防止電子文件文書檔案被任意篡改,從而保證了電子文書文件的原始性和文件內(nèi)容的原貌,此外,還能夠極大地減少文書檔案的存儲空間,有效的提高了文書檔案的保存期。

      總之,本文通過對當(dāng)代文書檔案的管理分析,總結(jié)出了辦公自動化進入當(dāng)代社會的必要性以及所遇到的瓶頸,并針對各項具體問題作出了相應(yīng)的分析,提出了相應(yīng)的解決措施。實現(xiàn)辦公自動化,不僅將大大地提高工作效率,更能有效解決檔案儲存在空間占用方面的難題,這也揭開了文書檔案管理的新篇章,構(gòu)建文檔管理新局面。

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