《職位說(shuō)明書》編寫的原則
《職位說(shuō)明書》的初稿終于出爐了。職位說(shuō)明書（也稱職務(wù)說(shuō)明書，崗位說(shuō)明書）是通過(guò)職位描述的工作把直接的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)歸納總結(jié)上升為理論形式，使之成為指導(dǎo)性的管理文件。那么它的編寫有哪些原則呢？下面隨小編一起看看吧。
職位說(shuō)明書定義是對(duì)企業(yè)崗位的任職條件、崗位目的、指揮關(guān)系、溝通關(guān)系、職責(zé)范圍、負(fù)責(zé)程度和考核評(píng)價(jià)內(nèi)容給予的定義性說(shuō)明。
從準(zhǔn)備到成稿的經(jīng)歷過(guò)程，我們可以看到它具備了六大原則，它們分別是：充分溝通原則、前瞻性原則、能力與學(xué)歷相結(jié)合原則、專博相濟(jì)原則、實(shí)事求是原則、拔高性原則。
充分溝通原則
《職位說(shuō)明書》編寫過(guò)程中的溝通原則主要體現(xiàn)在打破現(xiàn)有在職人員的抵抗心理方面。《職位說(shuō)明書》體現(xiàn)的人員素質(zhì)要求實(shí)際上是一種期望值，現(xiàn)有員工基本上很難達(dá)到，因此，很多員工錯(cuò)誤的以為這個(gè)說(shuō)明書的建立實(shí)際上是變相的否認(rèn)員工在現(xiàn)有崗位上的合理性，所以他們?cè)诤芏鄷r(shí)候往往采取軟抵觸的方式，比如：在進(jìn)行工作分析時(shí)不配合；在討論初稿時(shí)不聞不問(wèn)，不發(fā)表任何看法等。針對(duì)這種情況，我們主動(dòng)和員工談心，說(shuō)明編寫該說(shuō)明書的目的不在于否定大家，而在于激勵(lì)大家向著更高的方向發(fā)展，滿足大家自身發(fā)展的需要，同時(shí)也滿足企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要，說(shuō)明書體現(xiàn)的是公司對(duì)大家的期望，而不是為大家的發(fā)展埋下絆腳石。經(jīng)過(guò)我們一番仔細(xì)的說(shuō)明，員工們終于被打動(dòng)了，他們開(kāi)始不斷主動(dòng)的找我們談話，指出我們?cè)诠ぷ鞣治鲋械牟蛔阒�。隨著工作分析的順利展開(kāi)，職位說(shuō)明書也就慢慢浮出了水面。
前瞻性原則
《職位說(shuō)明書》作為選拔、考核、培訓(xùn)員工的基本依據(jù)，在一定程度上決定著企業(yè)未來(lái)發(fā)展的高度，因此《職位說(shuō)明書》不可能一成不變的照搬照抄企業(yè)現(xiàn)有的模式，而是必須要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新。我們根據(jù)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要，設(shè)立了新的崗位，賦予了同一職位更多的責(zé)任，對(duì)現(xiàn)有崗位工作人員的素質(zhì)也相應(yīng)的提出了更高的要求，使其能適應(yīng)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
能力與學(xué)歷相結(jié)合原則
在《職位說(shuō)明書》的編寫過(guò)程中，我們屏棄了一些公司在人才衡量標(biāo)準(zhǔn)上的唯學(xué)歷原則，努力做到能力與學(xué)歷相結(jié)合。我們深知：學(xué)歷只代表過(guò)去，而能力則能創(chuàng)造未來(lái)。因此，我們衡量人才的標(biāo)準(zhǔn)是：能力為主，學(xué)歷為輔，重點(diǎn)崗位能力與學(xué)歷并重。對(duì)與一般工作崗位和事務(wù)性崗位，我們力求以能力為主，學(xué)歷為輔，因?yàn)閷?duì)這些崗位的員工而言，只要把事情辦正確就好了；而對(duì)于處在專業(yè)性較強(qiáng)的崗位的員工，則必須二者相結(jié)合，缺一不可，因?yàn)閷?duì)于他們來(lái)說(shuō)做好事情只是一個(gè)方面，更重要的是，要做正確的事，那么什么事情才叫正確的事情呢，這就需要一定的專業(yè)知識(shí)了。
專博相濟(jì)原則
專博相濟(jì)原則主要是針對(duì)員工學(xué)識(shí)、經(jīng)歷而言的。專業(yè)精通的員工固然不錯(cuò)，但是建立在專業(yè)精通的基礎(chǔ)之上的博學(xué)則更令人刮目相看。對(duì)于部門經(jīng)理，我們要求其有著扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，出色的工作能力，同時(shí)我們還要求他具備其它相關(guān)的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)。譬如財(cái)務(wù)經(jīng)理，要求他能做好公司財(cái)務(wù)預(yù)、核算、成本分析等是理所當(dāng)然，但是我們同時(shí)還要求他必須具備一定的金融、投資知識(shí)，因?yàn)殡S著公司的發(fā)展，資本運(yùn)作、對(duì)外投資將會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的重要手段之一，作為公司財(cái)務(wù)經(jīng)理，有必要，也應(yīng)該有能力為公司的相關(guān)決策提供科學(xué)的依據(jù)。
實(shí)事求是原則
現(xiàn)實(shí)是理想的基礎(chǔ)，脫離了現(xiàn)實(shí)的理想就是空中樓閣�！堵毼徽f(shuō)明書》不是一步到位、永遠(yuǎn)不變的，是根據(jù)企業(yè)的發(fā)展不斷優(yōu)化的，所以在《職位說(shuō)明書》的'編寫過(guò)程中，我們努力從企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀出發(fā)，既實(shí)事求是，尊重企業(yè)的現(xiàn)有經(jīng)營(yíng)管理狀況，又大膽的預(yù)測(cè)未來(lái)，勾畫企業(yè)未來(lái)發(fā)展的藍(lán)圖，我們力圖在企業(yè)現(xiàn)有基礎(chǔ)上有所提高，對(duì)各個(gè)崗位進(jìn)行有效的規(guī)范，使大家各司其職，做到有法可依；同時(shí)，我們也注意到規(guī)范的管理是一步步實(shí)現(xiàn)的，不可能一蹴而就，目前公司的現(xiàn)狀離我們的規(guī)劃還有相當(dāng)一段距離，我們的變革幅度應(yīng)保持適度。
拔高性原則
前面已經(jīng)說(shuō)過(guò)《職位說(shuō)明書》體現(xiàn)的是一種期望，因此，它自然的就帶有了一種進(jìn)步性，它不能滿足于對(duì)現(xiàn)有人員素質(zhì)實(shí)事求是的紀(jì)錄，而是不可避免的要帶有一種拔高性：要在預(yù)測(cè)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)上對(duì)原員工提出新的要求———這種要求理所當(dāng)然的要高于員工現(xiàn)有的狀態(tài)。因此，我們?cè)诰帉戇^(guò)程中也適當(dāng)?shù)慕梃b了同行業(yè)成功企業(yè)的一些經(jīng)驗(yàn)，對(duì)相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行了適當(dāng)提高，以成功企業(yè)的員工素質(zhì)來(lái)要求自己。
那么它具備哪些作用呢？總結(jié)出來(lái)有以下幾點(diǎn)：
1、為招聘、錄用員工提供依據(jù)
2、對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理
3、是績(jī)效考核的基本依據(jù)
4、為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)
5、員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)
6、為員工晉升與開(kāi)發(fā)提供依據(jù)
同時(shí)，人力資源從業(yè)人員在編寫職位說(shuō)明書至少有以下五項(xiàng)好處：
第一，它有助于實(shí)現(xiàn)組織優(yōu)化。在編寫職位說(shuō)明書之前，有一個(gè)職位分析的過(guò)程，即對(duì)部門職責(zé)進(jìn)行列舉和歸類，對(duì)工作流程、各職位間的職責(zé)分配進(jìn)行分析和規(guī)劃，從而最大限度地發(fā)揮組織效力。在此過(guò)程中，重點(diǎn)思考的是：人員配置是否冗余？職責(zé)是否相互重疊？部門職能是否細(xì)化到每個(gè)崗位上？是否忙閑不均？職責(zé)接口是否得當(dāng)？工作流程是否順暢而且簡(jiǎn)易？這就像我們實(shí)施ISO9000質(zhì)量認(rèn)證一樣，拿到證書不是目的，目的是通過(guò)認(rèn)證過(guò)程促使企業(yè)建立起完善的質(zhì)量保證體系，把內(nèi)部的運(yùn)作流程理順。
第二，它使員工各司其責(zé)，上下目標(biāo)一致。一份好的職位說(shuō)明書可以使員工了解組織的目標(biāo)、自己在組織中的作用、相應(yīng)的責(zé)任和職權(quán)。特別是對(duì)于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說(shuō)明書，不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進(jìn)入角色，同時(shí)便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標(biāo)與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說(shuō)明書，意味著雙方對(duì)工作內(nèi)容達(dá)成了共同的理解，意味著一種對(duì)工作目標(biāo)和規(guī)范的承諾。
第三，職位說(shuō)明書是各部門制訂績(jī)效管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)之一。好的職位說(shuō)明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項(xiàng)職責(zé)的主要內(nèi)容，又要說(shuō)明該職責(zé)是全責(zé)，還是部分責(zé)任，抑或是輔助支持性的工作；同時(shí)，也要列明相應(yīng)的考核方法。考核指標(biāo)可以是反映質(zhì)量的，也可以是反映數(shù)量的。例如，在成本方面，可以用預(yù)算與實(shí)際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標(biāo)；在時(shí)限方面，可以用交貨時(shí)間、投放市場(chǎng)時(shí)間、客戶響應(yīng)時(shí)間等指標(biāo)；在數(shù)量方面，可以用利潤(rùn)率、產(chǎn)量、增長(zhǎng)率、市場(chǎng)占有率、顧客保有率、新顧客數(shù)、新產(chǎn)品比例、投資回報(bào)率、每股收益等指標(biāo)；在質(zhì)量方面，可以用準(zhǔn)確率（錯(cuò)誤率，次品率）、預(yù)算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標(biāo)。如果難以用上述標(biāo)準(zhǔn)，可以用概括性的詞語(yǔ)，比如“遵照公司ISO9001的要求”。
第四，職位說(shuō)明書是進(jìn)行職位評(píng)估從而確定職位級(jí)別的前提條件。職位評(píng)估的內(nèi)容通常包括職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜難易程度、勞動(dòng)強(qiáng)度、勞動(dòng)條件等要素。有了職位等級(jí)和薪酬調(diào)查結(jié)果，才便于確定每個(gè)職位的薪酬水平。
第五，它是進(jìn)行人員招聘、制定培訓(xùn)計(jì)劃和個(gè)人發(fā)展計(jì)劃的一種依據(jù)。一線經(jīng)理提出用人申請(qǐng)，人事部門在發(fā)布招聘啟事、甄選面試、確定培訓(xùn)內(nèi)容、設(shè)計(jì)員工的職位升遷路線時(shí)，都離不開(kāi)它。
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